EDI: qué es el Intercambio Electrónico de Datos → Beneficios

Definición y beneficios del EDI (Intercambio Electrónico de Datos)

edi

En la era sin papel, el EDI es una iniciativa para normalizar, automatizar y facilitar los intercambios digitales en B2B.

La velocidad de procesamiento de la información, la rastreabilidad, la fiabilidad, la seguridad de los datos y la reducción de los costes son algunas de las ventajas que aporta la desmaterialización de los intercambios.

Especialmente beneficioso en los sectores industrial, logístico y comercial, ¿qué es exactamente el EDI? ¿Cuáles son las ventajas de utilizar una plataforma EDI para la logística y el comercio? ¿Cómo funciona el EDI? Las respuestas en este artículo.

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EDI significado

El Intercambio Electrónico de Datos - EDI (del inglés Electronic Data Interchange) es un intercambio automático de información entre dos máquinas, utilizando mensajes estandarizados.

¿Cómo funciona?

El EDI es una solución digital que permite el intercambio de documentos en un formato electrónico estándar entre socios (clientes, proveedores, contables, administración pública, bancos, etc.) y evita así el envío de los mismos por correo electrónico, físico o fax.

Estos documentos pueden ser:

  • documentos comerciales (pedidos, facturas, albaranes, órdenes de compra, presupuestos, solicitudes de préstamos, etc.),
  • documentos administrativos y contables (formularios de impuestos, DAS2, etc.).

procesos_edi

La información recogida se interpreta e integra directamente en los sistemas de información para su procesamiento inmediato y sin intervención humana.

Mensajes EDI

Los mensajes estandarizados se codifican en términos de sintaxis y vocabulario.

Por ejemplo, una fecha siempre se escribe como DDMMAAAA, para evitar errores y omisiones, y para que las computadoras puedan leerlas e interpretarlas usando un lenguaje común.

La información se reúne y se traduce en elementos de datos como:

  • identificación del transmisor (identidad),
  • identificación del destinatario,
  • dirección,
  • naturaleza del documento,
  • número del documento,
  • fecha,
  • número de producto,
  • cantidad,
  • precio unitario,
  • país (un código dedicado),
  • tipo de interlocutor (proveedor o cliente),
  • tecla de control (como en los códigos de barras), etc.

Normalización EDI

Los anteriores datos deben estar estructurados de acuerdo con normas técnicas:

  • EDIFACT es uno de los estándares más utilizados en las Naciones Unidas. Describe las modalidades técnicas del intercambio electrónico de datos en los sectores administrativo, comercial y de transporte, así como en la industria farmacéutica.
  • RailML, basado en XML (Extensible Markup Language), permite el intercambio de datos en el sector ferroviario.
  • ODETTE EDI, desarrollado para la industria automovilística alemana, es distribuido también a otros fabricantes europeos.

3 componentes para la Transmisión Digital de Documentos

1. Requisitos de los usuarios

Para beneficiarse del EDI, tanto el emisor como el receptor deben emplear:

  • un lenguaje común que permita la comunicación (estándar EDI),
  • un software EDI para leerlo,
  • un sistema de comunicación seguro, adaptado a las especificidades EDI.

2. Conexión entre sistemas

Por lo tanto, las computadoras deben estar conectadas ya sea:

  • mediante enlaces dedicados: dos ordenadores o sistemas informáticos que se conectan sin intermediarios en Internet, mediante protocolos seguros;
  • a través de una Red de Valor Añadido (VAN) privada: la red de terceros gestiona la transmisión de datos y asegura la autenticación del remitente y la validez del mensaje, entre otros.

3. Requerimientos de conexión

Existen diferentes protocolos para la transmisión EDI a través de Internet:

  • SFTP (Secure File Transfer Protocol),
  • Protocolo de Acceso a Objetos Simples (SOAP),
  • Protocolo de la Declaración de Aplicabilidad 2 (AS2), basado en HTTPS, etc.

Beneficios para empresas que utilizan el sistema EDI

El EDI tiene muchas ventajas, tanto para pequeñas como para grandes estructuras, ya que cumple objetivos de competitividad, productividad y rentabilidad:

  • ahorro de tiempo, particularmente en el proceso de procesamiento de pedidos;
  • automatización y velocidad de procesamiento de los intercambios comerciales, instantánea (implementación de facturas electrónicas, por ejemplo);
  • fiabilidad de los datos, garantizada por una estricta estandarización y formato, protocolos seguros, automatización de la recopilación de datos y el hecho de que no hay necesidad de volver a introducir los datos;
  • reducción de los litigios: disminución de errores, menos omisiones y menos retrasos en la tramitación y la entrega;
  • visibilidad en tiempo real de las transacciones desde el pedido hasta el efectivo y mejora del flujo del pedido hasta el efectivo.
  • economía financiera: la desmaterialización de los intercambios reduce los costos de impresión, envío y archivo de los documentos, así como los recursos humanos necesarios para su procesamiento. Es la mejor manera de intercambiar documentos electrónicos de forma rápida y segura con cualquier organización en cualquier parte del mundo.

Según OpenText, empresa de software canadiense, más del 85% de todas las transacciones en comercio electrónico se realizan mediante el EDI.

Fuente: OpenText.

Sistema o software EDI

El EDI es una herramienta de intercambio de documentos esencial para las transacciones B2B, el cual ¡tiene un futuro brillante por delante!

Con las tecnologías del Internet de las Cosas, la Cadena de Bloques (blockchain) y la Inteligencia Artificial (IA), un software EDI se adapta a las necesidades de tu empresa, para una trazabilidad cada vez más eficiente, una comunicación en tiempo real y una prevención de riesgos.

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