Más vale contrato firmado que cientos de ofertas volando

El ritmo acelerado del actual mundo laboral hace que para los/las responsables de recursos humanos y gerentes sea indispensable contar con procedimientos contundentes y efectivos.

En este artículo, Appvizer te explica cómo implementar la firma electrónica de contratos de manera que suponga una ventaja competitiva tanto en contextos comerciales (ganar más clientes), como en la gestión del talento (contratar más rápidamente).

⚡️  Para saber cómo utilizar la firma electrónica para concretar contratos a la velocidad del rayo, sigue leyendo.

Dentro del marco de la transformación digital, el proceso de firma electrónica de contratos adquiere cada vez más importancia para las empresas y los organismos públicos.

La digitalización de los documentos físicos de una empresa permite:

• Acelerar su firma,
• asegurar su archivo,
• garantizar su seguridad.

Asimismo, para quienes implementan la firma electrónica de contratos el beneficio es triple en términos de ahorro en tiempo y dinero y de aumento en la productividad.

Dentro de la Unión Europea, la ley que recoge todas las disposiciones referentes a la firma electrónica es el Reglamento (UE) nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014.

Dicho reglamento, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior, entró en vigor el primero de julio de 2016 y es comúnmente conocido como Reglamento eIDAS.

Dentro del marco laboral, el Estatuto de los Trabajadores estipula que las partes que celebran un contrato están en libertad de escoger la manera de formalizarlo. Por su parte, el Código Civil, respecto a la libertad contractual, decreta que los contratos que se celebren serán válidos, sin importar su forma, siempre y cuando los mismos cumplan con las condiciones esenciales para su validez:

1. La clara determinación de la identidad de los firmantes del contrato.
2. La garantía de la integridad del documento.
3. La aceptación del contrato, a través de su firma.

En definitiva, y a los ojos de la ley, un documento firmado con firma electrónica es tan válido legalmente como un contrato en papel firmado con firma manuscrita. Ambas formas de firmar son equivalentes.

El Reglamento eIDAS reconoce tres tipos de firma electrónica:

1. Firma electrónica simple: es ampliamente utilizada para la firma de documentos con bajos factores de riesgo legal o financiero.
2. Firma electrónica avanzada: se emplea en documentos que requieran un mayor control al momento de identificar al firmante. Dicha identificación, por tanto, debe estar basada en un certificado digital.
3. Firma electrónica cualificada: es un tipo de firma que asegura el cumplimiento de criterios adicionales para garantizar una mayor seguridad, por lo cual su uso es más complejo y restrictivo que el de los anteriores dos tipos de firma electrónica.

En el ámbito empresarial, algunos de los contratos que admiten la firma electrónica son:

• Contratos comerciales para la venta de un producto o la prestación de un servicio;
• documentos del Departamento de Recursos Humanos;
• contratos de alquiler (leasing);
• contratos para suscribir un servicio en línea (por ejemplo, seguros, mutuas, bancos);
• contratos de asociación;
• contratos laborales.

Los contratos que requieran modificaciones también pueden beneficiarse de esta modalidad de firma.

En la actualidad, no son pocas las empresas que requieren contratar a distancia, por lo que la firma de contratos por email se ha vuelto una práctica recurrente.

Cumple con los requisitos para la firma electrónica de contratos, descargando un modelo de acuerdo de teletrabajo:

Las empresas que decidan optar por la firma electrónica de contratos, deben establecer una política que sirva como hoja de ruta para el correcto tratamiento de la documentación.

En la misma debe figurar:

• Las etapas del procedimiento;
• las personas que intervienen;
• las evidencias requeridas (certificado digital, firma biométrica, firma cualificada, códigos OTP, etc.).

La desmaterialización de los contratos puede implicar:

• La digitalización de documentos, en cuyo caso es necesario prestar especial atención al nivel de seguridad que proporciona el tipo de firma a ser implementado en la firma de los contratos.
• La creación, firma y archivo de los documentos contractuales en línea.
• La implementación de programas de firma electrónica y cajas fuertes electrónicas, prestando especial atención a aspectos como:
  • El alojamiento de datos: asegúrate que el país donde estén alojados los datos del proveedor esté inscrito enmarcado en las políticas de seguridad.
  • Los diferentes tipos de firma electrónica que ofrece y su utilidad según el tipo de contrato a firmar.
  • Las certificaciones con las que cuenta el software (ETSI, eIDAS, ANSSI, etc.).
  • La integración con las demás herramientas que utilizas en tu empresa, de manera que puedas optimizar aún más tus procesos.

El responsable de recursos humanos, en el caso de los contratos laborales o el/la Director·a de la empresa, para cualquier otro tipo de documento electrónico, debe preparar la documentación necesaria a ser enviada. Dicho envío puede hacerse vía web, por correo electrónico e, incluso, vía mensaje de texto (SMS).

Como mencionamos anteriormente, para firmar contratos en línea, existen diferentes programas de firma electrónica que facilitan la digitalización y la gestión de los contratos.

Además de implementar una solución especializada y que ofrezca el respaldo legal que tus documentos necesitan, nuestro consejo es que adoptes un proceso totalmente online para la firma de todos tus contratos y evites tener que estar escaneando hojas de papel constantemente. Así, no tendrás que depender más de los intercambios postales y del desplazamiento de los firmantes para garantizar la validez legal de tus documentos.

La firma electrónica de contratos garantiza el consentimiento explícito de los firmantes, así como la inalterabilidad de los documentos, sin tener los inconvenientes del papel.

Una vez que los/las trabajadores, clientes o socios reciben el contrato, pueden firmarlo de manera sencilla, utilizando:

• Un dispositivo móvil como una tableta
• un ordenador.

Cuando el documento esté debidamente firmado, podrá ser transmitido por el mismo canal que tú utilizaste para enviarlo.

Ya con los contratos firmados, lo que queda por hacer es volver a la política que se definió al comienzo y seguir el procedimiento para el archivo de los documentos. Es importante tener en cuenta aspectos como la trazabilidad y la disponibilidad de la información en todo momento.

• La firma electrónica de contratos es una práctica cada vez más común en las empresas, no solo debido a la democratización del trabajo a distancia, sino también por los beneficios que ofrece en términos de celeridad, seguridad y economía.
• La firma electrónica de contratos es completamente válida y legal.
• A nivel europeo, la normatividad que regula esta práctica es el llamado Reglamento eIDAS.
• Las condiciones para que un contrato tenga validez jurídica se resumen en:
  • La determinación de la identidad de los firmantes;
  • la integridad del documento;
  • la aceptación del contrato.
• Para firmar contratos de manera electrónica, es necesario establecer un procedimiento interno que contemple, entre otros:
  • Los pasos a seguir,
  • los documentos que pueden ser firmados,
  • las garantías que se deben asegurar.
• Una forma práctica y sencilla que tienen las empresas para garantizar el nivel de seguridad de este procedimiento, es a través de la implementación de herramientas digitales o programas certificados de firma electrónica.

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