Orden de trabajo: qué es, cómo hacer y aspectos fundamentales

Digitaliza y automatiza tus órdenes de trabajo ¡Descubre cómo!

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La orden de trabajo facilita la comunicación entre varias partes: empleador, empleado y cliente dejando por escrito un registro de la intervención.

Hoy en día, la movilidad es fundamental para los modelos de negocios de muchas empresas. Los trabajadores móviles deben tener directivas específicas sobre las intervenciones a realizar fuera de la oficina, del mismo modo deben estar en la capacidad de poder comunicar e intercambiar con los empleados en la sede.

La orden de trabajo es el documento que centraliza estos intercambios, pero ¿Qué debe contener? ¿Cuáles son las ventajas? ¿Cómo hacerla? en este artículo te contamos todo lo que tienes que saber sobre las órdenes de trabajo y cómo automatizar la gestión de las intervenciones.

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Definición de orden de trabajo y conceptos principales

¿Qué es una orden de trabajo?

Una orden de trabajo es un documento que detalla las especificaciones de un servicio (instalaciones, mantenimiento, reparaciones, etc.). La orden de trabajo se convierte en una forma de historial de mantenimiento y suele ser particularmente importante para realizar análisis detallados y mejorar la planificación futura. Una orden de trabajo suele contener:

  • descripción del servicio,

  • datos de las personas implicadas,

  • lugares,

  • materiales,

  • costos,

  • tiempo estimado,

  • cualquier dato que sea relevante para la ejecución del servicio.

¿Para qué sirve?

En principio, una orden de trabajo es un documento de comunicación para optimizar la planificación y la organización de los proyectos fuera de la oficina. Entre los aspectos fundamentales que cubre una orden de trabajo:

  • Define las reglas de asignación, ejecución, presupuesto y liquidación.

  • Planifica las intervenciones: tipo, alcance, fechas y recursos.

  • Constituye un documento probatorio y una garantía de los servicios realizados.

  • Facilita el seguimiento y monitoreo de las intervenciones.

La orden de trabajo suele ser utilizada por empresas especializadas en servicios: construccion, talleres de carpintería o talleres mecánicos, limpieza, mantenimiento de máquinas, etc.

¿Qué debe contener una orden de trabajo?

Una orden contiene las operaciones que describen cada una de las fases de trabajo. Las operaciones se pueden dividir en suboperaciones para profundizar el nivel de detalle. Para completar la información enumerada más arriba en este artículo, una orden de trabajo debe contener:

  • Número de la orden.

  • Fecha de emisión de la orden de trabajo.

  • Nombre del cliente y datos de contacto.

  • Tipo de mantenimiento o servicio contratado.

  • Descripción del servicio.

  • Notas de caso de inconvenientes o variaciones durante la intervención,

  • Costo de la intervención y cálculos pertinentes.

  • Fecha de entrega o finalización del trabajo.

  • Firma del cliente.

Aunque no existe una regla fija para la estructura de la orden de trabajo, la mayoría de los documentos siguen el mismo modelo:

  • Encabezado (Datos personales, fechas, números de identificación, etc).

  • Descripción.

  • Lista de artículos.

  • Observaciones.

  • Costos y formas de pago.

¿Cómo hacer una orden de trabajo?

La orden de trabajo en papel aún está vigente y es ampliamente utilizada. El único requisito para hacer una orden de trabajo es saber utilizar alguna herramienta ofimática y darse la tarea de escribir manualmente los datos anteriormente señalados. 

Ejemplo de una orden de trabajo taller mecanico:

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©Blogspot

Sin embargo, hace mucho tiempo que la mayoría de las empresas han dejado de hacer las ordenes de trabajo a la mano, hoy en día muchas compañías utilizan programas como Word o Excel. Aunque suele ser una herramienta práctica y gratuita, estos soportes tienen grandes inconvenientes:

  • Riesgo de perder el documento o de efectuar modificaciones indeseadas por una mala manipulación.

  • Escritura manual de todas las entradas.

  • Imposibilidad de actualizar el documento en tiempo real.

Sin embargo, existen múltiples herramientas capaces de automatizar la generación y la gestión de órdenes de trabajo. Estos software suelen ser accesibles en línea y contar con una aplicación móvil pensada para iOS y android con el objetivo de facilitar la gestión de servicio de campo.

Soluciones en línea para una gestión 2.0: simplifica la gestión de tus ordenes de trabajo

El principal interés de las herramientas SaaS es que son accesibles desde cualquier lugar: solo necesitas una conexión a internet para empezar a trabajar. Asimismo, las soluciones SaaS ofrecen numerosos beneficios:

  • El mantenimiento del programa es realizado por el proveedor del servicio. Por lo tanto, el usuario no tiene que preocuparse por cuestiones de actualizaciones, seguridad o almacenamiento.

  • Además, el software se actualiza automáticamente, es decir que el proveedor de servicios agrega nuevas funciones regularmente.

  • Las soluciones suelen ser plataformas intuitivas y listas para usar, los usuarios no necesitan conocimientos técnicos, ni formaciones especiales.

Ventajas del software de orden de trabajo en modo SaaS

Además de las ventajas de cualquier solución en la nube, la gestión de órdenes de trabajo a través de una aplicación SaaS permite:

  • Seguimiento del trabajo y comunicación del servicio de campo en tiempo real.

  • Accesibilidad desde teléfonos inteligentes o tabletas, incluso con la posibilidad de utilización offline para sitios sin señal.

  • Aumento de la productividad al liberar tiempo de trabajo efectivo: el técnico pierde menos tiempo para completar las órdenes de trabajo, al igual que los responsables en el tratamiento y análisis.

  • Trazabilidad de las intervenciones.

  • Ahorro de tiempo en la supervisión de la producción, preparación de facturas y recibos de pago gracias a la conexión entre la aplicación y el sistema de TI de la empresa.

  • Automatización y estandarización de la edición y transmisión de informes de intervención.

  • Almacenamiento del historial de intervenciones.

  • Gestión documental: agregar fotos y otros archivos adjuntos al informe.

  • Mejora de la satisfacción del cliente a través de una buena comunicación y calidad de servicio.

  • Personalización y preconfiguración según los sectores.

  • Seguridad de datos.

  • Mayor capacidad de respuesta según las solicitudes de los clientes.

Ejemplos de herramientas para la gestión de órdenes de trabajo

Kizeo Forms

Kizeo Forms es una solución digital para la recogida de información y generación de informes desde el terreno.  Cuenta con una plataforma web y una aplicación móvil (ios y Android).

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Características de Kizeo Forms

  • Fácil creación de formularios digitales con el sistema de "arrastrar y soltar" y campos inteligentes como: firma digital, geolocalización y fotos.

  • Envío de datos ilimitados

  • Asignación y notificación de tareas al personal en terreno, gracias a los formularios prellenados.

  • Generación automática de informes (PDF) y posibilidad de compartir información en tiempo real gracias a escenarios de envío programables.

  • Aplicación móvil compatible con iOs y Android. Funciona aún sin conexión a Internet.

  • Integración con otros plataformas y sistemas sin pago adicional.

  • Asistencia y soporte telefónico gratuito.

++ 2 puntos fuertes de Kizeo forms

  1. Precio fijo (pago mensual o anual): ¡una tarifa sin sorpresas al final del mes! Con el pago de una tarifa fija, los usuarios tienen derecho al envío de datos ilimitados y a la creación de formularios (ilimitados igualmente). 

  2. Soporte personalizado: Kizeo forms utiliza WhatsApp para comunicar con sus clientes. ¡No es necesario esperar durante días la respuesta de soporte! 

MoreApp

MoreApp es una aplicación para la generación de formularios en línea. El software es intuitivo y fácil de usar, gracias a la utilización de Widgets, es posible personalizar el uso de la herramienta según las necesidades de la empresa.

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Características de MoreApp:

  • Campos inteligentes: firma electrónica, geolocalización automática, campos obligatorios, fotos, etc.

  • Generación automática de informes en formato Word, Excel y PDF.

  • Actualización automática de información tan pronto como se complete un formulario.

  • Programación de envíos de formularios automáticos después de rellenados.

  • Utilización tipo drag and drop para la generación de formularios personalizados.

  • Plataforma disponible para Android, iOS y Web.

  • Simplificación de la gestión: permisos de usuarios, importar y exportar datos de clientes, enviar Instrucciones.

++ 2 puntos fuertes de MoreApp

  1. El cliente puede utilizar una versión gratuita. Sin embargo, el número de envíos y de usuarios es limitado.

  2. Utiliza un sistema de tickets para ofrecer soporte al usuario, los usuarios tienen acceso a un portal de asistencia que les permite conocer el estado del ticket mientras la solicitud es procesada. También dispone de soporte via chat.

Una revolución en el mundo del trabajo móvil

La gestión de las intervenciones fuera de la oficina, en particular las órdenes de trabajo, permite a las empresas controlar la producción y optimizar los recursos en términos de tiempo, mano de obra y materiales.

La desmaterialización de la orden de trabajo también alivia el trabajo de los técnicos y empleados en el terreno.

Además, ¡los clientes no se quedan atrás! pueden ser testigos de tu profesionalismo y de la transparencia de tu empresa. ¿Qué más quiere?

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