Workday vs SAP: ¿qué herramienta de RRHH y finanzas debe elegir su empresa?
Workday y SAP SuccessFactors son dos de los gigantes del mercado de soluciones HCM (Human Capital Management) y ERP (Enterprise Resource Planning). Diseñadas para grandes empresas y organizaciones internacionales, estas dos herramientas en la nube prometen centralizar la gestión del talento, las nóminas, los RRHH y las operaciones financieras en una única plataforma.
Pero entre Workday, que es moderno, intuitivo y todo en uno, y SAP, un gigante histórico con potentes integraciones y una cobertura funcional ultraamplia, ¿cómo elegir la solución que responda a los retos de su empresa? Si estás en pleno proceso de implantación de HCM, buscas una nueva herramienta de rendimiento de RRHH o simplemente sientes curiosidad por las capacidades respectivas de estas dos soluciones, esta comparativa es para ti.
Hemos analizado sus funcionalidades, interfaz, integraciones, experiencia de usuario, precios y casos de uso. Nuestro objetivo es ayudarte a tomar la decisión correcta para tu empresa, sin jerga innecesaria ni pérdidas de tiempo.
¿Qué es Workday?
Visión general de Workday
Workday es una solución de gestión de personal, finanzas y planificación basada en la nube diseñada para medianas y grandes empresas. Creada en 2005 para competir con ERP heredados como SAP y Oracle, Workday se ha consolidado como una alternativa moderna, especialmente popular en los sectores tecnológico, sanitario, educativo y de servicios.
🚀 Lo que diferencia a Workday es su enfoque unificado: un único entorno para gestionar HCM (Human Capital Management), nóminas, gestión del talento, operaciones financieras y análisis de datos, todo a la vez. Todo ello con una interfaz intuitiva, accesible tanto en escritorio como en dispositivos móviles, y con actualizaciones continuas gracias a su infraestructura en la nube.
Workday resulta especialmente atractivo para las empresas que buscan una solución ágil, personalizable y rápida de implantar, incluso a escala internacional.
Principales características de Workday
⚒️ Workday destaca por su promesa de un entorno unificado para gestionar todos los procesos financieros y de RRHH. Estas son las principales características que lo convierten en una solución popular para las grandes empresas:
- gestión del capital humano (HCM ): seguimiento de empleados, gestión de puestos, incorporación, movilidad interna, etc;
- gestión del talento: evaluación de competencias, planificación de la sucesión, revisiones del rendimiento; y
- gestión de nóminas: procesamiento automatizado, cumplimiento multinacional, elaboración de informes;
- ERP Finanzas: contabilidad, gestión de gastos, presupuestos, cierres, auditorías ;
- análisis e informes: cuadros de mando personalizables, informes en tiempo real, análisis financieros y de RR.HH;
- experiencia del empleado: portal del empleado, accesibilidad móvil, flujos de trabajo personalizados;
- integraciones y API: conectores nativos (Salesforce, Microsoft, Slack, etc.) y apertura completa de API para automatizar los flujos de trabajo.
Workday
Ventajas y desventajas de Workday
Como cualquier solución integral, Workday tiene sus puntos fuertes... y sus limitaciones. Aquí tienes un resumen de los pros y los contras que debes tener en cuenta antes de dar el paso.
✅ En el lado positivo, Workday se centra en la experiencia de usuario, la flexibilidad y un enfoque nativo en la nube que está conquistando a cada vez más organizaciones globales. En definitiva, la herramienta brilla por :
- una experiencia de usuario moderna, fluida y adaptada a dispositivos móviles ;
- una solución unificada de RR.HH. y Finanzas: mayor coherencia de los datos;
- actualizaciones frecuentes sin interrupción del servicio
- un buen servicio de atención al cliente y una amplia red de socios de implantación;
- muy valorada por su flexibilidad en la gestión de la plantilla global.
❌ Pero no todo es perfecto. Ciertas limitaciones pueden frenar su adopción, sobre todo en función del tamaño o la complejidad de la empresa:
- costes de implantación y de licencia elevados, sobre todo para las organizaciones más pequeñas ;
- alto grado de personalización, pero requiere una amplia formación interna;
- menor verticalización empresarial que SAP (menos adaptado a la industria, la producción, etc.).
¿Qué es SAP?
Visión general de SAP
SAP es pionera mundial en software ERP y HCM. Sus soluciones se dirigen a empresas globales con necesidades complejas en recursos humanos, cumplimiento normativo, nóminas multinacionales y gestión del rendimiento.
A diferencia de Workday, que se diseñó desde el principio para basarse al 100% en la nube, SAP ofrece soluciones tanto locales como en la nube. Su ecosistema es muy amplio:
- SAP S/4HANA para la gestión financiera y operativa,
- SuccessFactors para la gestión del talento,
- SAP Concur para los informes de gastos, etc.
Una auténtica galaxia de herramientas integradas, diseñadas para organizaciones con requisitos operativos exigentes.
SAP impresiona por su robustez, sus avanzadas capacidades de integración y su idoneidad para sectores como la industria, la logística, la ingeniería y los servicios públicos.
Principales características de SAP SuccessFactors
⚒️ SAP SuccessFactors ofrece una suite modular especialmente potente diseñada para satisfacer las necesidades de las grandes organizaciones internacionales. He aquí un resumen de las funcionalidades clave
- gestión del talento: contratación, rendimiento, desarrollo, sucesión ;
- Gestión administrativa de RRHH: perfiles de empleados, expedientes de RRHH, gestión de tiempos y ausencias;
- Core HR & Payroll: nóminas locales e internacionales, cumplimiento legal, cálculos complejos;
- Formación y desarrollo: LMS integrado, e-learning, certificaciones, trayectorias profesionales personalizadas;
- People Analytics: cuadros de mando avanzados, análisis de productividad, indicadores de RRHH;
- ERP integrado (a través de S/4HANA): gestión financiera, compras, logística, producción;
- integraciones ampliadas: conectores nativos de SAP + opciones a través de SAP Integration Suite.
SAP ERP
Ventajas e inconvenientes de SAP
SAP SuccessFactors ofrece una cobertura funcional muy amplia... pero a veces a costa de cierta complejidad. Veamos qué aporta la herramienta y qué puede complicar.
✅ S u principal punto fuerte reside en :
- su amplísima cobertura funcional (RRHH, finanzas, cadena de suministro, etc.) ;
- su idoneidad para empresas con procesos complejos o muy regulados;
- sus amplias capacidades de personalización (parámetros, flujos de trabajo, módulos);
- su ecosistema integrado y potente con SAP S/4HANA, Ariba, Concur, etc. ;
- su presencia global y su soporte local en numerosos países.
❌ S in embargo, su riqueza también puede convertirse en un obstáculo, especialmente en términos de interfaz y curva de aprendizaje:
- interfaz a veces considerada menos intuitiva que la de Workday ;
- Implementación larga y costosa, que a menudo requiere un integrador externo ;
- curva de aprendizaje más pronunciada, sobre todo para los usuarios no técnicos;
- multiplicidad de módulos: complejidad en la elección y gestión de licencias.
Workday frente a SAP: compare las funciones
Más allá de la retórica de marketing, lo que marca la diferencia es la funcionalidad real. Para hacer la elección correcta entre Workday y SAP, necesita entender lo que cada solución puede hacer en el día a día: gestión del talento, nóminas, finanzas, análisis, automatización... Esto es lo que necesita saber.
| Funcionalidad | Workday | SAP SuccessFactors |
| Gestión del talento | Seguimiento del talento, planificación de la sucesión, feedback 360 | Contratación, desarrollo, sucesión, aprendizaje |
| Gestión de nóminas | Integrado para algunos países, socios externos en el resto | Sistema completo para varios países, altamente personalizable |
| ERP / Finanzas | Nativo y unificado (RRHH + finanzas) | A través de SAP S/4HANA, ultrapotente pero independiente |
| Análisis de RRHH | Informes predictivos y en tiempo real, accesibles para todos | Analítica avanzada, con opciones avanzadas a través de módulos |
| Integraciones | API abiertas + conectores comunes (Salesforce, etc.) | SAP Integration Suite, muy amplia pero compleja |
| Experiencia del empleado | Interfaz moderna, intuitiva y con capacidad de respuesta | ❌ Menos fluida, especialmente en los módulos más antiguos |
| Personalización | Fuerte vía configuración (low-code) | Extrema vía configuración, pero más técnica |
| Nube | Nube nativa | Nube o híbrido (dependiendo de los módulos) |
Enfoque en la gestión del talento
Workday destaca por su experiencia del empleado sin fisuras, con herramientas de :
- autoevaluación
- feedback continuo
- y planes de carrera intuitivos.
La gestión de objetivos y entrevistas está bien integrada en la plataforma global de RRHH.
SAP SuccessFactors, por su parte, lleva la modularidad un paso más allá:
- su módulo "Rendimiento y objetivos" es muy detallado,
- con fuertes vínculos con la formación, las competencias y la sucesión.
Pero su interfaz puede parecer rígida sin una amplia personalización.
El veredicto: Workday por ergonomía y agilidad, y SAP por profundidad funcional y escalabilidad.
Centrarse en la nómina
Workday ofrece un módulo de nómina nativo en determinados países, entre ellos:
- Estados Unidos
- Reino Unido
- y Canadá.
Para el resto del mundo, recurre a socios certificados a través de Workday Global Payroll Cloud.
SAP lleva la delantera en este aspecto, con un motor de nómina global potente y personalizable capaz de responder a situaciones complejas:
- contratos múltiples
- horarios de trabajo escalonados
- normativas locales.
🏆 El veredicto: SAP es la referencia para empresas globales con nóminas muy complejas, y Workday es más sencillo de implantar, pero depende de partners fuera de las áreas cubiertas.
Centrarse en el módulo de finanzas y ERP
Workday ha diseñado su módulo de Finanzas en continuidad directa con el de RRHH. El resultado: los datos operativos y de recursos humanos están sincronizados en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones y la gestión.
SAP, con S/4HANA, ofrece una potencia ERP sin rival:
- contabilidad
- gestión de stocks
- compras
- producción, etc.
Es la suite más completa del mercado, pero con una clara separación entre HCM y el resto.
🏆 Veredicto: Workday atrae por su enfoque integrado de HCM y Finanzas, mientras que SAP es la opción de las grandes industrias con necesidades complejas.
Centrarse en la analítica de RRHH
Workday ofrece cuadros de mando en tiempo real, accesibles tanto para directivos como para RRHH. La interfaz permite cruzar datos de RR.HH., financieros y operativos, con perspectivas predictivas integradas.
SAP ofrece análisis más potentes, especialmente a través de People Analytics Advanced Edition (opción de pago). Muy rico, pero menos accesible sin soporte.
🏆 Veredicto: Workday es más accesible y visual y SAP es más completo, pero más técnico.
Centrarse en la experiencia del empleado
Aquí es donde Workday tiene una clara ventaja:
- navegación fluida,
- diseño responsive,
- portales personalizados,
- experiencia móvil equivalente a la de escritorio.
SAP ha mejorado sus interfaces, pero sigue adoleciendo de la cohabitación de módulos antiguos y nuevos. La UX es heterogénea, y la personalización requiere parametrización técnica.
🏆 El veredicto: Workday para una rápida adopción por parte de los empleados y SAP para organizaciones que priorizan la función sobre la forma.
Workday vs SAP: comparar precios
| Plan | Workday | SAP |
| Gratis | No disponible | |
| RRHH | " Gestión del capital humano - sobre presupuesto :
|
" Gestión del Capital Humano - desde 16 euros / mes :
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| Nómina | "Workday Payroll " - sobre presupuesto:
|
"SuccessFactors Employee Central Payroll " - sobre presupuesto :
|
| Finanzas | " Gestión financiera - sobre presupuesto :
|
" Finanzas- a partir de 250 euros/mes: `.
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Workday vs SAP: ¿qué interfaz es más intuitiva?
Un software de RR.HH. o ERP puede ser potente, pero si es difícil de usar, nunca se adoptará plenamente. La interfaz de usuario, la ergonomía, la facilidad de uso e incluso la experiencia móvil se han convertido en criterios estratégicos. He aquí cómo se comparan Workday y SAP en este ámbito.
| Criterio | Workday | SAP SuccessFactors |
| Manejo | UX rápida y fluida incluso para los no expertos en tecnología | Curva de aprendizaje más pronunciada |
| Diseño y navegación | Moderno, despejado, mobile-first | Interfaz modular, a veces anticuada |
| Cuadros de mando personalizables | Sí, intuitivos y visuales | Posible, pero más técnico |
| Móvil y accesibilidad | Aplicación móvil nativa muy valorada | Aplicación móvil funcional pero menos ergonómica |
| Experiencia unificada | Sí, todo en el mismo entorno | UX fragmentada entre módulos (EC, LMS, etc.) |
| Idiomas y accesibilidad global | +30 idiomas, buenas prácticas de accesibilidad | Multilingüe también, pero depende del módulo |
🧠 Benchmarking
- Workday ha invertido claramente en la experiencia del usuario. Desde el primer momento en que inicies sesión, te impresionará la interfaz: es moderna, fluida y mobile-first. La navegación es coherente en todos los módulos (RRHH, nóminas, finanzas), lo que facilita su adopción, incluso para los usuarios que no se sienten muy cómodos con las herramientas digitales.
- Por su parte, SAP ha realizado importantes esfuerzos en los últimos años, con una renovación gradual de su interfaz. Pero la realidad es que sigue habiendo incoherencias de UX entre los módulos antiguos y los nuevos. Algunas pantallas están anticuadas, la navegación es más compleja y la personalización requiere a menudo la intervención avanzada de los informáticos o administradores. La aplicación móvil de SAP existe, pero a veces se considera menos intuitiva, sobre todo por parte de los usuarios finales (empleados, directivos).
Workday frente a SAP: comparar integraciones
Cuanto mejor se integre una solución con su pila de TI, CRM o ERP, más se convertirá en un pilar central de su arquitectura de software. Para los responsables de TI o los jefes de proyecto de HRIS, la amplitud del catálogo de integraciones, la facilidad de conexión y el nivel de automatización son criterios estratégicos.
👉 Número de integraciones disponibles
- Workday: ⭐⭐⭐⭐☆
Workday ofrece más de 600 integraciones preconstruidas a través de su Workday Marketplace, con conectores nativos para Salesforce, Microsoft Teams, ADP, ServiceNow, Okta, Slack, LinkedIn y muchos más. Las API REST/JSON abiertas también permiten crear integraciones personalizadas. El ecosistema cubre bien las necesidades de RRHH, nóminas, finanzas y TI... pero a veces está un peldaño por debajo de SAP en cuanto a diversidad vertical.
- SAP SuccessFactors: ⭐⭐⭐⭐⭐
SAP saca el máximo partido de su gigantesco ecosistema. Gracias a SAP Integration Suite (antes CPI) y a SAP Store, ofrece cientos de integraciones listas para usar con otras soluciones SAP (S/4HANA, Ariba, Concur, etc.), así como con Salesforce, Oracle, Microsoft 365, ServiceNow, Workday y otras. El catálogo es muy amplio, sobre todo para empresas que ya son clientes de SAP.
👉 Facilidad de configuración
- Workday: ⭐⭐⭐⭐☆
Workday destaca su plataforma Workday Extend para crear integraciones de bajo código, así como una buena documentación para desarrolladores. Muchas integraciones son plug & play, y la configuración es generalmente accesible, aunque algunas conexiones avanzadas (por ejemplo, middleware) pueden requerir un socio técnico.
- SAP SuccessFactors: ⭐⭐☆☆☆☆.
La configuración de las integraciones de SAP es notoriamente compleja. A menudo hay que pasar por herramientas como SAP Cloud Integration, comprender la estructura de los objetos SAP y, en ocasiones, recurrir a integradores certificados. El potencial es inmenso, pero la curva de aprendizaje es empinada.
👉 Personalización y automatización
- Workday: ⭐⭐⭐⭐☆
Workday permite vincular integraciones a procesos de negocio (onboarding, workflow de RRHH, nóminas, validaciones...) a través de herramientas como Workday Studio. Es posible crear escenarios automatizados avanzados, aunque algo limitados sin conocimientos técnicos o un partner.
- SAP SuccessFactors: ⭐⭐⭐⭐⭐
SAP es una máquina de automatización. Gracias a SAP Business Technology Platform, las integraciones pueden impulsar flujos de trabajo complejos, sincronización entre herramientas y reglas empresariales ultrapersonalizadas. Es una solución ideal para entornos de TI muy estructurados o procesos empresariales críticos.
💡 Conclusión
- Workday ofrece una experiencia más fluida y accesible, con un buen equilibrio entre conectividad, sencillez y agilidad. Es una gran opción para empresas en transformación digital que quieren mantener el control sin depender demasiado de un equipo de TI dedicado.
- SAP, por su parte, está hecho para arquitecturas complejas. Su potencial de integración es prácticamente ilimitado, siempre que se disponga de los recursos técnicos para aprovecharlo al máximo. SAP brilla en entornos que ya están altamente equipados... pero hay que ensuciarse las manos.
¿Cuándo elegir Workday o SAP?
Cada solución HCM y ERP tiene sus puntos fuertes, en función del tamaño, el sector o el nivel de complejidad de los procesos empresariales. Estos son los casos de uso típicos para los que Workday o SAP son especialmente relevantes.
Casos de uso típicos de Workday
Workday atrae a las empresas que buscan una solución unificada, moderna y fácil de usar. Su agilidad lo convierte en la opción preferida de las organizaciones que están llevando a cabo una gran transformación financiera o de RRHH, que desean un sistema intuitivo, nativo en la nube y fácilmente ampliable.
📌 Workday suele elegirse si:
- quieres centralizar RRHH y finanzas en una única plataforma ;
- buscas una interfaz moderna y una experiencia atractiva para el empleado;
- necesitas una herramienta de RRHH ágil que evolucione rápidamente con la organización;
- gestiona una plantilla internacional pero tiene normas de nómina relativamente estándar;
- desea un despliegue gradual, con una integración sencilla con las herramientas existentes (Slack, Salesforce, Teams, etc.);
- tiene una cultura basada en los datos y desea análisis accesibles sin conocimientos técnicos;
- prefiere flujos de trabajo sin código/con poco código para limitar la dependencia de TI.
Casos de uso típicos de SAP SuccessFactors
SAP, con SuccessFactors y el ecosistema S/4HANA, destaca como una opción sólida para organizaciones con procesos complejos, a menudo internacionales, con necesidad de una amplia personalización y un fuerte requisito normativo.
📌 Por lo general, se optará por SAP si:
- la empresa ya dispone de herramientas SAP (ERP, finanzas, cadena de suministro) y desea una integración nativa;
- gestiona procesos de RRHH complejos y multientidad, con fuertes restricciones de cumplimiento normativo;
- necesita un motor de nóminas potente, que cubra varios países y escenarios avanzados
- su organización pertenece a un sector como la industria, la energía, el transporte o el sector público;
- dispone de un equipo informático interno o de un integrador especializado para gestionar la parametrización avanzada;
- busca una solución capaz de gestionar flujos de trabajo muy estructurados, con múltiples niveles de aprobación.
- desea centralizar los procesos de RRHH en un sistema altamente seguro y auditable.
Workday vs SAP: dos titanes, dos visiones de los RRHH, pero ¿cuál elegir?
Por un lado, Workday, una plataforma en la nube unificada, fluida y moderna diseñada para simplificar la gestión financiera y de RRHH. Por otro, SAP, al servicio de organizaciones complejas que buscan potencia, profundidad funcional y máxima integración.
Ambas herramientas son sólidas, probadas y ampliamente adoptadas en el mundo empresarial. Pero no responden a las mismas necesidades:
- opte por Workday si busca una solución intuitiva, centrada en la experiencia del usuario, fácil de implantar, con flujos de trabajo coherentes de RRHH y finanzas, en un entorno internacional pero controlado ;
- opte por SAP si gestiona una infraestructura compleja, con requisitos empresariales avanzados, necesidades avanzadas de nóminas, cumplimiento normativo o integraciones verticales en el ecosistema SAP.
Preguntas frecuentes - Workday vs SAP
¿Cuál es la principal diferencia entre Workday y SAP SuccessFactors?
La principal diferencia radica en el enfoque:
- Workday es una solución unificada de RRHH y Finanzas 100% en la nube, centrada en la experiencia del usuario;
- SAP ofrece una suite modular altamente personalizable, diseñada para entornos complejos ya integrados en el ecosistema SAP.
Una se centra en la simplicidad y la agilidad, la otra en la potencia y la profundidad.
¿Ofrece Workday una solución de nóminas global y completa?
Parcialmente. Workday ofrece una solución de nóminas nativa para algunos países (EE. UU., Reino Unido, Canadá, Francia, etc.), y en el resto recurre a partners certificados a través de Workday Global Payroll Cloud. Para necesidades complejas en varios países, SAP es más completo con su módulo Payroll Control Center.
¿Es SAP necesariamente más caro que Workday?
No necesariamente. Ambas soluciones tienen costes elevados, pero SAP suele cobrar por módulo y por usuario, lo que puede flexibilizar la facturación. Por otro lado, los costes de implantación de SAP suelen ser más elevados, sobre todo si el entorno técnico es complejo.
¿Es fácil integrar Workday o SAP con otro software?
Sí, pero la curva de complejidad es diferente. Workday ofrece numerosas integraciones plug & play, accesibles a través de API o Marketplace. SAP es más potente, pero a menudo requiere conocimientos técnicos avanzados o un integrador para utilizar SAP Integration Suite.
¿Qué solución se adapta mejor a las grandes empresas internacionales?
Ambas son adecuadas, pero con algunos matices:
- Workday es adecuada para grupos internacionales que buscan agilidad, sencillez y una UX moderna;
- SAP SuccessFactors es ideal para multinacionales con procesos complejos y requisitos normativos estrictos.
La elección dependerá sobre todo de sus retos en materia de cumplimiento normativo, nóminas y arquitectura de TI.