Todo sobre la digitalización de documentos para empresas

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La digitalización de documentos es más que una tendencia actual, es uno de los principales desafíos de la transición digital de las empresas y de las administraciones, todos los sectores combinados. "Cero papel”, movilidad y teletrabajo son sólo algunas de las problemáticas a las que se enfrentan las organizaciones de hoy en día. Estos pueden encontrar su respuesta en la digitalización de medios y procesos de trabajo.

¿En qué consiste exactamente la digitalización? Más allá de la desmaterialización de documentos administrativos para un acceso simplificado y acelerado a la información para todos los empleados, la digitalización es una forma segura de archivar y validar documentos.

Sin embargo, puede dar lugar a ciertas reticencias en cuanto a su aplicación. ¿Qué estrategia deberías adoptar para gestionar tus documentos desmaterializados? ¿Cómo reducir los riesgos de seguridad de los datos? ¿Cómo garantizar el valor jurídico de la firma electrónica de un contrato?

Para entender mejor la digitalización, lo que está en juego y el impacto de la transformación digital en la empresa, esto es lo que tienes que saber: 

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¿Qué es la digitalización de documentos?

Definición

La digitalización es la transición de un medio físico (generalmente papel) a un formato digital al intercambiar o almacenar información. Esta sustitución de material por datos computarizados no se detiene en la "digitalización" de un documento. Se trata de todo un sistema que participa en la transición a un mundo desmaterializado: procesamiento, gestión, conservación, almacenamiento, etc.

¿En qué consiste?

Cuando hablamos de digitalización, pensamos automáticamente en un documento de formato papel a formato digital, ya sea escaneado de un soporte físico o producido directamente en formato electrónico.

Sin embargo, la documentación física es sólo una parte de la transformación digital del entorno de trabajo. Los intercambios, las actividades y los procesos comerciales también están avanzando hacia la desmaterialización. Tanto es así que sería más exacto hablar de flujos: salientes, entrantes e internos.

Ventajas de la documentación digitalizada

  • Ahorro de tiempo gracias a funcionalidades avanzadas como el reconocimiento óptico.

  • Mayor protección de los datos gracias a sistemas de gestión documental especializados.

  • Centralización de documentos, archivos y bases de datos en un solo lugar.

  • Ahorro de costes ¡dile adiós a la documentación en papel!

  • Una mejor organización de tu empresa siempre se traduce en un aumento de la ventaja competitiva.

¿Cómo digitalizar documentos?

Existen varias soluciones para la digitalización de archivos:

1. Utiliza un escáner

Si tienes un escáner (o una impresora multifunción) puedes:

  • digitalizar directamente desde el escáner a una llave USB o a un servicio en línea (FTP, dropbox, etc.) si el escáner ofrece esta opción;
  • digitalizar directamente al ordenador conectado al escáner, en cuyo caso deberás utilizar un software para controlar el escáner y recibir el documento.

2. Utiliza tu móvil

Si no tienes escáner, puedes utilizar tu teléfono móvil con una aplicación que te permita tomar una foto del documento y enderezarlo para que aparezca escaneado y sin reflejos. ¡Existen aplicaciones gratuitas tanto para Android como para iOS!

3. Utiliza un gestor documental

Sin embargo, te recomendamos, sin duda alguna, implementar un sistema de gestión electrónica de documentos. Integrar un sistema especializado no solo te ayudará a digitalizar documentos de la empresa, sino que también te permitirá la gestión y centralización de los mismos en una misma plataforma, así como garantizar la validez y la seguridad de los mismos.

4. No te olvides de la firma

La firma electrónica de los documentos es un paso importante en el proceso de desmaterialización y, además, antecede la validación, el envío y el almacenamiento.

En muchos casos, la firma electrónica es obligatoria.

Ya sabes que es posible imprimir un documento para firmarlo y luego escanearlo, pero ya no es necesario porque todo se hace en línea. Te proponemos dos soluciones ¡que te simplificarán la vida!.

Un software de gestión documental (GED) o una solución de firma electrónica que permita la gestión de documentos, ayudará a tu empresa en su proceso de digitalización y cumplimiento de la ley según los requisitos reglamentarios y comerciales.

Herramientas claves para digitalizar y firmar electrónicamente

Yousign

Más allá de la simple digitalización de documentos, Yousign es una solución para firmas electrónicas segura, sencilla y con validez legal. Esta es la promesa simple, pero efectiva de Yousign.

Integrar la firma electrónica en tu proceso de tramitación y digitalización de documentos administrativos es posible con Yousign, asegurando el cumplimiento y el valor legal de cada archivo digital.

Yousign también proporciona un archivo con valor probatorio y puede ser utilizado como una caja fuerte electrónica. La API de Yousign se integra fácilmente con tus herramientas existentes para ganar en eficiencia.

yousign

Puntos fuertes de Yousign:

  • una interfaz simple, clara y agradable,
  • certificaciones eIDAS (uso y reconocimiento legal de los procesos de firma electrónica en los Estados miembros de la Unión Europea),
  • datos alojados exclusivamente en la UE.

Zeendoc

Zeendoc es una plataforma de intercambio para procesar los flujos entrantes y salientes de la empresa y poner a tu disposición la información que necesitas en un tiempo récord. Zeendoc es un verdadero asistente personal, te ayuda con el cumplimiento de las normas vigentes e incluye recordatorios de pagos, fechas de vencimiento de las facturas, etc.

Gracias a su motor de búsqueda y al análisis inteligente de datos, la herramienta encuentra los documentos utilizando simples palabras clave.

Puntos fuertes de Zeendoc:

  • automatiza tareas de bajo valor añadido,
  • gestión simple de usuarios y derechos,
  • facilita los procesos de desmaterialización (facturas,, contratos comerciales, nóminas, etc.).

Hacia una digitalización exitosa

La transición hacia la desmaterialización tiene muchos efectos positivos para las empresas, estructurar la información, aumentar la productividad, reducir costos, controlar riesgos relacionados con la seguridad y la confidencialidad de los documentos.

¿Cómo implementar la digitalización de documentos de manera exitosa dentro de la estructura? En primer lugar, será necesario repensar los procesos afectados por este enfoque: finanzas, contabilidad, gestión de recursos humanos, etc. Cada flujo de trabajo tendrá que ser reexaminado antes de ser automatizado.

Por último, utiliza las mejores soluciones para poner en marcha el proceso: gestión de archivos, cumplimiento de las normativas, fiabilidad y fácil acceso son la prioridad.

Entonces, ¿estás listo para acelerar tu transformación digital?

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