Contratos con proveedores: definición, cumplimiento legal y estrategias de gestión efectiva para su empresa

Los contratos con proveedores son pilares fundamentales en la operación de empresas. Estos acuerdos establecen los términos de las relaciones comerciales y pueden tener un impacto significativo en la rentabilidad y la continuidad del negocio.

En este artículo, exploraremos en detalle qué son los contratos con proveedores, los aspectos legales que deben considerarse en el contexto español, las cláusulas cruciales y los objetivos y ventajas que ofrecen a las empresas.

Descubriremos también cómo optimizar la redacción de contratos con proveedores y los 6 pasos fundamentales para lograrlo. Desde llegar a un acuerdo con el proveedor hasta establecer un calendario de pagos y abordar cuestiones de confidencialidad, ¡exploraremos todas las etapas clave!

El contrato de proveedor es el acuerdo entre un proveedor y un intermediario encargado de vender los productos y/o servicios del distribuidor. Puede adoptar varias formas:

• contrato de distribución,
• contrato comercial,
• contrato de asociación.

El contrato de proveedor formaliza y enmarca el acuerdo en virtud del cual un distribuidor comercializa los productos o servicios de un proveedor. Rige y regula la relación comercial entre el proveedor y el distribuidor, permitiendo una asociación comercial más sencilla y segura.

Todos sus ámbitos dependen del acuerdo comercial entre las dos partes. El contrato de proveedor puede :

• adoptar varias formas jurídicas,
• ser exclusivo o no,
• estar limitado geográfica o temporalmente, etc.

Existen tres tipos de contratos con proveedores que se utilizan comúnmente, cada uno con sus propias particularidades, ventajas y desventajas. Es crucial conocer en detalle estos tipos para seleccionar el que mejor se adapte a las necesidades de tu cadena de suministro:

En el contrato de precio fijo, tanto el proveedor como la empresa acuerdan un precio fijo por el producto o servicio.

El monto establecido al inicio de la relación comercial se mantiene constante durante la vigencia del contrato, similar a las órdenes de compra.

Estos contratos son considerados de bajo riesgo, ya que los precios no están sujetos a las fluctuaciones del mercado, lo que garantiza un presupuesto inmutable.

En los contratos de costos reembolsables, el cliente se compromete a pagar al proveedor todos los costos relacionados con un proyecto.

Además de los costos, estos contratos implican los honorarios acordados entre ambas partes.

Debido a su naturaleza variable, estos contratos conllevan un mayor riesgo para el cliente, ya que asume el pago de todos los gastos productivos y de suministro, lo que puede resultar en sorpresas desagradables en cuanto al costo total.

Este tipo de contrato combina elementos de los contratos anteriores, incluyendo:

• un componente fijo, como el precio por hora de trabajo o por metro cuadrado,
• y un elemento variable relacionado con la cantidad de horas trabajadas o los metros cuadrados necesarios para completar una obra.

Su naturaleza mixta conlleva un nivel intermedio de riesgo. No son tan seguros como los contratos de precio fijo, pero tampoco tan arriesgados como los de costos reembolsables.

💡 Los contratos por tiempos y materiales son especialmente útiles cuando no se puede determinar con precisión la cantidad total de horas o recursos necesarios para completar un proyecto. Sin embargo, es importante tener un presupuesto asignado y estar preparado para cualquier eventualidad para evitar sorpresas al final del proceso. Estos contratos ofrecen flexibilidad, pero requieren una gestión cuidadosa para garantizar un resultado exitoso.

En España, los contratos con proveedores están sujetos a determinadas obligaciones legales y normativas específicas. La principal ley que regula este tipo de contratos es la Ley de Contratos del Sector Público para los contratos con proveedores del sector público, y el Código Civil para los contratos del sector privado.

Esta ley regula los contratos celebrados entre empresas privadas y entidades del sector público en España. Establece procedimientos y requisitos específicos para la contratación pública.

👉 Por ejemplo, cuando una empresa suministra bienes o servicios a una entidad pública, se deben seguir los procedimientos de licitación pública, como la publicación de un anuncio de licitación. Además, la LCSP establece plazos y criterios para la adjudicación de contratos.

El Código Civil español rige los aspectos generales de los contratos en España, tanto para contratos públicos como privados. Define elementos esenciales de los contratos, como la oferta y la aceptación.

👉 Por ejemplo, cuando dos empresas acuerdan un contrato de suministro de productos, el Código Civil establece que ambas partes deben tener la capacidad legal para celebrar el contrato. También establece las obligaciones y responsabilidades de las partes en caso de incumplimiento contractual.

1. Estabilidad: Proporcionan una base sólida para las relaciones comerciales al definir claramente los términos y condiciones.
2. Protección legal: Establecen un marco legal que protege los derechos e intereses de ambas partes.
3. Cumplimiento legal: Aseguran que ambas partes cumplan con sus obligaciones, lo que reduce los riesgos de incumplimiento contractual.
4. Resolución de conflictos: Incluyen cláusulas para resolver disputas de manera eficiente y evitar litigios costosos.
5. Control de costos: Los contratos de precio fijo ofrecen previsibilidad financiera.
6. Flexibilidad: Los contratos por tiempos y materiales permiten adaptarse a cambios en el proyecto.
7. Relaciones Sólidas: Fomentan relaciones a largo plazo con proveedores de confianza.
8. Eficiencia Operativa: Contribuyen a una gestión más eficiente de la cadena de suministro.

Es importante hablar previamente con el proveedor y acordar las expectativas y responsabilidades de ambas partes. Esto debe hacerse antes de negociar y firmar el contrato.

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Definir las funciones y responsabilidades de ambas partes es el núcleo del contrato. Para que el contrato sea completo

• debe ser detallado
• debe especificar la naturaleza de las tareas que deben llevarse a cabo, quién debe realizarlas y cuándo,
• debe estipular qué parte debe cumplir las distintas obligaciones mencionadas (éstas pueden referirse a la obtención de permisos o al cumplimiento de la normativa)
• debe mencionar la autoridad competente, si se trata de un contrato con un proveedor situado fuera de la provincia o el territorio de la empresa.

Es esencial que los importes a pagar y el calendario de pagos figuren en el contrato. Muy a menudo, las fechas de pago se definen en función del calendario de gastos de la empresa.

👉 Por ejemplo: una empresa que fabrica e instala maquinaria de hostelería especializada tiene derecho a pedirte que pagues por el equipo en el momento de la entrega y, después, que realices pagos parciales a medida que avanzan los trabajos de instalación.

También es importante incluir en el contrato las posibles situaciones en las que tu empresa tiene derecho a retrasar el pago (por ejemplo, si el proveedor incumple una cláusula concreta).

Para que un contrato sea óptimo, es esencial que menciones las circunstancias así como los medios por los que las partes pueden rescindir el contrato.

Es bueno saberlo: En caso de rescisión, es obligatorio que el contrato estipule cuáles son los efectos sobre los pagos y otras obligaciones.

El contrato debe ser muy claro sobre las cláusulas y sus cuestiones de confidencialidad. Puede tratarse de cualquiera de las cláusulas que hemos mencionado antes. No son obligatorias pero sí muy recomendables.

👉 Ambas partes deben estar de acuerdo en todas las cláusulas añadidas.

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• También existen programas de firma electrónica especializados en contratos y otros documentos importantes.

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Ofrece numerosas ventajas para las empresas, simplificando y optimizando el proceso de administración de contratos al permitir:

• La centralización de todos los contratos en un solo lugar.
• Un acceso fácil a todos los documentos de la empresa.
• Búsquedas rápidas y eficientes.
• Flujos de trabajo que aceleran el cierre de acuerdos y garantizan el cumplimiento legal.
• La firma electrónica de contratos, ¡y mucho más!

En resumen, la gestión de contratos con proveedores es un proceso fundamental para el buen funcionamiento de cualquier empresa. Desde comprender las cláusulas esenciales hasta mantenerse actualizado con las leyes y regulaciones locales, hemos explorado las claves para una gestión exitosa de estos contratos.

La negociación hábil, la redacción cuidadosa y el seguimiento diligente son aspectos que no deben pasarse por alto. Al adoptar buenas prácticas y estar al tanto de las obligaciones legales, las empresas pueden establecer relaciones sólidas y beneficiosas con sus proveedores, lo que a su vez contribuirá a su éxito a largo plazo.

En última instancia, recordemos que la gestión de contratos con proveedores no solo es un proceso administrativo, sino también una herramienta estratégica para mejorar la eficiencia y la rentabilidad de una empresa. Al implementar las recomendaciones presentadas en este artículo, las organizaciones estarán mejor preparadas para enfrentar los desafíos y aprovechar las oportunidades que surgen en el mundo empresarial español.