Control de gastos: 3 soluciones para una gestión automatizada y optimizada

control-de-gastos

Resumen del artículo:
Bien sea para los empleados, gerentes o contadores, hacer o procesar los gastos de una empresa puede convertirse en un proceso complicado.

Condiciones de reembolso, importes y documentos justificativos, además de las condiciones y de las normas que deben respetarse, el tratamiento suele llevar mucho tiempo, todo esto para un proceso que solo tiene un pequeño valor añadido.

El control de gastos desmaterializado conlleva muchas ventajas: incautación de gastos inmediata y móvil, almacenamiento de facturas de valor probatorio, reducción de costes, ahorro de tiempo y dinero...

Nuestra selección de 3 software ofrecen estos y muchos otros beneficios para ayudar a las empresas a gestionar los informes de gastos. ¿Cuál elegirás para tu empresa?

El control de gastos es una obligación financiera que ayuda a las empresas a gestionar de manera optimizada la salud contable del negocio. Conocer con exactitud el flujo de dinero de la empresa, es la mejor manera de evitar la fuga de dinero, mejorar el control presupuestario y optimizar la gestión de costes fijos y variables. ¡Además, las empresas ganan en competitividad y productividad!

Para un control de gastos optimizado, lo primero que debe hacer cada empresario es clasificar sus tipos de transacciones financieras.

Ingresos y egresos

La mejor selección de software para tu negocio

Expensya

Expensya
¡La gestión de gastos de empresa del mañana, desde hoy!
30 días de prueba gratuita
Ver este software

Kizeo Forms - Sales

Kizeo Forms - Sales
El secreto de una gestión empresarial exitosa.
Prueba Gratis
Ver este software

MiFactura.eu

MiFactura.eu
Control horario de empleados y gestión de tus comerciales
Pruébalo Gratis
Ver este software

¿Cuáles son los costos y gastos de una empresa?

Los gastos mínimos de una empresa suelen clasificarse como: costes fijos, costos variables, extraordinarios o marginales, etc.

Algunos ejemplos de gastos fijos de una empresa pueden ser: 

  • Costes laborales. 

  • Variación de existencias.

  • Coste de producción. 

  • Tributos o impuestos.

  • Costos directos, costos indirectos.

  • Gastos con flujo y sin flujo.

  • Servicios exteriores.

Los ingresos también deben ser considerados en el control de gastos de una empresa, un ejemplo de algunos ingresos son:

Ingresos:

  • Ventas de producto.

  • Servicios.

  • Descuentos y devoluciones.

El plan general contable y la contabilidad financiera son procesos que contemplan todas las entradas y salidas de dinero, así como los gastos generales en el transcurso del año.  

Gastos de una empresa: ejemplo para desplazamiento, dietas y kilometrajes

En la categoría de gastos, entran los gastos de misión o gastos profesionales

Los gastos empresariales deben ser reembolsables, en su totalidad o parcialmente, por la empresa a sus empleados. ¿Cuáles son los gastos profesionales a cargo de una empresa?

  • gastos de dietas o gastos de comida (comidas de negocios o durante un desplazamiento),

  • gastos de alojamiento (hotel, alquiler),

  • gastos por uso de equipos y herramientas (nuevas tecnologías: aplicaciones, teléfono, tarifas de conexión),

  • gastos por pequeños suministros de oficina o consumibles diversos,

  • gastos de viaje (kilometraje, combustible, peaje, estacionamiento, transporte público).

Existen tres restricciones para que estas tarifas sean elegibles para reembolso. Deben ser:

  • puramente profesionales,

  • cantidades razonables y, en algunos casos, predefinidas, para no ser consideradas como beneficios en especie,

  • justificadas con:

    • facturas detalladas, recibos, tickets con:

      • IVA,

      • fecha, lugar y razón.

  • archivos adjuntos dependiendo del caso con:

    • copia de la tarjeta de registro con nombre del empleado,

    • ticket de peaje,

    • boleto de estacionamiento.

👀: los gastos por concepto de manutención y estancia serán reembolsados cuando se haya pernoctado en un municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor.

¿Cómo gestionar los gastos de una empresa en 3 etapas?

1. Contratar expertos en finanzas

A menudo, en las nuevas empresas, el creador es la persona a cargo de las finanzas del negocio, con el crecimiento de la empresa, este procedimiento puede volverse complejo y convertirse en una pesadilla. En algún punto, para toda empresa en crecimiento, es necesario contar con un equipo de expertos con el objetivo de preservar el flujo de caja y evitar problemas con las autoridades fiscales.

El encargado del control de gastos será responsable de administrar los ingresos y gastos de la empresa, la previsión y la presupuestación con el objetivo de guiar el desarrollo futuro de la compañía y asegurar que las actividades estén en línea con esta visión. El equipo de finanzas también clasificará los tipos de ingresos y hará un seguimiento de los gastos corporativos.

En ausencia de un equipo dedicado a la gestión contable, aquí dejamos algunos conceptos básicos en términos de contabilidad de costos:

  • Preever un plan general contable en función del estado de resultados. 

  • Estandarizar los procesos.

  • Establecer una política de gastos clara para informar a todos los empleados sobre las reglas a seguir y lo que es aceptable o no en términos de gastos profesionales.

  • Definir los roles de cada uno e informar a cada empleado de los flujos de validación.

  • Establecer un control efectivo de los informes de gastos y mantener a todos los equipos informados sobre los sistemas establecidos.

2. Automatizar los procesos para la gestión en tiempo real

La digitalización es un verdadero aliado, nunca lo diremos demasiadas veces. Como líder empresarial, probablemente ya sepas que existen una gama de herramientas dedicadas a optimizar los procesos dentro de la empresa. Para la gestión de informes de gastos, una solución dedicada es la respuesta a todas tus inquietudes.

Una herramienta automatizada te permitirá poner fin a la carga de trabajo relacionada con esta tarea. Los empleados ya no tendrán que pasar horas interminables creando gastos, una simple foto es suficiente, no más hojas de cálculo de Excel o pilas de hojas que ocupan todo el espacio del escritorio. Además, estas aplicaciones suelen conectarse con el sistema bancario de las empresas. ¡Sigue el estado de tu cuenta en tiempo real: ingresos y egresos a la mano en un par de clics!

Una app control de gastos empresa te permitirá repensar tu enfoque de ROI y ahorrar costos y recursos. Este enfoque de automatización permitirá ir más allá de la reducción de costos y adaptarse a los problemas generales de gestión de gastos para tu negocio.

3. Conocer los gastos y procesos de la empresa: ingresos netos, costes fijos y variables

Controlar los informes de gastos de tu empresa no es una tarea fácil, debes llevar una cuenta estricta, mantener un registro detallado, almacenar todos los comprobantes de gastos, verificar si se han respetado las reglas de gastos y declaración, etc.

Para controlar los gastos e ingresos del negocio y garantizar el cumplimiento de las normas vigentes, es necesario comenzar desarrollando una política de gastos profesionales para garantizar el buen funcionamiento de este proceso y así evitar cualquier riesgo de tipo fiscal. Una política de gastos ayuda a regular los gastos profesionales del negocio y a aclarar los derechos y obligaciones que debe cumplir un profesional en desplazamiento.

Un sistema de control de gastos estandarizado e integrado es una de las mejores maneras de hacer cumplir esta política de gastos e instalar un sistema de control efectivo. Una solución que centralice la gestión de gastos de la compañía te permitirá tener todos los elementos relacionados con los gastos e ingresos de la compañía en tiempo real y en solo lugar para cumplir con las regulaciones fiscales y los requisitos de informes.

Nota de gastos: cómo hacerla y cómo controlar el seguimiento

¿Cómo hacer una nota de gastos para obtener el reembolso de los gastos profesionales? En efecto, los gastos empresariales deben ser devueltos, para esto, es necesario contar con un documento justificativo.

Desde el departamento de contabilidad de una empresa, ¿cómo se deben manejar estas solicitudes?, ¿qué gastos están cubiertos y en qué medida?, ¿hay un procedimiento y/o plazos para seguir?, ¿el formato en papel y el formato digital son efectivos?, ¿tienen el mismo valor probatorio?

Ya seas autónomo, trabajador móvil, contador o personal administrativo, si eres alérgico al papeleo, aquí está todo lo que necesitas saber sobre el control de gastos en empresas y, prometido, ¡los consejos son gratuitos!

infografia-nota-de-gastos

©Captio

La nota de gastos: definición

Dirigido al departamento contable o administrativo de la empresa, el informe de gastos es un formulario, desmaterializado o no, que permite a los empleados (y colaboradores) solicitar el reembolso de los gastos profesionales.

El informe de control de gastos no tiene forma impuesta, pero debe contener ciertos campos:

  • el número del informe de gastos (número de ticket o factura por ejemplo),

  • la fecha,

  • el nombre del empleado,

  • el motivo,

  • el importe, excluyendo IVA y otros impuestos,

  • la naturaleza (almuerzo de negocios, taxi, boletos aéreos, etc.).

El informe de gastos también se puede realizar según cada tipo de gasto:

  • nota de gastos por kilometraje,

  • nota de gastos por dietas,

  • nota de gastos por manutención y estancia, 

  • nota de gastos por suministros de oficina, etc.

Agrupar mensualmente y por colaborador o costos recurrentes y similares puede ser interesante para el control de gastos mensuales.

Procedimiento para la gestión de notas de gastos

En una empresa de rápido crecimiento cuyos empleados tienen que viajar con frecuencia o almorzar fuera, el control de gastos representa una formalidad con bajo valor agregado y una fuerte demanda de recursos:

  • El empleado adelanta los pagos, llena una ficha o formulario, solicita y conserva los documentos de respaldo;

  • El gerente, jefe de equipo o responsable de departamento valida los gastos;

  • El contador verifica todos los documentos de respaldo;

  • El departamento financiero procede al reembolso.

¿Cómo clasificar los informes para el control de gastos?

Al igual que las facturas, deben registrarse cuidadosamente y archivarse en archivos impresos o digitales:

  • por año,

  • por código o número (para encontrarlos más fácilmente),

  • con los documentos justificativos (originales) adjuntos.

Algunos consejos para los responsables del control de gastos

1. Limita el importe de gastos permitidos por comidas, incluido el alcohol;

2. Recauda el IVA, sobre todos los cargos posibles, consulta a los contadores en caso de duda, para evitar un ajuste de impuestos;

3. Desmaterializa los justificativos;

4. Trata los informes de gastos y justificativos progresivamente ¡para evitar una sobredosis al final del mes!; 

5. Está atento, algunos empleados proporcionan pruebas falsas o informes de gastos deliberadamente borrosos: ¡no reembolses tarifas no detalladas o boletos incomprensibles (idioma extranjero) antes de verificar lo que mencionan y verificar la fecha!

6. No tardes mucho tiempo en realizar los reembolsos, los empleados llenos de resentimiento no son muy productivos: algunos renuncian a las solicitudes de reembolso (hasta 212 euros por año en promedio, según un estudio de Unit4), pero poco a poco se van desvinculando de la empresa.

¿Qué soporte utilizar para procesar los gastos de una empresa?

Plantilla Excel control de gastos empresa

Proporcionar un informe de control de gastos en Excel tiene la ventaja de estandarizar esta formalidad, de modo que los solicitantes proporcionen los mismos datos y mucho más rápido.

plantilla-gratuita-de-Excel-de-informe-de-gastos

La plantilla de Excel para el control de gastos en empresas facilita el trabajo de los contadores: la exportación en PDF es posible y la clasificación puede permanecer digital.

Sin embargo, la plantilla Excel no permite:

  • el prellenado de ciertos gastos recurrentes,

  • archivos adjuntos (facturas, recibos),

  • entrada móvil,

  • corrección automática,

  • interoperabilidad con las aplicaciones comerciales (sistemas de contabilidad, sistema de información de recursos humanos, cuenta bancaria, etc.).

Si eres una pequeña empresa o una pyme móvil, ¡sigue leyendo! Para ti, existen herramientas mucho más prácticas e intuitivas, gracias al software especializado.

App control de gastos gratis

Todo lo que es gratis, a menudo, esconde algo:

  • una versión con funcionalidades limitadas o número de usuarios,

  • una versión de prueba limitada en el tiempo.

anfix, captio, notilus, N2F, Expensya y Spendesk son algunas de las soluciones que ofrecen una prueba gratuita. ¡Una buena idea para probar diferentes soluciones y tener una idea antes de elegir una suscripción!

App para control de gastos en la nube

A diferencia de una aplicación en la premisa, el software SaaS es escalable y modular.

¡Es por esto que queremos presentarte 3 soluciones!

¿Por qué elegir una aplicación para control de gastos en la nube?

Algunas ventajas

  • ingreso fácil, inmediato y móvil de los informes de gastos,

  • gestión de recibos (escáner integrado o gestión de fotografías de tickets y facturas),

  • solicitud de reembolso en unos pocos clics,

  • validación del reembolso igual de rápido,

  • gestión de pagos conectando con sistemas de contabilidad y/o nóminas,

  • almacenamiento a valor probatorio,

  • optimización de costos: análisis de valor a través de paneles,

  • comunicación interna más fluida,

  • conexión con tu sistema bancario,

  • mejora en la inversión de recursos, tiempo y dinero,

  • ahorro de tiempo, transparencia y satisfacción para solicitantes y gerentes.

Algunos consejos

  1. Para ser eficiente, la herramienta debe poder conectarse con los software existentes en la gestión empresarial: facturación en línea, ERP, gestión de proyectos, contabilidad, nómina, etc.

  2. Un SIRH completo que integra un módulo de gestión de gastos también puede ser una opción interesante.

  3. Verifica la reversibilidad de los datos (en caso de que cambies de proveedor).

  4. Escanea los recibos o toma fotografías través de la aplicación móvil OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres).

Nuestra selección de software en la nube para el control de gastos

Expensya, la aplicación web y móvil inteligente

Expensya va hasta la asesoría. El editor ayuda a las empresas en el desarrollo de una estrategia para gestión de gastos comerciales.

La solución permite, entre otras cosas:

  • una tecnología avanzada de OCR (escáner) que permite la extracción automática de información a partir de la foto de un recibo,

  • un archivo con valor legal (4 certificaciones ISO, incluida la ISO 27001),

  • un cálculo automático de distancia y kilometraje permitido,

  • una categorización de tarifas para una mejor legibilidad,

  • un registro y exportación de asientos contables,

  • una conversión automática de monedas extranjeras,

  • la duplicación y realización de copias de seguridad de los datos de los usuarios en centros de datos altamente seguros en Europa,

  • la interoperabilidad con la aplicación de contabilidad Quickbooks.

N2F, una solución completa e intuitiva

N2F alivia a los empleados, líderes de equipo, contadores y gerentes por igual.

n2f

La solución web y móvil ofrece:

  • un escáner de recibos,

  • el almacenamiento de justificativos (certificación ISO 27001),

  • un cálculo automático del IVA,

  • una visualización de los límites máximos autorizados,

  • una gestión multidivisa,

  • una entrada de kilometraje a través del módulo de Google Maps,

  • el seguimiento de pagos en tiempo real,

  • un seguimiento del presupuesto para viajes de negocios gracias al módulo de informes,

  • interoperabilidad con sistemas de contabilidad y facturación como Sage One, Sage 100c accounting, Sky Business Plan, EBP Horizon, Invoice ASAP.

SAP Concur, gestión centralizada de viajes de negocios e informes de gastos

Una solución para gestionar tanto los gastos comerciales como los viajes de negocios, SAP Concur combina todos sus gastos en una sola plataforma. Gracias al procesamiento centralizado, automatizado y desmaterializado de los datos, la empresa optimiza los procesos, reduce el tiempo dedicado a las tareas administrativas y se asegura de controlar mejor el presupuesto, para finalmente ganar en eficiencia y productividad.

sap-concur

Esta solución te ofrece:

  • la gestión automatizada de informes de gastos, eliminando cualquier entrada manual y cualquier riesgo de olvido o error,

  • un proceso completo para gestionar / validar los gastos: desde la solicitud hasta el reembolso,

  • la reservación de rutas directamente desde la herramienta,

  • la estimación y el cálculo de kilometraje,

  • la integración con otros sistemas para sincronización de datos: ERP, contabilidad, agencias de viajes, etc.

  • el control automático de gastos, especialmente gracias a la definición de reglas de verificación,

  • geolocalización de los empleados,

  • el respeto de la política y el presupuesto de viajes se realiza gracias a la configuración de alertas para cualquier pago más allá de los límites establecidos.

Control de gastos facilitada = productividad y bienestar en el trabajo

Los informes de gastos ya no deberían ser un dolor de cabeza para los solicitantes y empleadores, independientemente del tipo de herramienta utilizada.

Más que una cuestión de economía y gestión, también se trata de productividad, confianza y motivación. ¡En pocas palabras: se trata de bienestar en el trabajo!

La mejor selección de software para tu negocio

SlimPay

SlimPay
El líder europeo en pagos recurrentes
Comenzar
Ver este software

Sage 50cloud Ciel

Sage 50cloud Ciel
Software de contabilidad
Visite el sitio web
Ver este software

Proggio

Proggio
Gestión de tareas y de proyectos colaborativos
Visite el sitio web
Ver este software
Comentar este artículo

Añadir nuevo comentario