Contabilización de la cuenta de prorrata: ¿cómo hacerlo?
Cuando se trata de contabilidad, el sector de la construcción y la ingeniería civil tiene sus propias características y técnicas especiales.
La cuenta prorrateada es una de esas técnicas. Se crea cuando varias empresas comparten una misma obra y sirve para repartir los gastos comunes (agua, electricidad, seguridad, etc.) entre las partes implicadas.
¿Cuándo debe establecerse y cómo funciona? Aquí tienes la información esencial que debes saber sobre la contabilidad de la cuenta de prorrata.
Contabilización de la cuenta de prorrata: definición y funcionamiento
¿Qué es la cuenta de prorrata?
La cuenta de prorrata es una cuenta específica del plan contable de una empresa constructora. Se crea en cuanto una obra es gestionada por varios participantes. Su creación no es obligatoria, pero se recomienda encarecidamente para evitar conflictos entre empresas.
En términos contables, la cuenta de prorrata sirve para registrar los gastos comunes de la obra, es decir, los costes necesarios para el buen desarrollo de la obra. Estos costes son imprevisibles y difíciles de calcular antes de que empiecen las obras.
¿Cómo funciona la cuenta de prorrata?
La cuenta prorrateada se utiliza para registrar todos los gastos y pagos a cuenta recibidos y para contabilizar el IVA. Suele financiarse a prorrata en función del tiempo empleado por cada empresa en la obra, de ahí el término "cuenta prorrateada".
Se utiliza tanto para contratos de construcción públicos como privados, y también puede utilizarse para subcontratistas.
👉 Al inicio de las obras se elabora un presupuesto provisional y cada empresa paga una fianza.
Contabilización de la cuenta de prorrateo: ¿cómo se establece y gestiona?
Organización de la cuenta de prorrateo
La cuenta de prorrata debe establecerse antes del inicio de las obras. No existen disposiciones legales ni reglamentarias relativas a su creación. Surge de la voluntad común de las empresas constructoras y es objeto de un acuerdo de gestión entre todos los participantes en la obra.
En virtud de este acuerdo, los participantes se ponen de acuerdo sobre la creación de la cuenta de prorrata, su organización, el reparto de los gastos y las condiciones de pago.
☝️ El acuerdo de gestión de la cuenta de prorrata es importante porque crea un vínculo jurídico entre todas las empresas participantes.
- En los contratos públicos, el Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG) Travaux no menciona la cuenta de prorrata del centro. Por tanto, sólo puede establecerse por acuerdo entre las empresas.
- Para los contratos privados, la norma AFNOR NF P03-001 hace referencia explícita a los gastos de interés común y a la cuenta de prorrata en el artículo 14 y en los apéndices A, B y C. Propone disposiciones para facilitar la contabilización de los gastos de interés común. Propone disposiciones para facilitar la creación y la gestión de la cuenta de prorrata.
¿Quién debe gestionar la cuenta de prorrata?
La gestión de la cuenta de prorrata se confía a un gestor, el propietario del lote más grande (normalmente la cáscara).
Este gestor se encarga de elaborar las facturas o las solicitudes de fondos de la cuenta de prorrata. Muy a menudo, el gestor también adelanta fondos para cubrir los gastos comunes.
☝️ Los asientos contables son validados por un comité de control.
Contabilización de la cuenta de prorrata
Los gastos incurridos conjuntamente por las empresas constructoras que trabajan en la misma obra, también denominados gastos de interés común, se imputan a la cuenta de prorrata en cuanto se adjudican los precios.
Gastos cubiertos por la cuenta de prorrata
Los gastos cubiertos por la cuenta de prorrata son los gastos de consumo comunes, entre los que se incluyen :
- limpieza y mantenimiento de los locales ;
- los gastos de agua, electricidad y gas
- limpieza de la oficina del centro y de las instalaciones de higiene; y
- la seguridad de las instalaciones...
☝️ Los suministros o trabajos destinados a ser recibidos por el propietario del proyecto, así como los costes que no hayan sido determinados en los documentos contractuales, no constituyen gastos de interés común.
Asignación de gastos a una cuenta prorrateada
El director de obra enumera todos los gastos y los reparte entre todos los participantes según los métodos de reparto definidos de antemano.
Los gastos comunes pueden prorratearse a tanto alzado o sobre la base de un extracto de cuenta. Esta última opción es la más habitual.
- Si los gastos se asignan sobre la base de un desglose, el gestor elabora un cuadro de seguimiento de la cuenta prorrateada. Introduce los gastos reales y los reparte entre los participantes en proporción al valor de su contrato. Al final del proyecto, el gestor elabora el balance final y lo presenta a cada empresa. A continuación, los gastos se deducen proporcionalmente al importe de la factura de cada empresa. En función de los anticipos abonados por las empresas y de la cuenta final, se devuelven las cantidades sobrantes.
- Si el reparto es a tanto alzado, los gastos cubiertos por la cuenta prorrateada se especifican al inicio de las obras. Cada parte paga su parte. El gestor no tiene que justificar los gastos registrados en la cuenta de prorrata.
Contabilización de la cuenta de prorrata: ¿cómo se contabiliza una factura?
La contabilización de la cuenta de prorrata varía según el estatuto de la empresa (gestor o usuario).
- Para el gestor, los gastos se incluyen en la cuenta de gastos habitual. Las llamadas de fondos se registran en una cuenta de clase de ingresos (701).
- Para los usuarios, las peticiones de fondos se registran en una subdivisión de la cuenta 604000 (compras de estudios y servicios).
💡 Consejo: se recomienda el uso de programas informáticos específicos del sector de la construcción para contabilizar fácilmente la cuenta de prorrateo.
Un ejemplo es Graneet, una solución de gestión comercial y financiera dirigida a las pymes del sector de la construcción. Ofrece a estos profesionales una mayor visibilidad de todos los costes asociados a la obra, para que puedan hacer un seguimiento preciso de los gastos compartidos. Además, Graneet integra la cuenta de prorrateo en el cálculo automático de las distintas facturas. En resumen, se trata de un programa informático que hará más fiables sus procesos financieros.
Cierre contable de la cuenta de prorrata
Una vez entregados los trabajos, el administrador de fincas cierra la cuenta de prorrateo. Envía a cada profesional los gastos que debe abonar por este concepto. A continuación, los contratistas disponen de 15 días para presentar sus observaciones.
Para equilibrar la cuenta de prorrata en la contabilidad, los ingresos sin impuestos deben ser iguales a los gastos sin impuestos. El comité de control (o comité de gestión) verifica y valida el saldo de la cuenta prorrateada, así como la imputación de los gastos.
Una vez aprobada la cuenta de prorrateo, el gestor emite las facturas correspondientes a cada empresa. El gestor se encarga de cobrar las cantidades restantes o de devolver los fondos sobrantes.
Otras particularidades contables del sector de la construcción
Además de la contabilidad por cuenta prorrateada, el sector de la construcción y la ingeniería civil presenta otras particularidades en materia de facturación.
- Los pagos a cuenta son anticipos de fondos solicitados antes de la realización de la obra. Pueden ascender hasta el 40% del coste total.
- Los informes provisionales se emiten a medida que avanzan las obras.
- Se aplican tres tarifas en función de la naturaleza del trabajo. Es posible tener dos tipos diferentes en la misma factura:
- el tipo de IVA reducido del 5,5% se aplica a las mejoras energéticas ;
- el IVA intermedio del 10% para las obras de renovación;
- el tipo normal de IVA del 20% se aplica a los trabajos de nueva construcción.
- Cuando se acepta el trabajo, el cliente tiene derecho a deducir una cantidad del total de la factura. Se trata de la " retención de garantía ". Esta suma, que generalmente corresponde al 5% del coste de la obra, permite al cliente asegurarse de que la obra se ha realizado correctamente. La retención debe devolverse al cabo de un año si no se detectan defectos.
La cuenta de prorrata y la contabilidad: un resumen
La cuenta de prorrata se establece cuando varias empresas trabajan en la misma obra. Sirve para repartir los costes de la obra (electricidad, agua, limpieza de la obra, etc.) entre todos los participantes, a tanto alzado o a tanto alzado, y en proporción al tiempo dedicado a la obra. La gestión corre a cargo de un gestor (generalmente la sociedad instrumental) que registra los costes y elabora las facturas, y es validada por un comité de control.
La contabilidad de la cuenta de prorrata es una característica específica del sector de la construcción y la ingeniería civil, del mismo modo que los anticipos, las declaraciones provisionales de obra, los tipos de IVA y la deducción de garantía.
Artículo traducido del francés