Sistema de gestión de almacenes (SGA)

Con los software de organización y planificación puedes optimizar la gestión de tus almacenes: organiza, clasifica y estructura tus productos gracias a estas soluciones.

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Guía para elegir un sistema de gestión de almacenes

Olvídate de apuntar en una hoja de papel todas las informaciones relacionadas con la gestión del stock de tu negocio. Digitaliza tu almacén y obtén una visión global de tus existencias. Los software de gestión de almacenes suelen formar parte de las herramientas comerciales, gestionar eficazmente tu stock requiere de la gestión de diferentes procesos. 

Tener una visión precisa del estado de tu almacén, le permite a tu empresa abastecerse en el momento correcto. Además, es muy importante para poder realizar el balance anual de tu sociedad y equilibrar las cantidades en tu existencia. 

Sistema de gestión de almacenes 

Los SGA o sistemas de gestión de almacenes son soluciones informáticas para automatizar procesos como la recepción, salida y almacenamiento de productos. La finalidad de estos sistemas es optimizar el flujo de las existencias y gestionar la información, organización y conservación de todos los artículos en el almacén. Todos los movimientos y características de las existencias son registradas en una base de datos. 

El control de stock es indispensable para todas las empresas. Generalmente pensamos únicamente en productos finales, pero los almacenes también conservan mercancías, materia prima, muebles, embalajes, etc. 

Los sistemas de gestión de almacenes han sido pensados para controlar el conjunto de la logística y de los aspectos administrativos y financieros relacionados con las existencias. La gestión de stocks, generalmente forma parte de los procesos de gestión comercial, puesto que las existencias están directamente relacionadas con las ventas (salidas) y las compras a los proveedores (entradas). 

¿Qué puede hacer un SGA? 

  • Gestión de la cadena de suministro (entradas y salidas de las existencias);

  • Gestión de inventarios;

  • Gestión de compras y de proveedores;

  • Gestión de contratos;

  • Gestión de referencias de los artículos;

  • Seguimiento y gestión del transporte.

¿Por qué utilizar un sistema de gestión de almacenes? 

Algunos de los beneficios de contar con un programa de gestión de almacenes son: 

  • Definir las fechas para abastecer tu almacén en función del movimiento de los artículos y productos;

  • Establecer cantidades precisas para pasar tus pedidos eficazmente (planeación de recursos);

  • Evitar errores de stock: ruptura de stock o sobrestock;

  • Identificar los artículos con fichas de productos individuales y detalladas (código de artículo, precio de compra y de venta, características...);

  • Optimizar los movimientos y el flujo de productos en interno (entre almacenes y tiendas) y en externo (ventas y proveedores).

Funciones principales de un software de gestión de almacenes

  • Sistemas de almacenaje (gestión del inventario);

  • Ubicación y seguimiento de las existencias;

  • Emisión de notas de entrega;

  • Gestión de la cadena y de los artículos en stock (ya sea para venderlos o para realizar algún movimiento);

  • Creación de históricos de los movimientos de mercancías;

  • Posibilidad de utilizar las bases de datos en red y de forma colaborativa;

  • Opción de parametrizar alertas para reabastecimiento (notificaciones para informar cuando los niveles minimos o maximos de stock han sido alcanzados);

  • Obtener indicaciones precisas en cuanto al nivel de stock y  programar sistemas de alerta con el objetivo de planificar el reabastecimiento con antelación;

  • Realizar de manera rápida y eficaz el etiquetado y la codificación de los productos (sistemas de código de barras);

  • Constituir un inventario que puede ser integrado en tu gestión contable;

  • Según el programa: gestionar la logística externa.

Si las necesidades de tu empresa son limitadas, lo mas seguro es que un sistema de gestión de almacén gratuito sea suficiente. Sin embargo, si requieres de funcionalidades más avanzadas, te recomendamos que inviertas en un SGA de pago. 

appvizer te ofrece la posibilidad de comparar y probar diferentes herramientas para la gestión y el control de stock. Utilizar versiones de prueba te permitirá comprobar si el programa es fácil de utilizar, y también de descubrir la utilidad de integrar tu sistema de gestión de almacenes a tu programa de facturación o de gestión comercial.

Mejor sistema de gestión de almacenes para mi empresa

¿Es mejor utilizar un sistema de gestión de almacenes o un módulo SGA para integrar en un software de gestión empresarial?

Según las necesidades de tu empresa, tienes la posibilidad de seleccionar un software para gestión de almacenes o integrar un módulo adicional para gestión de stock en algún otro software (ya sea de facturación, contabilidad, gestión comercial o ERP).

Las funciones de los sistemas de gestión de almacenes se limitan a la gestión de stocks (transporte y logística - según el SGA seleccionado) de la empresa. Por lo general son perfectos para responsables de almacenes que gestionan una sola empresa o varios almacenes y tiendas. 

Por el contrario, las aplicaciones para gestión empresarial que integran módulos de SGA cumplen varias funciones. Las bases de datos son compartidas por varios servicios, este tipo de soluciones son una buena alternativa para las grandes empresas compuestas por varios departamentos. Esto evita la multiplicación de programas, y facilita los intercambios y la gestión.

Generalmente, estos módulos adicionales son integrados en sistemas ERP, programas de facturación o de gestión comercial. 

Tu elección de solución para gestión de almacenaje debe basarse en las necesidades de tu negocio y en el número de colaboradores que deberán trabajar con este programa. 

Ventajas de utilizar un sistema de gestión de almacenes

La utilización de un sistema de gestión de almacenes es definitivamente una herramienta eficaz para mejorar la productividad en tu equipo. Si integras un SGA en tus procesos de negocios en poco tiempo  constatarás: 

  • Optimización de los recursos: tiempo y dinero, gracias a un control riguroso de principio a fin el flujo de tu existencia;

  • Equilibrio en tus almacenes (no correrás el riesgo de quedarte sin productos para la venta o producción, ni tampoco de tener que tirar materia prima caducada por causa de un sobrestock);

  • Seguimiento de la ubicación de tus artículos en tiempo real (trazabilidad de los trayectos);

  • Coordinación entre colaboradores: si todos los departamentos de una empresa conocen el stock disponible y la fecha de abastecimiento, entonces pueden trabajar en función de la existencia;

  • Gestión clara de la expedición y recepción de productos.

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Logística

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