Guía práctica para crear tu webinar online: consejos y herramientas

Por Anaraya Albornoz
Actualizado el 8 de octubre de 2020, públicado inicialmente en abril 2020
online-webinar

El Inbound Marketing sigue siendo una de las mejores estrategias para la adquisición de leads. Gracias a formatos como el online webinar, las empresas pueden experimentar un mejor rendimiento de sus campañas y un mayor crecimiento.

Según el Content Marketing Institute, el 55% de los marketeros B2B han utilizado el webinar para difundir contenido. Un porcentaje destinado a aumentar, gracias a un formato simple y atractivo que no deja de conquistar corazones.

En este artículo, te contamos cómo asegurar el éxito de tus seminarios web a partir de una serie de consejos y herramientas.

¿Qué es y cómo funciona un webinar?

Webinar: ¿qué significa en español?

El término webinar o webinario proviene de la unión de las palabras web y seminario y hace referencia a una reunión interactiva vía internet. Dicha reunión puede adoptar la forma de un curso o taller, cuyo registro suele ser gratuito y durante el cual se realiza la difusión en vivo de contenido de interés.

Una de las ventajas de este formato es que el contenido puede quedar disponible en línea para futura reproducción y consulta.

Características de un webinar

Este tipo específico de formato cuenta con algunas características que lo hacen único e interesante como herramienta de Inbound Marketing o eLearning:

  1. Es dirigida por una o varias personas, expertas en algún tema específico.
  2. Es de carácter interactivo. La audiencia o público puede interactuar con el/la orador/a, a través de un sistema de chat o interfaz de comunicación instantánea. El objetivo consiste en involucrar a los asistentes al seminario web, permitiéndoles enviar sus preguntas en vivo, para las cuales pueda haber una rápida respuesta.
  3. Suelen ser gratuitos, pero los existen también de pago.
  4. Persigue principalmente fines educativos o comerciales.
  5. Involucra el uso de otras herramientas o soportes:
    • formularios de encuestas,
    • presentaciones PowerPoint,
    • contenido para descargar o difundir en redes sociales.
  6. Se vale de acciones que facilitan el intercambio entre quien presenta y quien participa, al ofrecer la posibilidad de:
    • compartir la pantalla para hacer demostraciones sobre una solución, aplicación o extensión,
    • proponer call-to-action en tiempo real,
    • contar con un replay disponible en YouTube u otra plataforma.

Webinar gratuito: ¿Cómo funciona?

La realización de un seminario web parte de la voluntad de compartir un contenido específico. Así, existe una serie de etapas por medio de las cuales se desarrolla el proceso:

  1. Se define el contenido que se va a tratar, según el objetivo que se persiga (obtener más leads, sensibilizar sobre algún tema, fortalecer el posicionamiento, etc.).
  2. Una vez el contenido del seminario está estructurado, se debe establecer una o varias fechas para la difusión del mismo.
  3. Posteriormente, debe llevarse a cabo un trabajo de difusión sobre la logística del webinar y el formulario de inscripción. Ya sea enviando la información vía correo electrónico o difundiéndola por redes sociales.
  4. Los/las interesados/as podrán entonces inscribirse y recibir las instrucciones del desarrollo del seminario, los enlaces de acceso, la plataforma que se va a utilizar, etc.
  5. El día fijado para llevar a cabo el encuentro, se preparará el material necesario y se fijará un tiempo antes de comenzar, para que los/las participantes se conecten.

¿Cómo crear un Webinar gratis o de pago? → 7 consejos prácticos

1. Concibe el contenido

Piensa y desarrolla el contenido completo que quieras compartir. Cuida que el mismo sea pertinente, según tu estrategia de marketing digital. No debes perder de vista que el contenido que vas a compartir debe ofrecer valor a las/los asistentes, por lo que debes asegurarte de incluir información útil, justificada en fuentes fiables y en tu conocimiento como experto/a en el tema.

2. Difunde la información

Genera una landing page para el registro del evento y difunde su enlace en:

  • Redes sociales: acompáñalo de imágenes llamativas y hashtags pertinentes. Puedes, además, valerte de las redes sociales de socios estratégicos o de influenciadores que puedan atraer a más personas.
  • Blog o página web.
  • Anuncios, si cuentas con los recursos y hace parte de tu estrategia de marketing.

3. Selecciona la plataforma

Ahora que ya tienes definido tu contenido, debes encargarte de los detalles técnicos de tu webinar. Existen muchas plataformas para hacerlo, cada una con características y ventajas específicas. Consulta nuestra selección de herramientas para webinars gratuitos o de pago.

La selección de una solución de alojamiento u otra depende del tamaño del evento y el número de participantes.

4. Prepara el material necesario

Emplea auriculares con micrófono o un teléfono, en vez de los micrófonos incorporados en los ordenadores portátiles. Un audio de baja calidad es la mejor manera de arruinar un seminario web.

Ante todo, quieres evitar que el audio resulte metálico o distorsione tu voz. Asegúrate que lo que quieres transmitir está siendo claro y audible para los participantes.

5. Realiza un webinar de prueba

Hagas lo que hagas, no asumas que todo irá bien durante el webinar en vivo, sin antes haber probado el equipo. Realiza al menos una revisión o prueba algunos días u horas antes del evento para asegurarte de que todo el equipo funciona correctamente.

6. Prevé cualquier imprevisto

Si no puedes usar cables de alimentación para tu hardware, asegúrate de tener las baterías del ordenador portátil y de otros equipos, completamente cargadas antes de la transmisión.

Baterías, equipos de respaldo y cables de alimentación a mano, todo debe preverse para no correr el riesgo de que una batería agotada o defectuosa arruine el webinar.

7. Prepara el espacio

Si estás organizando tu webinar desde casa, asegúrate de instalarte en un lugar donde puedas sea poco probable que te interrumpan y la conexión a internet funcione bien. La misma recomendación aplica para cualquier otro lugar desde donde vayas a transmitir (oficina, workplace, etc.).

Mantén el espacio de tu “estudio” limpio y sin desorden, desactiva las notificaciones del ordenador, móvil y cualquier otro dispositivo que pueda distraerte a ti o a tu audiencia.

¿Cuál es la mejor plataforma para hacer un webinar?

Si bien los proveedores de servicios gratuitos aseguran un buen rendimiento de sus plataformas, hay ciertos eventos que no pueden tomar riesgos en términos de una posible interrupción durante la transmisión o un respaldo técnico insuficiente.

Debido a esto, te hemos preparado una selección de herramientas tanto gratuitas como de pago, para que seas tú quien juzgue su pertinencia.

Webinars gratuitos

Hoy en día, organizar un webinar es muy sencillo, gracias a servicios gratuitos que ofrecen, dentro de sus múltiples características, la opción de realizar y distribuir eventos en la red. Algunos de esos servicios son:

  • Herramientas de Google: Estas son completamente gratuitas y permiten realizar vídeo llamadas en directo de alta calidad y la transmisión de datos. Dependiendo del número de participantes que vayas a tener, optarás por una u otra.
    • Google Hangouts (webinar de 5 a 10 participantes),
    • Google Meets (reuniones de hasta 100 participantes),
    • Google Duo (sin límite de usuarios simultáneos).
  • Zoom: Desde reuniones informales hasta demostraciones y videos formativos, este servicio ha conocido un gran auge desde que el teletrabajo se ha vuelto la norma. Su versión gratuita te permite tener reuniones durante 40 minutos, pero el plan de pago no tiene límite de tiempo.
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Plataformas webinar de pago

Las plataformas de pago, por su parte, son generalmente empleadas cuando se está frente a una audiencia ya fidelizada y se requiere asegurar el buen desarrollo de un curso permanente o recurrente.

Para este fin, algunas de las mejores herramientas son:

  • ClickMeeting, un software que te permite organizar reuniones en línea hasta con 25 personas, así como cursos y sesiones de formación digital. Cuenta con una API avanzada que permite la conexión con tu CRM (Gestión de Relaciones con los Clientes) o CMS (Sistema de Gestión de Contenidos).
  • GoToWebinar, una herramienta que facilita la organización de eventos online a gran escala. Gracias a la solución HDFaces, puedes compartir tu cámara web con un solo clic, añadiendo una nueva dimensión a tus presentaciones. La herramienta permite transmitir seminarios web de una duración superior a 10 horas.
  • LiveWebinar, una solución basada en la nube con funcionalidades para la transmisión, grabación de video en vivo y participación de la audiencia. Además incluye análisis personalizados de marca y social broadcasting. Su interfaz API permite la integración con herramientas de automatización como MailChimp, Campaign Monitor o FreshMail.
  • Livestorm, un software dedicado a las comunicaciones profesionales, el cual ofrece la posibilidad de realizar webinars en vivo, pregrabados o automatizados, así como reuniones en línea. La herramienta permite organizar varias sesiones para un mismo webinar, de manera que sea la persona que participa, quien escoge el momento que más le convenga para unirse.

Tabla comparativa de herramientas

                  Plataforma           Gratuito            De pago
ClickMeeting                                                                                         ✅                  
Google Duo                ✅
Google Meets                ✅
Google Hangouts                  ✅
GoToWebinar                  ✅
LiveWebinar                  ✅
Livestorm                  ✅
Zoom                ✅

¿Por qué organizar y realizar seminarios web?

Con las interacciones en línea, ell video y el live convirtiéndose en la norma, tiene sentido que los webinars tengan un futuro brillante por delante.

Son varias las ventajas que este formato te ofrece:

  1. Fácil adaptación a diferentes objetivos dentro de una estrategia de Inbound Marketing, como el de ofrecer contenido de calidad que sume valor a tus clientes.
  2. Ahorro de costes de logística, desplazamiento e instalaciones.
  3. Fortalecimiento de la notoriedad y autoridad de tu empresa.
  4. Intercambio útil de información, el cual ofrece la posibilidad de acceder al contenido después del evento.

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