BPM: el camino hacia la eficiencia completa de tu empresa

Por Clara Cera
El 24/2/21
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El BPM (Business Process Management) es un concepto que todas las organizaciones deben tener en cuenta si quieren seguir siendo competitivas.

Hablamos de un método que tiene que ver con la eficiencia de los procesos empresariales, y que permite a los gerentes tener una visión global y ordenada de la compañía, así como aplicar mejoras y cambios en el desarrollo de las actividades.

Sigue leyendo para descubrir qué es, cómo implementarlo, y qué herramientas BPM te pueden ser de utilidad.

¡Comenzamos! 👇

¿Qué es BPM y para qué sirve?

BPM, abreviatura de Business Process Management (Gestión de Procesos de Negocio en español), es un sistema de gestión de procesos de negocio que tiene en cuenta la tecnología de la información y la totalidad de las áreas de la compañía.

Todas las empresas, ya sean grandes o pymes, se construyen en torno a procesos:

  • operativos,
  • dedicados al soporte,
  • o a la gestión de operaciones.

Dichos procesos abarcan todos los departamentos de la empresa (RR. HH., Calidad, Compras, Ventas...) y pueden ser interfuncionales, lo que dificulta su gestión.

El BPM facilita el desarrollo de los mismos, y proporciona una visión en tiempo real del progreso de las actividades: ¿quién hace qué y cuándo?

Estructura de un BPM

El Business Process Management permite identificar las actividades de una empresa representándolas gráficamente como procesos que contemplan todas las tareas a realizar para conseguir un resultado determinado.

La finalidad de este enfoque es poner en relieve los intercambios humanos, pero también las diferentes interacciones con los sistemas de información de la organización para optimizarlas o incluso automatizarlas mediante una solución de software BPM.

bpm-ejemplo© Openexpo Europe

Objetivo del Business Process Management (BPM)

El principal objetivo de un enfoque BPM es mejorar el rendimiento general de tu empresa y, por consiguiente, de tus resultados.

Al mismo tiempo, la Gestión de Procesos de Negocio, tiene como propósito:

  • identificar los diferentes procesos de la empresa;
  • analizar los procedimientos establecidos;
  • aplicar mejoras implementando nuevas metodologías más eficaces;
  • monitorizar los procesos.

¿Por qué es importante el BPM?

Incorporar el BPM en tu empresa es esencial para poder evaluar todo el recorrido de los procesos que llevas a cabo, desde el inicio hasta el final. Y esto es esencial para detectar tempranamente posibles reajustes de mejora.

Si no conoces los procesos de negocio de tu empresa al detalle, no vas a poder detectar incongruencias ni realizar mejoras. O lo que es lo mismo: tu empresa va a dejar de ser competitiva a más corto o lejano plazo.

Por lo tanto, definir tus procesos incorporando una metodología de trabajo BPM es algo esencial si quieres:

  • optimizar procesos,
  • ser una empresa más eficiente,
  • facilitar la toma de decisiones,
  • minimizar costes,
  • evitar perder tiempo innecesario en tareas de poco valor añadido.

¿Cómo implementar un BPM? → 4 pasos

Implementar un nuevo sistema de gestión de procesos BPM no es difícil, pero implica un cambio que debe estudiarse, planificarse e incorporarse en un sistema ya existente. Por otro lado, es favorable formar al personal, acorde con la nueva metodología de trabajo.

¡Veamos cómo implementar un BPM en 4 pasos!

Paso 1: Define los procesos

Para empezar, es necesario detectar todos los procesos que se llevan a cabo en la empresa. Trata de identificar aquellos más relevantes, estrechamente ligados a los objetivos de tu organización; será conveniente comenzar por ellos.

Cuando los hayas identificado, haz una lista de todos los procesos bien definidos y clasificados según su importancia y orden de implementación BPM.

Paso 2: Escoge tu herramienta BPM

Cada empresa es diferente y, por lo tanto, cada empresa deberá escoger un software BPM acorde a sus objetivos y necesidades.

Valora según:

  • Criterios técnicos. ¿Qué funciones tiene la herramienta? Personalización, memoria, simulación de procesos, exportación de diseños, etc.
  • Criterios no técnicos. Por ejemplo, la cuota mensual o los idiomas disponibles.

¡Con las buenas herramientas trabajamos mejor!

Paso 3: Ejecuta tu herramienta BPM

Ya has listado tus procesos y has adquirido la herramienta adecuada. ¡Momento del cambio!

  1. Define las acciones y los KPI que vas a evaluar.
  2. Automatiza los flujos de trabajo (workflow): define el orden y la jerarquía.
  3. Crea un diagrama por cada proceso.
  4. Integra las aplicaciones necesarias para llevar a cabo los procesos.
  5. Asigna roles y responsabilidades.
  6. Monitoriza los procesos con el fin de detectar pequeñas desviaciones.

Paso 4: Optimiza tus procesos

Analiza los resultados y presenta nuevas propuestas de mejora; ve hacia la automatización de los procesos.

6 beneficios del BPM

Las empresas que utilizan diariamente soluciones de software BPM se benefician de varias maneras:

1. Visión colaborativa y transparencia

La modelización de tus procesos permite observar todos los detalles de cada etapa, lo que genera más confianza en la empresa y su know-how. Además, ayuda a tus empleados a comprender mejor su papel dentro de la organización y, por tanto, a contribuir de forma más eficaz.

2. Más reactividad

Los distintos indicadores te permiten identificar rápidamente las distintas fases de tus procesos. Se pueden proporcionar alertas y notificaciones automáticas para ayudarte a cumplir los plazos.

3. Aumento de la productividad

La visión colaborativa permite, a su mismo tiempo, detectar errores y optimizar los procesos. Y si los procesos están más optimizados, por consecuencia, la productividad va a aumentar.

4. Más trazabilidad

Los distintos intercambios humanos e informáticos están siempre actualizados, de modo que puedes saber rápidamente en qué punto se encuentra el proceso.

5. Control de costes

Se ahorra tiempo en el día a día al automatizar tareas de poco valor añadido. Esto reduce los plazos de entrega y acelera la toma de decisiones, lo que hace que tu empresa sea más eficiente y mejore sus resultados.

6. Control administrativo

De la misma manera, un BPM te permite comprender tu negocio en todo su conjunto:

  • saber qué departamento es más rentable,
  • qué cuentas tienes pendientes,
  • y qué inversiones pueden beneficiarte en un futuro.

Por lo tanto, reiteramos: el Business Process Management te ayuda a mejorar tu competitividad. Además, va a influir en la mejora de la experiencia y la satisfacción del cliente.

Si todos los procesos son claros y eficientes, trabajarás más rápido y acorde con tus objetivos.

Herramientas BPM

Por último, hablemos de herramientas de gestión empresarial.

Si quieres optimizar el flujo de procesos de tu empresa, será imprescindible valorar la adquisición de una herramienta de tecnología BPM que permita organizar de la mejor manera posible tu empresa.

Dichas herramientas, pensadas para el diseño de diagramas, la gestión y la monitorización de tus procesos empresariales, te ayudan a evaluar cómo trabajas y a implementar mejoras rápida y fácilmente.

La elección de tu software BPM va a ser un punto clave en el éxito de tu estrategia de gestión de procesos.

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