Todo sobre la digitalización de documentos: ¿qué es, cómo y por qué?

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La digitalización de documentos es más que una tendencia actual, es uno de los principales desafíos de la transición digital de las empresas y de las administraciones, todos los sectores combinados. "Cero papel”, movilidad y teletrabajo son sólo algunas de las problemáticas a las que se enfrentan las organizaciones de hoy en día. Estos pueden encontrar su respuesta en la digitalización de medios y procesos de trabajo.

¿En qué consiste exactamente la digitalización? Más allá de la desmaterialización de documentos administrativos para un acceso simplificado y acelerado a la información para todos los empleados, la desmaterialización tiene sus ventajas.

Sin embargo, puede dar lugar a ciertas reticencias en cuanto a su aplicación. ¿Qué estrategia deberías adoptar para gestionar tus documentos desmaterializados? ¿Mejor un simple plan de digitalización o un sistema de GED unificado? ¿Cómo reducir los riesgos de seguridad de los datos? ¿Cómo garantizar el valor jurídico de la firma electrónica de un contrato?

Para entender mejor la digitalización, lo que está en juego y el impacto de la transformación digital en la empresa, esto es lo que tienes que saber:

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¿Qué es la digitalización de documentos?

Definición

La digitalización es la transición de un medio físico (generalmente papel) a un formato digital al intercambiar o almacenar información. Esta sustitución de material por datos computarizados no se detiene en la "digitalización" de un documento. Es todo un sistema que participa en la transición a un mundo desmaterializado: procesamiento, gestión, conservación, almacenamiento, etc.

¿En qué consiste?

Cuando hablamos de desmaterialización, pensamos automáticamente en un documento de formato papel a formato digital, ya sea escaneado de un soporte físico o producido directamente en formato electrónico.

Sin embargo, la documentación física es sólo una parte de la transformación digital del entorno de trabajo. Los intercambios, las actividades y los procesos comerciales también están avanzando hacia la desmaterialización. Tanto es así que sería más exacto hablar de flujos: salientes, entrantes e internos.

5 ventajas de digitalizar documentos

El proceso de digitalización de los documentos en papel también conduce a una desmaterialización de los procesos de trabajo. La noción de inteligencia empresarial y ventaja competitiva adquiere entonces un nuevo significado: los empleados ganan en reactividad y productividad.

1. Ahorro de espacio

Digitalizar los documentos proporciona una ventaja logística considerable. Se puede prescindir de las decenas o incluso cientos de metros cuadrados necesarios para almacenar documentos en papel y facturas de proveedores.

El almacenamiento electrónico ayuda a ahorrar espacio:

  • CDs,  

  • memorias USB,

  • servidores, etc.

2. Accesibilidad de los datos

Una de las mayores ventajas de la desmaterialización empresarial es la posibilidad de compartir archivos instantáneamente con el mundo entero gracias a Internet.

Esto permite a los equipos de trabajo llevar a cabo actividades coordinadas, incluso si están separados por grandes distancias. Los documentos de trabajo, los documentos contables y las facturas pueden consultarse en línea.

Esto ahorra a los clientes, proveedores y contadores muchos viajes y los gastos relacionados de los mismos.

Además, trabajar desde casa o a distancia proporciona un cierto grado de comodidad para el personal. La reactividad de la empresa se multiplica y todos ahorran un tiempo considerable.

3. Rastreo y búsqueda de los documentos

La inteligencia de los sistemas de gestión documental aumenta la productividad de los empleados. Toda la información es accesible en tiempo real: esta es una de las muchas ventajas de la desmaterialización.

La transmisión de la información ya no es un problema: los empleados ya no pierden tiempo buscando los datos que necesitan. Saben dónde encontrar la información: un software de digitalización de documentos ofrece la posibilidad de almacenar y clasificar documentos según varias categorías y sus propios parámetros de clasificación.

La búsqueda se vuelve fluida e intuitiva.

El sistema también reduce el tiempo que se tarda en procesar un archivo entre los departamentos de marketing y ventas, por ejemplo.

La desmaterialización acelera un conjunto de actividades coordinadas que permite la trazabilidad de los documentos: un historial permite saber quién realizó qué acción y en qué momento.

La digitalización de los documentos contables facilita el procesamiento de la contabilidad a distancia. Una solución completa te permite conservar documentos escaneados en forma de archivos digitales para almacenar tu contabilidad.

Sin embargo, algunas herramientas profesionales son necesarias:

  • una caja fuerte digital para proteger los datos dándoles un valor legal,
  • una solución que permite firmar documentos electrónicamente, autenticando al mismo tiempo la identidad del firmante.

Las ventajas de la desmaterialización son numerosas: ahorro de tiempo y productividad, ahorro de espacio gracias al almacenamiento desmaterializado y procesamiento más rápido.

5. Centralización de la información

La pérdida de los documentos, la clasificación y la búsqueda en un momento dado es una problemática importante para las empresas.

Una solución que permita el respaldo automático de los documentos y la clasificación de la información ayuda a evitar la pérdida de documentos y datos importantes.

La capacitación de calidad también permitirá a toda la organización adoptar buenas prácticas a nivel interno.

¿Cómo digitalizar documentos?

Si quieres digitalizar un documento, existen varias soluciones:

  1. tienes un escáner (o una impresora multifunción), en cuyo caso puedes:

  • digitalizar directamente desde el escáner a una llave USB o a un servicio en línea (FTP, dropbox, etc.) si el escáner ofrece esta opción;

  • digitalizar a la computadora conectada al escáner, en cuyo caso deberás utilizar un software para controlar el escáner y recibir el documento.

        2. no tienes escáner, en ese caso, puedes utilizar tu teléfono móvil con una aplicación que te permita tomar una foto del documento y enderezarlo para que aparezca escaneado y sin reflejos. ¡Existen aplicaciones gratuitas tanto para Android como para iOS!

Sin embargo, si eres una empresa, te recomendamos, sin duda alguna, implementar un sistema de gestión electrónica de documentos. Integrar un sistema especializado en tu empresa no solo te ayudará a digilitalizar documentos, sino que también te permitirá la gestión y centralización de los mismos en una misma plataforma, así como la validez y la seguridad. 

Un software centrado en la GED o una solución de firma electrónica que permita la gestión de documentos, ayudará a tu empresa con la transición y el cumplimiento de la ley según los requisitos reglamentarios, normativos y comerciales.

¿Dónde queda la firma y la validez de los documentos?

La firma electrónica de los documentos es un paso importante en el proceso de desmaterialización y, además, antecede la validación, el envío y el almacenamiento.

En muchos casos, la firma electrónica es obligatoria.

Ya sabes que es posible imprimir un documento para firmarlo y luego escanearlo, pero ya no es necesario porque todo se hace en línea. Te proponemos dos soluciones ¡que te simplificaran la vida!.

Herramientas claves para digitalizar y firmar electrónicamente

Yousign

Más allá de la simple digitalización de documentos, Yousign es una solución para firmas electrónicas seguras, sencillas y con validez legal. Esta es la promesa simple pero efectiva de Yousign. Integrar la firma electrónica en tu proceso de tramitación y digitalización de documentos administrativos es posible con Yousign, asegurando el cumplimiento y el valor legal de los documentos.

Yousign también proporciona un archivo con valor probatorio y puede ser utilizado como una caja fuerte electrónica. La API de Yousign se integra fácilmente con tus herramientas existentes para ganar en eficiencia.

yousign

Puntos fuertes de Yousign:

  • una interfaz simple, clara y agradable,
  • certificaciones eIDAS (uso y reconocimiento legal de los procesos de firma electrónica en los Estados miembros de la Unión Europea),
  • datos alojados exclusivamente en la UE.

Zeendoc

Zeendoc es una plataforma de intercambio para procesar los flujos entrantes y salientes de la empresa y poner a tu disposición la información que necesitas en un tiempo récord. Zeendoc es un verdadero asistente personal, te ayuda con el cumplimiento de las normas vigentes e incluye recordatorios de pagos, fechas de vencimiento de las facturas, etc.

Gracias a su motor de búsqueda y al análisis inteligente de datos, la herramienta encuentra los documentos utilizando simples palabras clave.

Puntos fuertes de Zeendoc:

  • automatiza tareas de bajo valor añadido,
  • gestión simple de usuarios y derechos,
  • facilita los procesos de desmaterialización (facturas,, contratos comerciales, nóminas, etc.).

Hacia una digitalización exitosa

La transición hacia la desmaterialización tiene muchos efectos positivos para las empresas, estructurar la información, aumentar la productividad, reducir costos, controlar riesgos relacionados con la seguridad y la confidencialidad de los documentos.

¿Cómo implementar la digitalización de documentos de manera exitosa dentro de la estructura? En primer lugar, será necesario repensar los procesos afectados por este enfoque: finanzas, contabilidad, gestión de recursos humanos, etc. Cada flujo de trabajo tendrá que ser reexaminado antes de ser automatizado.

Por último, utiliza las mejores soluciones para poner en marcha el proceso: cumlimiento de las normativas, fiabilidad y facilidad de uso son la prioridad.

Entonces, ¿estás listo para acelerar tu transformación digital?

 

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