¿Un software de automatización de flujo de trabajo? Aprende qué es y elige el tuyo

Automatizar los flujos de trabajo… ¡Uf, suena complicado! Sin embargo, tener un software para realizar esta tarea es obligatorio para el éxito de toda empresa. Y la tuya también, claro.

En un mundo empresarial cada vez más dinámico y competitivo, la eficiencia marca la diferencia. Como empresario debes buscar siempre cómo maximizar la productividad y minimizar los errores. Estas herramientas cumplen esa función.

¡No lo dudes! Tienes que implementar un software de automatización de flujo de trabajo. Aquí te lo enseñamos todo y te recomendamos la mejor solución para tu negocio. ¡Adelante! 🛎️ 🚪

Vayamos por partes. Antes que nada, ¿qué es la automatización de flujos de trabajo? Simple: es el proceso de automatizar todas las tareas, documentos y datos para liberar al empleado del tedioso trabajo manual.

Y ahora sí: un software de automatización de flujo de trabajo es una plataforma digital que permite la gestión de los procesos empresariales de manera automatizada. Es una herramienta informática basada en reglas que automatiza procesos y tareas dentro de una organización. ✌️

En toda empresa hay muchas tareas, documentos e información que deben conectarse para que todo siga funcionando. Estas herramientas guían automáticamente el flujo de trabajo, desde la creación de tareas hasta su finalización. ¡Sus ventajas no tienen límite!:

• Mejora la eficacia y la productividad de todos los equipos y usuarios.
• La experiencia general del cliente mejora exponencialmente.
• Facilita la asignación de tareas y responsabilidades.
• Permite el seguimiento en tiempo real del progreso de las tareas, proyectos y procesos.

Lo acabamos de ver. Las ventajas de usar un software de automatización de flujo de trabajo son muchas. Y da igual el equipo o proyecto en el que se implemente. Mira estas 7 aplicaciones de procesos.

¡Todo será más fácil! Un software de automatización de flujo de trabajo centraliza la información y permite ver en tiempo real el progreso del proyecto. Además, mejora la colaboración entre los miembros del equipo. ¡Casi nada!

Cada equipo podrá enfocarse en su parte del plan y al final, aportar valor al cliente de manera eficiente. La herramienta permite todo esto:

1. Crear y mantener el product backlog, que registra todas las funcionalidades y requisitos del producto.
2. Planificación y seguimiento del sprint gracias al análisis de datos y procesos. El software ofrece un panel de seguimiento con todas las tareas y su estado actual.
3. Colaboración y comunicación más eficaz. Cada empleado puede comentar las tareas, compartir archivos y enviar mensajes directos.
4. Revisión del sprint. Con la herramienta de automatización, el equipo realiza una revisión del trabajo completado.

En los departamentos de ventas y marketing muchas tareas son repetitivas y consumen mucho tiempo. Por eso usar un software de automatización de flujo de trabajo es especialmente útil. ¡Ganarás en eficiencia!

Ya no necesitas buscar “a la mano” los potenciales clientes, añadirlos a una lista, enviarles un email, actualizar las redes sociales… Todo este proceso y flujo de trabajo se puede automatizar:

1. Generación y calificación de leads. El software captura automáticamente leads de diversas fuentes. ¡Y es capaz de calificarlos en función de diversos criterios como la interacción!
2. Seguimiento y nutrición de leads. Establece un flujo de trabajo automatizado para nutrir a cada lead a lo largo del ciclo de compra.
3. Asignación de oportunidades de venta. El software asigna automáticamente al comercial adecuado cada lead, junto con toda la información relevante recopilada sobre él.
4. Automatización del marketing. Con la herramienta se pueden enviar campañas de marketing por correo electrónico, mensajes de texto o redes sociales. ¡Y todo personalizado!

¡Gestiona eficazmente las solicitudes de tus clientes! Podrás optimizar los procesos internos, mejorar la experiencia del cliente y proporcionar un servicio rápido y efectivo.

Con una mejor satisfacción del cliente y el usuario aumenta la reputación de tu negocio. Además, fomentarás la fidelidad a la marca. El software de automatización de flujo de trabajo hace esto:

1. La gestión de tickets de soporte. La herramienta permite al cliente solicitar soporte por varios canales, como email o chat.
2. El enrutamiento automático de los tickets dirige cada consulta al empleado correcto. Así garantiza una distribución equitativa de la carga de trabajo y una respuesta más rápida.
3. Respuestas rápidas automatizadas. Para consultas comunes o simples, la plataforma configura respuestas automáticas predefinidas o basadas en inteligencia artificial.
4. El software incluye una base de información en autoservicio, actualizada automáticamente, donde los clientes pueden buscar respuestas a preguntas frecuentes.

Todo son ventajas para tu equipo: agiliza los procesos contables y financieros, y reduce errores. También con un software de automatización de flujo de trabajo mejoras la transparencia y garantizas el cumplimiento normativo.

¡Libera tiempo y recursos para que el equipo pueda concentrarse en tareas estratégicas y de mayor valor añadido para la empresa! Automatiza todas las tareas:

1. Gestión de facturas. El software automatiza el proceso de recepción, registro y procesamiento de facturas entrantes.
2. Aprobación de gastos y pagos. Establece flujos automatizados para la aprobación y pago de gastos. La emisión de pagos a los proveedores y empleados se hace de forma automática.
3. Gestión del presupuesto. Como todos los datos se integran en tiempo real, la plataforma facilita el seguimiento y actualización del presupuesto de la empresa.
4. Cumplimiento normativo y auditoría. Todas las transacciones y procesos financieros se registran en el sistema. Facilitarás así las auditorías y el cumplimiento de los requisitos regulatorios.

La firma electrónica simplifica y acelera el proceso de firma de documentos en una empresa. ¡Con un software de automatización de flujo de trabajo lo multiplicas por mil!

Mejora la eficiencia operativa y reduce los costos en varios contextos, como la gestión de contratos y otros trámites administrativos. ¡Además es un método legalmente válido!

1. Gestión de contratos. Los contratos se cargan en la plataforma y se envían automáticamente a los interesados para su revisión y firma.
2. Notificación de los usuarios. Los empleados, o el gerente, son notificados y guiados a través del proceso. Y claro, pueden firmar electrónicamente los documentos cuando quieran, sin necesidad de imprimirlos.
3. Verificación y validación automáticas. El software realiza un registro de auditoría de todas las firmas electrónicas. Verifica así su autenticidad y garantiza la integridad y legalidad de cada una.
4. Archivo automático del contrato. Una vez que todas las partes han firmado, el contrato se archiva automáticamente en un repositorio seguro.

Implementar un software de automatización de flujo de trabajo creará una experiencia positiva en tus empleados. Adiós a las tareas más tediosas. Todo irá más rápido, por ejemplo, para pedir sus vacaciones y esperar su aprobación.

¿Y si quieres optimizar los procesos de reclutamiento, contratación y gestión de tu equipo de recursos humanos? Efectivamente, una herramienta para automatizar el proceso es la solución. Mira:

1. Creación y publicación de la oferta. La plataforma crea una solicitud de contratación con todos los detalles. Después publica automáticamente las ofertas en sitios de reclutamiento en un clic.
2. Selección y evaluación de candidatos. El software incluye herramientas para evaluar a candidatos con las que tus empleados pueden calificarlos. Y programa las entrevistas según la disponibilidad de tus reclutadores.
3. Gestión de los documentos y onboarding de los nuevos empleados. Genera y firma electrónicamente los contratos, y guía a los nuevos en sus primeros pasos en la empresa.

En todos los casos anteriores, el proceso de automatización finaliza con la generación de informes. El reporting de los softwares de automatización mejora la calidad de los datos y facilita la toma de decisiones en toda la organización.

Tu empresa obtiene una visión más clara y completa de su rendimiento y podrás tomar medidas para mejorar su eficiencia y competitividad. En el proceso hace todo esto:

1. Recopilación y preparación de datos. El software recopila automáticamente los datos relevantes y los deposita en un repositorio centralizado.
2. Diseño de informes y dashboards. Los usuarios pueden crear informes personalizados y paneles de control con las métricas y datos que necesiten.
3. Análisis avanzado de los datos. La herramienta analiza, por ejemplo, tendencias para obtener información valiosa sobre el rendimiento del negocio.
4. Automatizar la generación de informes y su compartición. Los informes pueden generarse automáticamente, de manera periódica, y compartirse.

Hay muchos softwares disponibles para automatizar la gestión de proyectos, cada uno con sus propias características y beneficios. Estos son los mejores:

Airtable es una plataforma de gestión de proyectos muy completa. Combina la flexibilidad de una interfaz de hoja de cálculo con las funcionalidades de una base de datos. Podemos destacar estas características:

• Flexibilidad y personalización. Los usuarios pueden crear ilimitadas bases de datos a medida.
• Colaboración en tiempo real, que facilita el trabajo conjunto de los distintos equipos y empleados en cada proyecto.
• Reglas automatizadas muy definidas. Permite automatizar una cantidad infinita de tareas, gracias al diseño exhaustivo que permite de los flujos de trabajo.

Con una interfaz muy intuitiva y flexible, Asana permite a los usuarios un montón de posibilidades, por ejemplo: crear y asignar tareas, establecer fechas límite o compartir archivos. Destaca también por esto:

• Visualización de proyectos en forma de listas, tableros y diagramas de Gantt, lo que facilita la organización y seguimiento del trabajo.
• Función colaborativa. Su fácil asignación de tareas y responsabilidades mantiene a todo el equipo informado sobre quién está haciendo qué tarea y cuándo.
• Integración con otras herramientas. Es capaz de integrarse con otras herramientas y aplicaciones populares, como Slack o Google Drive.

ClickUp destaca por su variedad de herramientas y funciones para la planificación, seguimiento y ejecución de proyectos. Y se destaca por estas características:

• Interfaz intuitiva y personalizable. ¡Añade los datos que necesites a tu tablero sin esfuerzo!
• Asignación avanzada de tareas y seguimiento del tiempo, que ayuda a los equipos a asignar recursos y controlar el avance del trabajo.
• Aplicación móvil. Tus empleados podrán trabajar desde cualquier lugar.

monday.com es una plataforma de gestión de proyectos que ofrece una forma visual y flexible de organizar tareas, colaborar en proyectos y realizar un seguimiento del progreso. Podemos destacar esto:

• Alta personalización. Permite crear tableros con múltiples vistas, como Kanban, calendario y diagramas de Gantt.
• Su función de colaboración en tiempo real, que permite incluso compartir archivos directamente en el tablero.
• Equipo de apoyo excelente. Si tienes cualquier duda sobre su funcionamiento, su servicio de atención te la resolverá.

Wrike es un software de gestión de proyectos adaptable para cualquier empresa gracias a su integración con todo tipo de herramientas. Destaca, además de por sus integraciones, por esto:

• Facilidad de uso. Además, permite modificar e incorporar datos de manera muy sencilla y visual.
• Su capacidad para crear estructuras de tareas flexibles y personalizables, que permiten una gestión detallada del proyecto.
• Actualización automática y en tiempo real. ¡Tendrás siempre un software a la última!

DocuWare es un software de gestión documental (DMS) que destaca por su capacidad para digitalizar todo tipo de documentos y automatizar flujos de trabajo. Podemos destacar también estas características:

• Su escalabilidad e integración con otras herramientas, que la hace ideal para todo tipo de empresas.
• Indexación inteligente con IA, que facilita la búsqueda rápida y precisa de documentos.
• Versión cloud, in situ o híbrida. ¡Elige desde dónde quieres usarlo!

Therefore™ (Canon) es la plataforma que ha sido elegida como mejor sistema de automatización de flujos de trabajo documentales. Tres de sus características clave son:

• Flexibilidad, podemos adaptar los procesos de manera personalizada y modificarlos fácilmente, si el proceso cambia.
• Trazabilidad, todos los pasos e instrucciones están claramente definidos, teniendo visibilidad de cuáles de ellos están pendientes, identificar cuellos de botella o puntos de mejora.
• Entorno gráfico, fácilmente configurable con posibilidades de definir tareas manuales, automáticas, enrutamientos, notificaciones, etc. 

Los softwares de Business Process Management (BPM) son herramientas diseñadas para gestionar eficazmente los procesos empresariales. Estas son las mejores opciones:

BIC Platform destaca por su estructura modular y escalabilidad. Es ideal para cualquier empresa pues se adapta a sus necesidades, permitiendo, por ejemplo, añadir nuevas funcionalidades al software. Y además:

• Basado en la web y trabajo offline. Una cosa no impide la otra. ¿Está bien, no?
• Uso muy fácil. Permite el diseño y optimización de flujos de trabajo complejos de forma visual e intuitiva.
• Enfoque basado en el usuario, que facilita la colaboración entre equipos y empleados.

IBM Business Process Manager (BPM) es una solución muy completa. Ofrece muchas herramientas para diseñar y ejecutar flujos de trabajo. También destaca por esto otro:

• Simulación de modelos y procesos, con los que prever y tomar decisiones.
• Un motor de ejecución de procesos altamente escalable, que permite la automatización de tareas repetitivas
• Herramientas de análisis avanzado que proporcionan datos en tiempo real para mejorar continuamente la eficiencia y la calidad de los procesos.

Microsoft Power Automate es una herramienta muy versátil para optimizar los procesos empresariales. Además, lleva la garantía del gigante informático con lo que ello supone. Destaca por esto principalmente:

• Facilidad de uso. Los usuarios pueden crear flujos automatizados sin necesidad de conocimientos de programación.
• Integración con todos los productos Microsoft, como Microsoft Office 365, SharePoint o Dynamics 365.
• Capacidad infinita para automatizar tareas repetitivas. Mejora así la eficiencia operativa en toda la organización.

Zoho Creator es una plataforma de desarrollo de aplicaciones de low-code que permite a los usuarios crear aplicaciones personalizadas sin necesidad de saber programación. Sus características principales son.

• Interfaz muy intuitiva basada en arrastrar y soltar, lo que facilita la creación rápida de aplicaciones.
• Plantillas, componentes predefinidos y funciones integradas. ¡Crea diseños únicos!
• Información centralizada. Los usuarios pueden almacenar y gestionar datos relacionados con sus aplicaciones personalizadas en una ubicación centralizada.

Elegir el software adecuado de automatización de flujos de trabajo es crucial para mejorar la eficiencia y productividad de tu organización. Ja, ya, eso es lo difícil… ¡Toma nota y sigue nuestros consejos! ✍️

• #1. Evalúa tus necesidades y procesos actuales. La elección del software adecuado dependerá de las necesidades específicas de tu empresa y los procesos que deseas automatizar. Realiza un análisis de tus workflows actuales para identificar los que necesitas mejorar.
• #2. La escalabilidad del software. Tu objetivo, siempre, es crecer. Busca una solución que pueda escalarse y adaptarse a medida que evolucionen las necesidades y requerimientos de tu empresa.
• #3. Facilidad de uso del software. Opta por una solución que ofrezca una interfaz intuitiva y amigable. Tus usuarios la adoptarán fácilmente y reducirá la necesidad de formación.
• #4. La integración con otras herramientas y sistemas también es un factor clave a considerar. Asegúrate de que el software de automatización que elijas pueda integrarse sin problemas con las aplicaciones que ya usas en tu empresa.
• #5. Evalúa el soporte y la asistencia que ofrece el proveedor. Elige un proveedor con un buen servicio de atención al cliente, actualizaciones regulares y recursos de capacitación que te garantice aprovechar al máximo todas las funcionalidades del software.

¡Ya llegamos al final y esperamos que lo tengas todo en claro! Gran parte del éxito empresarial depende de la capacidad de una organización para identificar y crear procesos empresariales eficaces.

Resumiendo, un software de automatización del flujo de trabajo significa menos trabajo, menos imprecisiones y más tiempo para centrarse en lo importante. ¿A qué esperas para implementar uno? 🚀