Estándar BPMN 2.0: hablar el mismo lenguaje al momento de modelar procesos empresariales

¿Qué es BPMN 2.0? Detrás de este misterioso acrónimo se encuentra la versión más reciente del estándar BPMN, en vigor desde 2011.

Business Process Model and Notation (BPMN) es un estándar para el modelado y notación de los procesos en una empresa. Su principal objetivo es simplificar la representación de los mismos, ya sean procesos comerciales, operativos o procesos de aplicación, para así facilitar su comprensión y ejecución por todos sus usuarios.

CEO, gerente de negocios o persona que trabaja con procesos, si te sientes lost in translation, este artículo se encarga de desentrañar los modelos BPMN, sus desafíos, elementos e implementación.

El estándar BPMN es un estándar de puntuación para el modelado de procesos. Define una forma de representar gráficamente los procesos para que estos sean claros y comprensibles para todos aquellos que puedan utilizarlos:

• Trabajadores,
• gestores responsables de establecer y supervisar los procesos,
• técnicos responsables de la instalación de las herramientas,
• interesados externos, etc.

El estándar BPMN fue creado en 2004 por la Iniciativa de Gestión de Procesos Empresariales (BPM). Desde 2008, el OMG (Grupo de Gestión de Objetos) es el órgano encargado de normalizar la representación de los modelos de sistemas de información.

BPM, o Business Process Management, es la gestión de procesos de negocio. Abarca todos los desafíos de la gestión de procesos:

• Automatizando los flujos de trabajo,
• mejorando la productividad,
• optimizando los procesos,
• modelando los procesos, etc.

Por extensión, "BPM" también puede referirse al software de BPM utilizado para modelar los procesos de una organización.

Su principal reto es facilitar la transición de la fase de diseño y modelado con BPMN de los procesos a la fase de implementación.

Su objetivo es hacer que la comprensión de los procesos se simplifique, tanto para los humanos como para las máquinas. Esto requiere la representación más simple, gráfica e intuitiva posible.

En resumen, la norma BPMN es un lenguaje común para facilitar la transmisión de información relacionada con los procesos en una organización a través de:

• Símbolos,
• una sintaxis específica,
• una semántica propia,
• las reglas de la costumbre.

Al igual que con un idioma vivo, todos los usuarios de la BPMN utilizan elementos comunes normalizados para transmitir el significado en la ejecución de los procesos, pero también para evitar las múltiples interpretaciones y, por consiguiente, el riesgo de una mala interpretación.

¿Cómo haces para que un proceso de modelado sea técnicamente ejecutable? Necesitas "traducir" el proceso organizativo en un proceso ejecutable para pasar del nivel empresarial al nivel técnico.

Así se automatizan los flujos de trabajo para ahorrar tiempo en la ejecución de los procesos. Esto es lo que el estándar BPMN permite al interactuar con el sistema de información de tu organización.

La notación gráfica BPMN puede ser "leída" e interpretada por herramientas dedicadas, llamadas motores de flujo de trabajo, que luego automatizan la ejecución de los procesos usando un Lenguaje de Ejecución de Procesos de Negocios (BPEL).

El BPMN 2.0 incluye un total de 98 elementos visuales, todos ellos objetos útiles para modelar los diagramas de flujo BPMN 2.0. Presentamos las principales aquí.

Los elementos de flujo de trabajo básicos, son:

• La actividad;
• una acción a ser realizada por un humano, una máquina o una aplicación;
• el principio y fin de la actividad.

💡 Especifica un verbo para la redacción de una actividad para indicar una acción y evitar la ambigüedad.

• Flujos de mensajes:
  • Objeto utilizado para indicar la dirección del flujo en un proceso;
  • toman la forma de flechas que materializan la orquestación de las actividades y la lógica del proceso;
  • cada flujo tiene un origen y un destino.
• Conexión o conector:
  • Objeto utilizado para unir o disociar flujos;
  • no representa una acción a realizar;
  • dirige el flujo del proceso, desde la entrada a la salida del proceso;
  • toma la forma de un rombo en cuyo centro un símbolo indica las posibles salidas de flujo (un rombo vacío indica que todas las salidas son posibles).
• Evento :
  • Define una acción que desencadena, interrumpe o influye en un proceso;
  • se distinguen distintos tipos de eventos: el evento de inicio (círculo simple), el evento de fin (círculo grueso) que puede ser múltiple, si son posibles varios fines para un proceso, y el evento intermedio (círculo doble).

👉 Con solo estos elementos, es posible crear y modelar procesos simples. Cuando los procesos se vuelvan más complejos, considera agregar más objetos: veamos cuáles.

Estos objetos se utilizan para identificar el "quién" en un diagrama de procesos y sus responsabilidades en un proceso.

Cabe señalar lo siguiente:

• Piscinas,
• pasillos,
• grupos.

Las piscinas son representaciones gráficas de un participante, que puede ser una entidad o una función. El nombre de la entidad o del papel se convierte entonces en el nombre del grupo en el diagrama.

Los pasillos se utilizan para organizar actividades en una piscina. Lo más frecuente es que materialicen un papel o una subentidad.

💡 Una actividad puede pertenecer a un solo carril.

Los grupos pueden ser usados para agrupar objetos en un corredor. Se materializan en líneas punteadas.

Como su nombre lo indica, estos elementos gráficos se utilizan para simplificar la lectura de los diagramas BPMN. No indican de ninguna manera una acción a realizar.

Estos objetos son:

• Anotaciones, para aportar precisiones o comentarios sobre una acción por ejemplo;
• líneas, para cortar un proceso que es demasiado largo.

¿Te sientes agobiado(a)por toda esta teoría? Es natural. Pero no te preocupes: aunque BPMN 2.0 es una notación altamente codificada y enmarcada, su objetivo sigue siendo simplificar el diseño, el modelado y la ejecución de sus procesos.

Para hacer un diagrama de un proceso de negocio hay que:

1. Identificar aproximadamente un proceso: su comienzo, su final, su objetivo, algunas actividades.
2. Identificar las actividades que se moldearán en este proceso.
3. Ordenar estas actividades según el flujo lógico del proceso.
4. Modelar los procesos utilizando los objetos mencionados anteriormente.
5. Probar y ejecutar tus procesos.

Para ello, es necesario equiparse con las mejores herramientas. Como hemos visto anteriormente, el software BPM te será útil para:

• Modelar tus procesos siguiendo BPMN 2.0 (olvídate de dibujar objetos "a mano" uno por uno),
• automatizar la ejecución a través de un motor de flujo de trabajo.

Mientras que BPM es una disciplina de gestión empresarial, el software de BPM o BPMs es la herramienta que se utiliza dentro de la misma.

BPMN es una notación estandarizada, que se emplea para modelar procesos de negocio, generalmente a través de herramientas BPM o BPMs.

¿Qué software BPM elegir? Los modelistas, los administradores de procesos comerciales o incluso los directores digitales (CDO), encargados de la transformación digital y la gestión de procesos, pueden ahora elegir entre una amplia oferta de software.

Dentro de las herramientas más avanzadas, encuentras algunas destacadas.

BIC Process Design es una herramienta de software BPM de GBTEC. A través de su plataforma, es posible modelar, analizar y optimizar los flujos de trabajo. La creación de mapas de procesos digitales y el control del flujo de trabajo empresarial nunca antes fueron tan claros y transparentes.

Bonita BPM, la solución de automatización de procesos de código abierto de la editorial Bonitasoft, que tiene como objetivo la mejora continua de los procesos. A través de la plataforma es posible reinventar, automatizar y obtener una profunda visibilidad de los procesos empresariales.

Lucidchart es un software de diagramación online que ayuda a personas y empresas a visualizar procesos, sistemas y estructuras organizacionales de manera sencilla. La aplicación te permite crear diagramas de todas las actividades de tu empresa. De esa forma puedes determinar tu proceso de modelización de actividades.

• Una clara notación visual.
• Un formato común que puede ser automatizado.
• Un formalismo sin ambigüedades, comprensible incluso fuera de su organización.
• La interoperabilidad entre varias organizaciones y varios instrumentos.
• Un estándar en evolución a través de una comunidad activa, para satisfacer las necesidades comerciales siempre cambiantes.
• Un consenso empresarial y técnico para el modelado de procesos: BPMN es una notación de referencia.

• BPMN 2.0 o BPMN online, es un estándar de calidad aplicado a los procesos empresariales.
• BPMN (Business Process Model and Notation) es un lenguaje de modelado de procesos de negocio, de aplicación internacional.
• La gestión de procesos no está reservada a las grandes organizaciones que se extienden por todo el mundo. Saber cómo gestionar tus procesos, incluso en una pequeña empresa, te permite tener una visión clara de cómo esta funciona. También permite a los nuevos empleados o analistas de negocio poder incorporarse mejor a la actividad.
• La ventaja de esto es que te permite una fuerte ventaja competitiva frente a otras organizaciones que no usen el estándar.