Refinamiento del backlog: ¿cómo llevar a cabo esta reunión Scrum para un sprint más eficiente?
No, el refinamiento del backlog no es otra reunión inútil impuesta por el marco Scrum... todo lo contrario.
Puede que no figure oficialmente como una ceremonia en la guía Scrum, pero se está convirtiendo cada vez más en una reunión importante para los equipos ágiles, ayudándoles a abordar la planificación y el progreso del siguiente sprint con mayor serenidad.
¿Qué es el backlog de refinamiento y cómo funciona? También le daremos algunos consejos para un refinamiento eficaz del backlog.
¿Qué es el refinamiento del backlog?
Definición
Para comprender plenamente el refinamiento del backlog, primero debemos tener claro el concepto de backlog.
El backlog es una lista de requisitos de negocio para un producto o proyecto, traducido en historias de usuario que describen la necesidad exacta del usuario. Lo compila y gestiona el Product Owner, y todo el equipo lo consulta durante la planificación del sprint para seleccionar las historias y funcionalidades que se comprometen a desarrollar durante el sprint.
El refinamiento delbacklog, o backlog grooming, es la acción de refinar el backlog en una reunión específica durante el sprint.
En términos prácticos, el refinamiento del backlog implica :
- Aclarar la comprensión de las historias de usuario,
- Estimar (o reestimar) el esfuerzo necesario para completarlas,
- Determinar el valor funcional de cada historia de usuario para facilitar la priorización,
- eliminar historias de usuario (si es necesario),
- añadir US (si es necesario).
🇫🇷 La traducción francesa de backlog refinement es affinage du backlog.
Refinamiento del backlog frente a la planificación de sprints
¿Cuál es la diferencia entre la reunión de refinamiento del backlog y la planificación del sprint?
La planificación del sprint tiene lugar el primer día del sprint y su objetivo es definir el objetivo del sprint y seleccionar las historias de usuario que el equipo se compromete a entregar al final. Puede durar unas 2 horas por semana de sprint.
El refinamiento del backlog es una reunión intermedia y complementaria a la planificación del sprint. Puede haber varias durante el sprint, y su objetivo es preparar el terreno para la planificación del sprint, que debería ser más eficaz.
¿Quiénes son los participantes en el backlog de refinamiento?
Todos los miembros del equipo Scrum deben participar en esta reunión:
- el Producto Owner,
- el Scrum Master,
- el equipo de desarrollo,
- cualquier otra persona que pueda ayudar.
Pero el papel de cada persona no termina con su presencia alrededor de la mesa (o de la pantalla, para los equipos de vídeo).
El Product Owner es responsable de preparar, organizar y dirigir la reunión de refinamiento del backlog. Aporta la visión del producto y aclara los elementos del backlog. Especifica los requisitos de negocio, prioriza los PBI y responde a cualquier pregunta que pueda bloquear el trabajo del equipo.
El Scrum Master se asegura de que la sesión de backlog siga siendo fluida y estructurada. También se asegura de que todo el mundo tenga voz y que el proceso siga los principios ágiles. En cierto modo, el Scrum Master es el director de orquesta del perfeccionamiento.
Los miembros del equipo de desarrollo desempeñan un papel clave, ya que son los que estiman, recortan y plantean las preguntas que hacen avanzar el proyecto. Sus conocimientos técnicos permiten anticipar los riesgos y aclarar las tareas antes del siguiente sprint.
Por último, de vez en cuando se puede invitar a otros perfiles, como un experto técnico, un diseñador de UX o incluso una parte interesada. Si su presencia ayuda a aclarar un punto poco claro, ¿por qué privarse?
¿Cuáles son los objetivos del refinamiento del backlog?
El uso regular del refinamiento del backlog tiene una serie de ventajas:
- Este trabajo preparatorio aporta tranquilidad a la hora de planificar y ejecutar el siguiente sprint,
- afina la comprensión de los requisitos
- prepara la estimación de las Historias de Usuario
- permite hacer balance a mitad del sprint
- puede acortar la duración de la planificación de la reunión del sprint.
¡Y eso no es todo! Esta reunión ágil alinea a todo el equipo Scrum con las prioridades del backlog del producto. El resultado: menos imprevistos, menos retrabajo y más valor entregado en cada iteración.
También desempeña un papel clave en la mejora continua. Al refinar los elementosdel backlog, aprendemos a escribir mejor las historias, a desglosar las tareas con más precisión y a anticipar las dependencias.
Por último, el refinamiento reduce las zonas grises. Permite al equipo de desarrollo plantear al propietario del producto todas las preguntas necesarias, incluso antes de que comience el sprint.
¿Cuánto tiempo y con qué frecuencia debe llevarse a cabo?
Depende del equipo, pero al menos una reunión de refinamiento del backlog de una hora por sprint.
Sin embargo, con vistas a una agilidad continua, es aconsejable celebrar varias, aunque ello suponga acortar la duración. Esto permite al Propietario de Producto anticiparse y tener tiempo para reelaborar el US antes del final del sprint.
A menudo hablamos de dedicar a esto alrededor del 10% del tiempo de desarrollo. Para un sprintde dos semanas, esto representa medio día dividido en varias sesiones de backlog.
Los equipos más experimentados prefieren dividir el perfeccionamiento en microsesiones de 30 minutos. El resultado: más concentración, menos reuniones interminables y un backlog del producto que se mantiene al día.
La clave está en encontrar el ritmo adecuado para que el backlog del producto esté siempre listo para el siguiente sprint. Ni demasiado pronto (no tiene sentido preparar elementos del backlog que van a cambiar), ni demasiado tarde (el refinamiento de última hora es una puerta abierta al caos).
¿Cuáles son las etapas del backlog de perfeccionamiento?
Todo comienza cuando el propietario del producto prepara el backlog del producto. Él o ella selecciona los elementos del backlog que se van a discutir:
- los más prioritarios
- los que no están claros
- los que están en juego para el siguiente sprint.
Cada historia de usuario debe redactarse de acuerdo con los criterios INVEST (Independent, Negotiable, Valuable, Estimateable, Sufficiently small, Testable). De lo contrario, ¡cuidado con la confusión en medio del refinamiento!
El Propietario del Producto también puede rellenar previamente cierta información: criterios de aceptación, necesidades del negocio o cualquier dato útil para que el proceso de estimación sea más fluido.
Por último, el equipo debe estar informado de antemano. Una agenda compartida, algunos documentos preparatorios y un recordatorio rápido en la agenda sientan las bases de una sesión de backlog eficaz.
💡 Una buena preparación ahorra tiempo durante la reunión... y evita estancamientos.
Cómo funciona el refinamiento del backlog
1. Presentación y comprensión de las historias de usuario
Como recordatorio, es el Product Owner el responsable de traducir una petición o necesidad del usuario en una Historia de Usuario, de la forma más detallada y clara posible.
Por lo tanto, presentará al resto del equipo las Historias de Usuario que haya completado, o al menos las que ya estén bastante avanzadas.
El objetivo es garantizar que los miembros del equipo de desarrollo comprendan perfectamente el requisito, y que puedan plantear preguntas y debatir estas SDU. A continuación, el Propietario del Producto puede modificarlas o completarlas en función de las preguntas y los debates que hayan tenido lugar.
A continuación, el equipo puede validar la Historia de Usuario y pasar a estimarla.
👉 Si resulta que el equipo de desarrollo no entiende la petición, el Dueño de Producto tendrá que dedicar tiempo a reelaborar y aclarar sus NUS para volver a presentarlas en la siguiente sesión.
2. Afinar la estimación
El siguiente paso lógico después de validar los requisitos es que los desarrolladores los estimen.
Cada equipo tiene sus propios métodos y herramientas para estimarlos, pero en la práctica se tiende a estimar una US en puntos de esfuerzo más que en tiempo.
Los métodos más utilizados son :
- póquer de planificación
- el tamaño camiseta,
- el sistema de cubos.
Tú decides qué método se adapta mejor a tu equipo y a tus proyectos. Si resulta que una historia de usuario se vuelve complicada de estimar, lo mejor es subdividirla en diferentes US más pequeños para ver las cosas más claras.
💡 Es bueno saberlo: estimamos (o reestimamos) las Historias de Usuario para el siguiente sprint, o posiblemente para el siguiente, pero evitamos estimar con más antelación.
3. Priorización de los elementos del backlog
Conocer la estimación de una historia de usuario permitirá al equipo empezar a priorizar.
Sin embargo, pueden tenerse en cuenta otros criterios de priorización, en particular el valor funcional, que es esencial. Por eso es ingenioso determinar niveles de prioridad en función de la relación valor/esfuerzo:
- prioridad 1 (P1): alto valor empresarial y fácil de desarrollar,
- prioridad 2 (P2): alto valor empresarial y difícil de desarrollar,
- prioridad 3 (P3): valor empresarial bajo y fácil de desarrollar,
- prioridad 4 (P4): bajo valor comercial y difícil de desarrollar.
Por tanto, el equipo asigna órdenes de prioridad a los EE.UU., teniendo en cuenta que el objetivo principal es ofrecer el máximo valor lo antes posible.
💡 Bueno saber: la priorización se puede hacer sobre todo el backlog aunque los US no estén todos completos porque estamos en una visión más macro.
Consejos finales para un backlog de refinamiento eficaz
- Consejo nº 1: Como Product Owner, prepare meticulosamente la presentación de las Release Units explicando al equipo su forma de pensar, lo que cree que puede aportar, etc. Cuanto más entusiasta y claro sea, más probable será que el equipo compre su visión del producto y valide las Release Units. Cuanto más entusiasta y claro sea, más probabilidades tendrá de que el equipo asuma su visión del producto y valide las US.
- Consejo 2: Acepte preguntas, comentarios y opiniones negativas. Seguro que encuentra algo constructivo que añadir a su forma de pensar y, por tanto, a su EE.
- Consejo n.º 3: No espere hasta el último momento y hasta que haya terminado todos sus EE.UU. para crear el backlog de refinamiento. Es mejor presentar las historias terminadas con regularidad, durante los backlogs de refinamiento rápido, para poder anticipar si es necesario trabajar en ellas, ya que de lo contrario se podría poner en peligro el siguiente sprint. Evita el efecto túnel
Estudio de caso sobre la aplicación del perfeccionamiento del backlog en la empresa
Imagina un equipo de desarrollo en una start-up tecnológica, en pleno proceso de rediseño de su sitio web. El Product Owner acaba de recibir un aluvión de comentarios de los usuarios: navegación confusa, lentitud en móviles, falta de accesibilidad.
En lugar de incluir todos estos elementos del backlog en la planificación del sprint, el equipo organiza una sesión dedicada al backlog.
Durante esta sesión, se analiza cada historia de usuario:
- "Mejorar el tiempo de carga en el móvil",
- "Añadir un menú accesible desde el teclado",
- "Revisar la estructura de árbol de la página de inicio".
Los desarrolladores hacen preguntas, los diseñadores de UX sugieren soluciones, el Product Owner de aclara los objetivos y reformula ciertas necesidades. Juntos, estiman la complejidad de los requisitos y reorganizan la lista en función del valor empresarial.
El resultado: un backlog de producto claro, unos PBI bien calibrados y un lanzamiento del siguiente sprint sin contratiempos. Mejor aún, el equipo Scrum ha ganado en cohesión... y en tranquilidad.
El arte de prepararse para una mejor entrega
El refinamiento del backlog no es una reunión más en el calendario. Es un momento clave para :
- dar un paso atrás
- formular las preguntas adecuadas
- construir un backlog de producto sólido.
Refinando regularmente tus Historias de Usuario, haces que tu próximo sprint sea más fluido, tu equipo de desarrollo más relajado y tus entregas más predecibles. En resumen, estarás pasando al modo ágil con mayúsculas.