Reunión de trabajo: optimízala con 4 trucos

¿Cómo preparar una reunión de trabajo eficaz?

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La reunión de trabajo marca el ritmo de nuestra vida profesional. ¡Y por una buena razón! Es esencial para el buen desarrollo de las actividades de la empresa y la gestión del proyecto.

Sin embargo, depende de los puntos de vista de los participantes ya que alguno/as consideran que las reuniones son inútiles y una pérdida de tiempo. Los objetivos de la reunión han de estar claros para que esta tenga éxito.

Entonces, ¿cuáles son las claves para celebrar una reunión de equipo exitosa? ¿Qué buenas prácticas implementar para que vuelva a tener sentido? ¿Cuántos tipos de reuniones existen?

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¿Qué es una reunión de trabajo?

Una reunión de trabajo consiste en agrupar diferentes personas en aras de lograr ciertos objetivos predefinidos.

Una reunión de trabajo sólo es necesaria cuando necesitamos reunir al grupo de trabajo por algún motivo, como por ejemplo tomar una decisión importante. Salvo en casos excepcionales, evita organizar una reunión con el objetivo de transmitir información de manera "descendente". Un simple correo electrónico basta.

En este sentido, pensar en el objetivo de la reunión con antelación, evita el riesgo de hacer perder el tiempo de los/las participantes.

Los objetivos de la reunión pueden ser de diferentes tipos:

  • establecer un plan de acción,
  • reorganizar un departamento,
  • reorganizar los métodos de trabajo,
  • dar la bienvenida a un nuevo empleado,
  • coordinar los proyectos,
  • negociar, etc.

Una vez que hayas definido claramente tu objetivo, estarás en una mejor posición para entender la dirección que tomará tu reunión y de qué tipo será.

Tipos de reuniones de trabajo

El contenido de la reunión determina su tipo. Algunos de los más comunes son:

  • Reunión de servicio o de revisión: recurrente, se utiliza para hacer un balance de los proyectos actuales en equipo. Fomenta los intercambios entre los participantes
  • Reunión de información: menos participativa que la anterior, se celebra cuando la dirección necesita comunicar elementos realmente importantes (nueva organización, cambio de dirección, compra, etc.).
  • Reunión de crisis o de resolución de problemas: permite desbloquear una situación complicada, resolver conflictos, resolver problemas de comunicación, etc.
  • Brainstorming o tormenta de ideas: es una reunión creativa por excelencia, que conduce a nuevos temas y propuestas para desarrollar el negocio.

Armado/a con todos estos consejos, ahora tienes la clave para proponer reuniones de trabajo realmente relevantes. Ahora pregúntate cómo preparar la reunión.

¿Cómo hacer una reunión de trabajo?

Dado que una reunión exitosa es una reunión bien preparada, tómate el tiempo necesario para seguir los siguientes pasos:

1. Selecciona a los/as participantes adecuado/as

No hay nada más frustrante que la sensación de haber perdido el tiempo con una reunión de negocios en la que no se requería nuestra presencia.

Por eso es necesario seleccionar cuidadosamente a los participantes. Hazte siempre la pregunta: ¿qué empleados/as serán esenciales para alcanzar el objetivo previamente definido?

También debes asegurarte de contar con la confirmación de asistencia de todos los participantes. Esto te permitirá anticipar posibles ausencias y reorganizarte.

2. Planifica la reunión

Así como has elegido el día y hora adecuados, asegúrate de elegir un lugar que también lo sea. Debe ofrecer capacidad suficiente al conjunto de los asistentes.

También recomendamos que evites los cuartos oscuros, ya que la luz artificial es mucho más agotadora para el cerebro que la luz del día.

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© Factor Capital Humano

3. Establece un plan de reunión de trabajo

La organización de una reunión de trabajo eficaz y fluida implica necesariamente la elaboración de un plan. Esto es similar a un orden del día.

Sugerimos que lo construyas así:

  • destaca en tu documento el orden del día; es decir, la lista de temas a discutir, debatir, votar, etc. Debe conducir a la consecución de los objetivos previamente definidos;
  • prioriza los temas a tratar;
  • asigna una cantidad específica de tiempo para cada fase. De esta manera, evitarás desbordarte en ciertos puntos, y por lo tanto, quedarte sin tiempo para ocuparte de los puntos restantes;
  • prevé tiempo extra para las preguntas al final de la reunión.

En esta etapa de la preparación de tu reunión, y si lo consideras necesario, pide a algunos/as participantes que trabajen en los temas que se van a debatir. Para ello, envíales la agenda, indicando los temas de los cuales quieres que se hagan cargo.

4. Prepara el material y los documentos

Finalmente, tómate el tiempo para preparar cuidadosamente tus documentos de trabajo. Son los que hacen que la reunión sea más dinámica y eficiente.

Además, comprueba siempre de antemano la disponibilidad y funcionalidad del equipo que pretendes utilizar (bolígrafos, papel de rotafolio, cable de extensión, etc.).

Por último, si sabes que la reunión se prolongará durante mucho tiempo, un aperitivo o agua siempre son apreciados.

Desarrollo de una reunión de trabajo

Para facilitar una reunión de trabajo es necesario aplicar una serie de buenas prácticas. Para asegurar el éxito total, sigue nuestros consejos:

1. Introduce la reunión

La introducción es importante. Para hacerla bien, debes:

  • empezar a tiempo;
  • recordar el programa y los objetivos de la reunión;
  • hacer un rápido repaso del papel de cada participante;
  • si es necesario, designar un secretario para tomar notas (para preparar las actas) o incluso para gestionar el tiempo.

2. Desarrolla correctamente la reunión

¿Ha comenzado tu reunión de negocios? Como organizador, depende de ti que se desarrolle sin problemas, siguiendo estos consejos:

  • Asegúrate de que la reunión vaya en la dirección correcta. Para lograrlo, haz respetar la agenda y dirige los debates.
  • Asegúrate de que haya una distribución justa de la palabra y anima a todos los participantes a hablar.
  • Anticipa y media los conflictos.
  • Haz buen uso de los documentos de trabajo y los instrumentos de facilitación.
  • Sintetiza y asegúrate regularmente de que la información de los temas sea correctamente comprendida por todos los presentes.
  • Cumple con el horario establecido para la reunión.

3. Concluye la reunión

¿Hora de terminar la reunión de tu equipo?

Concluye resumiendo los debates y recapitulando las decisiones adoptadas.

Asegúrate de enviar siempre el acta a los participantes de la reunión después: básate en tus notas o en las del secretario y resume los progresos y conclusiones.

Método para tener reuniones de trabajo efectivas

Como hemos visto, es muy posible reinventar la reunión de trabajo, para no percibirla como una pérdida de tiempo. Pero para asegurarte de aportar un verdadero valor añadido a tu reunión: ¡prepárala con rigor y metodología!

Y tú, ¿cómo planeas organizar tu próxima reunión de negocios?

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