De los recursos humanos a la gestión de proyectos en un 2X3

Por María Fernanda Aguirre
El 12/11/21
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Como Director de Recursos Humanos, lo sabes bien: se te pedirá hacer lo posible y ¡lo imposible! Hoy te han hablado de gestión de proyectos y te preguntas cómo poner tus superpoderes al servicio de esta nueva misión y reinventarte para que la Cuarta Revolución Industrial no amenace por llevarse por delante tu profesión.

🦸‍♀️ Porque todo gran poder conlleva una gran responsabilidad, saca el traje de superhéroe y prepárate para revisar con nosotros siete acciones estratégicas que estás habilitado para desempeñar a lo largo del desarrollo de un proyecto empresarial.

Y como la gestión de recursos humanos es una noble misión en sí misma, te dejamos cinco ejemplos de los proyectos propios de tu departamento a no descuidar.

Los recursos humanos: un proceso con varias aristas

El proceso de recursos humanos es ahora una parte integral de la gestión de proyectos. Y es que los directores de recursos humanos llevan a cabo numerosas labores que responden a los diversos retos inherentes de la realidad actual del mundo del trabajo:

  • Estratégicas y operativas,
  • de impacto a corto y largo plazo.

Debido a lo anterior, la misión del Departamento de RR.HH. se está diversificando. Ya no se limita a la simple gestión administrativa del personal y de la nómina, sino que debe ocuparse de nuevos asuntos:

  • El desarrollo de la flexibilidad en el trabajo: teletrabajo, coworking, flex office, manejo del tiempo libre, etc.;
  • la gestión de trabajadores cada vez más exigentes;
  • el crecimiento de las nociones de bienestar en el trabajo;
  • el manejo de cuestiones ecológicas y sociales, etc.

La gestión de recursos humanos en un proyecto

El plan de recursos humanos es una actividad que reviste una gran importancia dentro de la planeación de un proyecto. El responsable de recursos humanos aporta toda su experiencia, convirtiéndose por un momento en el director del proyecto y participar en el desarrollo de diferentes etapas:

1. Definir los objetivos y el alcance del proyecto

La realización de un proyecto implica el seguimiento de una serie de pasos. Para empezar, hay que definir unos objetivos precisos, para que los actores implicados puedan centrarse en lo esencial y orientar correctamente sus pensamientos y su toma de decisiones.

💡 Ejemplo de objetivo: desarrollar la aplicación móvil de tu producto

El establecimiento de objetivos claros conduce a la identificación de los resultados esperados al final del proyecto.

💡 Ejemplo de resultado: conseguir un total de 100 descargas de la aplicación durante el primer mes, después de su lanzamiento.

Los objetivos y los resultados conducen en última instancia a la definición del alcance del proyecto y, por tanto, a la elaboración de un plan de acción claro y estructurado.

2. Apoyar el cambio

El aspecto RR. HH. de un proyecto no es trivial. A veces, transforma por completo el funcionamiento y la gestión del mismo, como en el caso de la implementación del trabajo a distancia, por ejemplo.

Por lo tanto, los departamentos de recursos humanos deben tener en cuenta este hecho a la hora de desarrollar un proyecto: al evaluar el grado de madurez de la empresa con respecto a su proyección futura, se pueden concebir soluciones bajo el prisma de la gestión del cambio.

Para dirigir el equipo de proyecto hacia el cambio, es importante compartir y difundir claramente su visión de la empresa. Para esto es esencial contar con ciertas competencias: interacción, pedagogía y óptima comunicación.

3. Reconocer las partes interesadas

La gestión de proyectos implica la creación de un equipo de dirección especializado y la designación de un project manager capaz de tomar la iniciativa y poner en común las ideas. En este caso, el responsable de RR. HH. cuenta con la capacidad de conformar y dirigir un equipo de trabajo.

En cuanto a las demás partes interesadas, no es necesario que pertenezcan al ámbito de la gestión de proyectos o de los recursos humanos. Por el contrario, a menudo es útil disponer de un abanico más amplio de competencias para abordar diferentes cuestiones con conocimiento de causa.

Algunos ejemplos:

  • La organización de un evento para la promoción de un nuevo producto: los directivos están en una posición clave para identificar las necesidades actuales y futuras del proyecto.
  • Desarrollo de la marca empleadora: a los recursos humanos les interesa apoyarse en los departamentos de marketing y comunicación de la empresa, que son los que tienen las competencias más legítimas en este ámbito.

4. Identificar los recursos disponibles

¿De qué recursos humanos, materiales y financieros se dispondrá para llevar a cabo el proyecto?

Antes de tomar medidas concretas, es aconsejable hacer las estimaciones más precisas posibles, basándose, por ejemplo, en experiencias pasadas.

💡 Te aconsejamos que crees un plan de necesidades, donde prepares tu estimación de recursos del proyecto. Gracias a una visualización precisa de los diferentes datos, puedes disponer de elementos para evaluar lo más cerca posible los gastos financieros y la disponibilidad de personal del proyecto. Así, podrás adaptarte en consecuencia.

5. Elaborar un cronograma de trabajos

Antes de que los distintos agentes trabajen en el proyecto, elabora un calendario preciso para su ejecución. Esto debe incluir:

  • Las fechas de inicio y fin (el plazo) del proyecto,
  • las principales etapas del proyecto y los resultados esperados en cada una de ellas.

💡 Para ello, identifica en la fase previa las distintas tareas necesarias para alcanzar los objetivos predefinidos. Jerarquízalas, asigna roles y responsabilidades y garantizar así el buen funcionamiento del proyecto.

6. Coordinar y supervisar el proyecto

Una vez lanzado el proyecto, es importante que el gestor del mismo coordine las acciones de las partes interesadas y supervise el progreso de forma continua. Esto permite:

  • Velar por el buen desarrollo del proyecto, en particular por el cumplimiento de los objetivos y el respeto de los plazos.
  • Eliminar los obstáculos y poder actuar con rapidez ante cualquier imprevisto que surja.
  • Facilitar la toma de decisiones.

💡  Un buen project management requiere una comunicación fluida entre los distintos actores implicados en el proyecto. Por ello, te aconsejamos realizar reuniones de seguimiento y alcance regularmente.

7. Evaluar el éxito del proyecto

¿Has terminado tu proyecto? Es hora de hacer el balance. La primera pregunta que debes hacerte es si se han alcanzado los objetivos iniciales. Si no es el caso, analiza el porqué.

También es importante comprobar si se han cumplido las limitaciones de tiempo y costes y qué incovenientes han surgido. De este modo, podrás aprender de tu experiencia para futuros proyectos.

Ejemplos de proyectos propios de la gestión de recursos humanos

Hemos analizado el rol estratégico que puede desempeñar el responsable de recursos humanos en la planificación y ejecución de un proyecto. Ahora bien, al interior del mismo Departamento RR. HH., los proyectos que hay que liderar, no son pocos. Sobre todo en tiempos en los que el trabajo constituye una parte fundamental y determinante de la identidad de los individuos.

Veamos qué proyectos inherentes a los recursos humanos enfrentas como profesional en esta área:

1. Desarrollar el teletrabajo y las nuevas formas de flexibilidad

La coyuntura de salud pública, las aspiraciones evolutivas de los trabajadores,

y la influencia de modelos venidos de otras latitudes han colocado la flexibilidad y el teletrabajo en el centro de las prioridades del Departamento de Recursos Humanos.

Esto hace que deban enfrentarse algunos retos:

  • Cuestiones de logística y administración: organización de los espacios de trabajo, gestión de los equipos, elaboración de una carta de teletrabajo, etc.
  • El aspecto humano: prevención del aislamiento de los empleados, dificultades de comunicación y colaboración, etc.

2. Emprender o continuar la transformación digital de los RR. HH.

La digitalización de las actividades ya no es patrimonio exclusivo del Departamento TI. Los recursos humanos utilizan cada vez más herramientas en línea, como el SIRH, cuyas funcionalidades permiten automatizar una serie de operaciones (gestión de la formación, de las ausencias, de la contratación, etc.).

☝️  Si la transformación digital impacta al propio departamento de Recursos Humanos, cualquier proyecto en este sentido debe tomar en cuenta también a los equipos. Estos, sin duda, tendrán que adoptar los nuevos procesos que se deriven de dicha transformación.

3. Velar por el bienestar en el trabajo

El bienestar en el trabajo se está convirtiendo en una cuestión importante para las empresas, sobre todo teniendo en cuenta las dificultades de contratación que se dan en determinados sectores y las crecientes expectativas de los trabajadores.

Por ello, el Departamento RR. HH. debe tomar medidas respecto a:

  • El seguimiento psicológico de los empleados,
  • la creación de cursos de formación,
  • la prevención de riesgos y el compliance laboral, etc.

☝️ El bienestar en el trabajo puede estar vinculado al enfoque de RSC (Responsabilidad Social Corporativa) de la organización. Esta política, que abarca aspectos sociales, medioambientales y éticos, requiere la implicación de todos los miembros del equipo, tanto directivos como empleados.

4. Trabajar en pro de la marca empleadora

El desarrollo de la marca del empleador es una prioridad para muchos departamentos de RR. HH. Y por la razón que esta fomenta:

  • La Retención del talento,
  • el atractivo de la empresa para los perfiles cualificados,
  • la difusión de una imagen positiva entre los clientes.

En este contexto, el Departamento de Recursos Humanos se encuentra diversificando sus actividades. Por ejemplo, ahora participa en la comunicación en redes sociales, especialmente en LinkedIn.

5. Valorar las llamadas competencias blandas

El 57% de los reclutadores dicen que dan más importancia a las habilidades de comportamiento que a las puramente técnicas.

Adaptabilidad, liderazgo, cooperación... cada vez oímos hablar más de las habilidades blandas o soft skills. Estas, de blandas, en realidad no tienen nada. En realidad, la fortaleza de saber comunicar tus emociones asertivamente o de ser empático, no tiene comparación.

En un mercado en constante cambio, quienes están en capacidad de adaptarse y contribuir a la adaptación de su grupo de trabajo, serán los que se destaquen.

Sin embargo, estas habilidades siguen siendo difíciles de evaluar. De ahí que el Departamento de Recursos Humanos se siga apoyando en los procedimientos y datos precisos que proporcionan las herramientas digitales.

¿Qué herramientas existen para la gestión de proyectos en recursos humanos?

El software SIRH sigue siendo la herramienta preferida de los responsables de recursos humanos.

En particular, estas soluciones permiten centralizar todos los datos relacionados con los recursos humanos, como las solicitudes de vacaciones o los requisitos que conducen a una ausencia. Además, al integrar una extensión de gestión de proyectos en el software, favoreces la circulación de información que requiera adquirir el equipo para desarrollar sus actividades.

En resumen...

El papel que cumplen los profesionales en recursos humanos en la gestión de proyectos es cada vez más importante. Afortunadamente -y por el bien de la humanidad-, estos cuentan con las súper capacidades necesarias para afrontar el desarrollo de proyectos.

Pero participar al desarrollo de otros departamentos, no significa que el área misma de recursos humanos no tenga sus propios retos que afrontar. ¡De ahí que esta labor sea titánica! Las nuevas dinámicas laborales aportan su grano de arena para que los profesionales de este tipo tengan la necesidad constante de reinventarse.

¿Sus armas secretas? Las herramientas automatizadas, concebidas en pro de la verdad, la justicia y por un mañana mejor 🦸.

¿Preguntas? ¡Déjalas en los comentarios!

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