El contrato de mantenimiento: qué es y cómo hacerlo

Al igual que un contrato laboral, un contrato de mantenimiento es un acuerdo entre un prestador de servicios y su cliente, que otorga a este último derechos y obligaciones legales. Este documento establece términos y condiciones y compromete al proveedor a prestar los servicios acordados. Una vez firmado y validado, el contrato se convierte en ley para las partes y deben cumplirlo.

Veamos más de cerca de qué se trata el contrato de mantenimiento. ¿Qué contiene y cómo se puede entender? Aquí encontrarás sin duda información esencial sobre este aspecto de la gestión del mantenimiento. ¡No esperemos más y vayamos al meollo del asunto!

La gestión de mantenimiento incluye todas las operaciones para asegurar el funcionamiento adecuado del equipo, las máquinas o los dispositivos informáticos.

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El mantenimiento es un concepto general que toca múltiples aspectos, dependiendo de:

• El campo de aplicación: industria, construcción, parque informático, etc.
• El tipo de equipo: mantenimiento de hardware (máquinas, etc.) o activos intangibles (sitios web, software, etc.).
• El resultado deseado: durabilidad del bien, disponibilidad o frecuencia de uso en un período de tiempo determinado, etc.
• Los medios de intervención técnica: intervención física, intervención a distancia mediante apoyo técnico, o mediante software de gestión, etc.

Hay diferentes tipos de contratos de mantenimiento, cada uno pensado para una situación o tipo de avería específico.

El contrato de mantenimiento preventivo es el que se realiza con antelación a cualquier posible avería. De esta forma se consigue una mayor eficacia de los equipos.

Se suele realizar según reglamento o modelo propio de la empresa.

El contrato de mantenimiento correctivo, al contrario del anterior, se centra en reparar fallos o errores que hayan surgido en cualquier punto de la producción.

Puede centrarse en arreglar averías de una forma temporal, hasta que se pueda renovar la maquinaria. También hay mantenimientos decisivos, que logran arreglar el problema sin que haya que cambiar el equipo.

El parque informático requiere un cuidado especial para evitar averías y poner en peligro la producción de una empresa o la actividad de un proveedor de servicios.

En el marco de este contrato se incluyen intervenciones de localización de averías, ajuste, reparación, mejora, control de hardware o equipo virtual, según un ámbito de actuación definido.

El mantenimiento de los programas informáticos, que es escalable y se centra en la evolución de las aplicaciones y los programas informáticos, suele ser objeto de un contrato independiente.

Las empresas de este sector suelen utilizar un contrato de mantenimiento con un proveedor de servicios especializados para su equipo industrial. También hay diferentes tipos de mantenimiento, preventivo o curativo, cuyos objetivos se especifican en el contrato:

• para la prevención: el diagnóstico de posibles daños en equipos informáticos,

• para la corrección: solución de problemas o reparación en caso de un desastre en los sistemas.

La aplicación Mobility Work permite tener la gestión de mantenimiento organizada. Consigue gestionar todos los arreglos y revisiones desde una misma cuenta, capaz de ser consultada desde cualquier dispositivo.

© Mobility Work

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El contrato de mantenimiento tiene un marco similar al de un contrato laboral, con cláusulas básicas y específicas. En particular, encontramos de forma no exhaustiva:

• la mención de las partes involucradas,

• el propósito del servicio,
• precio y condiciones de pago,
• la duración del contrato,
• las obligaciones del proveedor,
• las obligaciones del cliente,
• responsabilidad,
• resolución de controversias,
• la ley aplicable y el tribunal competente.

Las distintas partes del contrato deben definir con claridad y precisión los servicios y requisitos a los que corresponden y evitar cualquier ambivalencia a nivel técnico u organizativo. También especificar las condiciones en las que se aplica el contrato.

Las cláusulas jurídicas se complementan a menudo con cláusulas comerciales (tarifas aplicables), técnicas (tasas, capacidad de producción, potencial de utilización) y, a veces, de salud y seguridad (para determinados trabajos de mantenimiento).

Las partes en el contrato tienen deberes y obligaciones entre sí:

• 👉 Por parte del proveedor: se compromete a realizar las intervenciones necesarias para llevar a cabo lo previsto en el contrato y en los plazos acordados. Las cláusulas más específicas pueden imponer otras obligaciones.
• 👉 Por parte del cliente: se compromete sobre todo a pagar el precio de los servicios de mantenimiento acordados. Si se desvía de esto, el proveedor de servicios puede suspender la ejecución del contrato. Otra obligación es la de proporcionar, al proveedor de servicios, la información y los recursos necesarios para llevar a cabo su labor.

Al redactar un contrato, hay plantillas y ejemplos de contratos tipo que pueden ser una buena base para familiarizarse con su estructura y con los párrafos que deben incluirse.

Dado que los aspectos comerciales y administrativos de cada empresa son específicos, un modelo de contrato de mantenimiento, como el que se puede encontrar gratuitamente en Internet, puede tener limitaciones.

Para garantizar intervenciones personalizadas y, por tanto, más eficaces, recomendamos que un abogado redacte un contrato a medida. Esto puede ser costoso, pero garantiza:

• fiabilidad,
• personalización de acuerdo a sus necesidades,
• cumplimiento de las últimas disposiciones legales vigentes.

Además, te beneficiarás de un acto legalmente correcto y serás informado de todos los detalles. Los precios de un contrato de mantenimiento que se aplican son variables y dependen del experto consultado.

¿Qué hay de la conservación y el archivo?

Los contratos se pueden producir en formato electrónico o en papel. En ambos casos, cumplen con las obligaciones de preservar los documentos administrativos.

En el caso de los contratos celebrados en el marco de una relación comercial, el período de retención legal es de 5 años.

Praxedo, por ejemplo, permite automatizar cualquier proceso de mantenimiento. Una de sus mayores ventajas es cómo permite adaptarse al reglamento interno de cualquier empresa u organización.

© Get App

A fin de evitar toda controversia o incumplimiento del servicio de mantenimiento, es esencial, como en cualquier contrato, tener cuidado al momento de la redacción y definir claramente el marco y los objetivos del mismo.

Las siguientes son las últimas recomendaciones para la conclusión de un contrato de mantenimiento:

• definir con precisión el propósito y el alcance del trabajo,
• definir claramente los términos y las responsabilidades,
• elegir el tipo de mantenimiento adecuado,
• elegir una fórmula arancelaria adaptada,
• conocer bien sus obligaciones.

Por último, para optimizar la gestión de tus contratos, no dudes en recurrir a una solución de software especializada. Para encontrar el que se ajuste a tus necesidades, confía en un pliego de condiciones que detalle todas las funcionalidades esenciales para tus actividades. Todo lo que queda por hacer ¡es elegir!