12 pasos y 3 herramientas para organizar un excelente webinar

¿Cómo hacer un webinar para tu empresa?

Teniendo en cuenta que el 73% de los vendedores en B2B aseguran que el webinar es una de las mejores formas para generar clientes potenciales de alta calidad, en este artículo te mostramos el paso a paso para integrar este valioso recurso en tu estrategia de marketing.

Sigue los 12 pasos clave que te presentamos a continuación y elige entre alguna de las herramienta, gratuitas o de pago que te proponemos, para asegurar la creación y difusión de contenido de calidad, que contribuya al funcionamiento de tu negocio.

• ¿Cómo hacer un excelente webinar?
  • 1. Adopta un enfoque de Inbound Marketing
  • 2. Elige el formato
  • 3. Cuida el contenido
  • 4. Ensaya la presentación
  • 5. Promociona el webinar
  • 6. Aplica las técnicas de difusión adecuadas
  • 7. Propón un experimento
  • 8. Comunica y observa
  • 9. Agradece al público
  • 10. Evalúa la calidad y mide la retroalimentación
  • 11. Deja disponible la repetición en línea
  • 12. Envía un email
• 3 herramientas infalibles para promocionar tu webinar
  • GoToWebinar
  • LiveWebinar
  • Online seminar
• Webinar online: contenido de calidad

¿Cómo hacer un excelente webinar?

Antes del webinar: adapta tu estrategia a la audiencia

1. Adopta un enfoque de Inbound Marketing

Desde el enfoque del Inbound Marketing se recomienda:

• centrarse en las expectativas del público objetivo,
• fijar los objetivos,
• respetar la trayectoria de la compra.

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El seminario web es uno de los formatos más eficaces en marketing digital para generar contenido en línea y atraer a los visitantes, respondiendo a sus necesidades.

El 79% de los compradores están más dispuestos a registrarse y dar su información de contacto a cambio de un webinar.

Fuente: Curata.

Según las etapas que sigue una persona antes de tomar una decisión de compra, se puede definir el contenido del webinar, tal como se sintetiza en la siguiente tabla:

Necesidad de los participantes	Madurez respecto al proceso de compra	Objetivo del webinar	Contenido a generar
Comprender	Frío: necesita ser consciente de sus necesidades.	Atraer prospectos.	Informa y explica el tema a través de noticias relacionadas con el mercado, un estudio con cifras clave, consejos y mejores prácticas.
Identificar soluciones	Tibio: necesita identificar las respuestas a sus preocupaciones.	Convertirlos en leads cualificados.	Proporciona respuestas concretas a las preocupaciones, basándote en algunas de tus referencias.
Elegir la mejor solución	Caliente: necesitan estar convencidos de tu oferta antes de comprar.	Convertir los leads cualificados en clientes: cerrar la venta.	Argumenta detalladamente la pertinencia de tu solución, apoyándote en estudios de casos de clientes y cifras.

2. Elige el formato

En la siguiente tabla tienes algunos ejemplos de webinars a organizar, según el tipo de audiencia al que te estés dirigiendo:

Audiencia	Objetivos	Tipos de webinar
Prospectos	Demostrar la capacidad y la relevancia de tu oferta.	Demostración del producto.
Clientes	Capacitar a tus clientes. Detectar dificultades. Hacer que el cliente sea autónomo. Fortalecer la relación con el cliente.	Capacitación sobre tu producto o servicio.
Clientes o empleados	Aumentar las competencias de los participantes.	MOOC / cursos en línea.
Influenciadores y prospectos	Invitar a uno o más expertos. Atraer a un público más amplio. Sensibilizar.	Entrevista / webcast.
Prospectos o clientes	Atraer contactos cualificados. Sensibilizar. Transmitir un evento en vivo. Anunciar una nueva solución, una nueva oferta, el desempeño. Convencer.	Evento en vivo / conferencia web.
Prospectos	Demostrar la experiencia. Responder en vivo Argumentar Convencer a los prospectos	Sesión de preguntas y respuestas.
Candidatos	Presentar la empresa. Expresar sus necesidades en términos de puestos y perfiles de trabajo. Establecer un primer contacto. Mejorar la marca empleador. Detectar talentos.	Sesión de reclutamiento.
Colaboradores	Difundir información importante a todos los equipos. Sensibilización. Enriquecer un seminario.	Webinar privado.

3. Cuida el contenido

Una buena presentación tiene en cuenta:

• el fondo, el cual debe ser interesante y enfocado a proporcionar respuestas;
• el título, el cual debe ser llamativo;
• la forma, la cual debe estar bien pensada para distribuir bien el contenido, sin aburrir a los participantes;
• el aspecto lúdico, pues aprender divirtiéndose es más efectivo y el humor es una gran herramienta para mantener al público interesado;
• la expresión oral, pues esta debe ser capaz de transmitir emociones.

4. Ensaya la presentación

Esto te permite:

• verificar que dominas el tema,
• anticipar preguntas capciosas,
• determinar la duración,
• prever las transiciones entre temas,
• entrenarte en el uso de la herramienta o plataforma webinar.

5. Promociona el webinar

Determina y comunica la fecha y hora precisa de la conferencia web. En cuanto a su promoción, te recomendamos:

• promocionarla con un mes de anticipación,
• compartir regularmente post en las redes sociales (Linkedin, Twitter, Facebook, canal de YouTube),
• envía invitaciones a una base de datos segmentada, vía correo electrónico,
• crea una página de aterrizaje (landing page) para el registro del evento,
• recopila y califica los datos de contacto registrados a través de la landing page,
• anuncia la fecha del webinar en tu newsletter,
• solicita a otros sitios que hablen sobre tu seminario web,
• emplea un dispositivo de marketing automation para enviar recordatorios y animar a quienes aún no se han registrado, a venir.

Ejemplo de la landing de inscripción:

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© RD Station

Durante el evento: causa una buena impresión

6. Aplica las técnicas de difusión adecuadas

Cautivar a tu audiencia durante un webinar es un arte que requiere la aplicación de técnicas como:

• utilizar un equipo profesional que asegure la buena calidad de reproducción de sonido,
• crear un vínculos de cercanía con la audiencia para ganar su confianza,
• segmentar tu presentación en fases cortas para controlar la duración y permitir descansos cortos,
• emplear una plataforma webinar (examinaremos algunas opciones más adelante).

7. Propón un experimento

Involucra a tu público, invitándolo a participar y a interactuar contigo. Aquí, algunos consejos para lograrlo:

• utiliza el chat para invitar a los participantes a hacer preguntas,
• comparte tu pantalla, algún documento o video,
• lanzar una encuesta en vivo,
• trae un invitado sorpresa,
• otorga 10 minutos al final del webinar para responder algunas preguntas.

8. Comunica y observa

Recoge las opiniones y comentarios de los participantes, así como su comportamiento y reacciones. Con esta información, califica a los prospectos más interesados. Puedes utilizar una herramienta para realizar encuestas durante tus transmisiones en vivo.

9. Agradece al público

Cuando llegue el final del webinar, piensa en integrar un CTA (call to action), invitando a la gente a contactarte a través de un mail, tu sitio web o por teléfono. Finalmente, agradécele a tu audiencia por su tiempo y atención.

Después del evento: mantente en contacto con los participantes

10. Evalúa la calidad y mide la retroalimentación

La retroalimentación que recibes por parte de los usuarios es importante, así como la información que obtienes al hacer el seguimiento de tus indicadores clave de desempeño (KPIs).

• Evalúa la satisfacción de tu audiencia:
  • cuenta el número de personas que abandonan webinar durante los primeros 10 minutos y reevalúa la calidad de tu sonido y presentación;
  • cuenta las interacciones realizadas por los participantes en el chat o al responder una encuesta, para calcular la tasa de participación y determinar si requieres proponer CTA más interesantes.
• Mide la tasa de registro de tu seminario web:
  • Gracias a las url de rastreo, puedes ver cuántas personas llegan a tu página de aterrizaje y cuántas se registran realmente. Así, puedes calcular la tasa de registro global en relación con el número total de visitas, y también calcular la tasa de registro por canal de comunicación (redes sociales, correo electrónico, directo, etc.).
• Mide la tasa de participación real:
  • Entre la inscripción y la participación, se corre el riesgo de perder gente en el camino. De ahí la importancia de elegir bien la fecha y la hora del webinar. En general, la tasa de participación es extremadamente rara, especialmente en B2B.

11. Deja disponible la repetición en línea

Tanto quienes participaron en el seminario web, como quienes no pudieron estar presentes, apreciarán que el contenido quede disponible para futura consulta.

Al dejar disponible tu conferencia web en línea:

• promueves la lealtad de los participantes,
• podrás recuperar el contacto de quienes se inscribieron, pero no participaron,
• llegas a un nuevo público de no registrados,
• calificas nuevos prospectos gracias a un contenido exclusivo.

12. Envía un email

Cuando envías un email de agradecimiento, aprovechas para fidelizar a un nuevo público y aumentar tus posibilidades de venta. Siempre desde una lógica inbound, se trata de mantener el contacto con los participantes y prospectos más calificados (los más cercanos a la compra).

Segmenta tu base de datos y personaliza el correo electrónico en función de tus contactos:

• los contactos más fríos necesitan más información → dirígelos hacia un contenido cualitativo que pueda alimentar su reflexión, así como un libro blanco;
• los mejores prospectos deben contratar tus servicios → proponles un encuentro personalizado;
• las personas que se han registrado pero que no han participado deberían poder ver la repetición del curso online → contáctalos para informarlos sobre esta posibilidad.

Resumen de los pasos a seguir para organizar tu seminario web:

Contexto	Objetivos	Etapas
Antes del Webinar	Preparar el webinar e invitar a las personas adecuadas	Definición del público y del objetivo (1). Elección del formato adaptado (2). Preparación del contenido (3). Presentación de prueba (4). Promoción del evento (5).
Durante la emisión	Crear un vínculo y convencer	Difusión (6). Transmisión de una experiencia (7). Observación de comportamientos (8). Agradecimiento (9).
Después del evento	Mantener el contacto y forjar un vínculo duradero	Evaluación y medición (10). Repetición de la emisión (11). Envío de correo electrónico (12).

3 herramientas infalibles para promocionar tu webinar

GoToWebinar

GoToWebinar es una herramienta con la cual gestionas eventos como seminarios web de forma rápida y sencilla. Personaliza tus invitaciones y emplea plantillas de eventos pasados para agilizar la organización de futuros webinars.

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© GoToWebinar

Características más destacadas:

• Registro personalizado para análisis de inscritos.
• Plataforma GoToStage para dar visibilidad a tus eventos.
• Sondeos y encuestas disponibles para la interacción durante las emisiones
• Integraciones con tu CRM, sistema de automatización de marketing y otros.
• Analítica de eventos.

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LiveWebinar

LiveWebinar es un software para seminarios web, basado en la nube, el cual facilita el trabajo colaborativo. Esta solución permite transmitir videos en vivo y grabarlos, así como realizar análisis personalizados de marca y social broadcasting.

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© LiveWebinar

Características más destacadas:

• API para la integración de herramientas.
• Marketing Automation para la construcción de listas de email marketing.
• Salida y entrada de llamadas sin recargos.
• Creación de un número ilimitado de reuniones dentro de una misma sesión, gracias a la funcionalidad Breakout Rooms.
• Whiteboard interactivo como soporte visual a la presentación y explicación de ideas.
• Transmisión de los eventos en YouTube live, Facebook, Vimeo y otros.

Ver este software

Online seminar

Online Seminar es una plataforma de webinars pensada para el mundo corporativo, especializada en cinco sectores, principalmente: servicios financieros, servicios comerciales, medios de comunicación, gobiernos, y salud e industria farmacéutica.

Ofrece soluciones webinar:

• Para lead generation, e-learning y comunicaciones corporativas.
• Full service y self service.
• Entrenamiento para la presentación de webinars.
• Checklist de seguridad para plataformas webinar.

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Webinar online: contenido de calidad

Tanto para fines de capacitación interna, como para generar leads cualificados, en un webinar podrás encontrar la oportunidad de establecer una relación directa con las personas. Asimismo, una forma efectiva de aumentar tu audiencia, ganar notoriedad y atraer clientes potenciales.

Sea cual sea tu objetivo, asegúrate de ofrecer un seminario web de calidad, cuidando cada etapa del proceso y apoyándote en herramientas especializadas