Digitalización de documentos: definición y ventajas

Todo lo que tienes que saber sobre la digitalización de documentos

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La digitalización de documentos es más que una tendencia, es uno de los principales desafíos de la transición digital de las empresas y de las administraciones. "Cero papel”, movilidad y teletrabajo son sólo algunas de las problemáticas a las que se enfrentan las organizaciones de hoy en día. Estas pueden encontrar su respuesta en la digitalización de medios y procesos de trabajo.

¿En qué consiste exactamente el proceso de digitalización? Más allá de la desmaterialización de documentos para un acceso simplificado y acelerado a la información, la digitalización es una forma segura de archivar y validar documentos.

Sin embargo, puede dar lugar a ciertas reticencias en cuanto a su aplicación. ¿Cómo las empresas se benefician de la digitalización? ¿Cómo garantizar el valor jurídico de dichos documentos?

Para entender mejor la digitalización, lo que está en juego y el impacto de la transformación digital en la empresa, esto es lo que tienes que saber:

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¿Qué es la digitalización de documentos?

La digitalización es la transición de un medio físico (generalmente papel) a un formato digital al intercambiar o almacenar información. Esta sustitución de material por datos computarizados no se detiene en la "digitalización" de un documento de texto. Se trata de todo un sistema que participa en la transición a un mundo desmaterializado: procesamiento, gestión, conservación, almacenamiento, etc.

Ventajas de utilizar la digitalización en las empresas

1. Ahorro de espacio gracias al almacenamiento digital

El escaneo de documentos proporciona una ventaja logística considerable: el almacenamiento electrónico y la gestión de documentos en servidores ahorra espacio físico.

Las empresas que alquilan espacios de almacenamiento para guardar sus documentos en formato de papel, pueden tener ahorros sustanciales.

2. Accesibilidad a las bases de datos y gestión de archivos

Gracias al intercambio de archivos en línea:

  • Un equipo de trabajo puede llevar a cabo actividades coordinadas, incluso a distancia. Con documentos accesibles en cualquier lugar y en cualquier momento, los intercambios con los clientes, los proveedores, el contable, etc., se hacen más fluidos. También se reducen los viajes (y los gastos relacionados).
  • El personal puede beneficiarse del teletrabajo. La reactividad de la empresa se multiplica entonces y todos ahorran una cantidad considerable de tiempo.

3. Mejora de la productividad y la rentabilidad

Gracias a la desmaterialización de los procesos, la transmisión de la información es más rápida. Los empleados ya no pierden tiempo buscando información. Por lo tanto, ganan en productividad y pueden dedicar más tiempo a actividades más rentables para la empresa.

💡 La elección de una plataforma de Gestión Electrónica de Documentos (GED), como Zeendoc, permite almacenar, buscar y poner a disposición toda la información de la empresa. Gracias a su potente motor de búsqueda y su análisis inteligente de datos, encontrarás toda la información que necesitas en poco tiempo.

4. Desafío ecológico

Por último, el cero papel y la reducción del uso de tinta para la impresión son un paso más hacia una economía más orientada al desarrollo sostenible.

Por otra parte, cabe señalar que la desmaterialización de los procesos induce, como hemos visto, nuevas prácticas de trabajo como el teletrabajo. Así, el impacto ambiental de los empleados disminuye gracias a la reducción, por ejemplo, de los viajes en coche.

¿Cómo digitalizar documentos? Tipos y fases

La sustitución del papel por datos computarizados toma varias formas.

Se pueden distinguir dos tipos de desmaterialización:

▶ ︎ Desmaterialización nativa: los archivos se crean directamente en medios digitales. Los documentos electrónicos nativos deben tener un certificado de sellado para ser considerados conformes.

▶︎ Desmaterialización a posteriori: se refiere a los documentos originados en formato papel, y que pasan por las siguientes fases:

1. Digitalizar

Esto implica escanear el documento original en papel para obtener una versión digitalizada. A continuación, es necesario generar un archivo utilizable para integrarlo en el sistema (por ejemplo, con un dispositivo de reconocimiento óptico de caracteres OCR).

2. Archivar

Después de escanear, el documento debe ser almacenado. A continuación se definen el medio, los derechos de acceso, los medios de respaldo, las cuestiones de integridad y cumplimiento de la normativa, etc.

3. Versionar

La gestión de las diferentes versiones de un mismo documento y la forma de llevar un registro de los cambios realizados.

4. Certificar

Garantizar que el documento generado digitalmente se ajuste al original en papel.

GED en empresas

Frente a los problemas asociados a la desmaterialización, están surgiendo nuevos desafíos:

  • los medios de acceso a los documentos y a qué usuarios;
  • los derechos vinculados a su uso: consulta, modificación, transferencia, validación;
  • los modos y las duraciones de la conservación, etc.

💡 Para organizar los documentos y facilitar el acceso, la indexación y el almacenamiento, se puede establecer un sistema de Gestión Electrónica de Documentos o GED. Disponible en modo SaaS, los GED permiten a todos los empleados acceder a los recursos desmaterializados desde cualquier lugar y en cualquier momento, y, en algunos casos, aprovechar las funcionalidades de colaboración (chat, gestión de tareas, etc.).

¿Qué documentos se pueden digitalizar en las empresas?

Este proceso puede afectar a una parte o a la totalidad de la gestión administrativa y contable. Entre los documentos que se desmaterializan, encontramos digitalización de:

  • documentos en la administración pública;
  • documentos relacionados con los procesos contables;
  • facturas de los clientes;
  • facturas de los proveedores;
  • documentos comerciales: contratos, órdenes de compra, notas de entrega;
  • Documentos de RR.HH.: expedientes de empleados, nóminas, contratos de trabajo, etc.

De la desmaterialización de los documentos a la desmaterialización de los flujos

Si bien la desmaterialización de los documentos suele ser la puerta de entrada a un entorno de trabajo sin papeles, esta forma parte de una transformación digital más amplia.

Como resultado, se invita a la empresa a repensar todos los procesos de negocio:

  • las actividades,
  • los procedimientos,
  • las partes interesadas,
  • los intercambios,
  • las herramientas.

Tanto es así que sería más exacto hablar de desmaterialización de los flujos:

  • flujos entrantes,
  • flujos internos,
  • flujos de salida.

Archivo digital y firma electrónica legalmente válida

Para asegurar la conformidad legal de los documentos escaneados, se necesitan herramientas profesionales. Una caja fuerte digital, por ejemplo, permite asegurar los datos dándoles un valor legal.

En cuanto a la firma electrónica, puedes asegurar el valor jurídico utilizando un tercero de confianza. Se trata de una autoridad de certificación (a su vez certificada por el Estado) que cumpla las normas de seguridad europeas más estrictas.

💡 Un programa como Yousign permite firmar y hacer firmar documentos electrónicos y, además, ofrece un servicio de conservación de los archivos con valor probatorio.

Por otra parte, estas soluciones garantizan el valor jurídico de todas las firmas electrónicas, simplificando los procesos de validación y acelerando las operaciones (preparación de contratos, ejecución, etc.).

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El gestor documental, ¿la via rápida hacia una digitalización exitosa? 

La transición hacia la desmaterialización tiene muchos efectos positivos para las empresas, estructurar la información, aumentar la productividad, reducir costos, controlar riesgos relacionados con la seguridad y la confidencialidad de los documentos.

Entonces, ¿estás listo para acelerar tu transformación digital con un sistema de gestión documental?

 

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