Cleemy Notes de frais

El software Cleemy permite automatizar la gestión de los informes de gastos y elimina el papeleo de una vez por todas. Desde el declarante hasta el responsable contable, todos ahorran tiempo.

 Las reglas de gestión son totalmente configurables. De esta manera, Cleemy satisface las necesidades de las pequeñas y grandes empresas, cualquiera que sea el sector de actividad.

El procesamiento de las notas de gastos en tiempo real

Cleemy gestiona todo tipo de notas de gastos (kilometraje, hotel, comidas, etc.), y automatiza todo el proceso de reembolso de notas de gastos: desde la declaración hasta el reembolso; incluyendo la validación, el control y la contabilización.

Esta solución en SaaS también va acompañada de una aplicación móvil dotada de una interfaz ergonómica y fácil de usar. Cleemy simplifica la elaboración de las notas de gastos durante todo el proceso de tratamiento:

• Se simplifica la declaración de las notas de gastos. Una vez escaneado el recibo, la tecnología OCR lee automáticamente la información y extrae los datos relevantes: tipo, cantidad, fecha, proveedor, moneda, etc. Los forfait y las imputaciones analíticas se asignan de acuerdo al perfil del declarante y el sistema de autocompletado facilita el trabajo de declaración.
• La declaración de un informe de gastos desencadena el envío de una notificación de validación al mánager. El mánager puede rechazar completamente un gasto dentro del informe de gastos y validar el resto. Una vez validado, el informe de gastos se dirige a la interfaz de control del contable.
• Cleemy también ofrece la opción Anytime, una flota de tarjetas de crédito que envía automáticamente todas las transacciones realizadas en la herramienta de Cleemy al informe de gastos.

Cleemy facilita la tramitación administrativa de las notas de gastos y evita dolores de cabeza.

Cleemy es la solución ideal para ahorrar tiempo a vuestros equipos y optimizar vuestros procedimientos de gestión de notas de gastos. Tanto si los usuarios son comerciales itinerantes, técnicos de intervención, ingenieros en misión, … Cleemy está ahí para ellos.

Cleemy hace más fluida la validación de los informes de gastos por parte del mánager:

• No más informes de gastos extraviados ni recibos estropeados en el fondo de los bolsillos.
•  Los controles están automatizados de acuerdo a los perfiles de los empleados supervisados.
•  Un análisis claro de los gastos por empleado, por departamento y por asunto.

Un ahorro de tiempo para el departamento administrativo:

• Se facilita la conciliación de los justificantes con los gastos.
• Una interfaz que permite controlar numerosos informes de gastos a la vez
• Los controles están automatizados, en particular los topes, las asignaciones, etc.
• Las entradas en contabilidad se eliminan gracias a la integración de datos.
• Las contabilizaciones de los pagos se hacen automáticamente.

Un alivio para los empleados:

• No es necesario esperar meses para el reembolso, el tratamiento de las notas de gasto se acelera.
• Más visibilidad sobre el estado de avance del tratamiento, se envía una notificación en cada etapa del proceso. 

Reembolso de gastos de kilometraje

Introducir los gastos de kilometraje puede ser laborioso. Cleemy os permite introducir los gastos de kilometraje simplemente usando las reglas de cálculo específicas de cada organización:

• Cleemy tiene en cuenta los cambios legislativos en el baremo oficial de gastos por kilometraje.
• Reglas de reembolso personalizadas de acuerdo a los perfiles de los empleados.

Cleemy permite automatizar el registro de los gastos de kilometraje simplemente indicando el lugar de salida y el de llegada, o mediante la geolocalización.

Para un seguimiento preciso de los desplazamientos de los empleados, la aplicación móvil de Cleemy toma en cuenta las coordenadas GPS de los teléfonos inteligentes.

Cleemy evalúa automáticamente el coste del trayecto y una simple validación permite que la solicitud de reembolso sea enviada al mánager de referencia.