Software de teletrabajo para aumentar la productividad sin tener que controlar

No hay que ser un control freak para estar buscando la monitorización de los empleados.

Gerentes, directores de recursos humanos y trabajadores han tenido que encontrar herramientas para asegurar su desempeño habitual, ahora que el trabajo de forma remota se volvió habitual.

En este contexto, controlar la jornada laboral, aumentar la productividad de la plantilla y asegurar el bienestar del equipo, requiere de contar con el mejor software de control en teletrabajo.

Aunque por ley (nacional y divina) no podrás controlarlo todo, selecciona todas las herramientas para el buen funcionamiento del teletrabajo en tu empresa y mantén todo bajo Ctrl+A.

Existen diferentes dispositivos que han sido diseñados y optimizados para ayudar a gestionar el trabajo de las empresas cuyas plantillas trabajan en remoto o bajo modelos de trabajo híbrido.

Ante un nuevo paradigma en la forma de trabajar en home office, las empresas tuvieron que ocuparse de factores como:

• Asegurar la privacidad de la información y evitar su fuga o pérdida,
• controlar la jornada laboral,
• garantizar la comunicación y el buen trabajo de los equipos,
• respetar la privacidad de las personas.

España cuenta con una ley de teletrabajo (Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia), la cual busca “asegurar las condiciones laborales de teletrabajadoras y teletrabajadores y compaginar las necesidades de flexibilidad y seguridad que son comunes a estos y a las empresas”.

Si bien la instalación de software como Microsoft Teams, Google Workspace y otros que faciliten el teletrabajo, la utilización del software para monitorizar la actividad del ordenador (el acceso a la pantalla del escritorio, el seguimiento específico de la actividad como los sitios que visita, etc.), requiere de:

• La notificación del uso de la herramienta y su funcionamiento por parte de la empresa,
• el consentimiento de los/las trabajadores para su instalación, cuando el equipo sea personal.

Dichos requisitos deben estar recogidos dentro del acuerdo de teletrabajo.

Algunas empresas acuden a sistemas de control que, por ejemplo:

• Limiten la distracción que generan las redes sociales,
• eviten la disminución de la producción cuando las personas combinan la ejecución de tareas con actividades lúdicas o de ocio.

El software para monitorear empleados, sin embargo, puede consistir en un simple sistema para fichar online o en un conjunto de herramientas que aseguren el buen desarrollo de las actividades, como software espías que utilicen la cámara y el acceso al ordenador para seguir de cerca la actividad de la persona.

Como guardianes del buen trabajo y del fortalecimiento de los equipos, en esta comparativa, Appvizer se concentra en detallar herramientas que forman parte del primer grupo.

Asana es una herramienta cuyo propósito consiste en organizar tareas y facilitar la colaboración de pequeños proyectos, hasta iniciativas estratégicas.

A diferencia de otras herramientas de trabajo colaborativo, Asana se organiza de manera que se vuelve una plataforma para sustituir el uso del correo electrónico, al menos internamente. Asana, bien implementada y adoptada, te ayuda a reducir significativamente el flujo de correo electrónico de tu empresa.

• Espacio compartido para centralizar el trabajo y los proyectos de la empresa.
• Vista de listas para ver cuáles tareas son prioritarias y cuándo son las fechas de entrega.
• Cronograma de trabajo para hacer seguimiento de los proyectos a lo largo del tiempo.
• Tableros que permiten definir fácilmente tareas y evitar bloqueos.
• Resumen del proyecto para dotar de contexto y mantener a los equipos coordinados (objetivos, recursos clave, etc.).

Asana cuenta con tres planes diferentes:

• Basic: gratuito para usuarios individuales o equipos que están empezando a gestionar proyectos;
• Premium: 10,99€ usuario/mes;
• Business: 24,99€ usuario/mes.

• La posibilidad de crear reglas y personalizarlas en cuestión de segundos para automatizar las tareas comunes y reducir la posibilidad de errores.
• La opción de solicitar la aprobación de tareas para que todos sigan el avance y sepan cuál es el siguiente paso.
• Las plantillas de proyectos que se adaptan a la forma de trabajar de cada organización.

Google Workspace, que posteriormente pasó a llamarse Google Workspace, es un "kit de negocios" que te ofrece: correo electrónico, calendario, contactos, grupos y un paquete de aplicaciones similar al de Microsoft Office.

Esta suite de programas y soluciones empresariales, está ciento por ciento en la nube y te permite crear archivos de texto, hojas de cálculo y presentaciones directamente en Google Drive.

• Correo electrónico personalizado para los miembros de tu empresa.
• Herramientas de trabajo colaborativo entre las que se encuentran: Gmail, Google Calendar, Meet, Chat, Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios, Sites y muchas otras más.
• Gestión documental.
• Histórico de los documentos trabajados para hacer seguimiento y saber lo que cambió en todo momento.

Google Workspace ha ofrecido sus herramientas gratuitas a los particulares, pero a partir de mediados de 2022 será de pago.

Para las empresas, ofrece cuatro planes diferentes:

• Business starter: 3,20€ usuario/mes;
• Business standard: 8,60€ usuario/mes;
• Business plus: 17€ usuario/mes;
• Enterprise: precios bajo demanda.

• Las funcionalidades prácticas como el lienzo inteligente y las correcciones gramaticales.
• El espacio de almacenamiento ampliado para archivos de Drive.
• La posibilidad de integrarse con aplicaciones como Salesforce o DocuSign.

Pomotodo es una aplicación que asegura el flujo de trabajo eficiente de autónomos y pequeños negocios.

El programa es perfecto para aquellos que quieren aplicar la Técnica Pomodoro. Hecho a la medida del método, fragmenta el tiempo para maximizar tu eficiencia, sin sobrecargarte.

Para los que tienen problemas de autoorganización y autodisciplina, Pomotodo y su funcionalidad de acompañamiento son ideales.

• Lista de tareas con funciones gramaticales como hashtags, prioridad y pins para administrar sub-tareas, recordatorios, repeticiones, etc.
• Generación de reportes semanales detallados.
• Estadísticas de trabajo sobre horas de mayor productividad, etiquetas más usadas, etc.
• Registros a iCalendar y Google Calendar.

Puedes descargar una versión básica de Pomotodo de manera gratuita o acceder a funcionalidades avanzadas por 2,9 euros al mes.

• La facilidad de uso y la interfaz moderna de la herramienta, la cual facilita la aplicación del método Pomodoro.
• El envío de correos de informes semanales que ayudan a llevar el control de la productividad.
• La personalización de las duraciones y los sonidos que acompañan tu trabajo y se adaptan a tu manera de trabajar.

Skype es una de las herramientas de comunicación por mensajería instantánea y videollamada más antiguas y conocidas del mercado.

Con Skype puedes hacer llamadas entre colegas e incluso videoconferencias. De hecho, si requieres llamar a un cliente que no tiene Skype, podrás llamarlo a cualquier dispositivo, en cualquier lugar del mundo.

Para las empresas,Microsoft Teams sustituye a Skype Empresarial Online para llevar a cabo reuniones online .

• Llamadas de audio y videollamadas de alta definición, individuales o grupales.
• Grabación de llamadas y subtítulos en directo.
• Mensajes inteligentes y menciones para llamar la atención de personas específicas.
• Llamadas telefónicas internacionales a fijos y móviles.
• Cifrado integral estándar para conversaciones privadas.

Skype puede descargarse gratuitamente y utilizarse en cualquier dispositivo:

• Escritorio: disponible para Windows, Mac OS X y Linux;
• teléfonos móviles y otros dispositivos como Alexa, Xbox.

• La nueva generación de Skype ofrece mejores características técnicas para chatear, llamar y planear acciones entre colegas, socios y clientes.
• La adquisición de Skype por parte de Microsoft aumentó el alcance de su plataforma, mejorando la cartera de productos y servicios de comunicaciones.
• La posibilidad de realizar llamadas a números de teléfono, a partir del crédito de Skype o una suscripción.

Slack es una plataforma de comunicación, colaboración y coordinación de equipos. En un mismo lugar, empresas de todos los tamaños pueden poner a trabajar a sus equipos de manera eficaz.

Además de simplificar y facilitar la comunicación en contextos de trabajo a distancia, Slack se conecta con otras herramientas y servicios de software que ya utilices para hacer que los flujos de trabajo estén optimizados en todo momento.

• Canales donde todas las personas de las plantillas están presentes y pueden intercambiar mensajes e información.
• Llamadas de voz y videollamadas individuales entre colegas y equipos.
• Historial de mensajes.
• Sede digital para conectar personal, herramientas, clientes y socios.
• Creador de flujos de trabajo y automatización de tareas recurrentes.

Slack cuenta con:

• Un plan gratuito.
• Tres planes de pago:
  • Pro: 6,25 €/mes*
  • Business+: 11,75 €/mes*
  • Enterprise Grid: precio bajo demanda.

• Su versión gratuita no tiene límites de usuarios y permite gestionar la integración con otras aplicaciones para compartir archivos.
• Es ideal para todo tipo de negocios y ofrece soluciones de código, especialmente dedicadas para potenciar los métodos de trabajo de desarrolladores.
• Ofrece compatibilidad con la HIPAA y el complemento de Administración de claves de cifrado.

Trello es un sistema para el trabajo colaborativo que facilita la creación de proyectos y el intercambio de información entre equipos y empresas de todos los tamaños.

Trello trabaja con base en un sistema de tarjeta o chip en el estándar Kanban. Gran aliado de la organización de tareas, con su sistema de columnas, te permite coordinar el trabajo colaborativo, sobre todo cuando los equipos no se encuentran en el mismo lugar.

Las personas pueden visualizar tableros o gráficos e interactuar.

• Diferentes opciones de vistas para la visualización de proyectos: tableros, calendario, mapas, paneles.
• Vista previa de archivos adjuntos, recordatorios, checklist y comentarios.
• Desglose de tareas grandes y complejas.
• Comandos lingüísticos naturales para automatizar acciones comunes.
• Elaboración y personalización de informes.

Trello ofrece:

• Un plan gratuito con hasta 10 tableros por espacio de trabajo.
• Tres planes de pago:
  • Standard: 4€ usuario/mes,
  • Premium: 9€ usuario//mes,
  • Enterprise: 16,50€ usuario//mes.

• Los tableros, listas y tarjetas de Trello permiten organizar y priorizar el trabajo en la empresa, así como los pendientes de la vida personal de forma intuitiva, fácil y flexible.
• Las integraciones posibles a través de power-ups de herramientas como Slack, Confluence, Google Drive, Dropbox y más.
• Los clientes con Premium o Enterprise reciben asistencia por correo electrónico prioritaria.

Toggl Track es una herramienta que permite hacer seguimiento y controlar el tiempo de tus tareas. Con una interfaz intuitiva y simple, según la función que estés utilizando, es una herramienta que te permite ponerle valor a tu trabajo.

• Planeación y fijación de presupuestos.
• Cálculo de salarios para pagar a los/las trabajadores con precisión y a tiempo.
• Informes de tiempo que permiten visualizar las cargas de trabajo y hacer seguimiento a las actividades de los equipos.
• Informes semanales o mensuales para mostrar a los clientes la dedicación del tiempo en cada proyecto.
• Control del tiempo a partir de la aplicación web, de escritorio y móvil.

Toggl Track es gratuito hasta para cinco usuarios. De ahí en adelante, la herramienta propone 3 planes de pago:

• Starter: 8€ usuario/mes;
• Premium: 17€ usuario/mes;
• Enterprise: precios bajo demanda.

• El filtro las entradas de tiempo por proyecto y equipo y visualizarlas por fecha para crear informes y compartirlos con facilidad.
• La posibilidad de hacer proyecciones de rentabilidad (ganancias por cliente, retorno de la inversión, establecimiento de hitos) para comprender mejor cómo trabajan los equipos.
• La interfaz de la herramienta, intuitiva, moderna y colorida.

• El teletrabajo en España está regulado por la Ley 10/2021 que busca asegurar condiciones de trabajo correctas para las personas trabajando a distancia.
• Si bien las empresas están en su derecho de hacer un control de la actividad de los/las trabajadores cuando los mismos se encuentran en home office, las mismas deben informar de los dispositivos instalados en los ordenadores de la empresa y su funcionamiento.
• Más allá de controlar la actividad de las personas, lo que el software de monitorización de empleados busca es ofrecer herramientas para que los equipos sean más eficientes y no vean su ritmo de trabajo afectado ante las nuevas condiciones y modelos.
• Si bien existen herramientas obligatorias como aquellas que ayudan a registrar el horario de trabajo en tiempo real, existen otras que son opcionales y que contribuyen a optimizar:
  • La comunicación entre los equipos,
  • el desarrollo de los proyectos,
  • la preservación de la información de la empresa.
• Escoger las mejores herramientas para tu empresa depende de llevar a cabo un análisis de necesidades, comparar funcionalidades y precios.

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