Firma electrónica de contratos: simplicidad y seguridad en la empresa

Por María Fernanda Aguirre
El 16/7/21
how-to backgroundFirma electrónica de contratos: simplicidad y seguridad en la empresa

La digitalización de los contratos es una de las claves de la transformación digital de las organizaciones, tanto de las empresas como de la contratación pública. Su principal ventaja es la simplificación del tratamiento y archivo de los contratos, gracias a la implementación de la firma electrónica.

En este artículo, Appvizer te explica cómo la firma electrónica de contratos supone una ventaja competitiva en contextos comerciales (para ganar clientes) o de recursos humanos (para contratar un perfil muy demandado en el mercado), por ejemplo.

Para gestionar y hacer firmar más rápidamente tus contratos y archivarlos conservando su validez jurídica, adoptar la firma electrónica con una herramienta en línea es una solución que pueden implementar las empresas. Veamos cómo hacerlo.

Firma electrónica de contratos de trabajo

Dentro del marco de la transformación digital, la firma electrónica de contratos es un proceso cada vez más importante para las empresas y los organismos públicos.

La digitalización de los documentos físicos de una empresa permite acelerar su firma, asegurar su archivo y garantizar su seguridad. Asimismo, para quienes implementan la firma electrónica de contratos el beneficio es triple:

  • Ahorro de tiempo,
  • ahorro de dinero,
  • aumento de la productividad.

¿Qué contratos pueden firmarse electrónicamente?

Estos son algunos de los contratos pueden ser firmados de manera electrónica:

  • Contratos comerciales para la venta de un producto o la prestación de un servicio,
  • contratos laborales,
  • contratos de alquiler (leasing),
  • contratos para suscribir un servicio en línea (por ejemplo, seguros, mutuas, bancos),
  • contratos de asociación.

Los contratos que requieran modificaciones también pueden beneficiarse de esta modalidad de firma.

¿Qué tipos de firma electrónica existen?

El Reglamento eIDAS reconoce tres tipos de firma electrónica:

  1. Firma electrónica simple: es ampliamente utilizada para la firma de documentos con bajos factores de riesgo legal o financiero.
  2. Firma electrónica avanzada: se emplea en documentos que requieran un mayor control al momento de identificar al firmante. Dicha identificación, por tanto, debe estar basada en un certificado digital.
  3. Firma electrónica cualificada: es un tipo de firma que asegura el cumplimiento de criterios adicionales para garantizar una mayor seguridad, por lo cual su uso es más complejo y restrictivo que el de los anteriores dos tipos de firma electrónica.

¿Qué validez legal tiene un documento firmado electrónicamente?

En Europa, la ley que recoge todas las disposiciones referentes a la firma electrónica es el Reglamento (UE) n ° 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014. Dicho reglamento, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior, entró en vigor el 1ro de julio de 2016 y es comúnmente conocido como eIDAS.

El efecto legal y la admisibilidad de una firma electrónica como prueba en el tribunal no se puede rechazar con el único motivo de que esta firma es en forma electrónica o que no cumple con los requisitos de una firma electrónica calificada.

Dentro del marco laboral, el Estatuto de los Trabajadores estipula que las partes que celebran un contrato están en libertad de escoger la manera de formalizarlo. Por su parte, el Código Civil, respecto a la libertad contractual, decreta que los contratos que se celebren serán válidos, sin importar su forma, siempre y cuando los mismos cumplan con las condiciones esenciales para su validez:

  • La clara determinación de la identidad de los firmantes del contrato,
  • la garantía de la integridad del documento.

En definitiva y a los ojos de la ley, es posible firmar un contrato con firma electrónica y que este sea equivalente a un contrato en papel con firma manuscrita. Ambos tienen la misma validez legal.

¿Cómo se firma electrónicamente un contrato?

1. Establece un procedimiento interno

Las empresas que decidan optar por la firma electrónica de contratos, deberán establecer una política que sirva como hoja de ruta para el correcto tratamiento de la documentación.

En la misma deberá figurar:

  • Las etapas del procedimiento,
  • las personas que intervienen,
  • las evidencias requeridas (certificado digital, soluciones biométricas avanzadas, códigos OTP, etc.).

2. Define tu gestión documental

La desmaterialización de los contratos puede implicar:

  • La digitalización de documentos, en cuyo caso es necesario prestar especial atención al valor jurídico de las firmas de los contratos.
  • La creación, firma y archivo de los documentos contractuales en línea.
  • La implementación de programas de firma electrónica y cajas fuertes electrónicas.

3. Prepara y envía los documentos

El responsable de recursos humanos, en el caso de los contratos laborales o el director de la empresa, para cualquier otro tipo de documento electrónico, debe preparar la documentación necesaria a ser enviada. Dicho envío puede hacerse vía web, por correo electrónico e, incluso, vía mensaje de texto (SMS).

4. Implementa una solución automatizada

Como lo mencionamos anteriormente, para firmar contratos en línea, existen diferentes programas de firma electrónica que facilitan la digitalización y la gestión de los contratos.

Además de implementar una solución especializada y que ofrezca el respaldo legal que tus documentos necesitan, nuestro consejo es que adoptes un proceso totalmente online para la firma de todos tus contratos y evites tener que estar escaneando hojas de papel constantemente.Así, no tendrás que depender más de los intercambios postales y del desplazamiento de los firmantes para garantizar el valor legal de tus documentos.

La firma electrónica de contratos garantiza el consentimiento explícito de los firmantes, así como la inalterabilidad de los documentos, sin tener los inconvenientes del papel.

5. Espera la firma de los contratos

Una vez que los empleados, clientes o socios reciben el contrato, pueden firmarlo de manera sencilla, utilizando un dispositivo móvil, tableta u ordenador. Cuando el documento esté debidamente firmado, podrá volvértelo a transmitir por el mismo canal que tú utilizaste para hacérselo llegar.

6. Recibe el contrato y archívalo

Ya con el o los contratos firmados, lo que queda por hacer es volver a la política que definiste al comienzo y seguir el procedimiento para el archivo de los documentos. Es importante tener en cuenta aspectos como la trazabilidad y la disponibilidad de la información en todo momento.

Contratos: firma online y sencilla

Por último, nos gustaría darte un último consejo sobre cómo gestionar los contratos electrónicos con total tranquilidad. A la hora de elegir tu software de firma electrónica, presta atención a:

  • El alojamiento de datos: asegúrate que el país donde estén alojados los datos del proveedor esté inscrito enmarcado en las políticas de seguridad.
  • Los diferentes tipos de firma electrónica que ofrece y su utilidad según el tipo de contrato a firmar.
  • Las certificaciones con las que cuenta el software (ETSI, eIDAS, ANSSI, etc.).
  • La integración con las demás herramientas que utilizas en tu empresa, de manera que puedas optimizar aún más tus procesos.
La transparencia es un valor fundamental en Appvizer. Como medio de comunicación, nuestro objetivo es ofrecer contenido útil y de calidad a nuestros lectores, a partir del cual Appvizer se pueda sostener. Por eso te invitamos a descubrir nuestro sistema de remuneración.   Más información
Consejos background¿Cómo utilizar la firma electrónica en tu empresa?
Consejos
el año pasado
¿Cómo utilizar la firma electrónica en tu empresa?
¿Sabes cómo utilizar firma electrónica en la práctica? No te preocupes, te contamos cómo funciona, cuál es el contexto legal, qué necesitas y cómo implementarla gracias a las herramientas dedicadas.