Project Portfolio Management: maximiza el potencial de tu cartera, haciendo rendir las inversiones

El Project Portfolio Management (PPM), o Gestión de la Cartera de Proyectos, es un concepto más complejo que la simple Gestión de Proyectos. De hecho, otorga una mayor importancia a la Gestión de Riesgos y a la estrategia de tu organización de forma global.

En cierto modo, el Project Portfolio Management funciona como una cartera en el sentido financiero: quieres conocer el estatus de tus finanzas para aprovecharlo al máximo y alcanzar tus metas. El PPM te permite encontrar la estrategia adecuada para hacer rendir tus inversiones. Entonces, ¿estás listo para sacarle el máximo partido a tu cartera?

Cuanto más grande es la organización, más numerosos y grandes son los proyectos. Un portafolio, o cartera de proyectos, se refiere entonces a toda la información asociada a todos estos proyectos, como los recursos o presupuestos asignados.

Sin embargo, la multiplicación de proyectos, ya sean externos o internos, trae consigo una serie de dificultades para gestionarlos y mantener una visión general del panorama.

Aquí es donde entra en juego la Gestión de la Cartera de Proyectos.

El Project Portfolio Management (PPM) es una verdadera herramienta de gestión que permite tomar decisiones acertadas con el objetivo de alcanzar las metas y objetivos de la empresa.

La gestión de la cartera de proyectos reúne todos los datos relacionados con los proyectos. Por ejemplo:

• los recursos humanos y financieros,
• los horarios,
• los riesgos,
• los beneficios,
• el tipo y la naturaleza del proyecto, etc.

En última instancia, el objetivo del PPM es mejorar el rendimiento de la estrategia global de la empresa, como producto de una pertinente priorización y gestión de todos sus proyectos, por numerosos que sean.

Cada herramienta cuenta con una serie de funcionalidades diferentes. Sin embargo, un buen PPM debe contar con las siguientes funcionalidades:

• Diagrama de Gantt → Visualiza y planifica los tiempos de ejecución de cada etapa y de cada proyecto en un mismo lugar.
• Cuadros de mando → Esta funcionalidad permite reunir, en tiempo real, toda la información concerniente a los proyectos, para luego analizarla y transformarla en cuadros de fácil visualización.
• Reportes → Selecciona el detalle de la información que deseas mostrar en los informes, dependiendo del destinatario.
• Gestión de personal → El equilibrio en la asignación de tareas es fundamental para que estas avancen correctamente. Asigna tareas equitativamente y haz seguimiento de la carga laboral de cada colaborador.
• Asignación de tareas → Asigna tareas a tu equipo de acuerdo a las exigencias de cada proyecto.
• Información en tiempo real.

Obtén toda la información de los avances de cada proyecto en tiempo real. De esta manera podrás tomar las decisiones correctas lo antes posible.

La ejecución eficaz de un Project Portfolio Management requiere el despliegue de herramientas y procesos rigurosos y estratégicos para gestionar las prioridades. De este modo, se evita tomar decisiones a ciegas, perder información, malgastar recursos, gastar en exceso el presupuesto, etc.

Por ejemplo, un cuadro de mando en excel te puede ayudar a gestionar tu cartera de proyectos.

Además de un cuadro de mando, un software de Project Portfolio Management es indispensable. De hecho, en las organizaciones que manejan una gran cantidad de proyectos, utilizar una herramienta más manual (como Excel) resulta contraproducente.

💡 Estos son los pasos a seguir para seleccionar la solución PPM que mejor se adapte a tus necesidades:

1. Analiza y define tus necesidades: qué funciones son indispensables para tu compañía; características de seguridad, integración, personalización y automatización del software.
2. Estudia las funcionalidades que ofrecen los diferentes paquetes de software.

Para ayudarte a definir tus necesidades y a encontrar el software de portafolio de proyectos adecuado para tu empresa, hemos elaborado una lista de características estratégicas con las cuales debe contar la herramienta:

• tener la capacidad de crear y procesar un número ilimitado de carteras de proyectos;
• calificar los proyectos mediante la estimación de costes, riesgos y beneficios;
• vincular tantos proyectos a un portafolio como desees;
• generar informes de gestión personalizados (cumplimiento de plazos, uso de recursos humanos y financieros, etc.);
• consultar en tiempo real los calendarios de los distintos proyectos;
• priorizar entre proyectos: ¿qué proyecto se pone en marcha y cuál se descarta o pospone?
• centralizar las ideas de los proyectos en una única base de datos.

Para comprender mejor la diferencia entre ambos, es importante conocer ambos conceptos:

• El Project Management es, como lo dice la palabra, la gestión de un proyecto: con un principio y un final, con sus metas y tareas definidas.
• El Project Portfolio Management, por otra parte, coordina, prioriza y analiza el valor potencial de varios proyectos en una cartera o portafolio de proyectos.

En resumen, el PPM requiere competencias de Gestión de Riesgos y de estrategia, mientras que el Project Management requiere competencias técnicas más específicas.

1. Define el plan estratégico global: recuerda que el objetivo del Project Portfolio Management es alinearse con la estrategia global de la empresa.

2. Establece objetivos concretos: el seguimiento del rendimiento de todos los proyectos es una garantía de éxito en la gestión de tu cartera. Es importante que identifiques los KPI (o Indicadores Clave de Rendimiento) que te permitirán definir si tus objetivos se han alcanzado o no.

3. Analiza los proyectos y priorízalos: gracias a los distintos análisis que consideres oportunos, podrás clasificar y priorizar tus proyectos según criterios predefinidos.

4. Aplica la gestión y el seguimiento de los procesos: determina los recursos que deben asignarse a cada proyecto.

5. Supervisa los resultados y reevalúa la estrategia si es necesario.

Veamos algunos de los beneficios que aporta a tu organización el portafolio de negocios:

1. Mejor selección de proyectos: el Project Portfolio Management te ayuda a escoger mejor tus proyectos según las metas de tu empresa, riesgos, recursos disponibles, entre otros. Todo esto, gracias a que combina una serie de técnicas cuantitativas y cualitativas.
2. Visión panorámica: el PPM te permite tener una perspectiva más amplia y a largo plazo de los objetivos.
3. Énfasis en las metas: cada proyecto debe contar con sus propios objetivos, alineados a las metas generales de la empresa, para asegurar el éxito de cada campaña alineados a las metas generales de la empresa.
4. Colaboración antes que competición: cuando todos los proyectos están alineados con un fin común, los gerentes de cada proyecto tienden a trabajar en equipo para alcanzar juntos los objetivos.
5. Optimización de los recursos: gracias al PPM, es posible conocer la disponibilidad de los recursos de la empresa al inicio de cada proyecto. Esto permite hacer un uso correcto de los mismos a lo largo del proyecto.
6. Mejores tiempos de entrega: gracias a la fusión entre planteamiento de la estrategia y ejecución.
7. Mejor desempeño y uso de la información: debido al constante monitoreo y control de cada proyecto.
8. Menor riesgo: la visión general de cada proyecto, permite desarrollar estrategias para evitar los riesgos.
9. Mejor toma de decisiones: puesto que los responsables de cada proyecto manejan en tiempo real la información necesaria para negociar mejor y decidir qué acciones tomar.
10. Mayor rendimiento de las inversiones: el fin último de cualquier organización es ser rentable y generar ganancias. El Project Portfolio Management te permite incrementar el valor de tu cartera.

En el video que te presentamos a continuación, encontrarás un pequeño resumen sobre el Project Portfolio Management: qué es, utilidades, beneficios y algunos pasos para implementarlo. 👇

Con estos consejos, ya tienes las claves del Project Portfolio Management.

Así que la próxima vez que sientas que tus proyectos no están alineados con los objetivos globales de tu compañía, pregúntate si estás usando las herramientas adecuadas para hacer el proyecto correcto, de la forma correcta.