8 pasos para convertir sus propuestas de venta en contratos firmados
La propuesta de venta es una herramienta verdaderamente estratégica en el ciclo de ventas. Su objetivo es desencadenar una decisión de compra o la firma de un contrato. Si está bien construida, la propuesta de venta se convierte en una poderosa arma de persuasión, capaz de transformar un simple interés en una venta concreta. De hecho, el 84% de los clientes afirman que prefieren comprar a una empresa capaz de identificar sus necesidades (fuente: Salesforce Research).
Presentado en forma de guía, este artículo detalla cada una de las etapas de la redacción de una propuesta de venta, para que pueda dominarla de forma clara y convincente.
¿Qué es una propuesta de ventas?
Definición general de la propuesta de venta
Una propuesta de venta es un documento formal redactado por un representante comercial para un cliente potencial. Presenta las ventajas de un producto o servicio de forma clara y convincente, destacando su idoneidad para satisfacer las necesidades específicas del cliente.
La propuesta de venta se utiliza con frecuencia en el B2B y es una forma muy eficaz de cerrar una venta. Un estudio realizado por la Asociación de Gestión de Ventas reveló que las empresas que consideran que sus propuestas son eficaces experimentan tasas entre un 40 % y un 50 % superiores de captación de nuevas cuentas y crecimiento de las ventas que las que no lo hacen. Esta correlación pone de relieve la importancia de una propuesta de ventas bien estructurada y relevante para cerrar ventas B2B.
💡 En general, no se utiliza en B2C. Por lo tanto, una propuesta de ventas debe persuadir a tus prospectos de que tu oferta es la que mejor satisface sus necesidades y convencerles de tu experiencia en esta área. Una buena propuesta de ventas convertirá a tus clientes potenciales en nuevos clientes.
Las distintas categorías de propuestas de venta
Existen varios tipos de propuestas de venta, en función de la naturaleza de su oferta. Existen dos tipos de propuestas de venta.
La propuesta de venta solicitada
Una propuesta de venta solicitada se produce cuando los clientes potenciales piden una propuesta.
Se dice que las propuestas son formalmente solicit adas cuando el cliente potencial solicita la propuesta y, en respuesta, la empresa la redacta basándose en las necesidades específicas del cliente potencial. Por ejemplo, los concursos públicos. En este caso, el cliente expresa una necesidad que desea satisfacer. A continuación, las empresas interesadas deben presentar una propuesta comercial estructurada:
- comprensión de la necesidad
- metodología
- planificación,
- tarifas, etc.
En este caso, la propuesta no es una simple oferta: es un documento estratégico, formalmente requerido, que sirve para evaluar la capacidad del proveedor de servicios para responder con pertinencia, rigor y valor añadido.
Las propuestas informales, en cambio, representan situaciones en las que no es necesario formular una propuesta comercial al cliente. Por ejemplo, en una feria, un cliente potencial expresa su interés por un servicio tras una conversación con un representante comercial. Sin pasar por una licitación, piden "una idea del precio y del servicio". En este caso, la propuesta comercial se solicita de manera informal: no se rige por un procedimiento, pero sigue siendo decisiva para iniciar una relación comercial.
Propuestas comerciales no solicitadas
También conocida como propuesta no solicitada o propuesta fría, consiste en una oferta enviada por un representante comercial a un cliente, socio o inversor potencial, pero que no ha solicitado una propuesta.
Este tipo de propuesta requiere una atención especial por parte del oferente, porque utilizada en el contexto y con la persona equivocados, puede considerarse spam.
Es el caso de un agente que envía un correo electrónico no solicitado al director de una empresa en crecimiento, tras estudiar el sector e identificar oportunidades de mejora. En este correo, ofrece sus servicios, detallando soluciones adaptadas a las necesidades específicas de la empresa. En este caso, la propuesta es no solicitada, ya que el correo electrónico se envía de forma proactiva, sin ninguna solicitud previa por parte del destinatario. El objetivo es despertar el interés e iniciar una conversación de ventas.
La diferencia entre una propuesta de venta y un presupuesto
Es frecuente confundir este término con el de presupuesto. Por lo tanto, es importante destacar las diferencias entre estos dos documentos comerciales.
Como hemos definido anteriormente, una propuesta de venta expone detalladamente las necesidades del cliente potencial y los servicios o productos que el agente propone en su beneficio .
En cambio, un presupuesto es un resumen de información sobre los servicios o productos que el agente desea vender al cliente potencial. Incluye
- cantidad
- el precio unitario
- a veces, el plazo de entrega estimado.
La oferta se centra especialmente en el precio. Además, el presupuesto debe indicar explícitamente su periodo de validez, que no es un criterio obligatorio para la conformidad jurídica de una propuesta comercial.
Información esencial previa a la redacción de una propuesta
Elaborar una ficha de cualificación de prospectos
Antes de redactar una propuesta comercial, es esencial investigar al cliente potencial. Hay que conocer su perfil para personalizar al máximo la oferta y responder adecuadamente a sus necesidades. Para ello, este artículo presenta los elementos clave para elaborar una ficha de cualificación de clientes potenciales.
El perfil del cliente potencial
Es fundamental analizar el estatus de la persona con la que se está hablando. ¿Es el responsable de la toma de decisiones un comprador, un directivo o el usuario final?
Sus necesidades pueden ser explícitas o implícitas. Por eso es importante identificar lo que realmente quieren. Para ello, es esencial identificar :
- sus problemas
- sus objetivos
- sus prioridades: ahorro de tiempo, rendimiento, imagen, KPI esperados, etc.
- el grado de urgencia de sus necesidades.
El agente debe acercarse al cliente potencial evaluando el historial de su relación. En otras palabras, si el agente ya ha tenido tratos anteriores con el cliente potencial, o si éste utiliza servicios o productos de la competencia, la propuesta de venta no destacará la misma experiencia.
Su empresa
Debe identificar su sector de actividad y las limitaciones normativas a las que se enfrenta. Para obtener un perfil completo de la empresa de su cliente potencial, también tiene que identificar el entorno competitivo de su sector.
Otros factores que entran en juego a la hora de analizar la actividad de su posible cliente son :
- el tamaño de la empresa: VSE, PYME, ETI, gran cuenta,
- el número de responsables implicados
- la capacidad de inversión.
La ficha de cualificación de prospectos
Para facilitar esta laboriosa investigación, hemos preparado un cuadro resumen en PDF que contiene toda la información clave relativa al cliente potencial. También puede acceder al documento de propuesta de venta para completar más adelante en este artículo.
Herramientas para ayudarle a encontrar clientes potenciales
El software de generación de clientes potenciales permite al equipo de marketing, o directamente a los agentes de ventas, identificar clientes potenciales. Se trata de un proceso que analiza el comportamiento de los visitantes de un sitio web e identifica clientes potenciales basándose en indicadores como el número de clics, la duración de la visita y la tasa de conversión. Aquí tienes una guía completa, que incluye una selección de las mejores herramientas para ahorrar tiempo y perfilar mejor a los clientes potenciales.
El software de prospección de clientes se utiliza para automatizar las tareas de identificación y aproximación a clientes potenciales. Este tipo de software centraliza los datos relativos a la búsqueda de nuevos clientes, haciendo que el proceso sea más eficaz y pertinente. He aquí nuestra selección de las mejores herramientas de prospección de clientes:
8 etapas para escribir un propale
Etapa 1: Portada
En la primera parte, presentará brevemente su empresa. Incluirá los datos de contacto de su empresa:
- nombre de la empresa
- el número de teléfono de la empresa
- el correo electrónico de contacto del comercial que envía la propuesta de venta
- dirección postal
- logotipo
- fecha de la propuesta.
A continuación, es necesario anunciar brevemente su propuesta. Recuerde la solicitud de propuesta en el caso de una propuesta solicitada, o el problema del cliente potencial en el caso de una propuesta no solicitada. A continuación, destaque la experiencia y los valores de su empresa de forma clara y estructurada, para demostrar su capacidad de dar una respuesta óptima a las necesidades expresadas por el cliente potencial.
Nota: esta parte es una de las primeras impresiones que el contacto tiene de la empresa. Por tanto, es esencial que sea distintiva y, al mismo tiempo, que esté en consonancia gráfica con la identidad y los valores de la marca. Además, procura que la estructura sea lo más concisa posible.
Procure no sobrecargar la portada. Para ello, evite insistir demasiado en la presentación de su empresa o utilizar un diseño de página demasiado recargado. El objetivo es no distraer la atención del cliente potencial de la oferta principal.
Paso 2: Resumen
Este paso es opcional, pero muy recomendable. La inserción de un resumen ayuda a estructurar la propuesta y a destacar los diferentes puntos tratados. Esta etapa favorece un acercamiento gradual al cliente potencial, sin abrumarle con información desde las primeras páginas.
Etapa 3: Resumen ejecutivo de la propuesta de venta
El resumen ejecutivo sintetiza el plan de acción propuesto por el agente de ventas. Situado al principio de la propuesta de venta, ofrece al cliente potencial una visión general del contenido.
En esta parte, debes establecer un vínculo de confianza con el cliente potencial. Resumirás la historia de tu empresa, destacando los proyectos y la experiencia profesional que hayas llevado a cabo en los que el problema sea similar al del cliente potencial. Describa los valores y la misión principal de la empresa, y explique cómo se alinean con los requisitos y valores profesionales del prospecto. Redacta este paso, adaptándolo específicamente al perfil y las necesidades del prospecto, para demostrar una comprensión detallada de sus problemas.
💡 En esta página puedes añadir elementos visuales que confirmen tus motivaciones y justifiquen tu experiencia en el campo.
Paso 4: Tu análisis de los problemas del cliente potencial
En el primer párrafo, a partir de la información obtenida durante el proceso de perfilado e identificación de clientes potenciales, redacta tu análisis en detalle. Exponga el perfil que ha elaborado del cliente potencial y el entorno en el que lo ve. Indique
- sus objetivos
- los puntos fuertes y débiles de la empresa
- el entorno competitivo, etc.
Presenta los resultados de tu investigación para demostrar que conoces a fondo su situación. Esto demuestra que has tenido en cuenta todo el ecosistema de la empresa a la hora de elaborar tus recomendaciones.
A continuación, reitera el problema del cliente potencial. Asegúrate de formularlo desde su punto de vista. Haz hincapié en tu comprensión explicando las fuentes del problema y las repercusiones en diversos factores. A continuación, si existen otros retos o amenazas que también puedan afectar a las necesidades del prospecto, facilítalos.
✅ Demuestre su compromiso sin dejar de ser fiel al punto de vista de su cliente. Como resultado, será más probable que el cliente potencial acepte la propuesta. De hecho, si entiendes su problema y reconoces sus objetivos, lo más probable es que la solución que ofrezcas sea pertinente.
Paso 5: Respuestas a los problemas del cliente potencial
Esta parte es el corazón de tu propuesta. Si has conseguido convencer a tu cliente potencial hasta ahora, esta parte determinará si tu solución es lo que necesita. En esta fase se tomará la información expuesta brevemente en la fase de resumen operativo y se ampliará. Indicarás los recursos necesarios para ejecutar el plan, la duración del proyecto, la metodología, la implantación, etc.
El formato de esta parte es bastante libre. Puedes asociar una solución específica a cada problema, o tratar directamente problemas bastante amplios y enumerar las posibles soluciones. Especifique los sacrificios necesarios (costes financieros, tiempo considerable, etc.) para aplicar cada solución. Y, por supuesto, enumere los beneficios. Puede aportar datos de previsiones para reforzar la credibilidad y racionalidad de su proyecto.
Paso 6: El precio
El precio debe estar justificado y revelar el verdadero valor de su oferta, al tiempo que se ajusta al presupuesto del cliente potencial. Puede ilustrar sus precios de forma más atractiva utilizando una tabla en la que se detallen los precios de cada servicio ofrecido.
Determinar el precio y el margen de negociación depende enteramente de usted. Sin embargo, tenga en cuenta que ofrecer opciones de precios maximiza sus posibilidades de cerrar el trato.
En cualquier caso, la propuesta de venta no es un presupuesto y, por tanto, no se centra en el precio, sino en las ventajas de contratar con usted y no con otro agente.
Paso 7: Resumen de sus habilidades
En esta parte, resume todas las razones por las que eres un agente de ventas único, reitera por qué te has comprometido en este proyecto con este cliente potencial y reitera las ventajas y los factores clave de éxito de tu plan. Convence por última vez al cliente potencial de las ventajas que obtendrá de ti y que no obtendrá de la competencia.
Paso 8: Términos y condiciones
Por último, establece los términos y condiciones del contrato para que el cliente potencial pueda pasar a la acción lo antes posible.
Modelo de propuesta de venta
Para ayudarte a redactar una propuesta de venta, hemos preparado un ejemplo en Word que puedes descargarte y en el que sólo tienes que rellenar los campos que faltan.
¿Cómo puede estar seguro de cerrar con su propuesta de ventas?
La propuesta de venta nunca debe verse como una mera formalidad, sino como una palanca estratégica para la conversión. Para maximizar sus posibilidades de cerrar el trato, cada elemento debe estar pensado con rigor, precisión y coherencia. No se trata sólo de responder a una solicitud, sino de :
- demostrar un profundo conocimiento del cliente potencial
- anticiparse a sus expectativas
- proponer una solución clara, ventajosa y creíble.
Siguiendo metódicamente los pasos de esta guía, podrá estructurar su discurso de venta de forma persuasiva. Personalizar el contenido, centrarse en las ventajas y ofrecer información transparente son factores que influyen positivamente en la decisión de compra.
Por último, una propuesta de venta eficaz es aquella que consigue establecer un vínculo de confianza. Tranquiliza a la gente, promueve su experiencia y deja claro el valor añadido de su oferta.
Preguntas frecuentes sobre las propuestas de venta
¿Qué formato debo utilizar para mi propuesta de venta?
El formato de una propuesta de ventas desempeña un papel esencial en su legibilidad, credibilidad e impacto en el cliente potencial. El formato más habitual es el PDF. Por lo tanto, es aconsejable convertir su propuesta a PDF antes de presentarla.
¿Qué estrategia debo adoptar para hacer un seguimiento de una propuesta sin respuesta de un cliente potencial?
Para hacer un seguimiento de una propuesta de venta sin respuesta, espere de 3 a 5 días laborables y, a continuación, envíe un mensaje breve, personalizado y cortés. Recuérdale la fecha en que le enviaste la propuesta, ofrécele tu ayuda y ponte a su disposición para conversar. Si es necesario, varía los canales (correo electrónico, teléfono, LinkedIn) y limítate a 2 o 3 recordatorios espaciados. Mantén un tono profesional, no insistente.
¿Cómo responder a una objeción después de haber enviado una propuesta de venta?
En primer lugar, reformule la objeción para demostrar que la entiende. A continuación, valida la preocupación del cliente potencial, dale una respuesta personalizada destacando el valor de tu oferta y, si es posible, proponle un compromiso. Por último, anime al cliente potencial a hacer más preguntas y concluya positivamente reafirmando su disponibilidad.
Artículo traducido del francés