Procure to pay: ¿cómo optimizar los procesos de compra de tus proveedores?

¿Formas parte del departamento de compras? ¡Te interesa conocer el concepto Procure-to-Pay (P2P)!

En un mercado cada vez más competitivo, la necesidad de que las empresas tomen el camino de la eficiencia operativa se está convirtiendo en una necesidad, y los procesos de compra no son una excepción a la regla.

Por ello, la automatización de las actividades del ciclo del proveedor y la desmaterialización de las facturas se están convirtiendo en la norma para las organizaciones que buscan un mejor rendimiento.

Para comprender todos los retos que rodean al Procure-to-Pay, veamos su definición y los beneficios de optimizar este proceso.

El Procure-to-Pay, también conocido como Purchase-to-Pay o procesos de la compra al pago en español, hace referencia a un proceso automatizado y digitalizado de compra. Su principal objetivo es proporcionar una visión tridimensional y un control total del proceso de compra, con el objetivo de gestionar de manera más eficiente los distintos trámites. Esto, a su vez, permite ahorrar tiempo y dinero.

Dicho proceso está relacionado con el proceso de aprovisionamiento de las materias primas necesarias para el desarrollo de la actividad de la empresa y, por lo tanto, con el ciclo del proveedor, que se produce antes del ciclo del cliente (u order to cash).

Cabe destacar que no solo incluye el proceso de compra, sino que también se contempla la facturación y la gestión de los pagos. En resumen, hablamos de un proceso que va:

• desde la solicitud de compra a proveedores,
• hasta el pago de la factura asociada,
• pasando antes por los suministros pertinentes.

Según hemos visto, el Procure-to-Pay engloba una sucesión de actividades variadas o etapas por las que debemos pasar para completar un pedido.

A continuación, te detallamos los pasos que integran el flujo de trabajo de la compra al pago. ¡Ojo! Cada estructura debe establecer sus propios procedimientos, añadir subpasos adicionales si es necesario y definir el grado de automatización de sus actividades.

Uno o varios miembros de la empresa (por ejemplo, el equipo de compras) identifican y formulan una necesidad de productos o servicios.

A continuación, se analiza y se confronta con determinadas limitaciones, en particular presupuestarias, con el fin de definir los mejores criterios posibles para la selección de los proveedores.

El siguiente paso es seleccionar a los proveedores -generalmente integrados en una base de datos de software- susceptibles de satisfacer las necesidades de la empresa de la manera más óptima posible:

• de acuerdo con la naturaleza de los bienes o servicios solicitados,
• de acuerdo con el presupuesto asignado,
• en función de su adhesión a las normas P2P de la empresa.

Esta acción suele requerir una fase de negociación para obtener las condiciones de ejecución y las tarifas más ventajosas.

La compra se confirma y ejecuta mediante una orden de compra transmitida al proveedor.

Este documento debe ser lo más completo posible, incluyendo información como:

• la identidad corporativa,
• la identidad del proveedor,
• la descripción detallada del pedido,
• las condiciones de entrega,
• las condiciones de pago,
• las condiciones generales de venta, etc.

Tras su recepción, los equipos autorizados comprueban que los pedidos se ajustan a la solicitud inicial.

Por ello, se recomienda redactar una hoja de aceptación.

A continuación, se compara con el pedido de compra para comprobar que ambos coinciden (cantidad, estado de los productos, precio, etc.), de modo que se pueda contactar al proveedor lo antes posible en caso de litigio.

Los equipos de contabilidad concilian las facturas recibidas (idealmente desmaterializadas) con las órdenes de compra y otros documentos para certificar su correspondencia.

Por último, la factura del proveedor se paga de acuerdo con los términos y condiciones predefinidos con el mismo. A continuación, se actualizan los registros contables.

Los tiempos que corren están marcados por la alta competitividad en prácticamente todos los sectores. Optimizar tu Procure-to-Pay ya no es una opción, sino más bien una necesidad.

Veamos las principales ventajas de P2P:

El tiempo de procesamiento manual de las distintas fases del ciclo de los proveedores, especialmente de las facturas en papel, es particularmente largo.

Gracias a la optimización del flujo de trabajo, los equipos se liberan de ciertas tareas y tienen más tiempo para trabajar en tareas de mayor valor añadido. Por ejemplo, los responsables de compras pueden centrarse en las actividades estratégicas de contratación de proveedores.

El procesamiento manual de las compras también crea un mayor riesgo de errores. La automatización de los procesos reduce naturalmente estos riesgos de error humano.

El aumento de la productividad del equipo genera rentabilidad para la empresa. Además, al reducir los cambios relacionados con errores, el coste por factura es menor.

Hay que tener en cuenta, también, que la aceleración de las operaciones puede aportar beneficios adicionales debido al descuento que ofrecen algunos proveedores si el pago se realiza con antelación.

Una menor cantidad de errores se traduce en plazos de pago más cortos y una mejor comunicación. El Procure-to-Pay te permite mantener relaciones privilegiadas y de confianza con tus proveedores.

La automatización de los procesos P2P ofrece una mejor trazabilidad de los gastos de la empresa. Gracias al seguimiento de los flujos físicos e informativos, y por tanto al análisis del rendimiento en tiempo real, la toma de decisiones se vuelve más estratégica. De este modo, se optimizan aún más los costes y los recursos.

Para finalizar, veamos cómo optimizar el proceso de la compra al pago incorporando la herramienta adecuada.

El proceso Procure-to-Pay incluye una secuencia de fases, pero sobre todo conduce a una racionalización de las prácticas para beneficiarse de las ventajas mencionadas anteriormente.

El trabajo colaborativo, la automatización, la desmaterialización de los documentos, las transferencias seguras de documentos y el cumplimiento legal, son componentes que solo la digitalización de los procesos puede facilitar. Por eso se han desarrollado herramientas para satisfacer las necesidades de las empresas en materia de P2P.

Por lo general, distinguimos dos tipos de programas informáticos capaces de soportar un ciclo Procure-to-Pay, o al menos una parte de él:

Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning en inglés) están diseñados para automatizar una serie de operaciones: producción, supply chain, contabilidad, relaciones con los clientes, recursos humanos, etc. Entre los principales actores del mercado, podemos citar las soluciones de Oracle, o incluso las de SAP.

Por lo tanto, es bastante natural que algunas estructuras recurran a su ERP, ya que incluye de forma nativa, funcionalidades que soportan parte de las actividades P2P, así como la facturación electrónica.

Además, algunos ERP ofrecen módulos completamente adaptados a la gestión de las actividades de aprovisionamiento de las empresas.

Por otro lado, en el mercado puedes encontrar numerosas soluciones especializadas en la adquisición de bienes y servicios. En función de sus necesidades y del entorno de software, algunas empresas prefieren utilizar este tipo de herramientas, totalmente orientadas a la racionalización P2P.

No hace falta decir que los beneficios de un proceso Procure-to-Pay optimizado son numerosos, ya que responden a dos grandes retos de crecimiento para las empresas: mejorar la productividad y reducir los costes.

Sin embargo, esta transición hacia la digitalización del ciclo del proveedor, incluso apoyada por el uso de un software Procure-to-Pay, no puede tener lugar sin una colaboración óptima entre los agentes que forman parte de él, ya sean internos o externos.

En consecuencia, ¿cuál es el ingrediente secreto que no puede faltar en todo proceso Procure-to-Pay? ¡Una excelente comunicación entre todas las partes!