Warehouse Management System: el sistema para optimizar la gestión de almacenes

Por Osyeilin González
El 27/1/21
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¿Estás pensando en equipar tu empresa con un Warehouse Management System? ¿Tus actividades como jefe de almacén, director de logística o gestor de existencias, tienden a volverse más complejas? Optar por un sistema de gestión de almacenes puede ser de gran ayuda.

¿Por qué? En un momento en el que hay que realizar los envíos con mayor rapidez y evitar errores para satisfacer a los clientes, es esencial una gestión de existencias fluida y eficaz.

¿Qué es exactamente el software WMS, o SGA y para qué sirve? Descubre las características de esta solución y las ventajas de utilizarla en tu empresa para una logística exitosa.

¿Qué es un WMS (Warehouse Management System)?

WMS: definición

Un WMS, o SGA, es una aplicación informática que mejora la gestión logística de los almacenes.

Este sistema de gestión de almacenes permite a las empresas supervisar todos los procesos y gestionar las operaciones de principio a fin, desde la recepción de mercancías o materias primas hasta la expedición de los pedidos.

En otras palabras, un SGA ayuda a controlar el flujo de mercancías y la información en todas las áreas del almacén.

¿El objetivo? Garantizar el buen funcionamiento de toda la cadena de suministro y optimizar la gestión del inventario de un almacén.

Usos de un WMS en la logística

En la práctica, un software de gestión de almacenes ayuda a controlar y hacer más eficientes los sistemas de almacenamiento de la empresa al permitir:

  • mejorar la programación para fabricar, preparar y enviar los productos de forma óptima;
  • controlar el estado de los pedidos en tiempo real;
  • hacer un seguimiento de todas las mercancías en el almacén;
  • evaluar las necesidades de recursos y prever los picos de actividad para planificar mejor la contratación ad hoc cuando sea necesario;
  • auditar el inventario, etc.
WMS o Sistema de Gestión de AlmacenesWMS o Sistema de Gestión de Almacenes

¿Cuáles son las ventajas de una solución WMS?

Un WMS ofrece muchas ventajas, como el aumento de la eficiencia, la flexibilidad y la visibilidad para coordinar y controlar mejor los procesos del almacén.

Un Sistema de Gestión de Almacenes ofrece las siguientes ventajas:

  • hacer el seguimiento de todas las actividades,
  • gestionar eficazmente los recursos humanos y materiales,
  • reducir el inmovilizado mediante el redimensionamiento de las existencias,
  • garantizar la trazabilidad del flujo de mercancías y de la información en tiempo real,
  • obtener datos de consumo en función de la estacionalidad,
  • disminuir los errores de preparación, tanto de las entradas como de las salidas,
  • acelerar la preparación y el envío de los pedidos, etc.

Teniendo, como consecuencia:

  • una ganancia de espacio útil en el almacén,
  • la optimización de tiempos y costes,
  • un mayor rendimiento,
  • una mayor satisfacción de los clientes.

¿Para qué sirve un software de SGA?: diferentes funcionalidades

Gestión de entradas

  • Recepción de artículos o materias primas, es decir, comprobar las cantidades y los atributos de las mercancías recibidas, pasarlas por el control de calidad si es necesario, e introducirlas en el almacén;
  • introducción de los datos logísticos de las mercancías (referencia de lote, fecha de caducidad, peso, número de serie, etc.) y actualización de la información de almacenamiento en tiempo real para garantizar la trazabilidad de las existencias;
  • etiquetado específico: el sistema genera y aplica etiquetas con códigos de barras a todos los contenedores y mercancías, para facilitar la identificación y el control de todas las operaciones realizadas en el almacén.

💡 Con los datos recogidos se elaboran informes sobre puntos clave de la gestión del almacén, como las discrepancias entre la mercancía prevista y la realmente recibida, si la mercancía se ha recibido en los horarios previstos o no, etc.

Ubicación de la carga

  • Almacenamiento según normas y estrategias: asignación de las mercancías a los lugares de almacenamiento adecuados teniendo en cuenta parámetros precisos (rotación de artículos, tipos de contenedores, familias de productos, compatibilidad con otros productos, volúmenes, etc.);
  • cross-docking: transporte de la mercancía directamente a la zona de preparación de pedidos en cuanto se recibe (por ejemplo: para completar un pedido activo), para luego almacenar la mercancía sobrante una vez que el pedido esté listo;
  • reaprovisionamiento y adjudicación: en los puestos de picking, reaprovisionamiento con la mercancía entrante para preparar los pedidos directamente si quedan pocos productos, para después almacenar la mercancía restante.

Control de inventario

  • Representación gráfica del plano del almacén con detalles de la composición de cada ubicación;
  • gestión de las ubicaciones mediante un dispositivo de obtención y edición de información sobre las ubicaciones (tipo, características, dimensiones, etc.);
  • control de los informes de existencias para consultar en tiempo real todos los datos relativos a la escasez, las pérdidas, las reservas, etc.;
  • cálculo de la rotación de los artículos para gestionar las existencias y reajustarlas para una mayor eficiencia cuando sea necesario;
  • recuento e inventario para realizar inventarios en todo el almacén o más específicamente, por artículo, ubicación o zona.

Preparación de pedidos

  • Gestión de los muelles de asignación ;
  • gestión de sistemas automatizados;
  • asignación de operadores a la preparación;
  • indicaciones sobre la agrupación de las órdenes a realizar y los horarios correspondientes;
  • gestión de las operaciones, incluyendo los procesos de picking, mediante la definición de una ruta optimizada para los empleados encargados de esta tarea. Y así, realizarlo rápidamente y con el menor movimiento posible.

Gestión de salidas

  • Etiquetado de los envíos del almacén para identificar los paquetes de los pedidos;
  • emisión de documentación específica para el envío, como listas de empaque o documentos que deben enviarse al transportista;
  • gestión del proceso de carga de los pedidos en los vehículos, con control final de calidad del envío.

Otras funciones

Además de las funciones comunes, un SGA puede ofrecer:

  • gestión del flujo de mercancías, para optimizar las entradas y salidas entre líneas de producción;
  • gestión multialmacén, con el fin de optimizar los recursos y los sistemas informáticos;
  • gestión multiorganizativa.

ℹ️ Y para convertirse en una verdadera herramienta de control y estrategia, también permite crear cuadros de mando, definir alertas, generar informes y hacer previsiones basadas en algoritmos.

Posibles integraciones

► Un SGA puede integrarse a una solución de SGT (Sistema de Gestión del Transporte), que complementa la gestión del almacén optimizando la parte del transporte de la actividad logística. Esta herramienta de gestión del transporte interconectada con el SGA te permite gestionar toda tu supply chain o cadena de suministro.

► Un SGA puede interconectarse con un ERP, que centraliza todos los flujos de gestión de la empresa. El ERP controla el tratamiento de los pedidos y, por lo tanto, transmitirá los pedidos al SGA, así como los parámetros específicos de cada pedido para optimizar su ejecución.

Por su parte, el SGA comunica al ERP el cierre del envío, por ejemplo, al final de las operaciones de salida. El ERP dispone de los datos necesarios (número exacto de unidades, referencias y paquetes, etc.) para realizar los trámites administrativos con los clientes.

☝️ La gestión logística y la gestión de inventarios pueden integrarse directamente con el sistema ERP, en forma de módulos para el tratamiento de los pedidos, la supervisión de la cadena de suministro, el seguimiento de todos los movimientos de mercancías, la gestión de las entradas y salidas, etc.

Criterios para elegir un WMS para tu empresa

¿Quieres optar por un sistema de gestión de almacenes WMS o ir más rápido gracias a una nueva herramienta?

Con tantos proveedores, puede ser difícil saber cómo hacer la elección correcta.

Comienza por elaborar un pliego de condiciones que describa el presupuesto que deseas asignar al proyecto, tus expectativas específicas, el tipo de licencia que deseas, si es SaaS (cloud) o local, y los objetivos que deberá cumplir tu WMS.

He aquí una lista de criterios clave que debes tener en cuenta para consolidar tu decisión:

  • la integración con tu ERP, para hacer más fluidos los intercambios de información;
  • la flexibilidad y escalabilidad, para adaptarse al crecimiento de tu empresa y a los cambios del mercado;
  • la adaptación a las especificidades de tu sector de actividad y a tu perfil (grandes cuentas o pymes, por ejemplo);
  • la versatilidad y apertura, para programar funciones personalizadas: un SGA debe ser capaz de gestionar la complejidad de tu almacén y todos sus procedimientos;
  • el tiempo que se tarda en desplegar la herramienta y la asistencia durante la instalación y las actualizaciones;
  • la facilidad de uso y el carácter intuitivo de su manejo, para una integración rápida y eficaz entre sus empleados.

No olvides planificar también los recursos dedicados que se integran en el proyecto de implantación del SGA. Organiza también sesiones de formación para los futuros usuarios de la herramienta, con el fin de facilitar la adhesión de sus equipos.

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