Kelio Expense Reports es un módulo del SIRH dedicado a la gestión de informes de gastos y gastos comerciales en empresas. Está dirigido a los responsables de RRHH, finanzas y servicios generales de PYMES, ETI y grandes empresas de todos los sectores. Este software permite digitalizar la gestión de los informes de gastos, las dietas por kilometraje y otros gastos, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de la normativa y la integración contable.

Sus principales ventajas son

1. entrada de datos móvil simplificada
2. validación automatizada
3. y una perfecta integración con las herramientas de gestión existentes.

¿Cuáles son las principales características de Kelio Expense Claim?

Captura automática de recibos de gastos

El módulo permite a los empleados capturar fácilmente sus recibos desde un smartphone o un ordenador. La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) lee automáticamente la información esencial (importe, IVA, fecha, proveedor) y rellena previamente los campos del formulario.

• Reduce el tiempo de introducción de datos y los errores manuales

• Se puede introducir a través del teléfono móvil o de la interfaz web

• Reconocimiento de los formatos de recibo habituales

Ejemplo: un comercial puede fotografiar su recibo de hotel en cuanto termina de viajar. El sistema extrae los datos y los envía para su validación sin necesidad de volver a introducirlos.

Validación fluida y trazable de las declaraciones de gastos

El software incorpora un flujo de trabajo de validación personalizable que permite a los gestores procesar rápidamente las declaraciones de gastos.

• Envío automático de notificaciones a los validadores

• Seguimiento en tiempo real del estado de cada declaración de gastos

• Validación remota desde un teléfono móvil

Esto reduce los tiempos de tramitación y evita largos recordatorios, especialmente en el caso de empresas con varias sedes.

Gestión de las dietas por kilometraje

Kelio calcula automáticamente las dietas en función de las distancias declaradas y de los baremos en vigor. La herramienta puede configurarse para adaptarse a la política interna de su empresa.

• Integración con Google Maps para calcular los trayectos

• Tarifas personalizables según el tipo de vehículo

• Gestión de desplazamientos profesionales y personales

Por ejemplo, un técnico puede declarar un desplazamiento en coche entre dos sedes de clientes, con reembolso por kilómetro en función del tipo de vehículo utilizado.

Integración contable y exportación de datos

Los datos introducidos pueden exportarse a programas de nóminas y contabilidad. Esto elimina la necesidad de volver a introducir los datos y garantiza la coherencia de las entradas.

• Conexión con herramientas de contabilidad de terceros (por ejemplo, Sage, Cegid, etc.)

• Estructuración automática de los asientos

• Archivo con valor probatorio durante 10 años

Esta función es esencial para los departamentos de contabilidad que tienen que procesar un gran volumen de gastos cada mes cumpliendo la normativa.

Informes y gestión de gastos

Kelio ofrece cuadros de mando y exportaciones analíticas para el seguimiento de los gastos por departamento, usuario o tipo.

• Seguimiento presupuestario consolidado

• Análisis de partidas de gastos recurrentes

• Exportación Excel o herramientas BI disponibles

Así, un responsable de RR.HH. puede controlar el desvío presupuestario de los gastos de viaje por equipo o por proyecto.

¿Por qué elegir Kelio Notas de Gastos?

• Reducción del tiempo de procesamiento: gracias a la introducción y validación automatizadas de los datos, los gastos se procesan con mayor rapidez.

• Cumplimiento de la URSSAF y de las obligaciones fiscales: el archivo legal de los recibos garantiza el cumplimiento de los procedimientos en caso de auditoría.

• Aumento de la productividad de los equipos de RR.HH. y finanzas: menos tareas manuales, cálculos y exportaciones más fiables.

• Experiencia de usuario sencilla y móvil: adopción más fácil gracias a una interfaz diseñada para los empleados que se desplazan.

• Integración total en el ecosistema de Kelio HRIS: el módulo se integra de forma natural en un entorno de RR.HH. más amplio (tiempo, vacaciones, nóminas).