¿Cómo gestionas tu equipo de ventas? 7 secretos para que sean imparables

Supervisar y gestionar un equipo de ventas es todo un reto.

Los objetivos de su empresa son ambiciosos y usted tiene la gran responsabilidad de ofrecer un rendimiento de ventas muy alto: el crecimiento y el desarrollo de la empresa dependen de ello.

Afortunadamente, puede contar con un equipo de cracks. Para llevar a su equipo a la victoria y alcanzar los objetivos fijados, hay algunas claves que todo jefe de ventas debe saber manejar.

Desde la estructuración del equipo, pasando por tu (ejemplar) papel como gestor, hasta la formación, dirección y motivación de las tropas, te explicamos con detalle todo lo que necesitas saber para gestionar tu equipo con talento.

Empecemos.

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¿Qué papel desempeña un equipo de ventas en una empresa?

Principales funciones y misiones de la fuerza de ventas

La misión principal de la fuerza de ventas es convencer a los clientes potenciales de una empresa para que utilicen sus servicios o compren sus productos. Son responsables de todo el recorrido del cliente: prospección, venta y fidelización.

Para cumplir su misión, el equipo de ventas se basa en un análisis en profundidad de las necesidades y expectativas de los clientes. Esto les permite hacer propuestas personalizadas basadas en el perfil del cliente y responder con precisión a cualquier objeción.

Pero el papel del personal de ventas no acaba ahí:

• Representan la imagen y los valores de la empresa.

• Negocian contratos y condiciones de venta.

• Supervisan el rendimiento de las ventas.

• Vigilan a la competencia.

• Participan en la estrategia global de ventas aportando información.

Centrarse en el papel especial del director de ventas

El director de ventas supervisa a todo el equipo de ventas. Como tal, define los objetivos individuales (y colectivos) de todos los miembros del equipo y se asegura de que se alcancen.

En la práctica, esto significa

• Analizar los resultados clave del departamento de ventas.

• Organizar reuniones y revisiones.

• Actuar como enlace entre la dirección y el equipo sobre el terreno.

• Dirigir al equipo en el día a día.

¿Cuáles son las competencias clave de un equipo de ventas?

La venta no es la única habilidad que hace a un buen vendedor. También están :

• Dominio de las herramientas digitales específicas (CRM, suites ofimáticas).

• buenas habilidades interpersonales y técnicas de comunicación persuasiva.

• habilidades de venta, negociación y gestión de objeciones.

• Gestión del tiempo y organización.

• trabajo en equipo y colaboración con otros equipos.

#1 - Estructuración del equipo de ventas

Ahora vamos a intentar responder a la pregunta: ¿cómo estructura su equipo de ventas?

Funciones y responsabilidades claramente definidas

En cualquier equipo, la organización es esencial para que todo el mundo conozca su área de responsabilidad y pueda operar dentro de ella sin invadir las tareas de sus vecinos. Dependiendo del tamaño de su equipo de ventas, pueden asignarse diferentes funciones:

• Director de ventas encargado de la estrategia,
• Director de ventas (¡tú!) para gestionar el equipo,
• Ejecutivo de cuentas,
• Gestor de éxito del cliente, que se centra en la satisfacción del cliente,
• Asistente de ventas para la administración y el apoyo a la fuerza de ventas.

Ni que decir tiene que cuanto más grande sea tu equipo, más necesitarás integrar roles intermedios de gestión, para mantener lo operativo separado de lo estratégico.

💡 No dudes en programar una reunión para explicar claramente los diferentes roles y haz que el organigrama esté accesible en todo momento.

Además de los roles, también es aconsejable definir claramente las diferentes áreas de actuación de cada persona. Por ejemplo, asignar personas a distintas regiones o países, o a distintos tipos de mercado.

Sí, la competencia en un equipo puede ser buena para el rendimiento, pero hay que tener cuidado de que no se incline hacia el lado oscuro de la fuerza. Si pones a todos tus empleados en el mismo campo de juego, sobre todo si el mercado es de nicho, corres el riesgo de generar mal ambiente entre tus filas. ¡Es contraproducente!

Procesos de venta claros

¿Eres un equipo de ventas y no tienes un proceso de ventas? No, pero ¿hola? Bromas aparte, necesitas ponerte manos a la obra. Si no tienes uno, estarás avanzando a ciegas y haciendo inútil la estrategia de ventas definida aguas arriba. Para tu equipo, es una situación incómoda en la que es difícil orientarse.

👉 ¿Por qué es esencial, si no imprescindible, definirlas? He aquí algunas buenas razones:

• para armonizar las técnicas de venta,
• servir de referencia en caso de dudas o problemas,
• establecer un vocabulario común acorde con la imagen y los valores de la empresa,
• aumentar las posibilidades de cerrar la venta siguiendo un proceso probado,
• evaluar el rendimiento y ver en qué punto del proceso es más eficaz cada persona,
• realizar un seguimiento preciso del progreso de las oportunidades a través del canal de ventas para hacer previsiones,
• gestionar mejor su tiempo identificando más rápidamente las oportunidades más cualificadas.

He aquí un ejemplo de proceso de ventas:

Aunque las etapas de la venta son relativamente las mismas para todos, las técnicas, el vocabulario y el enfoque serán diferentes en cada empresa. ¡Encuentra tu propio estilo!

Herramientas de apoyo

Ya que estamos hablando del proceso de venta, es importante recordar que las herramientas que utiliza para apoyar a su personal de ventas a lo largo del proceso también son importantes.

Además de la considerable autonomía que dan a tu equipo, ciertas herramientas de apoyo a las ventas suponen una enorme ayuda de la que harías mal en prescindir. En general, le ayudan a ser más eficiente en su trabajo y a utilizar el poder de la automatización y la inteligencia artificial para descargar tareas que consumen mucho tiempo, de modo que pueda concentrar sus esfuerzos en las ventas puras.

✅ En resumen, las herramientas son una forma muy importante de apoyo a los equipos.

He aquí algunos ejemplos de lo que pueden hacer estas herramientas:

• automatizar la venta social en LinkedIn,
• generar automáticamente clientes potenciales cualificados en su bandeja de entrada,
• encontrar el correo electrónico o el número de teléfono de un cliente potencial,
• asignar automáticamente puntuaciones a los clientes potenciales,
• utilizar firmas electrónicas para cerrar acuerdos a distancia, etc.

Pero si tuviera que elegir una sola herramienta para comprar, sería por supuesto el CRM (¡que no necesita presentación!). Los hay de todas las formas y tamaños, y cada vez son más los que integran directamente funciones muy útiles para todas las misiones de los vendedores.

Bueno, sí, hay otra que es tan indispensable para usted como para su equipo: el cuadro de mando de ventas (que a veces ya puede estar integrado en su CRM). Los KPI miden los distintos rendimientos, y cada miembro del equipo puede acceder a ellos para supervisar su propio progreso.

#2 - Actuar como un buen jefe de ventas

Predicar con el ejemplo y el respeto

Predicar con el ejemplo no es la principal forma de influir en los demás, es la única.

Albert Einstein

¿Por qué es importante dar ejemplo? Aplicar a uno mismo las normas que impone a los demás demuestra lo importantes que son para el buen funcionamiento del departamento. Además, cuando un directivo se cree por encima de las normas, a menudo se percibe como una falta de respeto y se devalúa por completo el sentido de cumplirlas (¡es humano!).

Estas normas deben pensarse cuidadosamente antes de ponerlas en práctica, ya que los cambios demasiado frecuentes socavan su coherencia y legitimidad (además de ser difíciles de seguir).

💡 No subestimes el poder que tu actitud puede tener en la motivación de todo tu equipo, tienes más de lo que crees. Tu propia energía en el trabajo, tu inversión, tu capacidad de apoyar a los demás, tu transparencia y perseverancia en el sondeo es una actitud muy inspiradora que tirará de todos hacia arriba.

Escuchar y apoyar

En un equipo de ventas, como en cualquier equipo, escuchar a tus compañeros es esencial por varias buenas razones:

• para que se sientan valorados e implicados
• obtener información valiosa para mejorar (cómo funcionan los procesos de venta, opiniones de los clientes, métodos de gestión, áreas de mejora, etc.),

Además, al escuchar de forma activa y sincera, conocerás mejor a cada miembro del equipo. ¿El objetivo? Ofrecerles el mejor apoyo posible.

Asegúrese de que tienen todo lo que necesitan para trabajar al máximo de su potencial. Cada vendedor es un ser humano por derecho propio, y hay que tratarlo como tal, adaptándose (por ejemplo, algunos apreciarán más autonomía, otros más controles regulares).

Como jefe, eres responsable de su rendimiento, pero también de su progreso. Siempre es una buena idea para su empresa contar con personas que puedan mejorar sus competencias y desarrollarse regularmente dentro de la empresa (en lugar de irse a la competencia).

En cierto modo, ¡usted es su entrenador!

Fijar objetivos motivadores y alcanzables

Los buenos objetivos deben respetar siempre dos imperativos: deben ser motivadores y realizables.

Para mantener este equilibrio, debe fijar los objetivos de su equipo basándose al mismo tiempo en los resultados del año anterior.

Por supuesto, también hay que tener en cuenta el contexto. Si su sector se enfrenta a una crisis inesperada, por ejemplo, tendrá que adaptar sus objetivos en consecuencia.

Mantener un rumbo que ya no se corresponde con la realidad sobre el terreno es improductivo y desmotivador. Así que mantente firme, pero adáptate si es necesario. 🤝

#3 - Motivar a tus tropas

La importancia de la motivación

"Ningún problema es insuperable para un vendedor bien motivado.

Scott Adams

Contar con un personal de ventas motivado no es una opción. Desempeñan un papel esencial en su empresa, ya que son el motor del crecimiento de las ventas. Puede que sean sus clientes quienes paguen los sueldos, pero son los vendedores quienes salen a buscarlos. Por tanto, es vital alimentar el deseo de salir a captar clientes y de superarse.

Pero la motivación es algo frágil, y las ventas son un trabajo con muchos altibajos, con periodos de baja moral.

El reto consiste en crear motivación en su equipo y mantenerla de forma regular.

¿Es el dinero la mejor zanahoria?

"A los vendedores sólo les interesa el dinero". "Vendería a su madre para ganar más dinero". Los tópicos sobre los vendedores están muy arraigados.

Entonces, ¿es realmente sólo el dinero lo que les motiva? Según un estudio de Uptoo, sólo el 23% de los vendedores se plantean cambiar de trabajo por el salario.

La motivación es muy compleja y rara vez depende de un único factor.

La remuneración y las primas son una parte importante de la motivación en este trabajo, a veces arduo, en el que hay que trabajar en primera línea. Deben considerarse suficientemente interesantes y compensatorias para que tengan un impacto en la motivación. Para que las primas sean motivadoras, tienen que basarse en criterios precisos y comprensibles, y no estar determinadas por conjeturas. Lo más importante es que recompense el trabajo realizado.

Aunque la paga puede ser un detonante para empezar un nuevo trabajo en algún sitio, no es lo que hará que se queden. El dinero es más un estímulo instantáneo que un motivador duradero.

Lo que realmente motiva a los vendedores

He aquí una lista no exhaustiva de los factores que motivan al personal de ventas:

✅ Cuando los objetivos fijados son ambiciosos, pero no inalcanzables. Es importante que sean realistas, de lo contrario pueden resultar desmotivadores. El esfuerzo necesario para alcanzarlos debe ser razonable. Si el precio a pagar es demasiado alto (menos tiempo en tu vida personal, fatiga, viajes frecuentes, horas extras, etc.), el incentivo para alcanzar tus objetivos disminuye.

✅ Un fuerte espíritu de equipo. Cuando el ambiente es bueno, es un factor de motivación en el día a día. Todo el mundo aporta algo a su manera, se intercambian consejos de organización o productividad, los más veteranos comparten su experiencia y los más jóvenes aportan una nueva perspectiva, etc. ¡No hay que subestimar el poder del apoyo mutuo!

✅ Ser bueno en tu trabajo. Progresar y destacar en lo que haces es una sensación de logro muy agradable. Aporta una sensación de disfrute al trabajo, que es una buena fuente de motivación.

Ser reconocido y recompensado. Cuando uno se esfuerza y consigue buenos resultados, le gusta que se lo reconozcan, es humano (si no, ¿para qué sirve hacer un esfuerzo adicional?). Que tu jefe te dé las gracias delante del equipo o en privado es gratificante y motivador. También es importante celebrar las victorias del equipo organizando una comida en un restaurante o una recepción con bebidas.

No dudes en organizar más de una.

#4 - Dirigir al equipo de ventas

Como jefe de ventas, ésta no es una de las tareas más fáciles. Requiere energía, organización y creatividad para mantener unido a tu equipo. He aquí algunas ideas para dirigir un equipo de ventas.

Rituales

Los rituales son una parte importante de la identidad del equipo. Son momentos más o menos formales que ayudan a mantener los vínculos entre las personas. En una época en la que el teletrabajo está muy extendido, mantienen el sentimiento de pertenencia al grupo, aunque no siempre se esté cara a cara.

He aquí algunos ejemplos

• reuniones diarias tipo scrum, donde cada miembro del equipo comparte sus tareas del día, donde se transmite información importante y donde se pueden hacer preguntas;
• almuerzos o desayunos de equipo semanales o mensuales;
• pausas informales para tomarse un respiro en un día ajetreado.

Desafíos de ventas

Un poco de competición sana y de buen humor puede marcar la diferencia en el rendimiento. Aquí tienes algunas ideas de retos que puedes plantear para estimular la competición:

• El reto del viernes. El que consiga la cifra más alta del mes puede irse antes el último viernes. Un merecido descanso.
• ☃️ El reto de Navidad. Las fiestas navideñas son una época en la que todo se ralentiza, ¡incluidas las ventas! Así que, para evitar este bajón, reúne un buen montón de regalos bien envueltos y, en cuanto un vendedor firme una venta, tendrá derecho a abrir uno.
• 🗓️ El reto anual. Dura un año y recompensa al mejor vendedor con un gran premio (un viaje, por ejemplo). Este tipo de reto es muy motivador.

Eventos especiales

Celebrar las victorias, recompensar los esfuerzos y reforzar el espíritu de equipo son actividades que se salen un poco de lo habitual. Al igual que los rituales, pueden convertirse gradualmente en parte de la identidad de la empresa.

La clásica cena ofrecida por la empresa en un buen restaurante tras alcanzar los objetivos del mes funciona bastante bien. Alternativamente, organizar 1 o 2 seminarios de fin de semana al año es una forma muy eficaz de reforzar los vínculos y el espíritu de equipo.

#5 Forme regularmente a su personal

Para mejorar el rendimiento

Aunque hay muchos tipos diferentes de vendedores, hay una cosa que todos tienen en común: ¡les encanta cambiar!

Hay que decir que los constantes cambios del mercado, unidos a una competencia cada vez mayor, no les dejan otra opción: tienen que adaptarse constantemente y optimizar su forma de trabajar para mejorar sus resultados.

Por eso, para que sus equipos no se sientan desbordados (en lo que respecta a la IA y la automatización, por ejemplo) y estén bien equipados para afrontar la lucha, es necesario formarlos regularmente, ya sea sobre :

• Nuevas herramientas que ahorran tiempo,
• técnicas de venta innovadoras
• información de mercado,
• habilidades y competencias interpersonales para convencer mejor a los clientes potenciales, etc.

Para adquirir nuevas competencias y aumentar rápidamente su rendimiento comercial, piense en Kestio. Esta plataforma todo en uno está diseñada para empresarios y directivos como usted, que tienen días muy ocupados. Te da acceso a más de 50 expertos certificados y a cientos de recursos sobre ventas y prospección. Al unirte a la comunidad, podrás debatir los temas que te interesan con una comunidad de directivos y profesionales de las ventas.

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¿Cómo formar eficazmente a su equipo?

Para que la formación sea realmente eficaz, primero tiene que analizar sus necesidades.

• ¿Actualizar las competencias interpersonales?
• ¿Integrar nuevas herramientas?

Responder a esta pregunta le permitirá definir objetivos claros y mensurables.

A la hora de elegir un programa de formación, asegúrese de que la organización que elija ofrezca contenidos teóricos y prácticos para maximizar el aprendizaje.

Además de estos cursos específicos, introduzca una política de formación continua desde la incorporación de los futuros empleados. Por último, personalice los programas a medida que avanza la carrera del empleado, para permitir un aumento gradual de sus competencias.

#6 Utilizar herramientas para gestionar el rendimiento de las ventas

Herramientas de CRM, prospección e informes

Los programas CRM se han convertido en una parte esencial del trabajo diario de los responsables de ventas. Permiten centralizar todos los datos esenciales sobre prospectos y clientes en una única interfaz.

Los CRM también ofrecen algunas funciones automatizadas muy interesantes. Por ejemplo, pueden utilizarse para notificar a los empleados pertinentes cuando un cliente potencial valida una nueva etapa en su ciclo de conversión (contacto, solicitud de presupuesto, etc.).

Por último, pueden utilizarse para crear cuadros de mando intuitivos y precisos que ofrezcan una visión sencilla de los progresos realizados.

Seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI)

Establecer KPI es absolutamente esencial en las ventas. He aquí los más relevantes:

• Tasa de conversión de oportunidades: para medir la eficacia real de su fuerza de ventas.

• Rotación por vendedor: para medir el rendimiento individual de cada miembro del equipo.

• El número de oportunidades creadas: para medir el número total de oportunidades en un periodo determinado y anticipar futuras ventas.

• La duración media del ciclo de ventas: para medir el tiempo transcurrido entre el primer contacto con un cliente potencial y su conversión.

A usted le corresponde identificar los indicadores más fiables para su empresa.

Adapte su estrategia en función de los resultados

Gracias a una combinación de indicadores clave de rendimiento pertinentes y herramientas de elaboración de informes, dispondrá de una visión de 360° de sus resultados. Una base sólida para optimizar su estrategia en tiempo real. Los procesos de ventas no deben permanecer fijos. Deben evolucionar en función de los datos recogidos sobre el terreno, para que estén totalmente en sintonía con el mercado.

#7 Colaborar con otros departamentos para maximizar el impacto comercial palabras

Los equipos de ventas nunca trabajan solos. Deben compartir constantemente información con los demás sectores de la empresa: marketing, atención al cliente y dirección.

Alinear el equipo de ventas con el de marketing

Los equipos de ventas están en primera línea. Son ellos quienes ponen en práctica los conceptos de marketing y los defienden ante los clientes. Por ello, los comerciales tienen una visión precisa de los argumentos que funcionan... y de los que no.

Al devolver la información al departamento de marketing, estos datos pueden servir de base para optimizar futuras campañas. También funciona a la inversa. Los vendedores deben utilizar un tono de voz y unas técnicas de persuasión acordes con el branding decidido por el equipo de marketing.

Compartir información con el servicio de atención al cliente

El servicio de atención al cliente es la prolongación natural del equipo de ventas. Ratifica por contrato lo que ha sido discutido y negociado previamente por el equipo de ventas. Por lo tanto, la comunicación entre ambos departamentos debe ser perfecta.

Si la información transmitida es incompleta o errónea, puede dar lugar a malentendidos con el cliente y comprometer la relación establecida.

Implicar a la dirección en la estrategia de ventas

Una estrategia de ventas debe integrarse en una estrategia corporativa más global. Para garantizar la alineación entre ambas, los equipos directivos deben participar en las decisiones de ventas.

La dinámica es sencilla. El equipo de ventas recibe información sobre el terreno y la transmite a la dirección. La dirección decide entonces (o no) ajustar sus objetivos de crecimiento en función de la información recibida. Es una situación en la que todos ganan. Los resultados de las ventas influyen en la estrategia de la empresa y viceversa.

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Crear un equipo de ventas sólido, sostenible y de alto rendimiento

Ahora tiene todas las herramientas que necesita para crear un equipo de ventas de éxito. Como director de ventas, su papel es crucial para el éxito de su equipo y de su empresa.

Debe motivar, unir y desarrollar a su personal, comunicarse inteligentemente con otros departamentos de la empresa y comprender las necesidades de la dirección. En resumen. Estás en el centro de lo que está en juego, y hay muchos retos que asumir. Todo depende de ti.