Echa un vistazo a estas 6 hojas de cálculo en línea que harán que te olvides por completo de Excel.

Todos necesitamos una hoja de cálculo: para hacer una lista, elaborar un presupuesto, distribuir una encuesta... Ahora forma parte integrante de la vida cotidiana de muchos profesionales. ¿Quién no ha utilizado Excel para recopilar datos, analizarlos, seguir indicadores de rendimiento, etc.?

Aunque Excel es una herramienta ofimática muy conocida y reconocida, pocos usuarios saben utilizarla correctamente, ya que rápidamente se vuelve demasiado compleja. Afortunadamente, existen alternativas para simplificarlo: las hojas de cálculo en línea.

¿Qué es una hoja de cálculo en línea? ¿Cuáles son sus ventajas? Descubre las respuestas a estas preguntas y una selección de las 6 mejores herramientas.

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¿Por qué elegir una hoja de cálculo en línea en lugar de Excel?

Excel: ¿una hoja de cálculo inadecuada para el trabajo en equipo?

Excel sigue siendo la referencia. Sin embargo, tiene un gran inconveniente: no es colaborativo. En el trabajo, a menudo es necesario acceder a un documento al mismo tiempo que un compañero. Cuando el acceso se limita a una sola persona en modo de escritura, la productividad de toda la empresa se ralentiza.

La necesidad de una hoja de cálculo compartida se hace entonces evidente.

ℹ️ Nota: ya es posible que varios usuarios coediten simultáneamente una hoja Excel. Sin embargo, deben cumplirse una serie de condiciones:

• tener una suscripción a Office 365;
• subir un libro de trabajo a OneDrive, OneDrive Enterprise o SharePoint Online;
• compartir el libro de trabajo con la persona o personas afectadas.

El soporte en línea de Office dice: "Tenga en cuenta que si tiene una cuenta empresarial o escolar, es posible que su versión de Office no admita la coedición en este momento. ".

Las ventajas de las hojas de cálculo en línea: sincronización, colaboración y acceso a los datos

A diferencia de Excel, que tienes que instalar en tu ordenador (on premise), las hojas de cálculo en línea son accesibles a través de un navegador, gracias a una simple conexión a Internet. ¡Esa es la magia de la nube! ✨

Tienen muchas otras ventajas

• sincronizan automáticamente los cambios y actualizan los datos en todos los soportes, para todos los usuarios;
• facilitan el trabajo colaborativo;
• evitan errores de versionado de documentos;
• se puede acceder a ellos de forma remota desde cualquier dispositivo (ordenador, tableta, smartphone a través de una aplicación móvil);
• se pueden compartir más fácilmente a través de un enlace;
• Liberan espacio de almacenamiento en el ordenador;
• evitan actualizaciones y cambios de versión: los cambios son transparentes para el usuario.

Trabajar con una hoja de cálculo en línea significa que no corres el riesgo de quedarte bloqueado en tu trabajo en caso de un corte de luz, por ejemplo. Los documentos siguen siendo accesibles sin conexión y los datos se sincronizan en cuanto todo vuelve a estar en línea.

☝️ Por último, una hoja de cálculo en línea suele ser gratuita. De hecho, este tipo de herramienta puede estar disponible en las versiones gratuitas de suites más completas, para animar a los usuarios a adoptar todo el ecosistema (Google Sheet con la suite Google, por ejemplo). Práctico si tienes pocas necesidades... ¡y pocos recursos!

Selección de las 6 mejores hojas de cálculo en línea, alternativas a Excel

Existen varias hojas de cálculo en línea, entre ellas la conocida Google Sheet, así como software gratuito o de código abierto, como Framacalc o las hojas de cálculo OpenOffice o LibreOffice.

En esta comparativa, presentamos varias alternativas a Excel, disponibles en línea.

Hojas de cálculo de Google

Los usuarios que buscan un programa de hojas de cálculo en línea eficaz suelen recurrir a Google Sheets. Esta herramienta forma parte de la suite Google WorkSpace y dispone de un espacio de almacenamiento en la nube vinculado a Google Drive. ¿La principal ventaja de esta solución? Basta con tener una cuenta de Google para acceder a ella de forma gratuita. Lo único que se necesita es una cuenta de Google, ¡así que seguro que atrae a un gran número de usuarios!

🛠️ Principales ventajas y funciones de Google Sheet :

• numerosas funciones: suma, resta, multiplicación, fracción, media, mínimo, máximo, cálculo de intereses, amortización, descuento, etc. ;
• clasificación y filtrado de celdas para una visualización personalizada de los datos;
• formatear filas y columnas: formato de datos, fuentes, bordes, altura y anchura de filas y columnas, etc. ;
• insertar filas y columnas, combinar varias celdas, etc. ;
• importar y exportar datos a la hoja de cálculo, normalmente en formato CSV, XLS o XLSX;
• crear e insertar gráficos, imágenes, etc.

Con Google Sheet, el guardado en línea es automático y continuo, lo que te protege de errores: si algo sale mal, tus cambios no se perderán.

En cambio, si quieres construir tablas muy complejas, te verás sorprendido por su límite de tamaño: 2 millones de celdas como máximo (o 77.000 filas con las 26 columnas por defecto). Si tienes más de diez pestañas, es posible que notes una ralentización al abrir el documento.

Google Sheets

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Canva

Conocida por sus funciones de diseño gráfico, Canva también ofrece una solución de hojas de cálculo en línea. Diseñada tanto para profesionales como para usuarios domésticos, esta herramienta te permite crear elegantes tablas sin esfuerzo. A diferencia de las hojas de cálculo tradicionales, Canva se centra en lo visual y en la personalización, haciendo más atractiva la gestión de datos.

🛠️ Principales ventajas y características de Canva :

• Plantillas personalizables, diseñadas por profesionales y adaptables a tus propias necesidades;
• Interfaz intuitiva: añade y edita fácilmente tablas, filas y columnas;
• integración de iconos, imágenes y formas para realzar tus creaciones y hacerlas más atractivas;
• añada colores, fuentes y bordes para adaptarlos a sus directrices gráficas;
• inserta tus tablas en tus presentaciones, informes o cualquier otro diseño creado en Canva;
• acceso gratuito a una amplia gama de funciones.

El objetivo de Canva es claro: transformar figuras en potentes elementos gráficos. Gracias a una interfaz fácil de usar, incluso los menos duchos en herramientas digitales pueden estructurar y presentar su información con estilo. Las tablas dejan de ser simples cuadrículas para convertirse en eficaces herramientas de comunicación.

Sin embargo, tenga en cuenta que se trata de una solución diseñada para mejorar la calidad visual de sus tablas. No tiene la misma capacidad de cálculo que Excel.

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ONLYOFFICE

ONLYOFFICE es una suite ofimática y de colaboración de código abierto que goza de gran popularidad no sólo entre las PYME, sino también en el sector educativo y las organizaciones gubernamentales.

Ofrece una intuitiva hoja de cálculo en línea, muy parecida a Excel, así como un procesador de textos, una herramienta de presentaciones y funciones de gestión electrónica de datos y CRM, por nombrar sólo algunas.

🛠️ Principales ventajas y características de ONLYOFFICE :

• dos modos de coedición, en tiempo real o temporalmente bloqueado ;
• compartición segura de archivos con gestión de derechos
• seguimiento sencillo de las modificaciones y revisiones, e historial de versiones;
• análisis de datos, con gráficos y ecuaciones añadidos a los informes;
• elige entre 400 funciones y fórmulas, y automatiza los cálculos;
• comentarios en las celdas y discusión con colegas en línea sin salir del editor, etc.

Esta alternativa de código abierto a Excel tiene la ventaja de ser altamente compatible con los formatos de MS Office, además de ofrecer un centenar de conectores de software para la integración con Alfresco, Nextcloud, DocuSign, ownCloud y otros.

Además, la herramienta se actualiza con regularidad, puede alojarse en el propio servidor o utilizarse en la nube, y sigue siendo muy asequible. También hay una versión gratuita de 3 meses.

ONLYOFFICE

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Completa suite ofimática colaborativa en línea

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Retable

Retable es un moderno programa de hojas de cálculo en línea que combina facilidad de uso con funcionalidad avanzada. Con unos pocos clics, puede crear hojas de cálculo personalizadas, ya sea a partir de un documento en blanco "inteligente" o de plantillas. También puede crear formularios dinámicos a partir de sus hojas de cálculo.

Las principales ventajas y características de 🛠️ Retable son:

• puede crear y modificar hojas de cálculo sin tener que registrarse;
• generación automática de formularios a partir de sus hojas de cálculo, para facilitar la recogida de datos;
• sincronización de todos sus datos
• la posibilidad de colaborar en documentos en tiempo real;
• la provisión de plantillas para la gestión de proyectos, la planificación de contenidos, etc;
• la posibilidad de conectar Retable a múltiples aplicaciones, para que sus datos fluyan a la perfección.

Retable se centra decididamente en la colaboración, por lo que es perfecto para los equipos que desean trabajar sin limitaciones. Añada datos, controle los cambios y adapte los proyectos en directo, sin perder información. La solución puede adaptarse a diversas necesidades: gestión de proyectos, seguimiento de tareas, planificación de eventos o recopilación de datos mediante formularios interactivos.

RowShare

RowShare es una hoja de cálculo colaborativa en línea. Te permite recopilar y clasificar datos antes de utilizarlos. Crear tablas nunca ha sido tan fácil: puedes partir de un modelo existente o crearlo desde cero. Más que una simple hoja de cálculo, RowShare se encuentra en la encrucijada entre tu software empresarial y una base de datos.

🛠️ Las principales ventajas y características de RowShare incluyen

• Todos los usuarios pueden modificar las tablas simultáneamente (actualizaciones instantáneas);
• permisos específicos para cada usuario, fila o columna;
• la creación de formularios estructurados, diseñados para recoger información sin errores
• acceso a una amplia gama de plantillas personalizables
• historial de modificaciones;
• consulta y edición de sus tablas desde un ordenador, tableta o smartphone.

La gran fuerza de RowShare reside también en la especialización de las tablas por áreas de negocio: marketing, recursos humanos, ventas, gestión de proyectos, finanzas y contabilidad. Cada departamento dispone de una herramienta adaptada a sus especificidades para optimizar el seguimiento de sus proyectos.

Por último, merece una mención especial su sistema de gestión de accesos, sencillo de configurar pero potente. Por ejemplo, el administrador de la tabla puede ver todos los datos de la tabla, pero un proveedor de servicios externo sólo verá los datos que le conciernen.

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Gestión Colaborativa de Tablas y Proyectos Online

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Zoho Hoja

Zoho Sheet es una hoja de cálculo en línea con todas las funciones que combina la facilidad de uso con la potencia funcional. Diseñada tanto para empresas como para particulares, ofrece una interfaz flexible perfecta para organizar, analizar y compartir datos con facilidad. Accesible desde cualquier dispositivo, facilita la colaboración y automatiza las tareas repetitivas. Tanto si necesita gestionar un presupuesto, realizar un seguimiento de proyectos o analizar tendencias, Zoho Sheet puede adaptarse a todas sus necesidades.

🛠️ Principales ventajas y características de Zoho Sheet :

• Crear hojas de cálculo interactivas;
• Comparta sus hojas de cálculo con sus colegas, y discuta y resuelva problemas usando comentarios;
• analice sus datos utilizando informes precisos (más de 350 funciones)
• publicar sus tablas en línea, en su sitio web por ejemplo;
• automatice los flujos de datos, ya que puede integrar Zoho Sheet con más de 1.000 aplicaciones en la nube;
• asistente de IA integrado: utiliza Zia para obtener perspectivas y sugerencias basadas en tus datos.

¿La principal ventaja de Zoho Sheet? Una interfaz intuitiva, combinada con funciones avanzadas como la inteligencia artificial y la integración con numerosas aplicaciones de terceros. A diferencia de algunas hojas de cálculo, se centra en la seguridad de los datos y la colaboración en tiempo real, lo que permite a los equipos trabajar juntos de manera eficaz, estén donde estén.

Zoho Sheet acaba con los archivos perdidos y las versiones múltiples. Lo centraliza todo, simplifica el trabajo y aumenta la productividad.

Zoho Sheet

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Potente Hoja de Cálculo Colaborativa en Línea

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¿Qué debo saber sobre las hojas de cálculo en línea?

Elegir la hoja de cálculo en línea adecuada significa, ante todo, encontrar la herramienta que satisfaga tus necesidades. Tanto si buscas una mayor simplicidad, una colaboración más fluida o funcionalidades avanzadas, no faltan alternativas relevantes a Excel. Cada solución aporta sus propias ventajas, transformando la forma en que gestionas y utilizas tus datos a diario.

¿Cuál es el reto? Adoptar una solución que combine eficacia y adaptabilidad, anticipándose al mismo tiempo a los futuros avances en el trabajo colaborativo y la automatización de tareas. ¿Está preparado para dar el paso y reinventar su gestión de datos?