Todo lo que necesitas saber para gestionar los gastos de viajes

gastos-de-viajes

¿Que sabes sobre la gestión de gastos de viaje? A veces las empresas piden a los empleados que paguen los gastos generados durante los desplazamientos profesionales. Estos gastos incluyen principalmente gastos de representación: viaje (transporte), comidas y alojamiento.

¿Cómo gestionar el reembolso de estos gastos de una manera simple? ¿Cuáles son reembolsados y en qué medida? ¿Cómo procesar los recibos fácilmente sin perderlos?

Queremos explicar los problemas relacionados con el reembolso de gastos y cómo el uso del software para gestionar informes de gastos puede facilitar los procesos en tu empresa u organización.

La mejor selección de software para tu negocio

Expensya

Expensya
¡La gestión de gastos de empresa del mañana!
30 días de prueba gratuita
Ver este software

SeniorConta

SeniorConta
Contabilidad financiera y analítica gratuita para PYMES
Visita el sitio web
Ver este software

Koban

Koban
CRM y automatización de marketing
Visita el sitio web
Ver este software

Gastos viaje: definición

Los gastos profesionales son parte de los gastos comerciales. Estos representan todos los gastos generados por un empleado en el marco de una misión determinada. Generalmente, se trata de un desplazamiento hacia un municipio distinto al lugar de trabajo del empleado, los motivos pueden ser diferentes: capacitación, examen, consulta, etc.

Estos costos pueden ser reembolsados por el empleador, siempre y cuando los empleados justifiquen los gastos anticipados (facturas, recibos, tickets, etc.).

¿Cómo contabilizar dietas y gastos de viaje?

El Real Decreto 439/2007 define los criterios y condiciones necesarios para que los gastos generados por los empleados puedan entrar en la contabilidad de la empresa y estar exentos de IRPF.

Gastos de transporte

  • Los gastos de transporte público serán cubiertos por el total justificado.

  • Los gastos por vehículo propio serán cubiertos por la suma de 0,19€/km.

Gastos de manutención y alojamiento

  • Los gastos por dietas serán cubiertos por el total justificado.

  • Los gastos por estancia serán reembolsados de la siguiente manera:

Con pernocta

  • España 53,34 €/día.

  • Extranjero 91,35 €/día.

Sin pernocta

  • España 26,67 €/día.

  • Extranjero 48,08 €/día.

En el caso de los excesos, al igual que todo gasto no justificado no estará exento de IRPF y tampoco serán deducibles de impuestos. 

gastos-viajes

Calcular gasto de gasolina por kilómetros

Para calcular los gastos de gasolina por el uso de un vehículo en el marco de un viaje profesional, la autoridad fiscal publica cada año una escala tributaria para los reembolsos. De este modo, los reembolsos por viajes en automóvil se calculan de acuerdo a la potencia fiscal del vehículo utilizado y al número de kilómetros recorridos.

El reembolso por kilometraje, así como el de las dietas (cantidad y condiciones) suele estar estipulado en el Convenio Colectivo de cada empresa o en el convenio del sector. 

Gastos de viajes deducibles sobre el impuesto de sociedades

En efecto, para las empresas los gastos de viaje son deducibles en el Impuesto sobre Sociedades e incluso en el IVA. 

Para que el IS considere que un gasto es deducible, la empresa debe estar en la capacidad de demostrar que el desplazamiento se realizó por motivos de negocios, asimismo debe ser capaz de presentar los justificativos correspondientes e incluirlos en la contabilidad de la empresa.

3 métodos para controlar los gastos de viaje

Para que los gastos generados por un viaje de negocios sean reembolsados por las empresas, deducibles del Impuesto de Sociedades y del IVA y exentos del IRPF, la empresa u organización debe incluir todos estos costes en su contabilidad y conservar todos los justificativos. Un informe para gestión de notas de gastos, debería contener todos los datos relacionados con el viaje: 

  • la fecha,

  • el lugar,

  • el concepto,

  • la descripción de la actividad,

  • la duración de la misión,

  • el importe,

  • el modo de transporte utilizado, etc.

Para el reembolso de los gastos incurridos por el empleado, este último debe conservar todos los documentos de respaldo. Pero, ¿cómo organizar toda esta información, además de todos los justificativos físicos: facturas, tickets, recibos, etc?

Hojas de papel 

Quizás para los autónomos, este método de gestión sea suficiente. Apuntar el detalle de los gastos en una libreta para llevar un control interno es posible, sin embargo puede ser clasificado como uno de los métodos más antiguos y menos prácticos. 

En primer lugar, puedes perder la hoja de control de gastos (libreta, cuaderno, etc.) y/o la carpeta con los recibos de un momento al otro quedandote sin respaldo.

En segundo lugar, se trata de una gestión manual y todo lo que puede ser automatizado, debería automatizarse. 

Plantilla Excel: descarga un modelo para control de gastos gratis

Las plantillas de Excel se encuentran entre los métodos más utilizados por los empresarios para el control de los gastos. Excel no solo permite la aplicación de fórmulas para cálculos avanzados, sino que también permite clasificar, filtrar y ordenar las informaciones, además el software permite la realización de tablas dinámicas y gráficos una mejor visualización de los datos.

Excel tiene la ventaja de estandarizar los informes de gastos: lo empleados proporcionan los mismos datos y mucho más rápido. 

plantilla-excel-gestion-gastos

app gastos viaje empresa

Sin duda alguna, la tecnología constituye una de las mejores herramientas que las empresas pueden integrar en su gestión. Facilitar, automatizar y optimizar tanto el control de los gastos como la gestión de los justificativos. En efecto, la app para gastos de viaje cumple dos funciones: gestión de gastos (cálculos automáticos, contabilidad, transmisión, conciliación con tu cuenta bancaria, gestión del límite del gasto, autorizaciones y pagos) y gestión documental (almacenamiento de los justificativos a partir de fotos, escáneres y OCR-Reconocimiento óptico de caracteres-).

Mejores aplicaciones para la gestión de gastos de viaje en empresas

Exaccta Xpens 

Se trata de una aplicación flexible y sencilla. La app de Exaccta Xpens se encuentra disponible desde todos los dispositivos móviles, en tan sólo un clic los empleados pueden informar a los gerentes sobre los gastos incurridos. Además los gastos se actualizan en tiempo real. 

Características de Exaccta Xpens:

  • Homologación por parte de las Agencias Tributarias Españolas.

  • Posibilidad de integrarse con todos los sistemas de información. 

  • Gestión de kilometraje y rutas.

  • Aprobación multinivel.

  • Plugins opcionales para funcionalidades avanzadas, por ejemplo: Recuperación integrada de IVA en más de 40 países.

ForTiming

El editor de ForTiming integra un módulo para la gestión de notas de gastos a su solución. El programa se integra con la solución para el control de tiempos y permite la digitalización de justificantes.

for-timing

Características de ForTiming:

  • Optimización de los flujos de peticiones y validaciones.

  • Gestión calendarios y horarios.

  • Generación de informes con posibilidad de exportación a Excel y CSV.

  • Integración con la solución para control horario.

  • Gestión documental. 

Notilus

Notilus es uno de los líderes europeos para gestionar todo el proceso de viaje de negocios: reservas, informes de gastos, facturas, telefonía móvil, etc. La entrada de datos es rápida y fácil gracias al flujo de trabajo de validación automatizada. La solución ayuda a los empresarios a ver de manera clara dónde se están invirtiendo los recursos: tiempo y dinero. 

Características de Notilus:

  • Software es modular: el módulo de gastos está dedicado al control de gastos empresariales.

  • Interfaz intuitiva y fácil de usar.

  • Digitalización de los justificantes de gastos: tecnología OCR.

  • app control de gastos móvil para los trabajadores.

  • Integración con el ERP y certificado por ISO 27001.

Unit4 

Unit4 combina una estructura contable flexible, procesos eficientes y una fácil integración con otras herramientas para brindar visibilidad y control financiero en tiempo real. Unit4 ayuda a introducir datos en el sistema más rápidamente gracias a procesos financieros simplificados y automatizados. 

unit-4

Características de unit4:

  • Visibilidad financiera en tiempo real. 

  • Capacidad para adaptarse a todo tipo de estructuras financieras.

  • Integración con sus otros sistemas comerciales.

  • Solución multi-moneda y multilingüe. 

apps para control de gastos: más movilidad y menos restricciones

Existen herramientas intuitivas y prácticas para la gestión de informes de gastos que se adaptan a todo el personal de una empresa: equipos móviles, personal de viaje, personal administrativo y contable, gerentes.

las apps para control de gastos de viaje otorgan cierta autonomía a los empleados gracias a los controles automáticos, las empresas ahorran tiempo de trabajo ¡y toneladas de papel!

La mejor selección de software para tu negocio

MiFactura.eu

MiFactura.eu
Control horario de empleados y gestión de tus comerciales
Pruébalo Gratis
Ver este software

Sage 50cloud Ciel

Sage 50cloud Ciel
Software de contabilidad
Visite el sitio web
Ver este software

SlimPay

SlimPay
El líder europeo en pagos recurrentes
Comenzar
Ver este software
Comentar este artículo

Añadir nuevo comentario