La gestión del mantenimiento, qué es y cómo optimizarla

La gestión del mantenimiento es el conjunto de procesos por los cuáles se organizan el mantenimiento y reparación de los activos físicos de una empresa. Así, se evita el deterioro de la maquinaria y se asegura una vida útil. Esta gestión de activos puede ser realizada por el departamento de la misma organización o, en el caso de ser más pequeña, con una empresa externa.

Los trabajos de mantenimiento requieren de mucha mano de obra y recoge a diversas actividades. Por ello, las empresas necesitan que el proceso tenga una óptima planificación y programación. Los costes de mantenimiento también tienden a ser muy altos por lo que es muy importante controlarlo para no crear pérdidas.

En este artículo no sólo nos acercaremos a qué es la gestión del mantenimiento sino que también daremos ideas para que sea lo más rápida, eficaz y segura posible.

La gestión de mantenimiento industrial, también llamada gestión de activos, son todos los procesos por los cuáles se planifica el mantenimiento de instalaciones en una empresa. También incluye el mantenimiento de la instrumentación y maquinaria que se use en la realización de una actividad.

Los procesos que se realizan en el plan de mantenimiento son: resolver averías, mantener el buen funcionamiento de los equipos e instalaciones, optimizar su funcionamiento en lo que sea posible y ayudar en la fabricación de nuevos activos con la información recogida en el mantenimiento de otros. El objetivo final de este proceso es que los activos duren la mayor cantidad posible de tiempo. De esta forma, se reduce en gastos y se produce un retorno de la inversión.

Dependiendo del tamaño de la organización, puede haber diversas opciones para ver quién realiza las tareas de mantenimiento.

• En una empresa con una actividad muy industrial (como una refinería), hay una gran área de mantenimiento específica. Aquí, se realiza una gestión integral de todos los equipos ya que evita cortes innecesarios de producción, que llevan a grandes pérdidas. El/la jefe de mantenimiento tiene aquí un papel muy importante en las decisiones tomadas por la empresa.
• En una empresa de gran tamaño, nos solemos encontrar con un departamento de mantenimiento disponibles para el resto de operarios. Son muy importantes a la hora del correcto funcionamiento de la función ya que evitan costes y solucionan rápidamente cualquier imprevisto que pueda surgir.
• En una pequeña o mediana empresa, se suele hacer mano de un acuerdo de mantenimiento con empresas externas, que solucionan el problema de forma efectiva o/y realizan el control preventivo del equipo. En este caso, se ahorran costes porque se contrata a los técnicos de mantenimiento sólo cuando hace falta.

También tenemos que tener en cuenta que algunas empresas externas de mantenimiento están especializadas en equipos concretos, por lo que también se realizan acuerdos de mantenimiento con empresas grandes.

©aula21

Hay multitud de formas de aproximarse a la gestión del mantenimiento pero, habitualmente, se distinguen dos tipos de mantenimiento:

• El mantenimiento preventivo es aquel que se realiza antes de que haya fallas en los equipos, para comprobar si el aparato sigue funcionando como debería. Es muy útil para evitar problemas futuros mucho peores y en el caso de equipos críticos que no se pueden estropear por nada del mundo.
• El mantenimiento correctivo, por el contrario, es aquel que soluciona algún fallo del funcionamiento del equipo. Este mantenimiento evita tener que renovar la máquina o instalación concreta.

¿Pero, cuál debemos priorizar en una correcta gestión de mantenimiento? La prevención se ha convertido en un elemento indispensable en toda actividad industrial que se precie. Sin embargo, la maquinaria también falla, los imprevistos ocurren. Por lo tanto, hay que llegar a un balance entre un buen mantenimiento preventivo, planificado y rutinario, y uno correctivo, que te permita solucionar los imprevistos ocasionales.

La gestión de mantenimiento es una herramienta esencial en el paradigma industrial actual. Algunos de sus beneficios para tu empresa son:

• Un correcto mantenimiento preventivo evita averías importantes que pueden parar el funcionamiento de nuestra empresa.
• El correcto mantenimiento del equipo hace que tengamos menos pérdidas, gastos de electricidad, etc.
• El ciclo de vida o ciclo vital del equipo es el tiempo en el que esté funciona. Un buen mantenimiento alarga estos ciclos, haciendo que nuestro equipamiento sea operativo durante mucho tiempo.
• La gestión de mantenimiento es una actividad que produce un rápido retorno de la inversión, es decir que los beneficios acaban superando a los gastos iniciales.
• El buen funcionamiento de un equipo industrial hace aumentar la productividad de la empresa.
• Da una imagen de responsabilidad a nuestros clientes o usuarios.

©decidesoluciones

El mantenimiento industrial también trae consigo algunos desafíos como:

• Produce unos grandes costos de mantenimiento, costes laborales y costes energéticos, que suponen enormes gastos para una empresa.

• La gestión de las actividades de mantenimiento puede llegar a resultar complicada de realizar y llevar a una menor eficacia en el proceso. Por ejemplo, la entrada de datos respecto a actividades de mantenimiento, se sigue realizando en algunas empresas mediante documentos y anotaciones escritas que son muy fáciles de perder
• En la gestión de mantenimiento hay una importancia en priorizar actividades por encima de otras. Es decir, si decidimos darle más importancia a un mantenimiento preventivo o no, de qué área, etc. Eso hace que perdamos foco en otras áreas o actividades también muy necesarias.

La falta de tiempo hace que, muchas veces, no dediquemos el tiempo suficiente al orden en el trabajo. . La solución se encuentra en tener un registro de las actividades de gestión para evitar duplicaciones innecesarias, mal uso de recursos o fallos en los sistemas. Para ello, debes utilizar un sistema de gestión determinado.

Una muy buena manera de optimizar y darle más rapidez al mantenimiento es utilizar software de gestión en línea. Te permiten programar los mantenimientos, guardar toda la información sobre los equipos y monitorizar las actividades de mantenimiento realizadas. Es también una buena forma de poder recurrir a informes de errores, fallos o soluciones cuando se necesita.

Abismo.net en un software SaaS que permite centralizar toda la información sobre la gestión de mantenimiento, independientemente de que pertenezcan a diversos equipos o departamentos. También permite realizar pedidos de suministros y controlar entradas o salidas de material. Una de sus ventajas es que puedes parametrizar la aplicación según le convenga a tu equipo.

Mediante formularios móviles, Kizeo Forms ofrece agendar y registrar intervenciones de mantenimiento, pedidos, horas de trabajo e inventarios de suministros, instalaciones y maquinaria. Su mayor ventaja es que permite asignar tareas a los técnicos en movilidad, quienes solo tendrán que abrir la aplicación móvil (Android e iOS) para rellenar el formulario de orden de trabajo, aún sin conexión a Internet. Al finalizar el trabajo, se envía al instante un reporte automatizado al supervisor. Estos reportes se pueden visualizar, analizar y exportar en formatos PDF, Excel y Word. Puedes probar 15 días gratis, sin necesidad de ingresar tus datos bancarios.

Igual que nuestra empresa no puede avanzar sin los recursos humanos, en muchos casos tampoco sin un buen funcionamiento de sus equipos físicos. Esto hace que no sólo sea necesario un buen equipo de mantenimiento sino también una gran planificación de la misma. Además, si los equipos duran más tiempo, también estaremos contribuyendo a una mayor sostenibilidad al no consumir tantos recursos.

Nos hemos preguntado durante el artículo si es mejor prevenir o curar. Y, al final, nos hemos dado cuenta que el problema no está tanto ahí, sino en que no estamos optimizando nuestros recursos físicos al máximo. Al hacerlo, e integrarlo en nuestra cultura empresarial, conseguiremos muchas más ganancias y un mundo más eficaz.