5 razones por las que los directivos deberían optar por un sistema operativo de trabajo (Work OS) y prepararse para el trabajo del futuro

Si gestionas un equipo o diriges un negocio, probablemente hayas oído hablar de diferentes herramientas de gestión de proyectos. Dichas herramientas de gestión de proyectos pueden llegar a ser muy útiles, puesto que te ayudan a:

• Organizar las tareas,
• establecer prioridades de forma eficaz,
• mantener a todos los miembros de tu equipo alineados.

Sin embargo, con los entornos de trabajo híbridos volviéndose la norma, las simples herramientas de gestión de proyectos se quedan cortas.

Un Work OS, o sistema operativo de trabajo en español, es el tipo de software que necesitas conocer en este 2021. Se refiere a una plataforma abierta que permite a los ejecutivos construir las herramientas que necesitan para gestionar todos los procesos, proyectos y flujos de trabajo de tu organización.

La misma es capaz de centralizar los datos de una serie de herramientas diferentes en toda la organización, lo que permite una transparencia total, incluso en las grandes empresas. Sin embargo, al ser de bajo código, cualquiera puede construir lo que necesita. Con la misma flexibilidad de una hoja de cálculo y la fuerza de un sistema operativo, Work OS es la herramienta de gestión de proyectos del futuro.

Las herramientas de gestión de proyectos son estupendas para lo que hacen: permitirte organizar tu lista de tareas en un lugar fácilmente accesible. Sin embargo, tienen serias limitaciones. Por ejemplo, pueden ser personalizables hasta cierto punto, pero ciertamente no pueden adaptarse a cualquier solución.

Mientras que una herramienta de gestión de proyectos puede enumerar un conjunto de tareas a realizar por día, los mánagers no pueden hacer uso de ella simultáneamente entre departamentos. La plataforma es más o menos igual si se utiliza para TI, desarrollo de software, gestión empresarial o RR. HH. Sin embargo, cada uno de estos departamentos es diferente y necesita una plataforma que responda a sus necesidades específicas.

Dado que las plataformas de gestión de proyectos suelen contener información sensible, no siempre es posible darle acceso a los clientes. Tanto si se trata de negociaciones de ventas en curso con otras empresas, como de próximas campañas de marketing o de posibles contrataciones, las empresas no pueden arriesgarse a exponer su información a miradas indiscretas.

Sin embargo, un sistema operativo de trabajo se construye teniendo en cuenta a las empresas. Aunque un Work OS está diseñado para las necesidades de las pequeñas y medianas empresas, este también tiene la capacidad de ofrecer soluciones para grandes compañías. Gracias a las características exclusivas de la empresa, como la propiedad de los datos, los permisos de usuario y los registros de auditoría granulares, un Work OS supera los estándares de seguridad más altos sin tener que comprometer la experiencia del usuario.

Así, los consultores pueden proporcionar acceso como invitados a los clientes, quienes pueden iniciar sesión para revisar las propuestas, comprobar el progreso y proporcionar comentarios sin ver ningún otro dato sensible. Además, los consultores nunca tienen que preocuparse por descargar hojas de cálculo, documentos o informes, ya que toda la información está disponible en la plataforma compartida, por lo que la información importante nunca se pierde entre largos hilos de correo electrónico.

Ya sea que estés haciendo un seguimiento de los gastos, supervisando el progreso general o gestionando la carga de trabajo, puedes analizarlo todo desde la misma plataforma. Con un sistema operativo de trabajo, puedes vincular varios tableros a un único panel y presentar los datos en una sola ubicación. Por ejemplo, puedes ver fácilmente cuánto dinero has invertido en campañas de marketing en la primera mitad del segundo trimestre. Al mismo tiempo, también puedes ver qué representante de ventas ha cerrado más tratos el mes anterior o cuál tiene la capacidad para asumir una mayor carga de trabajo.

Solo un sistema operativo de trabajo puede manejar informes de alto nivel para permitir este tipo de crecimiento. Incluso, puedes extraer datos de otras herramientas como Tableau, para tener acceso a informes detallados en la misma plataforma central. ¡Es realmente una fuente de información fidedigna para las empresas! Así, nunca tendrás que preocuparte por presentar cifras contradictorias a la Dirección.

Las herramientas de gestión de proyectos son bastante rígidas. Puedes ver tu trabajo de varias maneras, incluyendo tableros Kanban, diagramas de Gantt y vistas de la línea de tiempo. Las plataformas de gestión de proyectos también te permiten clasificar las tareas por estado, para que sepas dónde está cada elemento en el flujo de trabajo general. Sin embargo, simplemente no es lo suficientemente personalizable para las empresas en crecimiento que buscan expandirse.

Muchos ejecutivos saben que una plataforma de gestión de proyectos podría sustituir fácilmente a una hoja de cálculo. Cualquiera que haya pasado toda la mañana cuidando una hoja de cálculo de 17 pestañas, actualizando las tareas de todos manualmente, lo sabe. Sin embargo, cargar grandes cantidades de datos y luego formar a un equipo para que utilice un nuevo software es un precio muy alto que hay que pagar si el grupo supera la plataforma dentro de unos años.

Afortunadamente, un sistema operativo de trabajo puede crecer a la par contigo. Con aplicaciones de terceros, integraciones nativas, cuadros de mando que se actualizan automáticamente, widgets y columnas editables, las posibilidades son infinitas. Con un sistema operativo de trabajo, incluso las grandes empresas pueden funcionar con la agilidad de un pequeño equipo. No importa el tamaño de tu empresa, el número de empleados que incorpores o qué tan diversa es tu organización: un sistema operativo de trabajo siempre tendrá una solución personalizada que ofrecerte.

Tanto si tienes en la mira algunas herramientas de gestión de proyectos como si sigues confiando en tus prácticas hojas de cálculo, deberías considerar un sistema operativo de trabajo. Esta categoría de software está tomando al mundo por sorpresa y puede llevarte desde donde estás hasta donde quieres estar. Esta solución de software, que es la clave de la eficiencia, no solo es compatible con los procesos que utilizas actualmente, sino que también te ayuda a agilizar todos los flujos de trabajo de tu organización.

Artículo traducido del inglés, escrito por Naomi Soman.