Software de Gestión Comercial

Gestión Comercial software: guía de compra

¿Qué es el software gestión comercial?

Definición

El software de gestión comercial es un programa profesional que promueve la gestión unificada de los puntos de venta. También se le llama Software TPV o Sistema de Punto de Venta. El propietario puede manejar diferentes funciones de una tienda y permite a todas las empresas optimizar sus procesos desde la edición de stock hasta la facturación pasando por la gestión del servicio en el terreno:

• Gestión de facturas y órdenes de compra.

• Gestión de albaranes.

• Gestión de compras y ventas.

• Seguimiento de pagos y recordatorios de clientes.

• Gestión de proveedores y precios de compra.

Todos estos módulos permiten trabajar continuamente con datos actualizados y sincronizados.

¿Cómo funciona el software gestión comercial?

Las soluciones de gestión comercial están compuestas por módulos. El propietario tiene la libertad de pagar únicamente por las funcionalidades o la versión que necesita para su empresa. ¡Olvídate de adquirir una licencia innecesaria!

Accedes a una interfaz en línea y puedes realizar acciones relacionadas con cada módulo al que te has suscrito:

• Gestión de facturación para crear cotizaciones y facturas, enviarlas al cliente y archivarlas.

• Gestión de relaciones con clientes y proveedores para ver las cuentas por cobrar y por pagar, contratos, envío de recordatorios, etc.

• Gestión de compras y ventas.

• Gestión de inventario para realizar un seguimiento de los flujos de trabajo y controlar las existencias en tiempo real.

• Gestión financiera para rastrear los flujos financieros de la organización e interactuar con el contador.

Estos software son inter operables con todo tipo de software empresariales:

• Enriquece tu CRM con las últimas solicitudes de tus clientes, información de pago, etc.

• Integra el envío de facturas con la herramienta de contabilidad para que se registren los asientos contables asociados.

Funcionalidades del software gestión comercial

• Permite una gestión de ventas libre, profesional y segura. 

• Proporciona al usuario una visión general de la actividad comercial del punto de venta o de la red.

Para abordar las características de estas soluciones de gestión en modo SaaS (Software as a Servce), podemos detallar los módulos principales.

Gestión de facturación

• Desde plantillas y bloques personalizables, puedes hacer tus cotizaciones, facturas, pagos iniciales, pedidos de compra, albaranes de entrega, etc. y enviarlos a los clientes.

• En cada factura, puedes aplicar tarifas personalizadas, saldos y otras promociones. 

• También puedes guardar promociones recurrentes y aplicarlas con un solo clic.

• La herramienta de facturación centraliza todas las facturas en un mismo lugar y garantiza una trazabilidad impecable.

Algunos software tienen un espacio de colaboración en el que cada persona (clientes y proveedores) puede acceder un historial de transacciones. El software de gestión comercial cumple con los requisitos reglamentarios para la facturación electrónica (seguridad y confidencialidad).

Gestión de relaciones con clientes y proveedores

La aplicación almacena el historial de negocios de los clientes: cotizaciones, facturas pagadas, no pagadas y facturas pendientes.

También puedes categorizar a tus clientes:

• Construir operaciones de fidelización para los mejores clientes.

• Controlar los clientes sobresalientes y aplicar restricciones.

• Obtener un estado de cuenta de los clientes en espera de pago o facturación.

Además, puedes programar recordatorios automáticos. Otra ventaja es que puedes definir los plazos de pago específicos para cada proveedor directamente en la herramienta.

Gestión de compras, ventas y stocks

Gestionar el stock en tan solo unos instantes es posible:

• Adquisiciones: establecer las existencias mínimas y máximas que deben respetarse, la cantidad de compras, la elección del proveedor, etc.

• Movimientos de inventario: entradas, salidas, traspasos.

• Organización del inventario.

• Seguimiento del inventario en tiempo real.

• Gestión de pedidos.

La gestión del software comercial puede implicar un mismo punto de venta o estar desplegado en una red de tiendas. También permite que el gerente de ventas y la gerencia obtengan estadísticas: ventas periódicas por artículo / categoría, cesta de compra, mejor vendedor, mejores artículos por tienda, etc. 

Los datos de compras y ventas se transfieren automáticamente a la herramienta de contabilidad.

Dirección organizacional y analíticas

El software comercial se convierte es una herramienta fundamental para la gestión financiera y estratégica de las empresas (desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones).

El software de analíticas permiten visualizar en tiempo real los indicadores clave de rendimiento (KPI):

• Análisis de la estructura de costos.

• Facturación realizada y facturación prevista.

• Cantidad de cuentas por cobrar y cuentas por pagar

Un panel de control permite la actualización de los KPIs en tiempo real para mejorar la productividad y/o los márgenes del negocio.

Los datos de la empresa están respaldados y protegidos en la nube.

¿Quién usa el software gestión comercial?

Las herramientas de gestión comercial son transversales. Estas son utilizadas por los diferentes departamentos de una empresa:

Representantes de ventas y asistentes de ventas para generar cotizaciones y facturas.

• Gerentes de compras y logística para gestionar el inventario de la empresa.

• Contadores para registrar la contabilidad en línea

• Gestores financieros para realizar un diagnóstico financiero de la empresa.

Finalmente, el gerente de la compañía usa la herramienta para desarrollar la gestión estratégica de la organización y desarrollar el negocio.

¿Por qué usar programa gestión comercial de ventas?

El software de gestión comercial es una poderosa herramienta configurable para sacar adelante un negocio. Sin embargo, tienen algunas desventajas.

Ventajas

• Disminución del costo de procesamiento de la información: ahorro de tiempo (simplificación de las tareas administrativas) y capacidad de respuesta

• Reducción del riesgo de error relacionado con múltiples entradas.

• Centralizan los datos de diferentes divisiones y permiten el intercambio multifuncional

• Espacios colaborativos con proveedores y clientes.

• Visión clara, detallada y actual de las operaciones comerciales.

• Gestión de inventario en tiempo justo.

• Interoperabilidad con otros software profesionales.

• Soporte por parte del editor.

Desventajas

• Soluciones que pueden ser muy costosas si buscas un software a medida.

• Soluciones versátiles que no reemplazan el uso de software específicos en estructuras importantes (gestión de inventario, compras, facturación, etc.)

• Herramientas que no son adecuadas para todas las empresas: una empresa de servicios no necesita una herramienta de gestión de inventario, por ejemplo.

Software gestión comercial

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