Firma electrónica avanzada: qué es, cuándo utilizarla y cómo implementarla

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La firma electrónica avanzada es un tema cada vez más presente en las empresas de hoy en día. No se trata de validar digitalmente un documento o de escanear una firma manuscrita, sino de poner en marcha un proceso que garantice el cumplimiento de las normativas vigentes.

La reglamentación europea sobre la identificación electrónica define 3 tipos de firma electrónica según el nivel de seguridad requerido: simple, avanzada y cualificada.

En el presente artículo, nos enfocamos en la firma electrónica avanzada y te explicamos por qué. Descubre qué es, las diferencias entre los diferentes tipos de firmas, cuándo utilizarla y cómo implementarla.

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¿Qué es la firma electrónica?

Reglamento

Lo hemos dicho al principio, no se trata de un simple equivalente digital de la firma manuscrita: firmar en la pantalla de una tableta táctil o escanear una firma no es suficiente.

El valor jurídico de esta firma se suele equiparar con el valor de la firma manuscrita. Sin embargo, no todas las firmas tienen los mismos efectos según se trate de una firma simple, avanzada o cualificada (esta última, también conocida como firma reconocida).

La firma electrónica se encuentra regulada en el Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas.

El Reglamento de la UE, también conocido como eIDAS (acrónimo de electronic IDentification, Authentication and trust Services), reúne todas las normativas para la identificación electrónica con un único objetivo:

Reforzar el Mercado Único Europeo a través de una seguridad estandarizada y de alto nivel.

Definición

La firma electrónica es una secuencia de caracteres que se adjuntan a un documentos para asociar un signatario a dicho documento. Este proceso utiliza la criptología (disciplina que se dedica al estudio de la escritura secreta), garantizando así su seguridad.

Por lo tanto, el contenido del documento será sistemáticamente bloqueado y asegurado tan pronto como se le coloque la firma digital.

La firma electrónica ofrece la garantía de que el documento no pueda ser modificado una vez firmado.

Firma electrónica avanzada: definición y requisitos

A diferencia de las firmas electrónicas simples, las firmas electrónicas avanzadas deben cumplir criterios más estrictos para la verificación de la identidad y, por consiguiente, tienen un nivel de seguridad más alto, ya que se basan en una infraestructura de clave pública. Según el Reglamento eIDAS, la firma avanzada debe:

  1. Estar vinculada de manera única y clara a su signatario.

  2. permitir la identificación del firmante de manera oficial.

  3. ser emitida a través de dispositivos exclusivos del signatario, como su teléfono o su ordenador.

  4. garantizar que el acto que se firma no pueda ser modificado posteriormente.

Diferencias entre la firma simple y la firma cualificada

Las firmas electrónicas se clasifican según el nivel de seguridad. La firma avanzada ofrece un nivel de seguridad mucho más avanzado que la firma simple, pero menos restrictivo que la firma cualificada, veamos el porqué:

Firma simple

La definición de una firma electrónica simple es bastante amplia y, por lo tanto, abierta a la interpretación. Por lo tanto, una firma simple se puede encontrar de varias formas:

  • una firma manuscrita escaneada,

  • una casilla marcada en un sitio web,

  • un código de tarjeta en un cajero automático, etc.

Esta solución no identifica de forma exclusiva al firmante, sin embargo, entre el 80 y el 90% de los casos de uso son firmas electrónicas simples. La firma electrónica simple se fortalece gracias a soluciones que añaden un paso de autenticación, y por lo tanto puede adquirir más niveles de seguridad y un mayor valor jurídico.

Firma cualificada

La firma cualificada apareció con el reglamento eIDAS, en cuyo artículo 25- 2 se especifica que el efecto jurídico de una firma electrónica cualificada es equivalente al de una firma manuscrita.

Es básicamente una firma electrónica avanzada que se crea mediante un dispositivo cualificado y se basa en un certificado electrónico para firmas electrónicas.

El dispositivo debe garantizar la confidencialidad de los datos de creación de la firma electrónica y basarse en el uso de un "certificado de firma electrónica cualificada".

Requisitos

A diferencia de las firmas electrónicas avanzadas, que no requieren explícitamente el uso de un certificado digital, la definición de firma cualificada requiere el uso de uno. Un certificado cualificado que, según el reglamento, sólo puede adquirirse a través de una autoridad que también esté certificada según la norma ISO 15408.

También es el nivel más difícil de los requisitos de certificación de firmas o sellos personales, cuyo propósito es garantizar la integridad y el origen de los datos. Los Estados miembros de la Unión deben reconocer la validez de una firma electrónica cualificada.

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©viafirma

¿Cuándo utilizar la firma avanzada?

Cuando de garantizar altos niveles de seguridad y confidencialidad se trata, la firma avanzada se convierte en una excelente opción.

La firma cualificada requiere de dispositivos y certificados específicos, hecho que la convierte es una opción poco recomendable para empresas o personas que deban solicitar firmas a distancia de forma frecuente. Suele limitarse a los trámites con las administraciones públicas, como Hacienda o la Seguridad Social.

En este sentido, la firma electrónica avanzada se convierte en la mejor manera para instaurar un equilibrio perfecto entre seguridad y facilidad de utilización.

Esta firma es recomendada para las transacciones financieras de gran importancia o la firma de documentos que representan intereses jurídicos importantes como contratos y documentos oficiales.

Documentos que requieren de firma electrónica avanzada: ejemplos

  • Contratos de venta en bienes raíces.

  • contratos, en sucursal o a distancia, para ciertos servicios bancarios,

  • facturas electrónicas para la Administración Pública,

  • seguros de vida, etc.

¿Cómo hacer una firma electrónica en España?

Ya sea que se trate de una firma simple, avanzada o cualificada, te verás en la obligación de utilizar un dispositivo seguro de creación. Existen diferentes sistemas de firma electrónica. En appvizer queremos proponerte dos herramientas que te permitirán gestionar todos los tipos de firma de manera intuitiva y segura desde una sola plataforma.

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Signaturit permite la digitalización de las firmas desde una solución segura, intuitiva y fácil de usar.

Características de Signaturit:

  • Cumplimiento de la normativa europea (Reglamento [UE] Nº 910/2014) y de las leyes de EE.UU. (Leyes eSIGN y UETA).

  • Autenticación avanzada de identidad como: captura de DNI, captura de imagen y voz, sms, email.

  • Programación de los envíos: secuencial, paralelo o masivo según sea el caso.

  • Servicio de sello certificado y de identificación electrónica.

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Yousign es una solución sencilla y flexible para generar firmas electrónicas, la herramienta ofrece numerosas garantías de seguridad y confidencialidad para las firmas electrónicas simples y avanzadas.

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Características de YouSign:

  • Una solución certificada por el eIDAS, el ETSI y el LSTI (organismo de evaluación de la conformidad).

  • Una caja fuerte electrónica para garantizar un almacenamiento electrónico seguro.

  • Una herramienta que se adapta perfectamente a tus procesos de negocio (start-up, PYME o gran corporación) gracias al diseño personalizado de procesos de aprobación.

  • Una autenticación robusta para las firmas de cada cliente: códigos de seguridad por SMS.

Cumple con tus obligaciones en un par de clics

La firma electrónica es más que una tendencia de la transformación digital, el uso de las firmas digitales está claramente definido en el marco de la Unión Europea. Los sistemas para gestión de firma electrónica cumplen con las exigencias y normativas.

Ofrecen servicios fáciles de implementar y garantizan el valor legal de los documentos electrónicos y de los datos firmados.

¿Y tú? ¿Ya sabes con quien contar para tus firmas electrónicas?

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