Profundizamos en el procure-to-pay: definición y soluciones P2P, ¡lo sabrá todo!

Se está convirtiendo el P2P, o procure-to-pay, en un nuevo gran reto para las empresas? 🤔

Procure-to-pay se refiere al proceso de compra de una empresa, desde la solicitud de compra hasta el pago. En un mercado cada vez más competitivo, las empresas necesitan tomar el camino de la eficiencia operativa, y el ciclo P2P no es una excepción.

Para comprender todos los retos que rodean al procure-to-pay, echemos un vistazo a su definición, sus ventajas y las soluciones procure-to-pay que hay que adoptar hoy mismo.

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Procure-to-pay: definición

Procure-to-pay, también conocido como purchase-to-pay, se refiere al flujo de actividades de una empresa que se extiende desde :

• la solicitud de compra a los proveedores ;
• el aprovisionamiento;
• hasta el pago de la factura asociada.

Esta es la razón por la que la noción de "ciclo del proveedor ", anterior al "ciclo del cliente " (o del pedido al cobro), se asocia al procure-to-pay.

Sin embargo, la definición de procure-to-pay va más allá de una simple sucesión de actividades. Abarca también

• la idea de racionalizar los procesos para mejorar la productividad ;
• la digitalización de los procesos mediante el uso de herramientas.

☝️ Hay que señalar que el procure-to-pay debe distinguirse de otro proceso muy similar: el source-to-pay (S2P), que implica el aprovisionamiento activo y estratégico de productos y servicios.

Las etapas del ciclo de compra-pago

El proceso procure-to-pay consta de varias etapas, desde el aprovisionamiento de productos hasta la actualización de las cuentas de los proveedores y el aprovisionamiento.

He aquí las 4 principales:

• La solicitud de compra :
  • búsqueda de productos ;
  • Creación de una cesta;
  • creación de la solicitud de compra
  • tratamiento y autorización de la solicitud, etc. ;
• Aprovisionamiento :
  • creación de pedidos o de órdenes de compra ;
  • seguimiento y recepción de las mercancías ;
  • evaluación de la conformidad con el pedido, etc. ;
• Gestión de facturas de proveedores :
  • recepción y clasificación de facturas ;
  • flujo de validación ;
  • conciliación y tratamiento de facturas, etc;
• Pagos :
  • liquidación de pagos ;
  • actualización de cuentas de proveedores, etc.

👉 Diagrama detallado de todas las etapas de la compra al pago:

¿Qué pasa con el uso de una solución de adquisición para el pago?

Como ya hemos dicho, la noción de P2P suele implicar el uso de una herramienta de adquisición para el pago.

Su principal objetivo es racionalizar todo el proceso de principio a fin, a veces desde la búsqueda de proveedores. Centralización de datos, automatización (conciliación entre pedidos de compra y facturas, flujos de aprobación, etc.)... todo está diseñado para ahorrar un tiempo precioso a las organizaciones.

Por supuesto, estas plataformas también apoyan la desmaterialización de los documentos. Por ejemplo, permiten enviar electrónicamente las facturas de los proveedores.

En general, distinguimos varios tipos de herramientas capaces de soportar el procure-to-pay, o al menos parte de él. Se trata de

• ERP: software empresarial completo, que a veces incluye de forma nativa funcionalidades que soportan parte de las actividades P2P, como la facturación electrónica. Además, algunos ERP ofrecen módulos totalmente adaptados a la gestión del ciclo de proveedores.
  
  
• Soluciones completas procure-to-pay: en función de sus necesidades y del entorno del software, algunas empresas prefieren utilizar este tipo de herramienta, totalmente orientada a la racionalización del P2P.
  
  
• Software de desmaterialización y gestión electrónica de documentos (GED ): estas herramientas permiten automatizar el tratamiento y el archivo de los documentos vinculados al ciclo P2P. Algunas incorporan funciones avanzadas, como el reconocimiento automático de facturas (OCR).

💡 Ejemplos de soluciones procure-to-pay:

• Esker, una solución procure-to-pay fácil de usar que automatiza y desmaterializa la gestión de compras y facturas de proveedores. Se basa en el reconocimiento inteligente de documentos y cumple la normativa vigente en varios países.
  
  
• Compleo Invoice Platform, software de desmaterialización de facturas de proveedores transversal y escalable. Compatible con sus herramientas ERP y de contabilidad, acelera el ciclo P2P gracias a su tecnología de IA, la correspondencia automatizada en 3 direcciones y los flujos de trabajo de validación personalizados.
  
  
• Flowie, una plataforma moderna que concilia a los equipos de compras y finanzas en torno a una gestión P2P intuitiva, automatizada y precisa. Basada en IA y centrada en el impacto ESG de los procesos, puede desplegarse en cuestión de momentos gracias a más de 400 integraciones nativas.
  
  
• Itesoft, una herramienta de desmaterialización de facturas de proveedores que ofrece funcionalidades de solicitud de compra, portal de proveedores y gestión de relaciones con proveedores, para cubrir todo el ciclo de adquisición a pago.
  
  
• Nexia, una GED transversal que digitaliza todos los procesos empresariales, incluido el proceso financiero (facturas de proveedores, facturas de clientes, órdenes de compra, etc.), y permite encontrar rápidamente los documentos gracias al motor de búsqueda predictiva.
  
  
• Quadient Accounts Payable, una solución innovadora. Gracias a su alto grado de automatización, reconocimiento automático de datos y funciones de trazabilidad, ahorrará dinero en la gestión de su facturación y cumplirá con las distintas obligaciones legales.
  
  
• SY by Cegedim, una plataforma para desmaterializar los documentos y digitalizar su proceso procure-to-pay. Simplifique todas las etapas de su ciclo de proveedores, desde la gestión de sus compras hasta la automatización de sus normas de gestión y el tratamiento de sus facturas de proveedores.
  
  
• Yooz, un software con un alcance funcional muy completo. Gracias a su inteligencia artificial y a su conexión con más de 250 aplicaciones ERP y contables, podrá reducir drásticamente sus costes de procesamiento de facturas y sus plazos de pago.

5 ventajas de la automatización del proceso P2P mediante una solución de software

1- Aceleración del proceso

El tratamiento manual de las distintas etapas del ciclo del proveedor, en particular de las facturas en papel, requiere mucho tiempo.

Al optimizar el flujo de trabajo, los equipos se liberan de ciertas tareas y disponen de más tiempo para trabajar en misiones de mayor valor añadido.

Por ejemplo, los responsables de compras ganan más ancho de banda para dedicarlo a actividades estratégicas de contratación de proveedores.

2 - Reducir el riesgo de errores

El tratamiento manual de las compras también genera un mayor riesgo de error:

• errores tipográficos al introducir los datos

• duplicación ;

• confusión al conciliar documentos, etc.

La automatización de los procesos P2P reduce naturalmente estos riesgos de error humano y los litigios asociados.

3 - Reducción de costes

El aumento de la productividad de los equipos genera rentabilidad para la empresa. Además, gracias a la reducción de los cambios relacionados con errores, el coste por factura es menor.

También hay que tener en cuenta que la agilización de las operaciones puede generar beneficios adicionales gracias a los descuentos por pronto pago que ofrecen algunos proveedores.

Gracias al descuento, las empresas ahorran una media del 1% en cada pedido, lo que les proporciona una rentabilidad anual del 18%. Esto es mucho más alto que cualquier interés obtenido en una inversión bancaria.

Source : Itesoft

4 - Mejora de las relaciones con los proveedores

Menos errores, plazos de pago más cortos, mejor comunicación... el sistema Procure-to-Pay permite mantener relaciones privilegiadas y basadas en la confianza con los proveedores.

Esto significa que puede desarrollar asociaciones realmente duraderas y beneficiosas.

5 - Mayor visibilidad

La automatización de los procesos P2P proporciona una mejor trazabilidad de los gastos de la empresa. Gracias al seguimiento de los flujos físicos e informativos y, por tanto, al análisis del rendimiento en tiempo real, la toma de decisiones se vuelve más estratégica.

Como resultado, los costes y los recursos se optimizan aún más.

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¿Qué podemos aprender del proceso de compras?

Ni que decir tiene que los beneficios de un proceso optimizado de compra a pago son numerosos, ya que responden a dos grandes retos de crecimiento para las empresas: la mejora de la productividad y la reducción de costes.

Pero esta transición hacia la digitalización del ciclo del proveedor, aunque se apoye en el uso de un software de compra a pago adecuado, no puede lograrse sin una colaboración óptima (entre todos los departamentos de la empresa, pero también con sus proveedores) y sin apoyo para el cambio.