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Tome el control total de su entorno informático (y de su presupuesto) con ITAM

Tome el control total de su entorno informático (y de su presupuesto) con ITAM

Por Jennifer Montérémal

El 29 de octubre de 2024

A las empresas puede resultarles difícil gestionar sus recursos informáticos. Entre el mantenimiento del hardware físico, la gestión del software y la seguridad de los datos, los equipos de TI pueden verse desbordados rápidamente.

Implantar un software ITAM dedicado es una solución práctica para facilitar su trabajo diario.

Esto es lo que necesitas saber 😉.

¿Qué es ITAM?

Definición de ITAM

I TAM (Information Technology Asset Management) se refiere a la gestión de los activos de TI dentro de una empresa. Aquí hay que entender todas las herramientas que utilizan a diario los equipos:

  • ordenadores 💻,
  • software 💾,
  • impresoras 🖨️,
  • sistemas en la nube ☁️,
  • etc.

En otras palabras, ITAM permite elaborar un inventario completo de los equipos informáticos y de su utilización. En definitiva, el control de estos diferentes activos contribuye a una mejor gestión de los recursos y a un mayor control de todo el parque informático.

Los diferentes tipos de ITAM

En general, existen tres grandes ámbitos de aplicación de la gestión de activos informáticos:

  • Hardware informático: nos referimos aquí a todas las herramientas físicas necesarias para el buen funcionamiento del parque informático de la empresa (portátiles, impresoras, auriculares, ratones, etc.). Gracias a ITAM, se puede comprobar, por ejemplo, la antigüedad de estos dispositivos, cuáles están aún en garantía, etc.

  • Software: para el equipo informático, la instalación de software implica un seguimiento continuo. El vencimiento del contrato de licencia, los requisitos de conformidad y el número de usuarios autorizados son factores a tener en cuenta a la hora de gestionar el software de una empresa.

  • La nube: utilizar un sistema en la nube implica una serie de responsabilidades para el equipo informático. Entre ellas, la protección de los datos de la empresa y el seguimiento de los diferentes contratos SaaS. También en este caso, ITAM es la mejor manera de garantizar el control de estos activos.

¿Cuáles son las ventajas de ITAM?

Para una empresa, integrar ITAM en sus operaciones tiene muchas ventajas.

Un repositorio único y fiable

Sin una herramienta adecuada, el seguimiento de los activos informáticos puede convertirse en una pesadilla para los equipos responsables. Cuanto mayor es la empresa, mayor es el riesgo de que se pierda información. No es raro perder la pista de todos los equipos, programas y suscripciones que hay que gestionar.

Gracias a ITAM, los equipos responsables del parque informático ganan en control y eficacia. ITAM permite

  • recopilar y centralizar la información en un área dedicada 🗃️ ;
  • automatizar muchas tareas que consumen mucho tiempo 🦾 ;
  • reducir errores y malentendidos ❌ ;
  • fomentar una buena toma de decisiones ✔️.

Mejor uso de los activos

Es mejor ampliar la suscripción a SaaS o sondear a otro proveedor?

Es realmente necesario encargar la nueva fotocopiadora que demandan algunos de sus empleados?

¿Es su oferta en la nube lo bastante completa para cubrir todas sus necesidades?

Estas son sólo algunas de las preguntas que ITAM puede responder, dándole una idea precisa del coste y la rentabilidad de sus activos de TI.

Seguridad añadida

Al automatizar algunas de las tareas que antes realizaba su equipo informático mediante ITAM, liberará un tiempo precioso para controlar y proteger sus activos. Por ejemplo, se pueden instalar bloqueadores para evitar que los empleados instalen software no conforme.

Además, tendrá una visión general del acceso de los empleados a los distintos datos de la empresa alojados en su parque informático. Una excelente manera de redefinir los derechos y limitar el acceso a los datos más sensibles a los usuarios cualificados 💻.

¿Qué proceso ITAM debe aplicarse?

Para comprender mejor la Gestión de Activos de TI y cómo se utiliza dentro de una empresa, podemos desglosar su aplicación en diferentes etapas:

  1. 📋 Diseño del inventario de activos: es el punto de partida del proceso ITAM. Aquí es necesario inventariar todos los activos informáticos de la empresa. En él se debe detallar su función, ubicación, coste, etc.

  2. 💵 Establecer el coste del ciclo de vida de cada activo: un paso tedioso pero necesario, este cálculo tiene como objetivo enumerar los costes adicionales incurridos por cada activo a lo largo de su ciclo de vida. Es el caso, por ejemplo, de los costes de mantenimiento o desguace.

  3. 👀 Hacer un seguimiento de los activos: la gestión de los activos informáticos es un trabajo diario. Entre un equipo defectuoso, la próxima expiración de un contrato de licencia o de una garantía, es imperativo ser organizado y riguroso para no agobiarse y anticiparse a las necesidades.

  4. 🔧 Mantener los activos: a menudo hay que reparar, actualizar o sustituir los equipos. Gracias a ITAM, tienes una idea clara de las necesidades de mantenimiento de cada activo.

  5. 💰 Optimizar tu presupuesto: además de gestionar tus activos informáticos, ITAM también te permite optimizar parte del presupuesto de tu empresa. Con todos los datos recopilados y actualizados diariamente sobre tus activos de TI, puedes ajustar tu planificación financiera para los próximos años.

ITAM: ¿cuáles son las mejores prácticas que hay que tener en cuenta?

Antes de embarcarse en la implantación de un sistema de gestión de activos informáticos, conviene obtener el apoyo y la aprobación de todos los equipos implicados. Para ello, conviene

  • organizar reuniones informativas sobre las ventajas de ITAM ;
  • Reunir un equipo cualificado y motivado para llevar a cabo el proyecto;
  • Implicar al mayor número posible de equipos y departamentos de la empresa;
  • fomentar la retroalimentación para la mejora continua.

A la hora de implantar ITAM, también es importante

  • Realizar una auditoría previa para identificar las carencias y las necesidades más urgentes;
  • hacer un inventario de todos los activos informáticos de la empresa
  • mantener a los equipos regularmente informados sobre el progreso del proyecto
  • automatizar el mayor número posible de tareas
  • activar alertas en tiempo real para identificar cualquier anomalía en la red y ponerle remedio lo antes posible.

Software dedicado a ITAM

Existe una amplia gama de software dedicado a ITAM, que ayuda a las empresas a supervisar y optimizar sus activos informáticos. Estos programas incluyen

  • Inventario automatizado, para recopilar información sobre estos activos;
  • gestión de licencias de software
  • gestión de contratos con distintos proveedores
  • seguimiento de los usuarios, para gestionar mejor las asignaciones, los cambios de asignación y las necesidades de soporte;
  • optimización de activos para reducir costes, etc.

🛠️ Ejemplo de software:

NinjaOne se dirige a PYMES, ETI y grandes organizaciones, ayudándolas a gestionar todo su parque informático. ¿Su promesa? Controlar todo tipo de activos, desde los puestos de trabajo hasta la infraestructura en la nube y el software. Todos los datos se centralizan en una única interfaz, lo que simplifica la supervisión. Incluso es posible configurar alertas personalizadas, muy útiles para reaccionar rápidamente en caso de anomalía.

¿Qué podemos aprender de ITAM?

En resumen, ITAM ofrece un mayor control y flexibilidad a las empresas que deciden integrarlo en sus operaciones.

Con una gestión más detallada y organizada de sus activos informáticos, ganan en productividad, seguridad y tranquilidad en el día a día.

Artículo traducido del francés