Factorial Finances es el módulo financiero de la plataforma Factorial que tiene como objetivo automatizar, centralizar y simplificar la gestión

• de los gastos profesionales,
• de las tarjetas de empresa,
• y del seguimiento de proyectos.

Dirigido a responsables de RRHH, managers financieros, contables y directivos de pymes o medianas empresas, permite ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la visibilidad de los costes.

¿Cuáles son las principales funcionalidades de Factorial Finances?

Notas de gastos

El módulo de notas de gastos facilita la introducción, aprobación y reembolso de los gastos profesionales. Los empleados pueden enviar sus gastos, los responsables aprobarlos y el equipo financiero supervisar todo el proceso.

• Creación de gastos manuales o generados automáticamente al pagar con una tarjeta Factorial
• Adjuntar justificantes mediante captura desde móvil u ordenador, con reconocimiento automático (OCR)
• Declaración de gastos de kilometraje según baremos definidos
• Categorización y perfiles contables para preparar la exportación a la contabilidad
• Flujos de aprobación con estados (borrador, aprobado, rechazado, reembolsado)
• Multi-divisa para empleados en viajes internacionales
• Seguimiento mediante paneles de control y exportaciones detalladas

Tarjetas Factorial

El sistema de tarjetas Factorial reduce la necesidad de anticipos y permite un control en tiempo real de los gastos realizados.

• Tarjetas físicas, virtuales y de un solo uso
• Posibilidad de definir límites y activar o desactivar tarjetas según las necesidades
• Sincronización automática con el módulo de notas de gastos
• Notificaciones en caso de transacción o superación de límites

Gestión de proyectos

La gestión de proyectos permite relacionar tiempo de trabajo y gastos con los proyectos para seguir mejor su rentabilidad.

• Creación de proyectos y subproyectos, con presupuestos, fechas y colaboradores asignados
• Registro del tiempo trabajado por proyecto para calcular el coste de mano de obra
• Asignación de los gastos (notas de gastos o tarjetas) a los proyectos correspondientes
• Paneles de control de rentabilidad: seguimiento de costes, horas invertidas y presupuesto restante

Otras funcionalidades útiles

• Posibilidad de exportar los datos preparados según los perfiles contables definidos (a verificar según la compatibilidad del software contable utilizado), para compartirlos con el asesor
• Reembolso de gastos: los gastos aprobados pueden tenerse en cuenta para el reembolso, el modo exacto (integración en nómina o transferencia separada) depende de la configuración local
• Permisos y roles: definición de derechos según empleados, managers y equipo financiero

¿Por qué elegir Factorial Finances?

• Ahorro de tiempo y automatización: OCR, sincronización de tarjetas y flujos reducen la carga administrativa
• Visibilidad en tiempo real: seguimiento claro del estado de los gastos, presupuestos y reembolsos
• Control de costes de proyectos: asociación de gastos y tiempo de trabajo a los proyectos para medir la rentabilidad
• Flexibilidad: distintos tipos de tarjetas, multi-divisa, circuitos de aprobación y categorías personalizadas