Sácale provecho a tus datos gracias al data management

¿Qué es el Data Management o gestión de datos y qué puede aportarle a tu negocio o empresa? Si te ha pasado que debes buscar información y no sabes realmente cómo o dónde, o si ya encontraste la información, pero no estás seguro(a) de que sea la correcta, entonces este artículo es para ti. ¿Podrías estimar cuánto tiempo pierdes cada año buscando información?

El Data Management no se limita a la gestión de los datos informáticos. Por el contrario, es un proyecto transversal que concierne a toda la empresa. Las empresas data-driven, al analizar y explotar la masa de datos con la cual disponen (big data o macrodatos), generan un valor competitivo innegable para sus productos o servicios.

El 28% de las personas que hacen parte de la Dirección de una empresa admiten que todavía no analizan sus datos (fuente: Decidio y YouGov, diciembre de 2018). Después de leer este artículo, entenderás los desafíos de la gestión de datos y te convencerás de la utilidad de capacitar a un Data Manager, implementar nuevos procesos y adoptar nuevas herramientas para garantizar la calidad de tus datos.

El Data Management o gestión de datos es una disciplina de la gestión, la cual hace referencia a los datos.

Su proceso consiste en recoger, verificar, almacenar, analizar, proteger y procesar datos. ¿El objetivo? Ponerlos a disposición de las empresas para hacer un mejor uso de ellos, por ejemplo, como parte de una estrategia de macrodatos (big data).

Los datos son una fuente inextinguible de información para las empresas y están cada vez más presentes en nuestras vidas. ¿Cómo gestionarlos de forma inteligente y de acuerdo con la normativa vigente?

Inicialmente, la gestión de datos nació de la necesidad de contar con mejores prácticas y herramientas de explotación y aprovechamiento de datos procesados para las empresas.

¿Qué datos están en juego?

• Datos del cliente,
• datos de marketing,
• datos del producto,
• datos de recursos humanos,
• datos técnicos, etc.

Ejemplos de datos:

• El comportamiento de un usuario en tu página web (navegación, tiempo de permanencia, promedio del carrito de compras, etc.);
• datos personales de los/las usuarios(as);
• intereses del usuario (páginas vistas, botones clicados, etc.).

La Gestión de Datos y la Gestión de Datos Maestros son conceptos similares, pero que no hay que confundir.

💡La Gestión de Datos Maestros (MDM) consiste en clasificar y priorizar los datos según su grado de importancia, con el fin de concentrarse en aquellos de mejor calidad.

Estos métodos permiten, entre la cantidad disponible de datos con la que cuenta una empresa, identificar algunos para validar su calidad y garantizar que se puedan utilizar sin ningún riesgo. Esto se hace creando un depósito de datos llamado "archivo maestro".

El siguiente diagrama muestra la arquitectura básica de la MDM:

• Mayor productividad: ya no pierdes tiempo buscando información. Hay datos fiables y de calidad a disposición de los equipos, los cuales saben dónde encontrarlos y pueden comprenderlos fácilmente.
• Ahorro de costes: no hay duplicación de datos, se reducen los costes de almacenamiento y procesamiento de datos y se ahorra tiempo en los procesos de investigación y análisis de datos.
• Mayor capacidad de adaptación a las expectativas del mercado: si eres lento(a)en la toma de decisiones estratégicas que te permitirán adaptarte al mercado, serás superado(a) rápidamente por la competencia. Tener acceso a los datos correctos en el momento adecuado evita esta dificultad.
• Mejor gestión de riesgos y reducción de la pérdida de datos: controlas tus datos sabiendo dónde y cómo se almacenan e intercambian, y eres capaz de minimizar el riesgo de pérdida o incluso de fuga de datos, gracias a contar con un plan de gestión de datos.

El siguiente video explica la utilidad que tiene el Data Management en nuestros días:

Entre los desafíos del Data Management, el principal es sin duda la valoración de los datos como capital de la empresa. Igualmente, podemos mencionar:

El objetivo de la gestión de datos no es solo recoger datos por el simple placer de acumularlos. Hay que ser capaz de hacer algo al respecto: la gestión de datos requiere datos fiables, de alta calidad y, por lo tanto, que sean útiles.

Dicho sea de paso, la gestión de datos de muchas empresas es susceptible de ser optimizada. Esta falta de optimización puede tener varios orígenes, pero recuerda que el Data Management tiene por objetivo, entre otros :

• Evitar errores de entrada o de procesamiento de datos,
• evitar los duplicados, producto de copias aleatorias,
• perder datos porque que hayan sido movidos sin precaución,
• garantizar la trazabilidad de los datos.

➡️ ¿Cuáles pueden ser las consecuencias de contar con datos de mala calidad?

• Informes inexactos o incluso erróneos,
• falta de visibilidad y anticipación,
• malas decisiones,
• altos costes para encontrar, analizar, almacenar datos de calidad, etc.

✅ ¿Qué soluciones deben considerarse?

Solución 1: Definir los criterios de calidad de datos específicos a tu empresa. Cada organización tiene sus propios problemas, desafíos y prioridades: la calidad de los datos varía de una empresa a otra.

Solución 2: Definir procesos rigurosos para que toda la empresa cree, disponga, transmita y procese datos de calidad que satisfagan sus necesidades y las de sus clientes.

Apóyate en una solución especializada como DigDash, un software de cuadros de mando que no se limita al tratamiento de tus bases de dato, sino que te ayuda a lo largo del proceso de preparación, exportación y generación de cubos de análisis, para ayudarte a garantizar la fiabilidad de los datos y utilizarlos de la manera más inteligente.

El ciclo de vida de los datos consiste en identificar dónde están los datos, para determinar dónde hay posibles vulnerabilidades.

Los datos pueden ser vulnerables en cualquier momento:

• Al recolectarlos,
• al almacenarlos,
• al compartirlos,
• al analizarlos,
• al eliminarlos.

Conocer estas vulnerabilidades te permite implementar buenas prácticas y sistemas que garanticen la confidencialidad y seguridad de tus datos.

¿Por qué consolidar los datos en el mismo lugar, en una sola base de datos? Puesto que esto permite:

• Hacer que los datos sean accesibles a toda la compañía,
• facilitar su procesamiento,
• industrializar los flujos de datos.

Ser capaz de analizar y explotar datos es crucial para tomar decisiones estratégicas oportunas y pertinentes.

La falta de información aumenta la probabilidad de que las decisiones que se tomen no correspondan con las expectativas (de los clientes, usuarios.as, colaboradores.as, etc.).

Cuando hablamos de Data Management, se sobrentiende que estamos haciendo referencia al proceso de reunir, almacenar, procesar y asegurar los datos.

Esto debe hacerse dentro del marco de la ley española y europea, la cual regula la recopilación y utilización de datos:

• El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), en vigor desde mayo de 2018, aporta un viento de uso respetuoso y trazabilidad en el mundo de los datos;
• En España, la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPD-GDD), en vigor desde diciembre de 2018, garantiza los derechos digitales de la ciudadanía;
• Otros reglamentos se aplican a un sector determinado, como las telecomunicaciones y el telemarketing.

La Data Governance o Gobernanza de Datos (Gobernabilidad o Gobierno de Datos son términos igualmente equivalentes) complementa la Gestión de los Datos en el sentido en el que concentra todos los procedimientos que permiten llevar a cabo una buena gestión:

• Opera a nivel de toda la empresa;
• pone en práctica la gestión de datos y garantiza su durabilidad;
• busca extraer el valor de los datos.

¿Cómo asociar datos para crear valor? ¿Cómo utilizar los datos para impulsar una estrategia? ¿Cómo poner a tu favor la reglamentación de la gestión de datos?

La Gobernanza de Datos busca responder a todas estas preguntas, lo cual implica estructurar el negocio, los procesos y las herramientas que te permiten sacar el mayor provecho de tus datos.

La siguiente imagen presenta todos los aspectos que encierra el Data Governance:

La seguridad de datos o seguridad informática es una de las claves del éxito de la Gestión de Datos. ¿Cómo garantizarla?

• al desplegar y mantener una infraestructura informática que garantice la seguridad de los datos,
• al limitar el número de puntos de entrada a las herramientas y aplicaciones,
• al garantizar que el intercambio de datos, tanto internos como externos, no los hace vulnerables (fugas, pérdidas, alteraciones), etc.

La organización es la base de una empresa sana y que funciona bien. Esto también se aplica a la Gestión de Datos. Sin organización y sin procesos claramente definidos y conocidos por todos, no se puede tener una empresa data-driven exitosa.

Sin procesos claramente definidos, es difícil pasar de los macrodatos de calidad de una "masa de datos", a los datos procesables de los cuales sacar valor para tu empresa y tus clientes.

¿Cómo hacerlo concretamente?

• Nombrar a uno(a) o más gerentes de gestión de datos (gerente de calidad, gerente de datos, etc.),
• adoptar los instrumentos pertinentes,
• definir las reglas de la actividad,
• materializar los procesos y compartirlos con todos los/las colaboradores.as para que ellos mismos adopten buenas prácticas.

💡 Nota: siempre tendrás el lujo de disponer de herramientas para automatizar las tareas, ahorrar tiempo o hacer cálculos avanzados. Pero si no estás organizado adecuadamente, todo este valor agregado no podrá aportarte nada.

¿Quién tiene acceso a qué datos? La gestión del acceso debe ser definida con precisión en tus procesos. En este sentido, tú debes ser capaz de identificar:

• Quién tiene acceso a qué tipo de datos;
• quién puede almacenarlos o archivarlos, modificarlos o visualizarlos;
• quién puede restringir su acceso.

Esta identificación ayuda a proteger los datos contra la pérdida, la alteración e incluso el robo.

Este proceso debe llevarse a cabo en el marco del cumplimiento de la normativa y, en particular, del RGPD.

El/la Data Manager, o responsable por los datos, es el/la experto(a) en gestión de datos dentro de la empresa. Este nueva profesión tiene varias misiones principales:

• Comprender, sintetizar y responder a las necesidades de la gestión de datos;
• establecer procesos de macrodatos en la empresa;
• definir herramientas comunes para simplificar el procesamiento de datos;
• garantizar la explotación pertinente de los datos, etc.

Ya existen cursos de capacitación específicos, entre ellos, maestrías en gestión de datos.

Definición y ventajas de una DMP

Una Data Management Platform o plataforma de gestión de datos es un instrumento para almacenar y procesar datos. Los datos se integran y consolidan en una única plataforma a partir de una multitud de fuentes (CRM, página web, correos electrónicos, redes sociales, archivos, etc.).

El objetivo es simple: analizar de forma sencilla los datos para proporcionar a los usuarios datos de calidad, precisos, transparentes y fiables.

• Ya no pierdes tiempo buscando información y asegurándote de su veracidad, antes de responderle a un cliente: sabes dónde buscar y conoces el valor de los datos disponibles.
• Una DMP ofrece una vista única y no segmentada de tus contactos.
• Tienes el control de tus propios datos.
• Esta herramienta te facilita la reutilización de datos de calidad para las campañas de marketing y para fomentar la lealtad de los clientes.

¿Qué software de DMP debería elegir?

Te proponemos una comparación de dos herramientas que puedes implementar para optimizar tu Data Management:

Google Data Studio

Ventajas que ofrece para la gestión de tus datos:

• cuadros de mando personalizables y compartibles,
• acepta diferentes fuentes de información: Google Analytics, webmaster, Google Excel, etc.,
• conexión y sincronización con otras herramientas,
• rapidez en el tratamiento de datos.

Zoho Analytics

Ventajas que ofrece para la gestión de tus datos:

• fácil creación de soportes gráficos atractivos y paneles informativos en minutos,
• sincronización, obtención y combinación de datos de múltiples fuentes (archivos planos, fuentes web, bases de datos, servicios de almacenamiento en la nube, etc.),
• programable para ejecutarse regularmente
• Certificaciones: ISO 27018, GDPR, ISO 27001

Los datos son el nuevo oro de las empresas, aún cuando muy a menudo estas desconocen la riqueza que poseen. Los datos están ahí, existen y se crean millones a cada minuto. Lo “único” que tienes que hacer ahora ¡es explotarlos! Si no lo haces tú, seguramente tus competidores sí lo harán.

¿Listo(a) para valorizar tu empresa a partir de tus datos?