Recibe e involucra a tus nuevos.as colaboradores.as con un welcome pack

Luego de pasar por un largo proceso de selección, ¿finalmente encontraste la joya preciosa que buscabas? ¡Genial! Sin embargo, no te detengas aquí: dale la bienvenida a tu nuevo.a colaborador.a ofreciéndole un Welcome Pack o Paquete de Bienvenida, de manera que se sienta apreciado.a desde el primer dia.

¿Qué es un Paquete de Bienvenida? ¿Cuál es la utilidad de un kit de bienvenida y cómo contribuye a que tus colaboradores.as se sientan involucrados? En este artículo te lo explicamos y te damos algunas ideas para que puedas armar tu propio Welcome Pack.

El Welcome Pack o Welcome Kit es un paquete que, como su nombre lo indica, busca darle la bienvenida a un nuevo.a colaborador.a, al momento de su incorporación a la empresa. Durante la primera semana de trabajo de tus nuevos.as colaboradores.as es conveniente ofrecerles dicho paquete, con el objetivo de hacerlos sentir bienvenidos.as y, que desde ya, hacen parte del equipo.

Esto puede parecer insignificante pero resulta en una verdadera herramienta de integración (o como se llama en inglés, el Onboarding). Es decir que la llegada de la persona está prevista y hasta el más mínimo detalle ha sido coordinado: su contratación no ha sido coincidencia.

Un Welcome Pack puede incluir toda una lista de objetos a personalizar:

• un mensaje de bienvenida por parte de la Dirección y/o del equipo,

• objetos a la medida de tu marca de empleador, como un tarjetero,

• implementos para la oficina (cuaderno, bolígrafo, libreta),

• objetos para facilitar el día a día en la oficina (una taza para el café, una funda para transportar el ordenador en los días de teletrabajo, una mochila, un paraguas),

• prendas de vestir (camiseta, sudadera, calcetines),

• galletas y frutas para el momento de hacer una pausa.

Nota: en este artículo te hablamos del Welcome Pack para Colaboradores.as. Sin embargo, algunas empresas son dadas a ofrecer igualmente un Kit de Bienvenida para Clientes. El principio es el mismo: darle la bienvenida a un nuevo cliente, establecer las bases sólidas de una buena relación con él y conseguir fidelizarlo.

©️ Welcome to the Jungle

El Paquete de Bienvenida puede venir acompañado de un folleto de incorporación a la empresa; es decir, una guía para integrarse a la vida empresarial, de manera a adaptarse correctamente.

Esta herramienta propia de la Gestión de Recursos Humanos es una forma de darle la bienvenida a una persona, una vez llega a la empresa. Le da a entender que su llegada ha sido coordinada y que toda la empresa está lista para recibirla y trabajar junto con ella.

Igualmente, le ayuda a despertar un sentido de pertenencia desde el primer dia y a desarrollar el espíritu de trabajo en equipo.

En este punto, quizás sería bueno que consideraras, por ejemplo, personalizar el mensaje y/o los objetos publicitarios con el nombre de la persona, con el fin de optimizar al máximo el proceso de bienvenida.

El paquete de Bienvenida es lo primero que el o la nuevo.a colaborador.a encontrara sobre su escritorio, el día de su incorporación a la empresa. Es por esto que es la oportunidad para transmitirle los valores y la cultura empresarial.

• ¿Quién es la empresa? ¿Cuál es su “ADN”?

• ¿Cuáles son sus costumbres?

• ¿Cuáles son los valores que identifican a la empresa?

• ¿Cómo funcionan la empresa y el equipo ?

La elección que harás de los objetos que van a componer este kit de bienvenida deben dar respuesta a las anteriores preguntas. El Onbording, o primer día de integración de un empleado.a, es el momento para que conquiste a sus nuevos colegas; pero, del mismo modo, será el momento para que la empresa conquiste a su nueva “adquisición”.

Recuerda que el objetivo es una incorporación exitosa en aras de una adaptación rápida y de un reclutamiento a duradero en el tiempo.

Lograr involucrar a los/las colaboradores.as es un desafío cada vez más álgido para la Dirección de una empresa y el Departamento de Recursos Humanos. ¿Cómo lograr entonces que los empleados de una firma se comprometan y tengan ganas de hacer parte activa de la empresa a la que pertenecen?

Una incorporación exitosa no contempla únicamente la correspondencia de habilidades. El ambiente de trabajo, las relaciones humanas y la organización en sí son factores determinantes para que un nuevo.a colaborador.a se sienta bien en su nuevo puesto de trabajo y desee continuar la aventura en su nueva empresa.

En este sentido, el Welcome Pack es más que un detalle material: es un buen gesto hacia el nuevo.a colaborador.a para que inicialmente este sienta ganas de permanecer en su cargo y, posteriormente, se sienta motivado y se involucre.

Cuidar tu marca empleador debe hacer parte de la estrategia del Departamento de Recursos Humanos para atraer a nuevos talentos. Pero recuerda, nuevamente, que el proceso de contratación no termina con el primer día de integración de la nueva persona.

Saber recibirla, hacerla sentir cómoda, capacitarla y permitirle crecer, podrían parecer actividades que no hacen parte del proceso de integración, pero que sí lo son. Aquel que logra contratar, integrar e involucrar a un empleado correctamente, cuenta después con un.a colaborador.a que atraerá nuevos talentos al momento de tener que recomenzar un nuevo proceso de selección.

Otro ejemplo de un Welcome Pack, esta vez en las oficinas londinenses de Sega:

©️ SEGA UK — Perfil de la empresa, disponible en Glassdoor

¡Manos a la obra! ¿Por dónde comenzar a constituir tu Welcome Pack? ¿Objetos útiles, empresariales, ecológicos o tecnológicos? La tarea difícil ahora es escoger.

Tienes tres opciones:

• Escoger un proveedor que ofrezca Paquetes de Bienvenida, según tus necesidades.

• Optar por Welcome Packs predefinidos, menos personalizados, pero sin duda prácticos si no cuentas con mucho tiempo.

• Elegir tú mismo todos los elementos que compondrán tu kit de bienvenida para una personalización garantizada.

Te hemos preparado una lista de ideas tanto clásicas como originales para que personalices tu propio Welcome Pack:

• una tarjeta de bienvenida, personalizada con un mensaje del equipo,

• un cuaderno o libreta de anotaciones,

• pósits,

• bolígrafos,

• una memoria USB,

• una taza con el logo de la empresa y el nombre de la persona,

• un calendario,

• una camiseta, sudadera, medias o gorra personalizadas.

• un collage con las fotos de los miembros del equipo,

• un cargador universal,

• una bateria transportable,

• audífonos para poder escuchar música o hacer llamadas,

• una funda para el ordenador o un maletín para transportarlo,

• un portarretratos para poder recordar a la familia o al gato,

• una tarjeta de reducción para ir a cine a teatro,

• una suscripción al gimnasio,

• bonos de reducción para tiendas locales,

• un almuerzo gratis para el primer dia,

• café o té,

• una colación para las horas de la tarde,

• frutas.

¿El cuidado del medio ambiente te interesa y hace parte de los la política RSC (responsabilidad social corporativa) de tu empresa? Demuéstralo a través de tu Welcome Pack, escogiendo objetos que tengan menor impacto sobre el planeta. Es mejor escoger, sabiamente, algunos objetos específicos, que optar por gadgets muy generalizados que terminen en un cajón.

• Un mensaje escrito en papel reciclado con semillas para plantar,

• una bolsa reutilizable, si la persona no cuenta ya con una centena en casa,

• una taza en material de origen biodégradable (bambú, fibra de arroz, cascaras de café, etc.)

• una cantimplora para evitar el uso de vasos y botellas de agua desechables,

• un recipiente para transportar el almuerzo y así reducir la cantidad de residuos,

• una planta para decorar el escritorio.

Algunas empresas optan por asignar un presupuesto específico y le dan libertad al nuevo empleado de escoger cómo constituir su propio su kit de bienvenida.

Por ejemplo, la empresa Lunchr utiliza el sitio web Panopli:

• la tienda en línea dedicada a los/las colaboradores.as Lunchr cuenta con objetos personalizados con el nombre de la marca;

• los nuevos empleados.as escogen los objetos en función de sus antojos o necesidades.

©️ Panopli

¿Quieres implementar esta opción o mejorar el Welcome Pack con el cual ya cuentas en tu empresa? ¡Recurre a la creatividad de tus equipos! Crear de manera conjunta el kit de bienvenida es también una forma de involucrar a las personas y de asegurar ideas mejores y más creativas. Después de todo, ¡dos cabezas piensan más que una!

Y para ti, ¿cuál sería el Paquete de Bienvenida ideal? ¿Qué objetos no podrían hacerte falta?