Top 7 de los mejores programas para firmar documentos a la velocidad del rayo

¿Buscas el mejor programa para firmar documentos electrónicamente en tu empresa? Entonces, it’s a match! 👏.

Un software de firma electrónica es una herramienta esencial para facilitar la firma de tus contratos y documentos electrónicos, incluso cuando las partes están a distancia.

Te permite asegurar y agilizar tus transacciones, al tiempo que garantiza el valor legal de tus documentos firmados.

Pero, ¿en qué criterios basarte para hacer la mejor elección? 🤔 Para simplificar tu búsqueda, nuestra comparativa de software de firma electrónica presenta en detalle una selección de herramientas SaaS que pueden satisfacer tus expectativas.

⚡️ ¡Vamos de bólido!

Puesto que el ámbito de la firma electrónica está ampliamente regulado, es importante comprobar las certificaciones que lo rigen:

• A nivel europeo, se cuenta con:
  • el eIDAS (Electronic IDentification And Trust Services),
  • el ETSI (European Telecommunications Standards Institute).
• En España, la Ley 6/2020 sobre servicios electrónicos de confianza, sirve de complemento del Reglamento eIDAS.
• En Estados Unidos, por su parte, existen:
  • el E-Sign (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act),
  • el UETA (Uniform Electronic Transaction Act).

Los programas que se presentan en esta comparativa cumplen con la normativa vigente en los países en los que se encuentran disponibles.

💡Ten en cuenta que el mejor software es el que mejor se adapta a tus necesidades: las prestaciones que ofrecen son un criterio de elección crucial, aunque subjetivo. De hecho, mientras que algunas características son esenciales para tu negocio, podrían ser inútiles para otros perfiles.

Por lo tanto, es aconsejable que te cuestiones sobre tus necesidades puntuales y compares las diferentes características que ofrecen los programas informáticos, antes de adquirir alguno.

Puede que te preguntes si las soluciones gratuitas para firmar documentos con firma electrónica pueden ser adecuadas para tu negocio o no. Existen soluciones totalmente gratuitas o programas que ofrecen una versión gratuita de prueba como HelloSign, con hasta 3 solicitudes de firma al mes.

Su uso puede acomodarse fácilmente a necesidades básicas de firma digital, como las que tienen los/las autónomos·as o los particulares que buscan celeridad al enviar documentos y hacerlos firmar.

Dicho lo anterior, cabe mencionar que una herramienta gratuita presenta algunos inconvenientes:

• Las funcionalidades suelen ser limitadas;
• el alojamiento y el almacenamiento de los datos pueden realizarse fuera de España y no estar sujetos a la normativa europea;
• el servicio de atención al cliente puede ser limitado.

Debido a esto, te sugerimos optar por uno de los software de firma electrónica avanzados y profesionales que presentamos a continuación. De esta manera, puedes garantizar el valor legal de tus firmas electrónicas y el nivel de seguridad de tus documentos.

En la elaboración de esta comparativa de herramientas que permiten firmar documentos con firma electrónica, hemos tenido en cuenta los siguientes criterios:

• Las funcionalidades que ofrecen,
• el número global de usuarios y la notoriedad de la herramienta en el mercado,
• la relación calidad/precio,
• la ergonomía y respaldo que ofrece,
• la seguridad y la protección de los datos,
• las certificaciones (en particular el reglamento eIDAS, el más importante a nivel europeo).

☝ Descubre los siguientes programas para firmar documentos, presentados en orden alfabético.

DocuSign es uno de los líderes del mercado de la firma electrónica, con millones de usuarios en todo el mundo. Este tercero de confianza te permite hacer un seguimiento de todas las etapas de tus documentos comerciales, desde su preparación hasta su aprobación, de forma segura y conforme a las normas.

Su plataforma ciento por ciento en línea, centraliza tus documentos y garantiza un seguimiento eficaz del estado de todos tus presupuestos, facturas, contratos y órdenes de compra.

• Una oferta de servicios completa, más allá de la firma electrónica: envío de correos electrónicos, proceso de validación, almacenamiento, etc.
• La posibilidad de firmar desde un ordenador, una tableta, una aplicación móvil o a través de una de las 350 integraciones nativas que incluye (Google, Salesforce, Microsoft, Apple y otras).
• La automatización de un sinnúmero de procesos como las notificaciones y los recordatorios de la firma de documentos y el seguimiento a través de un panel de control.
• Funciones avanzadas tales que el almacenamiento de campos recurrentes para que sirvan de plantillas para firmar otros documentos similares.

✅ Certificaciones: BCR, ETSI, LSTI, ISO 27001, eIDAS, RGPD, ANSSI.

• El paquete estándar de DocuSign está disponible desde 23 euros al mes por usuario.
• Ofrece una prueba gratuita de 30 días.

DocuSign cumplirá con tus expectativas si lo que buscas es simplicidad: conecta la firma electrónica con todo tu entorno de software (CRM, correo electrónico, marketing automation, etc.) de manera fluida. También te permite crear rutas de automatización para una mayor eficiencia y trazabilidad dentro de tu organización.

• Gracias a su oportunidad de ser disfrutada desde muchos dispositivos, esa herramienta ofrece la posibilidad de firmar también a través del móvil, gracias a la regulación eIDAS

• La posibilidad de firmar documentos en la nube con DocuWare Cloud o in situ a través de sistemas Docuware instalados localmente

• La capacidad de integrar al proveedor de validación de firmas como de validación de firmas como Validated ID o DocuSign.

• Tres niveles de seguridad disponibles: simple, avanzada y cualificada

✅ Certificaciones: GDPR, ISO 27001, NF 203, ISO 9001, eIDAS

Este proveedor no detalla los precios de sus soluciones en su página web.

DocuWare es una plataforma de gestión documental avanzada en la nube. Simplifica la digitalización y protección de documentos empresariales, al mismo tiempo que agiliza los procesos para potenciar el rendimiento de su empresa. Con DocuWare, es posible liberar tiempo valioso, permitiendo que su equipo se enfoque en actividades más productivas, también si trabaja desde remoto. DocuWare puede ayudarla en una gestión de documentos eficiente y en un aumento en la productividad empresarial, gracias a una firma muy rápida, que puede ser efectuada a través de varios dispositivos, móvil incluido.

HelloSign es una solución que garantiza que el proceso de firma electrónica, a menudo costoso y complicado, sea tan sencillo como usar un bolígrafo. Sin duda, una apuesta ganadora.

Dentro de una interfaz web ágil y fácil de usar, puedes firmar electrónicamente todo tipo de documentos, desde los más sencillos hasta los más complejos: contratos, formularios de solicitud de préstamos, etc. No es necesario imprimir ni escanear, ya que firmas en línea y envías los documentos en archivos adjuntos por correo electrónico, utilizando una solución segura y eficiente que te ahorra tiempo.

• Diseñada para los presupuestos más pequeños, la solución ofrece una versión gratuita de calidad profesional.
• La posibilidad de configurar tus plantillas de documentos, en caso de que envíes regularmente el mismo tipo de documento.
• Su alto estándar de seguridad con encriptación de datos (certificado SSL).
• Su integración con las principales aplicaciones del mercado como Google Drive, Gmail, Salesforce o Dropbox.

✅ Certificaciones: eIDAS, ISO 27001, SOC 2 Tipo II, HIPAA, E-Sign Act, UETA.

Ofrece una versión gratuita limitada a 3 documentos al mes y luego está disponible a partir de 75 USD/mes para su oferta Essentials, especial para empresas.

HelloSign es un software que atrae sobre todo por su bajo precio y una primera oferta completamente gratuita, sin comprometer su profesionalidad: la solución ha puesto en marcha, en efecto, procedimientos para respetar las normas de conformidad del sector, algo que demuestra de forma transparente en su sitio web. En resumen, la calidad y la fiabilidad están a la orden del día.

PandaDoc es un programa simple, sofisticado y completo que permite gestionar fácilmente la creación, edición y firma de documentos desde un mismo lugar e independientemente si los equipos están trabajando en la oficina o de forma remota.

Desde una potente interfaz con un editor incorporado, puedes crear documentos y flujos de trabajo y así agilizar el proceso de firma electrónica de propuestas, presupuestos, contratos y otros documentos.

• La facilidad para crear documentos personalizados en cuestión de minutos, lo que agiliza la comunicación entre los equipos y el ahorro de tiempo valioso.
• La garantía que ofrece para realizar transacciones de pago, gracias a su integración con diferentes sistemas de pago como Stripe, PayPal, Square y otros.
• Su servicio de analítica detallada, el cual permite seguir de cerca la interacción de los usuarios con los documentos, así como la configuración de alertas para indicar cuándo es necesaria una firma.
• La generación de certificados electrónicos, cada vez que un documento es firmado.

✅ Certificaciones: SOC 2 Tipo II,RGPD, PCI DSS, UETA, E-Sign Act, HIPAA

Ofrece una versión gratuita para un número ilimitado de firmas electrónicas legalmente vinculantes y planes a partir de 19 USD/mes. Es posible hacer una prueba gratuita durante 14 días.

PandaDoc es una solución bastante completa que ofrece diversos servicios que van más allá de la firma electrónica para diferentes formatos de documentos. Con esta herramienta es posible hacer todo el seguimiento de la gestión documental de la empresa y asegurar su trazabilidad. La función de seguimiento integrada proporciona una capa adicional de seguridad a la firma electrónica, proporcionando información sobre quién y cuándo firmó.

Signaturit es una solución de desarrollo español que facilita la firma y la gestión de tus documentos electrónicos dentro del marco de la legislación europea.

Ofrece un proceso rápido y eficaz de 3 pasos, desde su bandeja de entrada, sin necesidad de instalar ninguna aplicación: abre el documento, léelo, fírmalo y tu documento certificado estará firmado, de manera conforme y segura.

• Las opciones de firma electrónica que propone: firma simple con casilla de verificación, firma avanzada con biometría o firma avanzada con certificado electrónico.
• La posibilidad de integrarse con tu software de gestión a través de su API, para tener tus documentos firmados sin tener que cambiar de herramienta.
• La generación de un documento de prueba (audit trail), para recoger todas las pruebas electrónicas del proceso (firma o envío de correo electrónico certificado).
• La validez a nivel internacional de su solución de firma electrónica, más allá de la UE: Estados Unidos, Canadá, Brasil, México, Marruecos, Argelia, China y otros países.

✅ Certificaciones: eIDAS, ISO 9001, ISO 27001, ISO 14 001, Innovative Web SME, Global LegalTech Hub, E-Sign Act y UETA.

A partir de 30 euros por usuario al mes y un 20% de ahorro si te suscribes a la oferta anual. Una prueba gratuita de 7 días te permite probar la herramienta sin compromiso.

Con Signaturit garantizas la combinación entre facilidad de uso y cumplimiento de la normativa. A la vanguardia de la tecnología, esta herramienta ofrece una alta calidad de servicio en sus diferentes niveles de firma electrónica, en particular, las firmas avanzadas y cualificadas. También apreciamos su compatibilidad con las principales normas internacionales, para facilitar tus intercambios y procesos transfronterizos.

Viafirma es una solución de firma digital y autenticación disponible en España y algunos países de América Latina. La herramienta se especializa en ofrecer funcionalidades de firma electrónica para entornos tanto presenciales como remotos.

Los documentos firmados con Viafirma Documents, la solución de firma digital de Viafirma, reciben un tratamiento legal que asegura el cumplimiento de la normativa vigente en toda la UE.

• Su potente y flexible API, basada en servicios REST, que soporta cualquier diseño en cualquier interfaz y se integra con aplicaciones como Zapier, Salesforce, Oracle y SAP, entre otras.
• Su funcionalidad de cláusulas de obligada lectura que no solo garantiza el conocimiento de las partes de los apartados fundamentales de un contrato, sino que también proporciona elementos para su compresión.
• Las diferentes soluciones de firma que ofrece entre firma biométrica, firma con OTP SMS / OTP Mail y firma con certificado digital.
• Su solución ‘Portafirmas’ desde el cual se puede aplicar la firma en lotes y la firma delegada para diferentes tipos de documentos empresariales que incluyen: ERTES, contratos, financiaciones bancarias y más.

✅ Certificaciones: eIDAS, RGPD, ENS, ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001, EAD Trust.

Este proveedor no detalla los precios de sus soluciones en su página web.

Por su servicio de atención al cliente que denota una alta capacidad para adaptarse a las necesidades puntuales de cada empresa o instituciones públicas. Además, cuenta con una solución propia para la gestión de certificados digitales en la nube, ‘Viafirma Fortress’, la cual facilita la firma de documentos y la realización de trámites administrativos, sin necesidad de tener instalado el certificado en ningún dispositivo.

Yousign es un software de firma electrónica de desarrollo francés y una referencia en el mercado europeo. Fácil y rápida de implementar, la herramienta digitaliza y asegura todos sus procesos relacionados con la firma electrónica: envío, firma, archivo, recordatorios automáticos, asignación de roles y permisos, generación del archivo de prueba, etc. Cada uno de estos pasos se sigue en un cuadro de mando y se trabaja en equipo dentro de una herramienta de colaboración.

• Una solución fiable que garantiza la seguridad y la confidencialidad de tus documentos.
• Sus procesos de firma automatizados (seguimiento, recordatorios, etc.) para aumentar la productividad.
• La creación de plantillas de invitación a firmar totalmente configurables para sus firmas recurrentes.
• La calidad de su soporte técnico y orientación: capacidad de respuesta, escucha y experiencia, un equipo a su servicio.

✅ Certificaciones: eIDAS, ETSI, ANSSI, RGPD y LSTI.

Disponible desde 25 euros al mes por usuario, Yousign también propone un periodo de prueba sin compromiso, disponible durante 14 días.

Yousign hace que la creación de firmas seguras y legales sea muy accesible para negocios de diferentes tamaños. Autónomos·as, pymes o grandes grupos, sea cual sea el perfil empresarial o sector de actividad (incluso aquellos sujetos a requisitos estrictos, como la banca, los seguros, las inmobiliarias, etc.), todos encuentran cabida en las soluciones que ofrece la herramienta. Los procesos se aceleran, los datos se rastrean y los clientes quedan satisfechos, lo que potencia la imagen de tu marca.

Para guiarte en la búsqueda de la mejor herramienta que te ayude en tu día a día, ten en cuenta los siguientes criterios:

• Su facilidad de uso: hay que dar prioridad a los usuarios de la solución, ya sean tus empleados, socios o clientes.
• Las facilidades que ofrece para integrarse con tu entorno de trabajo y herramientas existentes, ya sea a partir de sus conectores disponibles o el desarrollo vía API.
• La posibilidad de personalización que proporciona para ajustarse al máximo a tus procesos y favorecer una rápida adopción por parte de tus equipos;
• Sus tarifas y los servicios que estas incluyen: el precio es sin duda un factor determinante en tu elección, pero también lo es todo lo que conlleva:
  • ¿Cómo vas a utilizar el software?
  • ¿Cuántos usuarios lo utilizarán?
  • ¿Para qué volumen mensual de firmas o documentos?
  • ¿Qué características adicionales u opcionales son esenciales para ti?
• Los fines para los que se utilizará:
  • ¿Qué grado de seguridad, a través de los diferentes niveles de firmas, necesitas?
  • ¿Requieres una opción de almacenamiento en la nube?

Y para añadir una última capa de seguridad/cumplimiento, no lo olvides: sea cual sea la solución que elijas, asegúrate de que la firma electrónica cumpla con las directrices del reglamento europeo eIDAS, para garantizar la integridad de los documentos firmados, y la identidad del firmante.

☝️ Si alguna de las herramientas de nuestra comparativa te ha llamado la atención, no dudes en contactar al proveedor para obtener más información, acceder a una demo o probar su versión de prueba gratuita.