Gastos viaje: calcular y contabilizar automáticamente

Todo lo que necesitas saber para gestionar los gastos de viajes

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¿Que sabes sobre la gestión de gastos de viaje? A veces las empresas piden a los empleados que paguen los gastos generados durante los desplazamientos profesionales. Estos gastos incluyen principalmente gastos de representación: viaje (transporte), comidas y alojamiento.

¿Cómo gestionar el reembolso de estos gastos por motivos laborales de una manera simple? ¿Cuáles son reembolsados y en qué medida? ¿Cómo procesar los recibos fácilmente sin perderlos?

Queremos explicar los problemas relacionados con el reembolso de gastos y el tratamiento fiscal. Descubre cómo el uso de un app profesional puede facilitar los procesos en tu empresa u organización.

Contabilizar gastos de viaje y dietas

El Real Decreto 439/2007 define los criterios y condiciones necesarios para que los gastos generados por los empleados puedan entrar en la contabilidad de la empresa y estar exentos de IRPF.

Transporte

  • Los gastos de transporte público serán cubiertos por el total justificado.

  • Los gastos por vehículo propio serán cubiertos por la suma de 0,19€/km.

Manutención y estancia

  • Los gastos por dietas serán cubiertos por el total justificado.

  • Los gastos por estancia serán reembolsados de la siguiente manera:

Con pernocta

  • España 53,34 €/día.

  • Extranjero 91,35 €/día.

Sin pernocta

  • España 26,67 €/día.

  • Extranjero 48,08 €/día.

En el caso de los excesos, al igual que todo gasto no justificado no estará exento de IRPF y tampoco serán deducibles de impuestos. 

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Calcular gasto de gasolina por kilómetros

Para calcular los gastos de gasolina por el uso de un vehículo en el marco de un viaje profesional, la autoridad fiscal publica cada año una escala tributaria para los reembolsos. De este modo, los reembolsos por viajes en automóvil se calculan de acuerdo a la potencia fiscal del vehículo utilizado y al número de kilómetros recorridos.

El reembolso por kilometraje, así como el de las dietas (cantidad y condiciones) suele estar estipulado en el Convenio Colectivo de cada empresa o en el convenio del sector. 

Gastos de viajes deducibles sobre el impuesto de sociedades

En efecto, para las empresas los gastos de viaje son deducibles en el Impuesto sobre Sociedades e incluso en el IVA. 

Para que el IS considere que un gasto es deducible, la empresa debe estar en la capacidad de demostrar que el desplazamiento se realizó por motivos de negocios, asimismo debe ser capaz de presentar los justificativos correspondientes e incluirlos en la contabilidad de la empresa.

Métodos para calcular y controlar los gastos de viaje

Para que los gastos generados por un viaje de negocios sean reembolsados por las empresas, deducibles del Impuesto de Sociedades y del IVA y exentos del IRPF, la empresa u organización debe incluir todos estos costes en su contabilidad y conservar todos los justificativos. Un informe para gestión de notas de gastos, debería contener todos los datos relacionados con el viaje: 

  • la fecha,

  • el lugar,

  • el concepto,

  • la descripción de la actividad,

  • la duración de la misión,

  • el importe,

  • el modo de transporte utilizado, etc.

Para el reembolso de los gastos incurridos por el empleado, este último debe conservar todos los documentos de respaldo. Pero, ¿cómo organizar toda esta información, además de todos los justificativos físicos: facturas, tickets, recibos, etc?

Plantilla Excel: descarga un modelo para control de gastos gratis

Las plantillas de Excel se encuentran entre los métodos más utilizados por los empresarios para el control de los gastos. Excel no solo permite la aplicación de fórmulas para cálculos avanzados, sino que también permite clasificar, filtrar y ordenar las informaciones, además el software permite la realización de tablas dinámicas y gráficos una mejor visualización de los datos.

Excel tiene la ventaja de estandarizar los informes de gastos: lo empleados proporcionan los mismos datos y mucho más rápido. 

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app gastos viaje empresa

Sin duda alguna, la tecnología constituye una de las mejores herramientas que las empresas pueden integrar en su gestión. Facilitar, automatizar y optimizar tanto el control de los gastos como la gestión de los justificativos. En efecto, la app para gastos de viaje cumple dos funciones: gestión de gastos (cálculos automáticos, contabilidad, transmisión, conciliación con tu cuenta bancaria, gestión del límite del gasto, autorizaciones y pagos) y gestión documental (almacenamiento de los justificativos a partir de fotos, escáneres y OCR-Reconocimiento óptico de caracteres-).

La principal ventaja de las aplicaciones empresariales para la gestión de gastos está en que realiza los cálculos automátimente según la legislación y configuración propia de la empresa.

2 aplicaciones para la gestión de gastos de viaje en empresas

Notilus

Notilus es uno de los líderes europeos para gestionar todo el proceso de viaje de negocios: reservas, informes de gastos, facturas, telefonía móvil, etc. La entrada de datos es rápida y fácil gracias al flujo de trabajo de validación automatizada. La solución ayuda a los empresarios a ver de manera clara dónde se están invirtiendo los recursos: tiempo y dinero. 

Características de Notilus:

  • Software es modular: el módulo de gastos está dedicado al control de gastos empresariales.

  • Interfaz intuitiva y fácil de usar.

  • Digitalización de los justificantes de gastos: tecnología OCR.

  • app control de gastos móvil para los trabajadores.

  • Integración con el ERP y certificado por ISO 27001.

Unit4 

Unit4 combina una estructura contable flexible, procesos eficientes y una fácil integración con otras herramientas para brindar visibilidad y control financiero en tiempo real. Unit4 ayuda a introducir datos en el sistema más rápidamente gracias a procesos financieros simplificados y automatizados. 

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Características de unit4:

  • Visibilidad financiera en tiempo real. 

  • Capacidad para adaptarse a todo tipo de estructuras financieras.

  • Integración con sus otros sistemas comerciales.

  • Solución multi-moneda y multilingüe. 

apps para control de gastos: más movilidad y menos restricciones

Existen herramientas intuitivas y prácticas para la gestión de informes de gastos que se adaptan a todo el personal de una empresa: equipos móviles, personal de viaje, personal administrativo y contable, gerentes.

las apps para control de gastos de viaje otorgan cierta autonomía a los empleados gracias a los controles automáticos, las empresas ahorran tiempo de trabajo ¡y toneladas de papel!

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