Nueva organización laboral: ventajas y desventajas del teletrabajo

Hace ya algún tiempo, un gran número de trabajadores pasaron de una jornada laboral en la oficina, a una completamente en remoto. Asimismo, algunas empresas que ya habían

implementado el teletrabajo dentro de sus prácticas habituales, se vieron en la necesidad de aumentar su frecuencia y enmarcar su funcionamiento.

Ahora, es momento de cuestionarse sobre las posibles desventajas del teletrabajo y cómo lograr determinar un marco más sostenible y adecuado para esta práctica, de manera que no repercuta de manera negativa en el funcionamiento de la empresa.

En este artículo, analizamos algunos aspectos claves del trabajo a distancia. Conoce los pros y contras del teletrabajo, así como algunos aspectos a tener en cuenta para sacarle el mejor provecho.

Ya en otros artículos habíamos hablado sobre la propagación del teletrabajo en España y las ventajas que el mismo proporciona, tanto a las empresas como a los trabajadores.

De manera generalizada, desde hace algo más de un año, varias empresas destacaban el teletrabajo dentro de sus ofertas laborales como una propuesta de valor para el empleado, un tema de negociación al momento de la contratación o un beneficio que la empresa concedía al trabajador.

Esto, claro, amparado en el hecho de que esta modalidad de trabajo conlleva beneficios como:

• Asegurar la continuidad del negocio, aún en condiciones que requieren extrema organización por parte de las organizaciones.
• Crear nuevas oportunidades de crecimiento, siempre y cuando se revise la forma en que todos los actores están organizados y equipados para producir juntos, pero a distancia.
• Facilitar la internalización de las empresas, al hacer que la ubicación de la oficina principal deje de ser una limitación operativa.
• Promover el aumento de la productividad de los trabajadores, al ofrecerles la autonomía para llevar a cabo sus labores en los horarios y condiciones que más les convienen.
• Contribuir a la calidad de vida de las personas, gracias al hecho de pasar menos tiempo en el transporte público y obtener una reducción de costes consecuente, por ejemplo.

Al experimentar con el teletrabajo completo y forzado, las empresas han descubierto el lado oscuro de una promesa que algunos veían solo como una liberación. Veamos cuáles son los inconvenientes del teletrabajo para las empresas y la organización de su trabajo.

El teletrabajo tiende a analizarse únicamente desde el área de recursos humanos. Sin embargo, lo cierto es que su implementación tiene un impacto en la totalidad de operaciones, procesos y métodos de la empresa.

También tiende a pensarse que afecta puntualmente a las personas trabajando a distancia, mas lo cierto es que tienen un impacto sobre toda la plantilla. Esta es una de las razones por las que el teletrabajo no siempre ha sido satisfactorio en el pasado. De hecho, cuando una persona está a distancia, todas lo están. No importa si es el gerente el que teletrabaja y su equipo el que está en la oficina, o viceversa.

En la oficina o a distancia, el trabajo requiere de un respiro y las personas de interacción social. En algunas ocasiones, el trabajo a distancia conlleva situaciones que pueden impactar la vida de los trabajadores y generar fricciones en la empresa cuando:

• Se deja de ver a los colegas,
• no se hacen pausas activas o se sale a tomar aire después de un día de trabajo,
• las realidades se confunden y ya no se sabe si se está durmiendo en la oficina o trabajando en la habitación.

Si consideramos el teletrabajo como una forma de organizar la producción, una cosa está clara: cuando el modo de funcionamiento de la oficina se traslada a un lugar remoto, todas sus disfunciones se amplifican y se ponen en la mira.

Cuando solo algunas personas realizan su trabajo a distancia, se les puede culpar de que las cosas no estén saliendo bien. Sin embargo, cuando toda la empresa entra en modo teletrabajo, los problemas que se constatan dejan de ser individuales y pasan a ser sistémicos.

El teletrabajo no crea nuevos problemas por sí mismo, pero pone de manifiesto todas las disfunciones de la oficina. La distancia revela los puntos débiles de una organización. La prueba está en que todas las empresas que trabajan bien a distancia funcionan bien en la oficina, pero una organización que funciona bien en la oficina no necesariamente está preparada para funcionar a distancia.

Muchos directivos han visto su rol desdibujarse ante la cultura impuesta por el teletrabajo, orientada a los resultados. Es decir, frente al hecho de que la presencia en el trabajo ya no es considerada como una obligación laboral determinante, mientras que la calidad del trabajo realizado y los resultados obtenidos sí.

Debido a lo anterior, los cargos directivos se vieron en la obligación de replantearse su rol y:

• Adoptar una postura de "ayuda",
• practicar un enfoque de "liderazgo de servicio",
• aprender a confiar en sus empleados y abandonar un ansia de control excesivo.

Por último, el teletrabajo puede acarrear un malestar en los empleados y el inicio de su desconexión con la empresa y su cultura.

En la oficina, el trabajador puede refugiarse en el colectivo. A distancia, los intercambios se vuelven más operativos, deben ser cada vez más eficientes, y el vacío de la figura del mánager se constata aún más.

Esto hace que la persona pierda irremediablemente la conexión con la cultura empresarial, con sus colegas y sienta que su trabajo se limita a la ejecución de actividades y no a la construcción de todo un ambiente de trabajo benéfico para su desarrollo profesional.

Cuando una empresa introduce un plan de teletrabajo, una de las primeras preguntas que surgen es "quién podrá optar a él y de qué manera".

Para responder a estas preguntas, en necesario definir una política de organización del trabajo a partir de:

• La definición de horarios, prácticas de colaboración y comunicación, procesos, métodos de toma de decisiones e informes, etc.
• El establecimiento de una cultura y un modo de gestión desde el cual se sepa cómo ejercer liderazgo en una organización con personas trabajando a distancia.
• La implementación de herramientas que permitan realizar todas las tareas con la misma facilidad y fluidez que si todos los trabajadores estuvieran en el mismo sitio.
• La determinación de habilidades "duras" y "blandas" que requerirán las personas para funcionar bajo este contexto.

Más allá de concentrarte en aspectos como el lugar desde el cual los empleados realizan sus labores, lo importante es asegurarte de que la empresa siga produciendo y asegurando un servicio a sus clientes.

En este sentido, lo esencial es enfocarse en cuestiones como:

• Cómo asegurar el trabajo de las personas,
• cómo garantizar que puedan seguir trabajando juntas y de manera colaborativa;
• de qué manera gestionar el personal a distancia.

Por último, no olvides que la práctica hace al maestro. La organización, las competencias y las herramientas no sustituyen a la práctica compartida. No se puede cambiar la organización de la noche a la mañana.

El teletrabajo abarca una multitud de usos colectivos e individuales: cada uno de ellos debe ser objeto de una práctica compartida, de una herramienta, y los empleados deben ser introducidos y sensibilizados a ellas.

Al optar por herramientas en modo SaaS, ciento por ciento en la nube, los trabajadores no necesitan estar in situ para llevar a cabo sus misiones. En cambio, deben asegurar dos condiciones:

• Haber asimilado la cultura empresarial,
• haber entendido los procesos clave del negocio.

Es comprensible que el teletrabajo no le convenga a todo el mundo y, por lo mismo, este no debe ser una imposición (cosa que, afortunadamente, nadie se plantea). Sin embargo, para ciertas personas, debido a su forma de trabajar, sus propias cualidades, su ritmo de trabajo, etc., esta modalidad resulta ideal.

Dependiendo de su cargo, de sus proyectos actuales, etc., una persona puede requerir teletrabajar:

• 5 días a la semana durante un tiempo,
• luego puede que necesite volver a la oficina 5 días a la semana durante un periodo de tiempo para integrar a los nuevos miembros del equipo, etc.

Si dos personas teletrabajan dos días a la semana, es posible que solo se vean el 20% del tiempo. A los 3 días, puede que no se vean nunca. Esto significa que, independientemente de las aspiraciones de cada una, la organización debe estar preparada y ser lo suficientemente flexible para responder a las diferentes formas que tienen los trabajadores de concebir y abordar el teletrabajo.

Un marco demasiado rígido y que encasille a los individuos no beneficiará a nadie. Para la empresa, el teletrabajo es una forma de organizar su producción y sus actividades. Para el empleado, también es un estilo de vida. Ambos están en constante evolución y lo importante es poder alinearlos permanentemente para que todos se beneficien.

Hace 10 años que se habla del "futuro del trabajo", hace 20 o 30 años que las empresas dan tumbos en el despliegue de herramientas colaborativas y hace 40 años que intentan gestionar mejor a los "trabajadores del conocimiento".

El actual contexto ha puesto de manifiesto que las empresas necesitan urgentemente transformar su forma de funcionar. En este sentido, las mismas tienen dos opciones:

• Decidir que el teletrabajo plantea muchos inconvenientes y optar por restringirlo al máximo;
• ver el lado positivo de los puntos débiles de la compañía, la tecnología y la gestión, y tomar medidas para remediarlos.

No existe una fórmula mágica a la hora de establecer normas y límites para el teletrabajo. A cada empresa le corresponde establecer un modelo que se adapte a su funcionamiento y que esté en línea con las necesidades y deseos de los trabajadores. Siempre que el trabajo se haga de la mejor manera posible, esta modalidad queda a discreción de cada organización.

Cuéntanos cómo funciona el trabajo a distancia en tu empresa y con qué frecuencia te conviene practicarlo.

Este artículo ha sido adaptado de un texto en francés, escrito por Bertrand Duperrin, Head of People and Delivery de Emakina.