Facturación según la ley: todo sobre las obligaciones de la factura electrónica

Toda empresa tiene la obligación de cumplir con las disposiciones fijadas por ley en materia de facturación. Generalmente, corresponde al Servicio Contable registrar las actualizaciones del código normativo y propender por su cumplimiento, al momento de facturar.

En este artículo, Appvizer detalla los aspectos más importantes a retener en materia de facturación: ley, administraciones competentes, tipos de facturas, elementos de vigilancia, etc. Te cuenta, además, las ventajas de establecer procedimientos automatizados para facturar y por medio de qué dispositivos hacerlo.

La factura es una documento que justifica operaciones financieras como:

• una venta o prestación de servicios entre profesionales,
• una venta o prestación de servicios entre un particular y un profesional (cliente / proveedor).

Existen diferentes tipos de facturas, los cuales comparten muchos de los requisitos legales que se deben respetar, aunque difieran en otros:

1. factura ordinaria,
2. factura rectificativa,
3. factura recapitulativa,
4. factura de proforma,
5. factura simplificada,
6. factura completa,
7. factura electrónica (e-factura).

Es el conjunto de obligaciones a cumplir por parte de autónomos y empresas en materia de facturación. Entre los aspectos que busca regular, se incluyen:

• el formato que deben respetar las facturas,
• la información mínima requerida,
• las personas físicas o naturales a quienes aplica la normatividad,
• tiempos a respetar durante la emisión de facturas.

La normatividad vigente busca regular todos los aspectos que competen a la facturación, pero para efectos del presente artículo, nos concentraremos en lo que disponen:

• El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
• La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

Es la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) quien tiene encomendado el control de recursos de otras Administraciones Públicas nacionales.

La factura electrónica es una factura emitida, enviada y recibida en formato electrónico.

En España, la factura electrónica no es un requisito obligatorio para las empresas, sino que su expedición depende del consentimiento del destinatario.

La ley establece una igualdad de trato entre la factura en papel y la electrónica, siempre que se garantice, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación:

• la autenticidad de su origen,
• la integridad de su contenido,
• su legibilidad.

La factura es necesariamente emitida por el proveedor, tan pronto como se realiza la venta o el servicio. Solo en algunos casos, la factura puede ser periódica o diferida.

La Ley estipula que los proveedores de productos y servicios de las Administraciones Públicas están obligados al uso de la factura electrónica y a su presentación, a través de un punto general de entrada denominado FACe.

Existe un mínimo de obligaciones a respetar cuando de facturar frente a la Administración Pública se trata. En este sentido, las facturas deben:

• estar escritas en un lenguaje informático predeterminado,
• estar firmadas electrónicamente,
• indicar el destinatario.

Una vez que la factura electrónica ha sido emitida (en los formatos obligatorios), esta debe ser transmitida a través del portal Web FACe. Se trata de un punto general de entrada para presentación de facturas electrónicas de la Administración General del Estado.

Toda factura debe constar de una firma electrónica (igualmente sometida a las normativas de la legislación).

• ISO 19005 (PDF/A),
• PNG,
• JPEG 2000,
• Acrobat 5 (PDF 1.4) o superior,
• TIFF 6.0 o superior.

Las facturas para la Administración Pública deben estar redactadas en un lenguaje informático específico:

• Facturae 3.2 ó 3.2.1.

Son las facturas realizadas con formatos estándares de uso común, mencionados en el punto anterior. Estas facturas pueden ser generadas y transmitidas de forma automática y son reconocidas directamente por las autoridades fiscales, puesto que los datos pueden ser interpretados por los sistemas oficiales.

Si acaso te preguntas si puedes convertir tus facturas de papel a formato electrónico, la respuesta es sí. En este caso, se trataría de una factura de formato no estructurado.

En otras palabras, son facturas en papel, las cuales han sido digitalizadas posteriormente. Es decir, escaneadas o generadas a partir del reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en formatos PDF, JPEG, etc.

Facilitar la gestión comercial y financiera de las empresas o de la actividad de los/las autónomos⋅as es posible gracias a la implementación de un instrumento electrónico de desmaterialización o digitalización de las facturas. Esto favorece, además:

• el seguimiento simplificado de los pagos,
• la conciliación bancaria,
• la transmisión automática a los entes gubernamentales,
• la interoperabilidad con otras herramientas de gestión empresarial.

Pero esto no es todo. Te contamos cuáles son otras ocho ventajas de establecer un sistema de facturación electrónica.

Establecer una política sin papel (o una reducción significativa del mismo), se traduce en la desaparición de costes de procesamiento (recursos humanos), volumen de papel impreso, tinta utilizada, sellos y sobres para el envío por correo, así como los costes relacionados con el almacenamiento (papel, espacio físico para archivos, etc.).

Es imposible comparar el envío por correo postal con el procesamiento electrónico. La factura electrónica automatiza digitalmente las tareas de facturación, contabilidad y pago. Además, tiene las bondades de conectarse con cualquier sistema de información dentro de la empresa.

Al eliminar los tiempos de entrega gracias a la teletransmisión automática de las facturas, aumenta la velocidad de procesamiento y la productividad de los empleados:

• automatización de los informes contables,
• la firma electrónica y la transmisión electrónica eliminan cualquier intervención humana que consuma demasiado tiempo,
• el almacenamiento, cobro y envío se realizan en unos cuantos clics.

Cada documento electrónico de facturación que cumpla con los formatos estándares para la desmaterialización es fácilmente identificable en los archivos electrónicos. Se mejora el proceso de negocio y la comunicación con la Autoridad Tributaria.

La desmaterialización de las facturas entre clientes y proveedores, así como la sincronización con otras herramientas empresariales (como el software para gestión de stock o el programa de contabilidad) permite:

• regular los flujos de entrada y salida,
• tener una visión global de la evolución del negocio,
• tomar mejores decisiones.

Las soluciones computarizadas no cometen errores de cálculo: configura tu herramienta y evita el riesgo de errores durante el ingreso de la información. Además, las certificaciones y los software homologados garantizan la veracidad de los datos y del emisor de las facturas.

Son los cuatro principios de la facturación electrónica:

1. garantizar la integridad de la factura.
2. permitir un seguimiento continuo, así como la sistematización de los procedimientos de autentificación.
3. favorecer la legibilidad a partir del uso de formatos estandarizados y de tecnologías comunes.
4. simplificar la recepción automática por correo electrónico u otro sistema de información online.

El reemplazo de papel por formatos electrónicos se traduce en una reducción significativa de los costes directos, un procesamiento más rápido (automático) y tiempos de entrega más cortos. Al aumentar la productividad, el impacto financiero se traduce en ahorros reales y en un rendimiento más competitivo a largo plazo.

Hoy en día, la tecnología es tu mejor aliada: las soluciones de facturación en modo SaaS (Software as a Service) son herramientas pensadas especialmente para hacer facturas electrónicas en cuestión de clics. Asimismo, los programas para hacer e-facturas toman en cuenta la normativa, las obligaciones en materia tributaria aplicadas a cada sector, comprador, bien o servicio, etc.

BitFactura, por ejemplo, es una solución SaaS de facturación, en la cual los datos se almacenan de forma segura en la nube, gracias a su protocolo de seguridad SSL. Accedes a la información desde cualquier lugar y dispositivo.

Sus procesos de facturación electrónica incluyen el cálculo automático de cuotas introducidas, la inclusión del IRPF o el Recargo de Equivalencia, el seguimiento asiduo del estado de los pagos y la generación de facturas similares y recurrentes.

Descubre otras de las muchas soluciones de facturación que tienes a tu alcance para tener tu gestión contable al día. Compáralas y elige la que mejor te convenga.

El cumplimiento de la ley es una de las principales preocupaciones para todo tipo de empresas: microempresas, profesiones liberales, pymes, autónomos. Con la evolución de la legislación europea, la facturación electrónica requiere de soluciones que faciliten la automatización de los procesos y garanticen una actividad dentro de los requisitos que dispone la ley.

Informarte sobre lo que dispone la ley en materia de facturación es el primer paso. Tener dispositivos electrónicos que contribuyan a regular la actividad contable de tu empresa o negocio personal es el siguiente paso a dar.

Déjanos tus comentarios y cuéntanos cómo aseguras tú el cumplimiento de las obligaciones de la facturación.