Las 10 etapas del proceso de gestión de orden de trabajo y cómo impulsarla

La orden de trabajo facilita la comunicación entre varias partes: empleador, empleado y cliente dejando por escrito un registro de la intervención.

Hoy en día, la movilidad es fundamental para los modelos de negocios de muchas empresas. Los trabajadores móviles deben tener directivas específicas sobre las intervenciones a realizar fuera de la oficina, del mismo modo deben estar en la capacidad de poder comunicar e intercambiar con los empleados en la sede.

La orden de trabajo es el documento que centraliza estos intercambios, pero ¿Qué debe contener? ¿Cuáles son las ventajas? ¿Cómo hacerla? En este artículo te contamos todo lo que tienes que saber sobre las órdenes de trabajo y cómo automatizar la gestión de las intervenciones.

Una orden de trabajo es un documento que detalla las especificaciones de un servicio (instalaciones, mantenimiento, reparaciones, etc.). La orden de trabajo se convierte en una forma de historial de mantenimiento y suele ser particularmente importante para realizar análisis detallados y mejorar la planificación futura. Una orden de trabajo suele contener:

• descripción del servicio,
• datos de las personas implicadas,
• lugares,
• materiales,
• costos,
• tiempo estimado,
• cualquier dato que sea relevante para la ejecución del servicio.

Ejemplo de una orden de trabajo taller mecanico:

En principio, una orden de trabajo es un documento de comunicación para optimizar la planificación y la organización de los proyectos fuera de la oficina. Entre los aspectos fundamentales que cubre una orden de trabajo:

• Define las reglas de asignación, ejecución, presupuesto y liquidación.
• Planifica las intervenciones: tipo, alcance, fechas y recursos.
• Constituye un documento probatorio y una garantía de los servicios realizados.
• Facilita el seguimiento y monitoreo de las intervenciones.

La orden de trabajo suele ser utilizada por empresas especializadas en servicios: construcción, talleres de carpintería o talleres mecánicos, limpieza, mantenimiento de máquinas, etc.

Las órdenes de trabajo se clasifican de diversas maneras, dependiendo de la industria en cuestión. A continuación, se detallan los principales tipos:

• Internas: Estas órdenes se utilizan para la gestión de activos internos. Un ejemplo común es el mantenimiento de instalaciones propiedad de la empresa, donde se asegura el buen estado y funcionamiento de los recursos propios.
• Externas: estas órdenes son solicitadas por clientes y pueden incluir diversos servicios como:
• Reparaciones en las instalaciones del cliente.
• Instalaciones de equipos o sistemas nuevos.
• Mantenimiento regular o preventivo.

Estas órdenes a menudo incluyen listas de verificación o listas de tareas pendientes ("To do lists") y son fundamentales para evaluar el trabajo de subcontratistas o realizar inspecciones de seguridad. Se utilizan para asegurar que todo cumpla con los estándares requeridos antes de dar por finalizado un trabajo.

Las órdenes de auditoría pueden ser emitidas para ser llevadas a cabo por personal interno o externo. Estas órdenes detallan el alcance, objetivos, criterios y la metodología a seguir. Su propósito es aumentar la transparencia y el control, asegurando que las prácticas empresariales cumplan con las normativas y estándares establecidos.

Una orden contiene las operaciones que describen cada una de las fases de trabajo. Las operaciones se pueden dividir en suboperaciones para profundizar el nivel de detalle. Para completar la información enumerada más arriba en este artículo, una orden de trabajo debe contener:

• Número de la orden.
• Fecha de emisión de la orden de trabajo.
• Nombre del cliente y datos de contacto.
• Tipo de mantenimiento o servicio contratado.
• Descripción del servicio.
• Notas de caso de inconvenientes o variaciones durante la intervención,
• Costo de la intervención y cálculos pertinentes.
• Fecha de entrega o finalización del trabajo.
• Firma del cliente.

Aunque no existe una regla fija para la estructura de la orden de trabajo, la mayoría de los documentos siguen el mismo modelo:

• Encabezado (Datos personales, fechas, números de identificación, etc).
• Descripción.
• Lista de artículos.
• Observaciones.
• Costos y formas de pago.

Aunque los términos orden de trabajo, solicitud de trabajo y orden de compra pueden parecer similares y están interrelacionados en el contexto de las operaciones y el mantenimiento, cada uno tiene un significado y una función distintos dentro de los procesos empresariales.

La principal diferencia entre una orden de trabajo (OT) y una solicitud de trabajo radica en su origen y en cómo se activan.

Una solicitud de trabajo generalmente proviene de personal no especializado en mantenimiento, como los operarios de máquinas, que identifican y reportan un problema. Esta solicitud es evaluada y, si se considera necesaria, se convierte en una orden de trabajo.

Este proceso asegura que las necesidades de mantenimiento sean validadas y priorizadas adecuadamente antes de asignar recursos y personal para resolverlas.

La diferencia entre una orden de trabajo y una orden de compra (PO) está en su aplicación dentro de los flujos de trabajo de mantenimiento.

Mientras que la orden de trabajo especifica las tareas o servicios que deben ejecutarse para mantener o reparar equipos o sistemas, la orden de compra se centra en adquirir los materiales o productos necesarios para llevar a cabo esas tareas.

En muchos casos, una orden de trabajo puede generar una o varias órdenes de compra, particularmente si se requieren piezas especiales o adicionales para completar el trabajo.

El procedimiento inicia cuando se presenta una solicitud de trabajo desde distintos sectores de la empresa. Estas solicitudes pueden ser para:

• mantenimiento,
• reparaciones,
• proyectos especiales
• u otras necesidades de intervención según el departamento.

Tras recibir una solicitud, se procede a formalizar la orden de trabajo. Esta documentación incluye detalles como:

• la descripción del trabajo,
• la ubicación,
• los recursos necesarios,
• y otra información pertinente, y se le asigna un número único para seguimiento.

Las órdenes de trabajo se clasifican por urgencia e importancia. Los criterios de priorización pueden incluir:

• el impacto en la producción,
• aspectos de seguridad,
• o el cumplimiento de normativas.

Con las prioridades establecidas, se asignan los recursos necesarios, que abarcan:

• personal,
• herramientas,
• equipos,
• y materiales.

Se planifica la ejecución de la orden estableciendo fechas y horarios específicos para comenzar y finalizar las tareas.

Se notifica a los empleados o contratistas encargados de la ejecución sobre los detalles y plazos de la tarea asignada.

La tarea se realiza conforme a lo estipulado en la orden de trabajo. Durante esta fase, pueden realizarse ajustes si son necesarios.

Se supervisa el avance de la orden de trabajo para garantizar su cumplimiento según lo programado. Es crucial actualizar cualquier cambio en los planes, tiempo estimado o recursos.

Al completarse la tarea, se cierra la orden de trabajo y se documenta la información relevante, como:

• horas trabajadas,
• costos,
• e información sobre los resultados.

Finalmente, se evalúa el proceso para identificar oportunidades de mejora. Los datos recolectados se utilizan para optimizar la gestión futura de las órdenes de trabajo.

La orden de trabajo en papel aún está vigente y es ampliamente utilizada. El único requisito para hacer una orden de trabajo es saber utilizar alguna herramienta ofimática y darse la tarea de escribir manualmente los datos anteriormente señalados.

Sin embargo, hace mucho tiempo que la mayoría de las empresas han dejado de hacer las órdenes de trabajo a mano, hoy en día muchas compañías utilizan programas como Word o Excel.

Aunque utilizar una plantilla y modificarla suele ser una herramienta práctica y gratuita, estos soportes tienen grandes inconvenientes:

• Riesgo de perder el documento o de efectuar modificaciones indeseadas por una mala manipulación.
• Escritura manual de todas las entradas.
• Imposibilidad de actualizar el documento en tiempo real.

Sin embargo, existen múltiples herramientas capaces de automatizar la generación y la gestión de órdenes de trabajo.

Estos software suelen ser accesibles en línea y contar con una aplicación móvil pensada para iOS y android con el objetivo de facilitar la gestión de servicio de campo.

El principal interés de las herramientas SaaS es que son accesibles desde cualquier lugar: solo necesitas una conexión a internet para empezar a trabajar. Asimismo, las soluciones SaaS ofrecen numerosos beneficios:

• El mantenimiento del programa es realizado por el proveedor del servicio. Por lo tanto, el usuario no tiene que preocuparse por cuestiones de actualizaciones, seguridad o almacenamiento.
• Además, el software se actualiza automáticamente, es decir que el proveedor de servicios agrega nuevas funciones regularmente.
• Las soluciones suelen ser plataformas intuitivas y listas para usar, los usuarios no necesitan conocimientos técnicos, ni formaciones especiales.

Además de las ventajas de cualquier solución en la nube, la gestión de órdenes de trabajo a través de una aplicación SaaS permite:

• Seguimiento del trabajo y comunicación del servicio de campo en tiempo real.
• Accesibilidad desde teléfonos inteligentes o tabletas, incluso con la posibilidad de utilización offline para sitios sin señal.
• Aumento de la productividad al liberar tiempo de trabajo efectivo: el técnico pierde menos tiempo para completar las órdenes de trabajo, al igual que los responsables en el tratamiento y análisis.
• Trazabilidad de las intervenciones.
• Ahorro de tiempo en la supervisión de la producción, preparación de facturas y recibos de pago gracias a la conexión entre la aplicación y el sistema de TI de la empresa.
• Automatización y estandarización de la edición y transmisión de informes de intervención.
• Almacenamiento del historial de intervenciones.
• Gestión documental: agregar fotos y otros archivos adjuntos al informe.
• Mejora de la satisfacción del cliente a través de una buena comunicación y calidad de servicio.
• Personalización y preconfiguración según los sectores.
• Seguridad de datos.
• Mayor capacidad de respuesta según las solicitudes de los clientes.

Kizeo Forms es una solución digital para la recogida de información y generación de informes desde el terreno. Cuenta con una plataforma web y una aplicación móvil (ios y Android).

Características de Kizeo Forms

• Fácil creación de formularios digitales con el sistema de "arrastrar y soltar" y campos inteligentes como: firma digital, geolocalización y fotos.

• Envío de datos ilimitados. 

• Asignación y notificación de tareas al personal en terreno, gracias a los formularios prellenados.

• Generación automática de informes (PDF) y posibilidad de compartir información en tiempo real gracias a escenarios de envío programables.

• Aplicación móvil compatible con iOs y Android. Funciona aún sin conexión a Internet.

• Integración con otros plataformas y sistemas sin pago adicional.

• Asistencia y soporte telefónico gratuito.

++ 2 puntos fuertes de Kizeo forms

1. Precio fijo (pago mensual o anual): ¡una tarifa sin sorpresas al final del mes! Con el pago de una tarifa fija, los usuarios tienen derecho al envío de datos ilimitados y a la creación de formularios (ilimitados igualmente). 

2. Soporte personalizado: Kizeo forms utiliza WhatsApp para comunicar con sus clientes. ¡No es necesario esperar durante días la respuesta de soporte! 

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• Campos inteligentes: firma electrónica, geolocalización automática, campos obligatorios, fotos, etc.

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• Utilización tipo drag and drop para la generación de formularios personalizados.

• Plataforma disponible para Android, iOS y Web.

• Simplificación de la gestión: permisos de usuarios, importar y exportar datos de clientes, enviar Instrucciones.

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1. El cliente puede utilizar una versión gratuita. Sin embargo, el número de envíos y de usuarios es limitado.

2. Utiliza un sistema de tickets para ofrecer soporte al usuario, los usuarios tienen acceso a un portal de asistencia que les permite conocer el estado del ticket mientras la solicitud es procesada. También dispone de soporte vía chat.

La gestión de las intervenciones fuera de la oficina, en particular las órdenes de trabajo, permite a las empresas controlar la producción y optimizar los recursos en términos de tiempo, mano de obra y materiales.

La desmaterialización de la orden de trabajo también alivia el trabajo de los técnicos y empleados en el terreno. 💫

Además, ¡los clientes no se quedan atrás! pueden ser testigos de tu profesionalismo y de la transparencia de tu empresa. ¿Qué más quiere?