Credit Management: ¿qué es y qué aporta a una empresa?

Qué es el Credit Management y cuál es la importancia del papel del Credit Manager en las relaciones comerciales. La gestión del riesgo de crédito es igual de importante que la generación de volumen de negocios para la sostenibilidad y el desarrollo de una empresa.

Y aunque las grandes empresas son las más inclinadas a contratar un gestor de crédito, este puesto es sin embargo estratégico para las pymes, mucho más sensibles a los efectos de un flujo de caja incierto.

En español, Credit Management se define como gestión del crédito. Que el término sea inglés, no es una coincidencia. Esta posición estratégica se encuentra principalmente en las empresas anglosajonas.

Sucede cuando, al autorizar un plazo de pago o un pago fraccionado al cliente, en lugar de un pago a la entrega del servicio o producto, la empresa le da crédito al cliente, sin intereses, y asume el riesgo de:

• que no se le pague,
• tener problemas de flujo de efectivo,
• poner en peligro su salud financiera o incluso su propia existencia.

Por ello, la gestión del crédito no se interesa por el volumen de negocios y las ventas, cuya suma es a veces virtual, sino por las condiciones de pago de las facturas, a fin de prevenir los riesgos de impago o de retraso en los pagos.

El credit management tiene varias ventajas en el mundo empresarial tanto para tu organización como para tus clientes. Por ejemplo:

• Evaluar, controlar y supervisar las cuentas por cobrar de los clientes.
• Acelerar el cobro, evitando las demoras y los pagos atrasados.
• Limitar los procedimientos como la reclamación de facturas o la recuperación de créditos morosos.
• Optimizar las necesidades de capital de trabajo, el flujo de caja.
• Desarrollar la capacidad de financiación sin recurrir al crédito bancario.
• Respetar el plan de flujo de efectivo.
• Mejorar las situaciones financieras, comerciales y jurídicas propias o de otras empresas.
• Desarrollar relaciones comerciales sobre una base sólida.

El cash management se refiere a la tesorería de una empresa. Recoge todas las tareas que afectan a los flujos monetarios y financieros, así se responsabiliza de los pagos a todos los proveedores y asegura todas las actividades.

En cambio, el credit management, como ya hemos visto, se relaciona con los pagos aplazados de clientes.

El Credit Manager o Gestor de Créditos gestiona los créditos y los litigios, define la política operativa de gestión del crédito comercial, la capacidad de pagos y se asegura de que el conjunto de técnicas de crédito se aplique en toda la empresa.

Es por eso que él o ella depende de uno de los siguientes departamentos:

• departamento de ventas,
• departamento de finanzas
• departamento comercial.

En estructuras más pequeñas, sus tareas pueden ser asumidas por el Director Financiero (CFO).

El Credit Manager. tiene que asegurar los pagos contractuales por cobrar, teniendo en cuenta las diferencias en las operaciones y los objetivos a corto plazo de los dos departamentos:

• Para obtener márgenes de beneficio y satisfacer a los clientes concediéndose un crédito o un plazo de pago, para algunos de ellos;
• Controlar rigurosamente las finanzas de la compañía.

Sus competencias también son:

• La contabilidad de costos.
• La gestión financiera.
• El derecho de los negocios.
• La utilización deSoftware de Gestión Integrada de tipo ERP, como la suite SAP credit management.

Otro software que es recomendable utilizar es ELOFICASH, un software de gestión de crédito con un cuadro de mando único que te permite conseguir la mejor transformación digital de la empresa.

© Fynopsis

La gestión del crédito interviene en las fases iniciales y durante toda la relación comercial entre la empresa y sus clientes.

Incluso antes de cualquier acción de prospección o venta, el gestor de crédito define una estrategia de gestión de créditos para prevenir los posibles riesgos de impago y la recuperación, que pueden ser causados por :

• insolvencia del cliente,

• litigio,
• o fallos internos.

Aquí hay varias opciones a tu disposición:

• La profundización de la segmentación llevada a cabo por los directores de ventas y comercialización para determinar los tipos de riesgos asociados a cada uno de los segmentos de clientes considerados.
• La definición de las condiciones de pago:
  • los métodos de pago aceptados,
  • los términos y condiciones para los anticipos,
  • las condiciones de pago aceptables (límite de crédito),
  • las multas por retraso en el pago,
  • los métodos de reclamación, etc.
• Participación en la redacción de documentos comerciales y sus cláusulas contractuales, incluyendo :
  • los contratos comerciales,
  • las Condiciones Generales de Contratación (CGS),
  • las facturas,
  • los patrones de recordatorio.
• La definición de procesos, tales como :
  • procesos de negociación de las condiciones de pago,
  • procesos de emisión de facturas,
  • procesos de cobro (métodos de cobro amigables, penalizaciones por retraso, notificación formal, litigios), etc.
• El desarrollo de un procedimiento de gestión de crédito que resuma todos estos puntos, el cual se comunicará a todos los departamentos de la empresa para una mayor fluidez y transparencia.
• La gestión de los riesgos y el uso de soluciones como :
  • factoraje: una institución de crédito compra facturas y las procesa, contra el pago de una tasa,
  • seguro de crédito, para minimizar el riesgo de impago.

1) Durante la fase de prospección, el gestor de créditos procederá a :

• análisis de crédito, es decir, la evaluación de la solvencia del cliente según :

  • su balance y su cuenta de resultados,
  • su sector de actividad,
  • su forma legal y su participación,
  • el respeto de sus compromisos,
  • la historia de la relación con el cliente, si la hay.
• Puntuación del cliente para personalizar los procedimientos de reclamación.

2) Durante la fase de negociación/contratación, define el límite de crédito aceptable (plazo de pago) basado en :

• las necesidades de flujo de caja de la compañía,
• sus objetivos,
• el perfil del cliente.

3) Durante la fase de facturación, comprueba la exactitud de las facturas, la presencia de cláusulas contractuales y las condiciones de pago.

4) En caso de problemas, se encarga de los litigios de facturación y de las operaciones de cobro.

La gestión del crédito incluye el cálculo y la supervisión de indicadores clave a fin de considerar las áreas que deben mejorarse.

Entre los indicadores financieros que se estudiarán:

• Los días de ventas pendientes o los números de días de crédito del cliente , que establece el período medio de cobro o pago, cuyo cálculo es :

• La tasa de morosidad, que se calcula como: facturas vencidas/total de créditos de cliente. La tasa de facturas impagadas, calculada como: facturas impagadas al final del mes o del período/total de facturas del mes o del período.

Confiar en los clientes es bueno, establecer una relación de confianza es mejor.

La Gestión de Crédito sirve para este propósito: anticipar los riesgos del cliente en lugar de reaccionar demasiado tarde.