Cuáles son los gastos profesionales y deducibles de una empresa

Los gastos profesionales son aquellos en los que incurre el trabajador por cuenta ajena, por necesidades de su actividad profesional y que el empresario debe reembolsar.

Pero, ¿qué gastos profesionales son reembolsables? y ¿qué gastos puede deducir un profesional?

En este artículo te ofrecemos una definición de los gastos profesionales, una lista de los distintos tipos de gastos y las condiciones de reembolso. Así mismo, te damos algunos consejos para gestionar tus gastos profesionales y dejamos a tu disposición una plantilla Excel de nota de gastos para que la descargues y lleves la gestión contable de tu empresa más fácilmente.

Los gastos profesionales son aquellos gastos en los que incurre el trabajador en el ejercicio de sus funciones y que el empresario está en la obligación de reembolsar.

Así pues, los gastos profesionales los realiza el empleado en un contexto profesional, a petición y tras la validación de su empleador, para llevar a cabo las misiones que le han sido encomendadas.

El empresario debe reembolsar estas cantidades, previa presentación de una nota de gastos acompañada de los recibos, facturas o tickets que justifiquen la operación.

Como lo hemos dicho previamente, una nota de gastos es un documento que sirve de justificativo de un gasto incurrido por parte de un trabajador durante el desempeño de sus labores.

Generalmente, es la empresa quien define cuál es la información o datos necesarios para que esta sea válida. Estos son algunos de los datos que suelen contener las notas de gastos:

• Nombre del proveedor,
• concepto del gasto,
• importe total,
• fecha.

Estos son algunos de los principales gastos profesionales que suele tener un trabajador:

Se trata de todos los gastos relacionados al desplazamiento del trabajador, por ejemplo, pases de tranvía, metro, autobús o tren, billetes de avión, etc.

El reembolso de estos gastos se hace en función de los importes establecidos por la Agencia Tributaria.

Pueden incluir las comidas compradas fuera del horario de apertura del comedor, durante periodos de formación o trabajo nocturno; o incluso las comidas en un restaurante con un cliente.

En caso de viajes de trabajo durante varios días, bien sea dentro del territorio nacional o al extranjero. También puede referirse a los gastos de alquiler cuando el trabajador es trasladado y se encuentra en búsqueda de una vivienda permanente.

Cuando un empleado necesita equiparse para poder trabajar desde casa o durante los desplazamientos en condiciones satisfactorias: mobiliario, segunda pantalla, silla ergonómica, smartphone, etc.

☝️ Todos estos gastos profesionales deben ser razonables y estar justificados.

Como hemos dicho antes, para ser reembolsados, los gastos profesionales deben:

• Estar justificados por la actividad profesional,
• estar registrados en la contabilidad,
• contar con los documentos que los justifiquen.

Por su parte, la empresa podrá compensar los gastos profesionales de dos maneras:

1. Mediante reembolso de los gastos ocasionados: Posteriormente a la presentación de los justificantes, la empresa procederá a reembolsar los gastos según su política de gastos.
2. Dietas: Este método establece un importe fijo calculado para cubrir los gastos que puede generar el trabajador. Así pues, el empleado no deberá justificar sus gastos, pero todo gasto mayor al importe de dietas no será reembolsado por la organización.

A continuación, te ofrecemos algunos consejos para gestionar los gastos profesionales de tu empresa:

Es posible optar por una compensación en forma de indemnización anual para las profesiones que suelen incurrir en gastos profesionales.

Un presupuesto claro con la estimación de los ingresos y gastos de tu empresa te permitirá mantener el control de tus finanzas y evitar gastos imprevistos producto de la desorganización.

Inspírate en nuestra plantilla de nota de gastos para proporcionar una documentación clara a tus empleados, de modo que puedan reclamar el reembolso de sus gastos profesionales, siguiendo los términos de tu organización y dentro de los límites de tiempo estipulados.

Una herramienta de nota de gastos e ingresos te permite llevar un control de los gastos profesionales en los cuales incurren tus empleados de manera fácil y sencilla. Así mismo, te permite ahorrar tiempo gracias a la digitalización y automatización del proceso.

Cuando hablamos de gastos deducibles en el IRPF nos referimos a aquellos gastos que puedes deducir de tus ingresos y ventas al momento de calcular el beneficio de tu actividad. Es en base a este beneficio que se aplica el IRPF correspondiente.

❗ Es importante destacar que no todos los gastos profesionales son deducibles de impuestos.

Hacienda establece que para que un gasto sea considerado como deducible, este debe:

• Estar vinculado a la actividad económica del profesional,
• tener una correlación entre los ingresos y gastos,
• estar justificado con sus respectivos soportes,
• ser contabilizado en los libros de gastos.

Estos son algunos de los gastos que pueden gozar de una deducción fiscal:

• Sueldos y salarios de los trabajadores,
• Seguridad Social,
• gastos de personal (pensiones, formaciones, etc.),
• gastos de mantenimiento,
• servicios de profesionales independientes,
• servicios exteriores (seguros, electricidad, etc.),
• tributos fiscalmente deducibles,
• consumos de explotación (compra de materia prima, material de oficina, etc),
• amortizaciones de bienes,
• IVA soportado.

Ahora ya estás familiarizado con el concepto, tipos y condiciones de reembolso de los gastos profesionales. Sin un software de gestión de gastos específico, es habitual cometer errores de cálculo.

Imagina el tiempo que puedes ahorrar gracias a la automatización de tus procesos. Ahora piensa en todas las actividades en las que te puedes enfocar durante este tiempo para desarrollar tu negocio, nada mal, ¿cierto?

Cuéntanos en los comentarios qué tipo de herramienta utilizas para tu gestión de gastos profesionales y háblanos de tus experiencias.