Tres soluciones de Gestión de Nómina

Tres soluciones de Gestión de Nómina

La gestión de nómina se refiere al proceso mediante el cual se realiza la administración del pago a las personas vinculadas laboralmente con una empresa o sociedad. A su vez administra todas las actividades que afectan las diferentes obligaciones laborales tales como: nómina, seguridad social y obligaciones fiscales.

El modelo de Gestión de Nómina automatiza la gestión del sueldo reuniendo los datos del trabajador sobre su trabajo, asistencia, calculando las deducciones e Impuestos, la cotización social a generando periódicamente la orden de pago.

La nómina se define como el documento que reciben los trabajadores de una empresa mes a mes. Es el recibo de salario que la empresa da al trabajador y que refleja la cantidad económica que el empleado recibe a cambio de su trabajo. La mayoría del tiempo dicho monto en una cuenta bancaria. En otros términos, la nómina es un documento con validez legal que refleja por escrito el salario de los trabajadores. Para la empresa, esta actividad puede llegar a convertirse en un dolor de cabeza!

Hoy en dia existen tres principales opciones para poder gestionar las nóminas: Gestión interna, Gestión a través de un software en línea externa o Outsourcing (Gestión externa)

Gestión de nómina interna

La nómina puede llegar a ser una muy compleja que implica muchas labores tales como cálculos de impuestos, pago de beneficios, retenciones, etc. Cualquier empresa, pequeña, mediana o grande, necesita ejecutar la nómina correctamente. No es un trabajo fácil con tantos detalles y cálculos.

En el caso de este tipo de gestión de nómina, su empresa dispone de competencias internas para realizar sus pagos y todas las actividades relacionadas a esta. El responsable de realizar la gestión de nómina procede a recopilar datos del empleado de las hojas de tiempo, computar salarios e impuestos, deducir y retener la Seguridad Social, para luego introducir la información en un programa informático.

Sus funciones principales incluyen la emisión y distribución de cheques de pago y el cálculo de impuestos y retención de beneficios. En general, reciben un entrenamiento en el puesto de trabajo. El trabajo requiere un amplio conocimiento y uso de las computadoras y los sistemas de nómina automatizados. Por lo tanto en función del efectivo y de la actividad de su empresa, es muy probable que para la persona responsable, esta no sea su única labor. Los responsables de nómina son responsables también de la preparación de informes finales de periodo, conciliación de cuentas, elaborar informes estadísticos, etc. En función a su formación y experiencia, los salarios de los responsables de nómina varían.

Es por eso que para el cálculo del coste de esta actividad, no se toma en cuenta solo una persona a tiempo completo, hay que pensar en agregar el coste fijo de utilización de un software de gestión de nómina.

Una de las ventajas de utilizar un software de gestión de nómina, es la de asegurarse tener una base de datos a la que se puede acceder permanentemente. Si un compañero de trabajo ha perdido su boleta de pago del mes de Junio 2013, usted será capaz de imprimir sin ninguna dificultad otra copia para el. Usted podrá igualmente realizar de manera autónoma, extracciones de la base de datos o realizar atestaciones.

Gestión de nómina online a través de un software

e conoce como ASP (Application Service Provider) o PSA (Proveedor de Servicios de aplicaciones) a una empresa que ofrece a terceros un servicio de computación a través de la red (en línea). Es un tipo de software que permite al usuario interactuar con los datos simplemente navegando. Es un mix entre la gestión de nómina interna y el outsourcing de nómina. Las ventajas de la gestión de nómina online son:

  • Forma más fácil de gestionar las nóminas,
  • Ahorro en costes, el cliente solo paga una cuota mensual en función del número de usuarios y módulos contratados.
  • No se requiere de personal técnico para gestionar el mantenimiento de la infraestructura informática
  • No tiene que descargar nada ni paga por una instalación

En la práctica, esta gestión de nómina es la más popular en las microempresas y Pymes. Es sencilla, de fácil uso y con un bajo coste para la empresa. Los softwares en línea proponen además servicios asociados como la declaración de cotizaciones sociales, liquidación de impuestos, trámites administrativos, gestión de empleados,

En la empresa, se reduce la carga sobre la gestión de nómina. Queda realizar la introducción de datos y la distribución de boletas. Con una software en línea, se reparte la responsabilidad de la exactitud de los pagos. Lo que, a usted como empresario le permitirá de dormir tranquilo!

Por supuesto que, la base de datos se encuentra línea, junto con toda información de sus empleados: el maravilloso mundo del cloud! Ya no es necesario comprar grandes ordenadores de última generación, lo único importante y primordial es tener una buena conexión a internet. Los datos son almacenados y alojados por el proveedor. Y la base de datos, al igual que con la gestión interna, está disponible en todo momento.

Outsourcing de Nómina (Gestión Externa)

Puede despedirse de los dolores de cabeza con el outsourcing de nómina: usted realiza un cheque a fin de mes y todas sus boletas de pago estarán listas! Es la mejor opción porque da todo el trabajo que conlleva la gestión de nómina a un experto, que además le permite ahorrar en gastos de personal y recibir la tranquilidad y paz que tanto desea!

Usted dependerá de una empresa de contabilidad o de una sociedad especializada en la gestión de nómina. Es una solución simple, ya que usted ya no tiene que hacer casi nada, solo enviar los datos todos los meses con la información de presencias y ausencias de sus empleados. Eso quiere decir que ya no necesitará personal competente y calificado para esta actividad. El proveedor se encarga de todo: la parte legal, los pagos, cotizaciones,.. y todo debe realizarse correctamente. Si existiese algún atraso en el pago o una multa, usted solo deberá acudir a experto (empresa externa)

Hasta ahora esta solución, no hizo más que sacarle un peso de encima, pero.. Usted perdiendo autonomía en los datos relativos a sus empleados. El acceso a la información de sus empleados ya no es posible, por lo tanto usted ya no tiene la posibilidad de extracción de la base de datos….Usted confía ojos cerrados!

En cuanto al costo de la nómina, la economía puede ser relativa. En efecto, en este contexto, el coste de la nómina puede estar representado por las modificaciones realizadas en la producción: los nuevos empleados, los documentos de finiquito, los cambios de situación, las declaraciones de cargas sociales….

Antes de decidir y escoger entre un software de Gestión de Nómina u otro, es pertinente cuestionarse sobre las competencias internas en su empresa y la voluntad de pasar mayor tiempo realizando esta actividad. Independientemente del efectivo de la empresa, esta puede ser simple como a veces complicada en ciertos rubros específicos de actividad (horarios en equipo con primas asociadas, cálculo del recargo, etc...

En todo caso, no dude en realizar una comparación de los diferentes software especialistas en gestión de Nómina a través de nuestro comparador http://www.appvizer.es

Nosotros nos pondremos en contacto con usted y nos encargaremos enseguida de asesorarle y aconsejarle sobre cual es el mejor software!

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