Qué es DAM: digital asset management o gestión de activos digitales

¿Qué es DAM en informática? Otro anglicismo típico en marketing digital. Y si te dijéramos que este artículo trata sobre la gestión de tus activos digitales, ¡ah! mucho mejor ¿verdad?

Ante el aumento constante de la desmaterialización de los soportes, los cuales se acumulan año tras año en tus servidores, es esencial establecer un método para organizarlos y almacenarlos correctamente desde el momento en que se crean, descargan o compran, para que puedan ser explotados de manera fácil y óptima.

A través de este artículo, appvizer le guía en el tema de la gestión de activos digitales y te invitamos a descubrir algunas tendencias en la gestión de datos digitales.

El Digital Asset Management, o DAM para los íntimos, se traduce como "gestión de activos digitales".

Esto cubre la alimentación, anotación, clasificación, almacenamiento y búsqueda de recursos digitales, como imágenes fijas (ilustraciones, fotos, etc.), imágenes en movimiento (animaciones, videos, etc.), grabaciones de sonido (música, discursos, etc.) y otros documentos multimedia (fuente Wikipedia).

También se habla de un dispositivo técnico y organizativo para administrar los activos digitales de una empresa (videos, creaciones publicitarias, fotos, etc.) utilizados en el contexto de las actividades de marketing y comunicación.

DAM es parte de la gestión de contenido web, que tiene los mismos objetivos pero que gestiona una gama más amplia de contenido que los medios digitales solos.

La gestión de contenido empresarial (ECM) se refiere a la metodología y las herramientas que optimizan la organización del contenido no estructurado y su restitución en diferentes medios, incluida la web.

Cubre todo el ciclo de vida, es decir, las fases:

• creación / captura,

• almacenamiento

• indexación,

• gestión,

• limpieza

• distribución,

• publicación,

• de investigación,

• archivado.

Podemos hablar sobre la producción y distribución de contenido al servicio de una marca o empresa, teniendo en cuenta los procesos comerciales.

Por si te cruzas con alguno, aquí hay otros términos relacionados con el concepto de DAM:

• MAM: multimedia asset management,

• DMAM: digital media asset management,

• EMAM: entertainment multimedia asset management, 

• BRM: brand resources management,

• MCM: marketing content management (DAM avec modules complémentaires),

• mediateca,

• AM: asset management, tout simplement

¿Demasiados conceptos? Ve directamente a las soluciones DAM.

¿Cuáles son los puntos en común y las diferencias entre la gestión de activos digitales y la gestión electrónica de documentos? Los términos parecen cercanos.

Al igual que el DAM, la GED también forma parte de la gran familia para la gestión de contenido.

✅ Los puntos comunes:

Almacenamiento, indexación de metadatos, capacidades de búsqueda, accesibilidad, características definidas por el usuario y flujos de trabajo.

❌ Las diferencias :

Los sistemas de gestión documental se utilizan con mayor frecuencia en los sectores empresariales donde la documentación es de gran volumen, como en los sectores financieros o de salud. Se centran en el contenido textual.

Las software DAM son utilizados principalmente por empresas en los sectores de la publicidad, marketing, agencias de diseño gráfico o estructuras con muchos medios de comunicación, por ejemplo: folletos, logotipos, volantes, etc. Se centran en contenido multimedia (imágenes, grabaciones de audio y videos).

En la serie de siglas de marketing, también tenemos el PIM, product information management o GIP, gestión de la información del producto.

Es una tecnología de gestión que centraliza y armoniza toda la información técnica y de marketing para catalogos de productos.

El DAM gestiona archivos multimedia y permite la implementación de flujos de trabajo creativos entre los equipos de marketing, gráficos y comerciales, mientras que la gestión de la información del producto, incluso si se dirige a los mismos equipos, implica muchas categorías y subcategorías incompatibles con el almacenamiento de soportes.

Los profesionales coinciden en que ambas herramientas deben poder comunicarse entre sí, pero deben ser distintas.

Las herramientas de gestión de activos digitales son sistemas de gestión de contenido (CMS) que ofrecen muchas características como:

• alimentación,

• anotación,

• clasificación,

• almacenamiento,

• investigación,

• descarga,

• renombre,

• salvaguardia,

• agrupación,

• archivado,

• optimización,

• mantenimiento,

• compresión,

• exportación de archivos digitales.

Es una especie de biblioteca multimedia perfeccionada.

Las soluciones DAM, anteriormente simples plataformas de almacenamiento para recursos digitales, se han convertido gradualmente en verdaderas plataformas colaborativas.

El ROI (retorno de la inversión) no reside en el almacenamiento de archivos, sino en el uso de medios, compartiendolos y operando interna y externamente, o integrándose con otras soluciones empresariales.

Algunos beneficios:

• soporte de estrategia inbound, que requiere la optimización de recursos para un mejor targeting;

• fomento de la colaboración a nivel internacional;

• centralización segura de documentos en una sola plataforma;

• reutilización de recursos, que elimina los costos de rediseño;

• gestión de derechos de autor y restricciones de uso;

• respeto de regulaciones cada vez más estrictas;

• búsqueda rápida y uso compartido de archivos digitales (búsqueda de similitud, etc.);

• difusión de medios de comunicación unificados;

• edición integrada de imágenes (imagen de una, miniaturas, variantes);

• historial y el versioning de las imágenes;

• workflow de producción para controlar y garantizar la calidad de los medios.

Estas herramientas requieren una reflexión profunda, la federación de los equipos en torno al proyecto y un acompañamiento por parte del proveedor.

Por lo tanto, es necesario respetar varias etapas antes de elegir la solución correcta.

1. Establecer objetivos claros y precisos: ¿es para agilizar el proceso de compartir o para automatizar el envío de fotos a tu sitio web, por ejemplo?

2. Definir un cronograma de implementación y un equipo dedicado a monitorear el proyecto.

3. Identificar las necesidades en términos de servicios auxiliares (módulo de gestión de proyectos, edición de fotos, etc.).

4. Comparar soluciones.

☝ Consejo # 1: El líder del proyecto DAM debe provenir del servicio donde surja la necesidad de gestionar recursos digitales: este puede ser el gerente de marketing. En cualquier caso, los especialistas de cada uno de los servicios concernidos deben participar en el proyecto para expresar sus necesidades y limitaciones específicas, como la interoperabilidad de la herramienta DAM con aplicaciones de terceros.

☝ Consejo # 2: La implementación de una herramienta DAM, así como la creación de un sitio web, implica experiencia legal (interna o externa) para garantizar el cumplimiento de los avisos legales, derechos de autor y uso.

☝ Consejo # 3: Una persona dedicada a la gestión de contenido, como un documentalista o un content manager, puede ser muy útil para definir el archivado de la futura mediateca de soportes y un plan de clasificación optimizado.

Algunos proveedores ofrecen una versión gratuita del software.

Pero dicha versión siempre estará limitada en el tiempo o en términos de uso y almacenamiento.

En cuanto a la gestión de activos digitales en código abierto, podemos mencionar a Phraseanet.

Descargable y utilizable libremente y de forma gratuita, tiene interfaces de programación (API) e integra conectores para Office y Wordpress.

También es multiplataforma (Windows / Mac / Linux), ofrece un número ilimitado de usuarios y una gestión minuciosa de derechos.

La ventaja es que se tiene acceso gratuito al código fuente del software, es posible adaptarse y evolucionar para cumplir mejor con las necesidades.

La desventaja del software de código abierto es siempre la misma: hay poco o ningún soporte, es esencial que tengas un equipo de TI en la empresa o que cuentes con conocimientos técnicos avanzados.

Adobe ofrece la solución Adobe Experience Manager Assets: gracias a la integración de las aplicaciones Adobe Creative Cloud, proporciona el vínculo entre el marketing y los flujos de trabajo creativos.

Está equipado con herramientas para que los diferentes actores de la empresa puedan colaborar: CRX Explorer para los desarrolladores, Damadmin para los documentalistas o gestores de contenidos, etc.

Modulable, permite la gestión de activos de a A a Z y automatiza algunas tareas, pero requiere la compra de una licencia o suscripción de Adobe.

También es posible utilizar el complemento CMS de Adobe Experience Manager (AEM) en soluciones DAM dedicadas a integrar de forma nativa los recursos almacenados en el entorno de creación de Adobe.

Inicialmente eran utilizadas por las pymes debido a la facilidad de uso y el bajo costo. Hoy en día, las compañías más grandes han adoptado rápidamente estas herramientas debido a la flexibilidad y escalabilidad que permite la nube.

Enfoque en Bynder: software intuitivo e inteligente

Desde pymes hasta grandes corporaciones, Bynder ofrece muchas ventajas:

• una hermosa ergonomía de la interfaz,

• una biblioteca de fotos en línea,

• la gestión de duplicados y versiones desactualizadas de archivos,

• la herramienta de análisis de Bynder que calcula el ROI por archivo,

• las herramientas integradas para la gestión de identidad visual y diseño gráfico,

• interoperabilidad con Adobe CC, Salesforce, Wordpress, Drupal, Wrike, Slack, etc. gracias a su sistema de integraciones listo para usar,

• seguridad de datos gracias a su alojamiento en Francia y Alemania,

• la adaptabilidad del precio en función del tamaño de la empresa, el número de usuarios, los módulos elegidos y la capacidad de almacenamiento.

Otros ejemplos de soluciones SaaS

Celum

Canto

Cumulus

Algunos dirían que usar Google Drive o Dropbox puede funcionar en cuanto al almacenamiento y el uso compartido de datos digitales.

Es posible, pero hay una característica que estas soluciones de almacenamiento no tienen: la visualización.

El DAM es una plataforma mucho más visual: optimizando la creatividad y la colaboración, la interactividad y la investigación se vuelven mucho más fáciles e intuitivas.

Bien sea en el comercio electrónico, marketing, comunicación o cualquier otra área, seguramente estás gestionando una cantidad inconmensurable de imágenes y datos multimedia.

Para optimizar la organización de tu identidad visual y obtener colaboraciones fluidas (así como evitar perder tiempo y dinero) una buena estrategia para administrar tus recursos digitales y el uso de la herramienta adaptada son claves.

¡La transformación digital apenas comienza, en beneficio de su productividad!