Ventajas del teletrabajo en 11 puntos clave

Desde que implementar el teletrabajo en las empresas se volvió algo común, sus beneficios salen a relucir regularmente en medios de comunicación y redes sociales: comodidad, autonomía, flexibilidad, mejor conciliación entre vida privada y profesional..., ¡la lista de ventajas del teletrabajo es larga!

Este modelo de trabajo a distancia, posible en parte a la digitalización de procesos a través de una serie de herramientas y dinámicas, ofrece a los empleados la posibilidad de realizar sus tareas fuera de las instalaciones de la empresa, ya sea en casa o en un espacio de coworking, por ejemplo. Sin embargo, un plan de teletrabajo no puede improvisarse: hay que pensarlo, estructurarlo y supervisarlo de forma adecuada.

En esta oportunidad, Appvizer analiza las ventajas y desventajas del teletrabajo -tanto para el empleador como para el empleado- y hace un repaso de algunas buenas prácticas que pueden adoptarse para evitar las dificultades asociadas a este cambio de paradigmas.

Ventajas para la empresa

Tener oficinas y mantenerlas funcionando constituye un coste importante para las empresas... ¡sobre teniendo en cuenta que el precio de los alquileres no deja de aumentar!

Por lo tanto, muchas empresas, especialmente aquellas que no tienen presencia pública, podrían presentar ahorros importantes si implementaran el teletrabajo, incluso a tiempo parcial (rotación de empleados en la oficina, oficina flexible, etc.).

☝️ Hay que tener en cuenta que, además de los gastos asociados al espacio físico en la oficina, también hay gastos de transporte asociados a los viajes de los empleados, que las empresas pagan a través de suscripciones a planes de movilidad.

El tráfico, las huelgas de transporte público, el mal tiempo y por supuesto, situaciones como la reciente pandemia de Coronavirus, son acontecimientos que repercuten en el día a día de las empresas, provocando retrasos y, aún peor, ausencias. El teletrabajador no se ve afectado por este tipo de incidentes.

Gracias a la implantación del teletrabajo, muchas empresas han podido asegurar la continuidad de su actividad.

El teletrabajo es una garantía de flexibilidad y un mejor equilibrio entre la vida laboral y la personal de los empleados. También es un indicador de confianza del empleador en su fuerza de trabajo.

Como resultado, los teletrabajadores se sienten más valorados y motivados, lo que aumenta su compromiso con la empresa y su productividad.

Según un análisis de Obergo sobre los impactos del teletrabajo en 2018:

• El 95% de los teletrabajadores dicen sentir una mejora en su calidad de vida personal;
• El 86% de los teletrabajadores dicen ser más productivos que en el lugar de trabajo.

Algunos perfiles son difíciles de reclutar. Incluso, hay escasez de candidatos en algunos sectores y se vuelve una pena dejar pasar a los mejores talentos por pretender acogerlos únicamente en las instalaciones de la empresa. Veamos dos situaciones:

• Limitaciones geográficas → Un candidato parece perfecto para tu empresa, pero el problema es que vive a 500 km y no tiene planes de mudarse. ¿Por qué perder el derecho de hacerlo parte de tu plantilla, ofreciéndole entonces un contrato ciento por ciento a distancia?
• Diferentes capacidades → El teletrabajo sigue siendo una de las mejores soluciones para que ciertos trabajadores con diferentes capacidades puedan trabajar en condiciones óptimas.

El teletrabajo contribuye a una marca empleador más positiva, puesto que este envía una información que indica:

• El nivel de modernidad de la estructura, sus servicios y productos;
• una tendencia a la autonomía de los empleados y a la gestión participativa, transversal, etc.);
• una conciencia ambiental porque entre menos viajes en coche, menos contaminación.

Existen altas posibilidades de que los anteriores puntos atraigan y ayuden a retener a los talentos más exigentes, sobre todo a aquellos que pertenecen a la generación Y.

Cuando hablamos de teletrabajo, la flexibilidad que aporta a los empleados aparece con frecuencia. Pero no olvidemos que la empresa también gana en flexibilidad y movilidad. Por ejemplo, si razones estratégicas o económicas llevan al empleador a cambiar la ubicación de su sede, el trabajo a distancia ofrece a los equipos la posibilidad de evitar un traslado que puede ser fuente de ansiedad y estrés.

Ventajas para el empleado

Menos tiempo transportándose significan más horas sueño... El ahorro de tiempo suele ser la principal motivación de los empleados que optan por trabajar en remoto.

Además, aquellos empleados que van al trabajo en coche, pueden ahorrar costes por concepto de la gasolina, parqueadero y mantenimiento.

Un empleado a distancia suele tener mayor flexibilidad en cuanto a horarios y organización diaria. Ajustan su horario de trabajo a sus propias necesidades, pero también a los momentos del día en que se sienten más productivos. De este modo, pueden conciliar mejor su vida profesional con su vida familiar, su tiempo de ocio y su propio ritmo.

Además, el teletrabajo y la movilidad son compatibles. Si los acuerdos y textos de la empresa lo permiten, el empleado a distancia puede plantearse perfectamente trabajar fuera de casa. Esto es útil para visitar a los familiares sin tener que tomar días libres, por ejemplo.

Con la difusión de los open-space, los empleados sufren la contaminación acústica y otras tensiones constantes. Desde este punto de vista, trabajar desde la casa permite al usuario que se conecta a través de la web a la oficina, centrarse en las tareas que requieren una intensa concentración, sin sufrir el ruido ni los intercambios superfluos entre compañeros.

Carreras contra el reloj por la mañana, transportes públicos abarrotados, atascos... todo esto se evita gracias al teletrabajo.

Por otra parte, el ambiente malsano que desgraciadamente reina en ciertas estructuras es una fuente de estrés. Trabajar a distancia te permite alejarte de este entorno y reducir el contacto con colegas perjudiciales.

El teletrabajo significa ser responsable de la organización diaria y de la forma de trabajar, por la que los empleados experimentan mayor libertad para:

• Administrar sus horarios de trabajo,
• organizar sus tareas diarias,
• trabajar en un entorno laboral que les convenga,
• vestirse como quieran, etc.

Atrás el formalismo opresivo del mundo empresarial... y ¡arriba el bienestar a la hora de trabajar!

🧐   Pero cuidado: el teletrabajo conlleva algunos desafíos que pueden terminar oscureciendo este bello panorama y con los cuales el Departamento de Recursos Humanos tendrá que lidiar. Revisemos cuáles son.

Algunos empleados experimentan una sensación de aislamiento con el teletrabajo, lo cual puede terminar teniendo un impacto negativo en su bienestar y rendimiento.

Por otra parte, algunas organizaciones adolecen de una falta de conexión entre los equipos remotos y la empresa y esto afecta a la cohesión del equipo y a la cultura de la empresa. Es difícil tener la sensación de estar en la misma empresa cuando nunca se coincide..

💡 ¿Qué solución existe?

Se recomienda planificar momentos de encuentro entre los empleados, como los afterworks, que contribuyen a reforzar el espíritu de equipo. Otros empleadores optan por jornadas presenciales obligatorias, ya sea en las instalaciones de la empresa o en un espacio de coworking.

Trabajar a distancia crea otro problema: la colaboración en los proyectos se complejiza. ¿Cómo están progresando? ¿Cuáles son las tareas que se llevan a cabo? ¿Quién trabaja en qué? Y así sucesivamente.

Lo mismo ocurre con la comunicación, tanto interna como externa, que se complica a distancia. ¿Cómo, por ejemplo, se intercambian documentos o se firman contratos?

💡 ¿Qué solución existe?

Las empresas que apuestan por el teletrabajo son las empresas bien equipadas y digitalizadas. Por ejemplo, están acostumbrados a utilizar programas de videoconferencia como Skype. Y para aumentar su rendimiento a distancia, también utilizan plataformas de colaboración.

Además, las organizaciones más digitalizadas utilizan programas de firma electrónica para llevar a cabo sus procesos de contratación.

Los teletrabajadores están aún más expuestos a los riesgos cibernéticos (phishing, ransomware, etc.) que los empleados de las empresas. Y por una buena razón, las redes domésticas suelen estar menos protegidas que las empresariales.

💡 ¿Qué solución existe?

En primer lugar, debe evitarse a toda costa el uso de equipos personales. El ordenador, por ejemplo, debe ser proporcionado por la empresa y su sistema debe ser actualizado regularmente por la empresa.

Se recomienda entonces utilizar un dispositivo para controlar y asegurar el acceso a las herramientas de la empresa, como un gestor de contraseñas. Esta solución permite conectarse a varios programas de software con un solo clic o compartir contraseñas entre empleados con total seguridad. De este modo, los empleados no tienen que memorizar sus accesos a través del navegador, lo que no es una solución recomendable para el teletrabajo.

Cuando se trata de organizar y gestionar la carga de trabajo, no todos los empleados están en el mismo barco. Algunos se sienten más perdidos que otros cuando su jefe no está ahí para apoyarlos.

💡 ¿Qué solución existe?

La disciplina sigue siendo la clave. Pero ¿por qué no elaborar un horario bien detallado de la jornada laboral? Para una mayor eficacia, este horario debe tener en cuenta los momentos de concentración óptima, pero también los pequeños periodos de inactividad (por ejemplo, trabajar en temas más técnicos por la mañana, reservar momentos específicos para atender los correos electrónicos, etc.).

Para que el teletrabajo funcione, la empresa debe ser capaz de mantener cierto control sobre los empleados, con el fin de simplificar la organización general y mantener la cohesión entre los equipos.

💡 ¿Qué solución existe?

Se recomienda enmarcar el trabajo a distancia hasta cierto punto, para evitar excesos, pero también fuentes de confusión para el empleado.

Esto requiere el establecimiento de normas (mediante una política de teletrabajo o un convenio colectivo, por ejemplo): ¿cuántos días a la semana están autorizados para el trabajo a distancia? ¿Durante qué periodo de tiempo se debe poder contactar con el empleado sin falta? ¿Qué canales de comunicación hay que utilizar?, etc.

Como hemos visto, gracias al teletrabajo, los empleados pueden armonizar mejor su vida profesional y privada.

Sin embargo, muchos de ellos lamentan que la frontera entre ambos tiende a reducirse cuando trabajan desde casa. Los resultados: problemas de concentración, acumulación de horas extras o falta de "desconexión" de la empresa.

💡 ¿Qué solución existe?

Por una vez, el trabajador debe imponerse disciplina y rigor. De ahí la importancia, como hemos mencionado, de fijar tiempos de trabajo realistas y bien estructurados, durante los cuales permanecen centrados al 100% en las misiones que les corresponden. Del mismo modo, es importante establecer (si es posible) una lugar de trabajo dedicado dentro de la propia casa y establecer reglas con los allegados para que no haya interupciones.

La difuminación de la frontera entre la esfera privada y la profesional también conduce a la sobrecarga mental, es decir, a realizar varias actividades y pensar en varias cosas al mismo tiempo. Muchos empleados tienen la tentación, por ejemplo, de gestionar sus tareas domésticas en paralelo a su actividad profesional.

💡 ¿Qué solución existe?

En cuanto al punto anterior hay que ser riguroso. Se recomienda dedicarse únicamente al trabajo durante las franjas horarias dedicadas, y evitar el multitasking que, en contra de lo que podría pensarse, es perjudicial para la productividad.

Por último, el teletrabajo también puede tener un impacto en la salud física. No todo el mundo tiene en casa el equipo adecuado. Algunos incluso se encuentran trabajando desde el sofá.

💡 ¿Qué solución existe?

Los teletrabajadores deben asegurarse de mantener una buena postura de trabajo y las empresas tienen la obligación legal de velar por su bienestar en el marco del trabajo. Por ejemplo, si no tienen un escritorio, es mejor que al menos trabajen en una mesa.

Al mismo tiempo, es aconsejable hacer pausas regulares para levantarse de vez en cuando, moverse y hacer algunos estiramientos. Y, por supuesto, el deporte es más que bienvenido en un contexto de teletrabajo.

En España, el Real decreto ley 28/2020 sobre el teletrabajo establece que para que esta modalidad se ponga en práctica, debe existir una voluntad de ambas partes (empleador y empleado) y, en ningún caso, esta constituye una obligatoriedad. Su implementación, entonces, depende de qué tan benéfica resulte esta práctica y de las condiciones en las cuales se implemente.

Para sacarle el máximo partido al teletrabajo, es importante proceder de conformidad con la ley y anticipar posibles inconvenientes. Por ello, algunos "fracasos" ligados al trabajo a distancia a raíz del encierro forzoso, no deben empañar este modelo: cuando la mayoría de estructuras y empleados lo implementaron, no estaban preparados para ello.

Sin embargo, antes su generalización y dentro de marcos mejor definidos, hay muchas posibilidades de que el teletrabajo se gane el corazón de las empresas y de los españoles en general, cada vez más atraídos por las numerosas ventajas de esta fórmula.