4 consejos para mejorar la preparación de tus pedidos

¿Por qué es tan importante la preparación de pedidos? Las empresas han tenido que adaptar sus métodos y herramientas para satisfacer las expectativas de los clientes y sobrevivir en un entorno altamente competitivo.

La preparación del número de pedidos tiene un gran impacto en la productividad y la rentabilidad de la empresa, pero también en la calidad, la seguridad y la higiene.

Ya sea que dirijas una pyme o una estructura más grande, aquí encontrarás métodos y sistemas automáticos para ganar en eficiencia y mejorar tu calidad de servicio.

La preparación de pedidos (o picking en inglés) es la operación logística que consiste en seleccionar los productos dentro de un espacio de almacenaje, y prepararlos para su posterior envío al cliente.

Es un concepto principalmente presente en la industria (automotriz, farmacéutica, etc.),pero también presente a nivel comercial (gran distribución, e-commerce, etc.).

Las necesidades que satisface la preparación de pedidos son:

• logística interna: suministro de bienes o servicios para garantizar el funcionamiento de una empresa,
• logística externa: satisfacción del cliente.

Es una función estratégica entre los proveedores, los transportistas, las centrales de compras y los consumidores. Por lo tanto, se realizan tres grandes apuestas:

• 📦 gestión del inventario:
  • evitar errores que conducen a las discrepancias en las existencias,
  • reducir costes relacionados con las operaciones logísticas,
  • ganar espacio de almacenamiento;
• 😀 satisfacción del cliente:
  • disminuir errores durante la preparación de los paquetes y en la dirección de envío,
  • reducir el número de paquetes perdidos gracias a la trazabilidad de las mercancías,
  • asegurar el buen estado de la mercancía;
• ⛑ calidad y seguridad de los consumidores y los empleados:
  • cumplir con las normas de salud y seguridad (separación de la preparación de tóxicos y alimentos, fechas de caducidad, etc.);
  • prevenir riesgos de accidente (ergonomía de los puestos de trabajo, ausencia de cargas pesadas en altura, etiquetado de los productos peligrosos, unidades de almacenamiento adecuadas, etc.).

1. Picking: la recolección de artículos dentro del almacé, dando alcance al pedido del cliente y la generación de una orden de preparación o de la hoja de recogida de pedidos.
2. Clasificación: la identificación y recolección de artículos para la reconstitución de órdenes y la organización de paquetes.
3. El embalaje de unidades de paquetes o paletas, para facilitar las operaciones de manipulación y transporte.
4. Control de pre-embarque: la persona que prepara el pedido comprueba el peso total del paquete y escanea la etiqueta para garantizar la trazabilidad del envío.

Son diversos los tipos de errores o fallos que se pueden presentar:

• tipo, tamaño o cantidad de artículos incorrectos,
• confundir varias referencias de productos,
• dispersión de los artículos en el almacén,
• olvidar un artículo en un pedido,
• mezclar dos órdenes, etc.

Para ser organizado/a, metodológico/a y estar bien equipado/a ⤵️ :

Se consigue una buena organización si:

• Gestionas y supervisas escrupulosamente las existencias para conocer tus capacidades y anticiparte a la demanda según tus previsiones.
• La ubicación de los artículos en las estanterías responde a la frecuencia de los pedidos. Por ejemplo, los bestsellers se almacenan en los lugares más cercanos y accesibles. Esta práctica se llama "slotting".
• Tus equipos cuentan con zonas destinadas a la preparación de pedidos, delimitadas, ordenadas, seguras y cercanas a las zonas de almacenamiento y a las herramientas necesarias.
• Los procesos de preparación de pedidos son claros y se comunican a todas las partes involucradas, idealmente mapeados, facilitando así la colaboración pero también la integración y la capacitación de los futuros empleados.
• Cuidas la planificación del procesamiento de las órdenes y la comunicación de las fechas de entrega al cliente, a fin de evitar errores debidos a la prisa en la preparación de los pedidos.

Hay diversos métodos en la preparación de pedidos.

La recolección implica que la persona que prepara el pedido se desplace de un lugar a otro. Existen varios métodos:

• recogida de material: progresivamente, según el orden de llegada de las solicitudes;
• selección en grupo o por lotes: en el caso de pedidos masivos, un programa de software agrupa los artículos del pedido por referencia. Una operación de clasificación es entonces necesaria;
• picking por zona: mismo principio, salvo que los artículos de pedido se agrupan y clasifican según las diferentes zonas de almacenamiento, no según el tipo de producto.

Para la selección de un artículo dentro de las existencias disponibles, puedes optar por:

• La selección FIFO (first in first out, o el primero en el stock es el primero en salir), para evitar mantener existencias cuyas referencias pueden cambiar y quedar obsoletas.
• Selección de FEFO (first expired first out o el primero que expira es el primero que sale), para disponer de los alimentos perecederos según las fechas de caducidad.

Combinan varias etapas de selección, recolección y entrega:

• Recoger y luego empacar: esto implica recoger varios artículos y luego transportarlos a un área de clasificación y empaque al final de la línea. Esto permite procesar la recogida de varios pedidos al mismo tiempo (recogida masiva o recogida en oleadas).
• El pick and pack (recogida y embalaje): la preparación se hace orden por orden, cuando son pocos en número. Gracias a una lista de artículos de pedido, un paquete es dirigido a varias zonas de recogida sucesivas donde es completado cada vez por diferentes personas.
• El pick to belt (recogida y cinta): una cinta transportadora lleva los productos al área de clasificación, para pedidos grandes o voluminosos.

☝️ Si varios operadores trabajan en diferentes artículos pertenecientes al mismo pedido, hay dos posibilidades:

• o bien se turnan para completar la caja, en cuyo caso hablamos de procesos de preparación sucesivos;
• o recogen los artículos al mismo tiempo y los envían a un área común para empacar, esto se llama procesamiento de recolección simultánea.

La persona que prepara el pedido es asistida en sus operaciones por diferentes modos de guía, tales como:

• la lista de etiquetas para conocer:
  • el orden de prioridad,
  • la ubicación de las muestras a tomar,
  • el tipo de producto y el embalaje,
  • la información del cliente,
  • el destino si es necesario;

☝️ La clasificación computarizada permite la generación de listas de selección optimizadas y ahorra tiempo al reducir el número de rotaciones entre diferentes lugares.

• el terminal digital móvil, equipado con un escáner y conectado al sistema de almacenaje, para obtener información sobre la dirección de recogida y la cantidad de paquetes, y para actualizar los datos en tiempo real;

☝️ El terminal a menudo permite la lectura de códigos de barras o etiquetas de radio si está equipado con un dispositivo de identificación por radiofrecuencia.

• el terminal de radio con auriculares (pick by voice o voice picking) para recibir instrucciones mientras tienes las manos libres y para validar los pasos gracias a un micrófono;
• el pick by light o put to light: pantallas digitales asociadas a luces indicadoras para ver la ubicación de los productos a seleccionar. Por ejemplo: Luz verde: el producto está disponible. La pantalla indica 2: quedan 2 artículos, etc.
• el carro de recogida de pedidos con un dispositivo de control de peso o de luz, con el fin de colocar los artículos en el lugar y en el número adecuados.

Para una gestión automatizada de las existencias y conectada a tu software de gestión de almacenes, existen paquetes de software disponibles que son indispensables en el contexto de una estrategia de distribución omnicanal.

Entre sus ventajas, te permiten gestionar y controlar:

• el movimiento de mercancías, los flujos de entrada y salida,
• la actualización de las existencias y operaciones de reposición automática,
• la creación de hojas de productos y códigos de barras,
• el establecimiento de una reserva de alertas para evitar la escasez de existencias,
• la actividad de varios almacenes remotos, etc.

Por ejemplo, puedes utilizar un software como SAP EWN, que te permite controlar tu capacidad de almacenaje. Con esta aplicación, recibes notificaciones de cualquier entrada o salida, consiguiendo el máximo control de inventario. También tiene ubicados todos los productos, con su descripción y localización.

© SAP blogs

Llegados aquí, has podido comprobar cómo la preparación de pedidos te permite optimizar tus envíos y obtener mejores resultados en las ventas. Al final, todo esto se traduce en una gran satisfacción para tu cliente que sentirá en todo momento que su entrega está planificada y cuidada.

Unos clientes felices proveen una mejor valoración de tu empresa y una mayor posibilidad de que compren o recomienden tus productos. Entonces, ¿qué estás esperando para implementar una buena gestión en la preparación de los pedidos?