ERP CRM: herramientas diferentes y complementarias

diferencias entre un erp y un crm

Cuando hablamos sobre pymes y productividad, ERP y CRM aparecen como herramientas de gestión esenciales para facilitar la organización y hacer crecer un negocio. Aunque cumplen funciones distintas, convergen en un territorio común que lleva a las empresas a dudar sobre cuál es la mejor opción para elegir. Descubrir todos nuestros artículos sobre el uso de CRM

En este artículo, vamos a definir qué es un ERP, analizaremos las aplicaciones principales de un ERP y las claves sobre cómo se integra en pymes.

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Pymes en búsqueda de herramientas de gestión 

A muchas empresas les supone un gasto de energía y tiempo hallar la herramienta que mejor optimice su proceso interno de trabajo y facilite la coordinación de los departamentos de un negocio. Si además el presupuesto es limitado, la búsqueda se vuelve más compleja.

No existe una fórmula común para la toma de decisión respecto al software. Además, la tecnología destinada a empresas está en continua evolución hacia soluciones que mejoran los procesos de trabajo.

¿Qué es un ERP?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales, es un software de planificación que trabaja en la gestión de las compras, en la oferta y en la contabilidad.

Como plataforma back office, proporciona visibilidad y control sobre el desarrollo interno del negocio, no interactúa con los clientes.

Por lo tanto, coordina la comunicación interna de la empresa.

Ayuda en la organización de recursos de las áreas de finanzas, producción y recursos humanos. Su ámbito de aplicación actúa sobre la logística y distribución, el inventario, la producción y la administración con un sistema modular de gestión.

Este administrador interno de la empresa cuenta con dos modelos generales de uso: en primer lugar el ERP online, es decir, un software alojado en la nube. Como tal, no requiere instalación y es accesible desde la web.

Por otro lado, el ERP instalado, con acceso por medio de una aplicación.

También pueden ser open source y de licencia gratuita. Este modelo permite acceder al código del programa para modificar o desarrollar funcionalidades específicas para su sector.

De todos modos, existen proveedores de soluciones de ERP sectoriales con un diseño enfocado a las necesidades específicas de un ámbito profesional determinado.

Ejemplos de ERP para empresas

ERP open source

  • Odoo (OpenERP) 
  • Open bravo
  • Neorgia 

ERP online

  • Quartup 
  • Zoho ERP Online (CONPAS) 
  • Kubbos 

ERP instalables

  • Dolibarr
  • Odoo 

Diferencias entre un ERP y un CRM

Aunque se utilizan como equivalentes, un ERP y un CRM tienen ámbitos de aplicación diferentes. Ambos tipos de software aportan beneficios distintos y complementarios para las empresas.

Finalidad del ERP y del CRM

El ERP ha sido diseñado para la gestión y el control de los procesos internos de la empresa con el fin de mejorar la productividad. El CRM centraliza y optimiza la gestión de los clientes y de las ventas.

Diseño del ERP y del CRM

El ERP está compuesto por módulos relacionados con diferentes áreas internas de la empresa (logística, producción, facturación, etc) y solo se activan las funciones que desee la empresa. Por ejemplo, una empresa puede comenzar con un módulo de logística, distribución e inventario, y más adelante integrar un módulo financiero y de producción. Un ERP es escalable. 
En cambio, un CRM dispone de módulos de gestión de marketing, ventas y clientes, aplicaciones front office.

Facilidad de implementación del ERP y del CRM 

A diferencia del CRM, la implementación del ERP lleva más tiempo y es más costosa porque interviene un mayor número de áreas de una empresa formada por personas con habilidades y curvas de aprendizaje diferentes. La inserción de un ERP es más profunda que la de un CRM.

Costos de un ERP frente a CRM

Un ERP abarca más personal y, por lo tanto, una licencia para más usuarios. Además, a mayor tiempo de implementación (tiempo y recursos en formación), mayor serán los costos del software. La migración de datos es más compleja que en un CRM. 

Modelo de empresa ideal del ERP y CRM

Por funcionalidades y costos de implementación, un ERP tradicional está orientado a las medianas y grandes empresas que cuentan con los recursos para utilizarlo. En muchos casos, las microempresas no solo no disponen de los recursos, sino que por su propia condición (más dinámicas y rápidas en los cambios) no aprovecharán todas las ventajas que este software puede aportar.

Sin embargo existen módulos aplicables a pequeños negocios y proveedores que desarrollan soluciones para sectores puntuales sin la dimensión de las grandes compañías.  

En el caso de un CRM, una pequeña empresa sí puede aprovechar todo el potencial que la herramienta puede aportar.

ERP y CRM son herramientas compatibles. La decisión de implementar un ERP depende de muchos factores propios de la empresa y de la proyección comercial.

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Conclusión

Si una empresa quiere coordinar los departamentos internos, debe incluir un ERP en su estrategia. 
Si además busca mejorar la productividad empresarial, evitar errores humanos y duplicidad de información, el ERP es una solución muy potente.
Las reticencias a la hora de implementar un software de estas características se basa en dificultad y el tiempo, barreras que los proveedores de ERP buscan romper. Por ello –según el modelo elegido- facilitan la integración con un análisis del entorno de la empresa, la instalación de la solución y el soporte profesional de la herramienta. 
 

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