Asegurar una gestión empresarial destacada ¡con el comodín de la firma electrónica avanzada!

Por Anaraya Albornoz
Actualizado el 10 de marzo de 2022, públicado inicialmente en marzo 2020
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Como gerente de tu empresa o responsable de recursos humanos, conoces la importancia de contar con procesos eficaces todo el tiempo.

La presión no es poca: definir, generar y firmar documentos tanto internos como externos, que cumplan con los requisitos de la normatividad vigente. Y aunque hoy en día el comodín de los/las empresarios·as está siendo la firma digital de documentos, distinguir qué tipo de firma electrónica implementar en cada caso, puede no estar del todo claro.

¡Pero ya no tienes que ir a ciegas! En este artículo, Appvizer se va all-in y te proporciona toda la información que necesitas sobre la firma electrónica avanzada: cuándo utilizarla y cómo implementarla.

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¿Qué es la firma electrónica y cómo está regulada?

Ley de firma electrónica

La firma electrónica se encuentra enmarcada dentro del Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas.

El Reglamento de la UE, también conocido como eIDAS (acrónimo de electronic IDentification, Authentication and trust Services), reúne todas las directrices para la identificación electrónica con un único objetivo:

Reforzar el Mercado Único Europeo a través de una seguridad estandarizada y de alto nivel.

En España, adicionalmente y como complemento del Reglamento eIDAS, se cuenta con la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, sobre servicios electrónicos de confianza.

¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica es una secuencia de caracteres que se adjuntan a un documento y que permite identificar al firmante y asociarlo al mismo. Este proceso utiliza la criptología (disciplina que se dedica al estudio de la escritura secreta), garantizando así su seguridad.

Por lo tanto, el contenido del documento será sistemáticamente bloqueado y asegurado tan pronto como se le coloque la firma digital.

La firma electrónica ofrece la garantía de que el documento no pueda ser modificado o sufra un cambio ulterior una vez ha sido firmado.

El valor jurídico de la firma electrónica se suele equiparar con el valor de la firma manuscrita. Sin embargo, no todas las firmas que utiliza el firmante tienen el mismo valor legal. Según el tipo de documento a firmar, variará el tipo de firma a implementar: simple, avanzada o cualificada (esta última, también conocida como firma reconocida).

Diferencia entre firma electrónica simple, avanzada y cualificada

Los diferentes tipos de firma electrónica que existen se clasifican según el nivel de seguridad que proporcionan. La firma avanzada ofrece un nivel de seguridad mucho más avanzado que la firma simple, pero menos restrictivo que la firma cualificada. Veamos el porqué.

Firma electrónica simple

La definición de una firma electrónica simple es bastante amplia y, por ende, abierta a la interpretación. Por lo tanto, una firma simple puede corresponder a diferentes datos en formato electrónico como:

  • Una firma manuscrita escaneada,
  • una casilla marcada en un sitio web,
  • un código de tarjeta en un cajero automático, etc.

Este tipo de firma no exige la identificación del firmante para firmar de forma exclusiva. Sin embargo, la firma electrónica simple se fortalece gracias a soluciones que añaden un paso de autenticación, adquiriendo así mayores niveles de seguridad y un mayor valor jurídico.

Firma electrónica avanzada

A diferencia de la firma electrónica simple, las firmas electrónicas avanzadas deben cumplir criterios más estrictos para la verificación de la identidad del firmante y, por consiguiente, ofrecer un nivel de seguridad más alto, ya que se basan en una infraestructura de clave pública.

Según el Reglamento eIDAS, la firma avanzada debe:

  1. Estar vinculada de manera única y clara a su signatario.
  2. Permitir la identificación del firmante de manera oficial.
  3. Emitirse a través de dispositivos exclusivos del signatario, como su teléfono o su ordenador.
  4. Garantizar que el acto que se firma no pueda ser modificado posteriormente.

Firma electrónica cualificada

La firma cualificada apareció con el reglamento eIDAS, en cuyo artículo 25-2 se especifica que el efecto jurídico de una firma electrónica cualificada es equivalente al de una firma manuscrita.

Es básicamente una firma electrónica avanzada que se crea mediante un dispositivo cualificado y se basa en un certificado electrónico para firmas electrónicas.

El dispositivo debe garantizar la confidencialidad de los datos de creación de la firma electrónica y basarse en el uso de un "certificado de firma electrónica cualificada".

A diferencia de la firma electrónica avanzada que no requiere explícitamente el uso de un certificado digital, la definición de firma cualificada requiere el uso de uno.

Un certificado cualificado que, según el reglamento, solo puede adquirirse a través de una autoridad que también esté certificada por la Norma ISO 15408.

También es el nivel más difícil de los requisitos de certificación de firmas o sellos personales, cuyo propósito es garantizar la integridad y el origen de los datos. Los Estados miembros de la Unión deben reconocer la validez de una firma electrónica cualificada.

tipos-de-firma-electronica© Viafirma

¿Cuándo utilizar la firma avanzada? → Ejemplos

Cuando de garantizar altos niveles de seguridad y confidencialidad se trata, la firma avanzada se convierte en una excelente opción.

La firma cualificada requiere de dispositivos y certificados específicos, hecho que la convierte en una opción poco recomendable para empresas o personas que deban solicitar firmas a distancia de forma frecuente. Debido a esto, suele limitarse a los trámites con las administraciones públicas, como Hacienda o la Seguridad Social.

En este sentido, la firma electrónica avanzada se convierte en la mejor manera para instaurar un equilibrio perfecto entre seguridad y facilidad de utilización.

Esta firma es recomendada para las transacciones financieras de gran importancia o la firma de documentos que representan intereses jurídicos importantes como contratos y documentos oficiales.

Algunos ejemplos de documentos en los cuales implementar el uso de la firma electrónica avanzada incluyen:

  • Contratos de venta en bienes raíces;
  • contratos, en sucursal o a distancia, para ciertos servicios bancarios;
  • facturas electrónicas para la Administración Pública;
  • seguros de vida, etc.

Firma electrónica avanzada en España: ¿cómo obtenerla?

Ya sea que se trate de una firma simple, avanzada o cualificada, te verás en la obligación de utilizar un dispositivo seguro de creación. Existen diferentes sistemas de firma electrónica que te ayudan a gestionar todos los tipos de firma de manera intuitiva y segura desde una sola plataforma:

  • Signaturit permite la digitalización de las firmas desde una solución segura, intuitiva y fácil de usar a partir de:
    • El cumplimiento de la normativa europea (Reglamento [UE] Nº 910/2014) y de las leyes de EE.UU. (Leyes eSIGN y UETA).
    • La autenticación avanzada de identidad como: captura de DNI, captura de imagen y voz, SMS, email.
    • La programación de los envíos: secuencial, paralelo o masivo según sea el caso.
    • Su servicio de sello certificado y de identificación electrónica.
  • Yousign es una solución sencilla y flexible para generar firmas electrónicas, la cual ofrece numerosas garantías de seguridad y confidencialidad para las firmas electrónicas simples y avanzadas por medio de:
    • Una solución certificada por el eIDAS, el ETSI y el LSTI (organismo de evaluación de la conformidad).
    • Una caja fuerte electrónica para garantizar un almacenamiento electrónico seguro.
    • Una herramienta que se adapta perfectamente a tus procesos de negocio (start-up, pyme o gran corporación) gracias al diseño personalizado de procesos de aprobación.
    • Una autenticación robusta para las firmas de cada cliente: códigos de seguridad por SMS.

En resumen…

  • La firma electrónica está enmarcada legalmente por el Reglamento UE Nº 910/2014 o reglamento eIDAS como suele llamársele.
  • La firma electrónica consiste en un procedimiento a partir del cual empresas y particulares pueden formar sus documentos de manera digital, con toda seguridad.
  • Según el tipo de documento y el nivel de seguridad que se deba garantizar para el mismo, se puede optar por implementar la firma electrónica:
    • Simple,
    • avanzada,
    • cualificada.
  • La firma electrónica avanzada es un tipo de firma que:
    • Ofrece mejores garantías que la firma simple en cuanto a la identificación del firmante;
    • asegura la verificación de la identidad e integridad de los datos firmados;
    • suele implementarse para la firma de documentos como transacciones financieras o documentos de alto riesgo jurídico.
  • Asegurar la legalidad de tus firmas electrónicas puede consistir en equipar tu empresa con herramientas adaptadas, capaces de ofrecerte soporte y respaldo a lo largo de tus procedimientos.

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