5 Ventajas de la digitalización de documentos

Por Anaraya Albornoz
Actualizado el 27 de noviembre de 2020, públicado inicialmente en mayo 2020
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Los avances de la tecnología han permitido sustituir los documentos en papel por los electrónicos, una práctica cada vez más común puesto que beneficia enormemente a todo tipo de empresas. Desubre 5 de las principales razones por las cuales debes digitalizar tus documentos y procesos.

5 Ventajas de la digitalización de documentos

El proceso de digitalización de los documentos en papel también conduce a una desmaterialización de los procesos de trabajo. La noción de inteligencia empresarial y ventaja competitiva adquiere entonces un nuevo significado: los empleados ganan en reactividad y productividad.

1. Ahorro de espacio

Digitalizar los documentos proporciona una ventaja logística considerable. Se puede prescindir de las decenas o incluso cientos de metros cuadrados necesarios para almacenar documentos en papel y facturas de proveedores.

El almacenamiento electrónico ayuda a ahorrar espacio:

  • CDs,
  • memorias USB,
  • servidores, etc.

2. Accesibilidad de los datos

Una de las mayores ventajas de la desmaterialización empresarial es la posibilidad de compartir archivos instantáneamente con el mundo entero gracias a Internet.

Esto permite a los equipos de trabajo llevar a cabo actividades coordinadas, incluso si están separados por grandes distancias. Los documentos de trabajo, los documentos contables y las facturas pueden consultarse en línea.

Esto ahorra a los clientes, proveedores y contadores muchos viajes y los gastos relacionados de los mismos.

Además, trabajar desde casa o a distancia proporciona un cierto grado de comodidad para el personal. La reactividad de la empresa se multiplica y todos ahorran un tiempo considerable.

3. Rastreo y búsqueda de los documentos

La inteligencia de los sistemas de gestión documental aumenta la productividad de los empleados. Toda la información es accesible en tiempo real: esta es una de las muchas ventajas de la desmaterialización.

La transmisión de la información ya no es un problema: los empleados ya no pierden tiempo buscando los datos que necesitan. Saben dónde encontrar la información: un software de digitalización de documentos ofrece la posibilidad de almacenar y clasificar documentos según varias categorías y sus propios parámetros de clasificación.

La búsqueda se vuelve fluida e intuitiva.

El sistema también reduce el tiempo que se tarda en procesar un archivo entre los departamentos de marketing y ventas, por ejemplo.

La desmaterialización acelera un conjunto de actividades coordinadas que permite la trazabilidad de los documentos: un historial permite saber quién realizó qué acción y en qué momento.

digitalización de documentos

©Shutterstock

4. Archivos digitales con valor legal

La digitalización de los documentos contables facilita el procesamiento de la contabilidad a distancia. Una solución completa te permite conservar documentos escaneados en forma de archivos digitales para almacenar tu contabilidad.

Sin embargo, algunas herramientas profesionales son necesarias:

  • una caja fuerte digital para proteger los datos dándoles un valor legal,

  • una solución que permite firmar documentos electrónicamente, autenticando al mismo tiempo la identidad del firmante.

Las ventajas de la desmaterialización son numerosas: ahorro de tiempo y productividad, ahorro de espacio gracias al almacenamiento desmaterializado y procesamiento más rápido.

5. Centralización de la información

La pérdida de los documentos, la clasificación y la búsqueda en un momento dado es una problemática importante para las empresas.

Una solución que permite el respaldo automático de los documentos y la clasificación de la información ayuda a evitar la pérdida de documentos y datos importantes.

La capacitación de calidad también permitirá a toda la organización adoptar buenas prácticas a nivel interno.

¿Cómo implementar la digitalización documental en empresas?

Para entrar en la era digital, tu empresa probablemente tendrá que reorganizarse. Necesitarás equiparte con un software o algunas herramientas digitales.

El uso de un nuevo software también implica dinero y a menudo nuevas habilidades o recursos. Sin embargo, el ROI merece la pena, esta herramienta te permitirá:

  • centralizar la base de datos,

  • crear copia de seguridad de los documentos, 

  • asegurar la distribución de los contenidos,

  • automatizar tareas administrativas,

  • y, sobre todo, ganar en competitividad incremenando la productividad.

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