Copia de Seguridad (Backup), Almacenamiento y Gestión de Archivos en la nube: ¿Cuál es la diferencia?

Copia de Seguridad (Backup), Almacenamiento y Gestión de Archivos en la nube: cuál es la diferencia?

Es común escuchar en una misma conversación los términos de Copia de Seguridad, Almacenamiento y Gestión de Archivos para referirse al mismo tema. Es cierto que estos tres términos comparten una función fundamental: la conservación de datos. Pero no existe realmente tal similitud, puesto que existen ciertas funciones que los diferencia: tipo de datos, el uso y el periodo de conservación de datos. ¡Te explicaremos todo en este artículo y si nos lees hasta el final, encontrarás una comparativa que hemos realizado especialmente para ti!

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Propósito y estrategia de la gestión de datos

La elección de una opción en vez de otra depende del objetivo de tu proyecto. El propósito es saber si la información puede recuperarse con facilidad, si esta debe conservarse a largo plazo o si debe integrarse en el marco de prácticas colaborativas. He aquí, las principales pistas:

  • Copia de Seguridad: el objetivo de un software de copia de seguridad (“Backup”) es la recuperación de datos; cuando estos son inaccesibles: por pérdida o daño. La copia de seguridad se aplica tanto a los datos actuales (los archivos en los cuales usted trabaja cotidianamente) como a los datos marcados como inactivos (datos congelados). La copia de seguridad es por su parte una función inactiva, es decir que no está sujeta a edición. Es solo una copia de la información actual. En otros términos, si se pierde la copia de seguridad por cualquier razón, no habrá repercusiones en el trabajo cotidiano porque se conservan los datos actuales. De manera general, la vida útil de una copia de seguridad es menor a un año. Te recomendamos soluciones tales como: MS Azure Backup, AdBackup y RG Backup, que están destinadas específicamente a las problemáticas de recuperación de datos.
  • Gestión de archivos: tiene por finalidad conservar los datos antiguos o datos no utilizados durante un largo periodo (superior a un año). Lo que motiva a las empresas a utilizar una aplicacion de gestion de archivos es la voluntad de almacenar a largo plazo un volumen importante de información en un espacio “low-cost” (bajo coste). Los precios propuestos por soluciones tales como RackSpace, Amazon, OVH y muchas otras, disminuyen constantemente. La opción del almacenamiento en la nube (Cloud) se convierte entonces en una opción muy atractiva. A diferencia del almacenamiento, los datos archivados se encuentran activos: no existe ninguna otra copia de los mismos. Por lo tanto,se corre el riesgo de perder la información.
  • Almacenamiento: el almacenamiento o STaaS (Storage As A Service) a diferencia de los dos conceptos anteriores, responde a las necesidades de uso de la información de manera colaborativa. Es también la opción más polivalente, que pone a disposición de los usuarios finales un espacio de almacenamiento bastante importante con un precio extremadamente bajo, casi inexistente cuando se trata de poco espacio. El almacenamiento sirve para compartir archivos y documentos de gran volumen (fotos o vídeos). El almacenamiento no ofrece funciones de recuperación de datos, ni ninguna garantía. Algunas sociedades cometen el error de utilizar el almacenamiento para realizar la gestión de sus archivos o documentos, nosotros no lo recomendamos. El STaas ofrece, además de su bajo precio y flexibilidad, la ventaja de poder redimensionar el tamaño de los archivos para poder gestionar con mayor facilidad los recursos en función de las necesidades.

La naturaleza de los datos

La copia de seguridad, la gestión de archivo y el almacenamiento se diferencian igualmente según el tipo de datos que deseas conservar:

  • La copia de seguridad: las soluciones en línea permiten realizar una copia de seguridad total o parcial. Existe generalmente una diferencia entre los dispositivos tales como ordenadores, tablet, smartphone y los servidores, debido a la importancia de la información aunque el funcionamiento sea el mismo. El principio se rige en permitir realizar una o varias copias de los archivos, de los software y del sistema operativo. En caso de que algún desastre ocurriese, se puede restaurar el archivo perdido o la totalidad del sistema siguiendo el mismo procedimiento.
  • La Gestión de archivos : permite conservar los archivos y únicamente los archivos. La mayor parte de las veces se trata de documentos, fotos, videos, correos electrónicos y base de datos. A diferencia de la copia de seguridad, esta solución no ofrece la posibilidad de conservar los software, aplicaciones y sistema operativo. La ventaja de la gestión de archivos es el de poder acceder directamente a un archivo específico sin tener que pasar por una manipulación de reparación. La mayor parte del tiempo estas soluciones gestionan los “metadatos” e integran un motor de búsqueda para poder así encontrar fácilmente un archivo específico. La gestión de archivos, permite igualmente beneficiar de funciones de trazabilidad (rastreo) y da paso a la conservación de información legal: los documentos que obligatoriamente deben ser conservados en versión original pueden ser archivados por algunos prestadores de servicios de alojamiento de datos (“data hosting service provider”) a través de una huella o firma electrónica legalmente.
  • El Almacenamiento: los datos guardados a través de soluciones de almacenamiento son archivos activos (los colabadores trabajan en ellos al mismo tiempo que el almacenamiento se lleva a cabo) y de gran volumen. Gracias a la función de sincronización, los archivos son compartidos con colaboradores o simplemente se almacenan en todos los equipos fijos y dispositivos móviles disponibles, el espacio disponible no es una preocupacion. El almacenamiento adquiere todo su sentido con la diversidad de los sistemas operativos (Windows, Mac, Linux, Android, etc..) y de los dispositivos móviles . Entre las soluciones de almacenamiento, encontramos: OneDrive, hubiC o Box.

La recuperación de datos

Puede que la recuperación de datos sea más simple gracias a las soluciones de gestión de archivos y copia de seguridad, sin embargo esta suscita un cierto número de problemas. Estas soluciones se caracterizan por el traslado de la totalidad de archivos hacia o desde un espacio propuesto por los prestadores de servicios de alojamiento de datos . Cada movimiento genera un uso extensivo del ancho de banda (“bandwidths”) y saturación de la red. Por otra parte, mover y trasladar un número considerable de datos puede provocar errores y dañar los archivos. La mejor opción si la recuperación de datos es un factor clave para tu empresa, es la copia de seguridad. La copia de seguridad está diseñada específicamente para este tipo de intervención. El intercambio de datos de manera incremental incluso en modo Delta - Bloc no monopoliza el ancho de banda. La solución AdBackup de Oodrive es la primera en proponer esta característica revolucionaria. Además, tendras a disposición las funciones de DRP (Disaster Recovery Plan) o Plan de Recuperación ante Desastres. Este último te permite también restaurar una parte de los archivos o la totalidad de un ordenador/servidor hacia el dispositivo de tu elección o a un disco duro que el proveedor te entregará.

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Aplicaciones gratuitas de Copia de Seguridad, Gestión de Archivos y Almacenamiento

El atractivo de una oferta de solucion gratuita es indiscutible, sin embargo pueden presentarse ciertos riesgos. El prestador de servicio de alojamiento, al proponer un servicio gratuito se remunera sin duda gracias la publicidad y no garantiza en ningún caso la confidencialidad de los datos. El Acuerdo de Nivel de Servicio o SLA (Service Level Agreement) tampoco está garantizado, al adquirir un servicio gratuito, te expones a una interrupción del servicio sin explicación alguna. Con las ofertas profesionales propuestas como Oodrive, RGSystem, y Oxileo, puedes beneficiar de servicios casi indispensables tales como: seguro contra la pérdida de datos y soporte técnico reactivo (Help Desk) situado en Francia. A modo de ejemplo, Oodrive garantiza hasta 3 millones de euros y Oxibox hasta 8 millones de euros. Teniendo en cuenta los bajos costos de las soluciones en línea para los profesionales y empresas, te recomendamos dejar de lado los servicios gratuitos.

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