Cómo simplificar la gestión de vacaciones y ausencias: 6 soluciones

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¿Por qué un gestor de vacaciones? La gestión de las ausencias forma parte de las obligaciones legales de toda empresa. Pero, ¿cómo crear un calendario de vacaciones optimizado tanto para la empresa como para los empleados? ¡Olvida la típica plantilla de Excel, las soluciones en línea simplifican la gestión de las vacaciones!

Te proponemos una comparativa de las herramientas para una gestión completa de los recursos humanos más utilizadas.

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Gestión de vacaciones: ¿qué debes saber?

Cada empresa tiene sus propias especificidades, así como su propia estacionalidad según el sector. Siguiendo esta lógica, cada empresa debe gestionar cuidadosamente las vacaciones de sus empleados, no solo con el objetivo de cumplir la legislación, sino de poder contar con los recursos necesarios en todo momento.

Con respecto a la Ley

❌ En España, el periodo vacacional no puede ser inferior a 30 días naturales por año trabajado. Sin embargo, algunas empresas pueden disfrutar de días adicionales según el tipos de convenio y contrato. 

✅ Los días de vacaciones deben estar especificados en el convenio colectivo o en el contrato individual.

❌ Los días de descanso no pueden ser compensados con dinero, el o la empleado(a) está en la obligación de tomar vacaciones.

✅ Las ausencias por incapacidad, maternidad o paternidad no se consideran dentro del saldo de las vacaciones. Los empleados tendrán derecho a vacaciones en períodos distintos a estas ausencias. 

❗Las vacaciones sólo pueden ser abonadas como parte del salario en el caso de que el o la empleado(a) no haya podido tomar las vacaciones legales mínimas por cese de actividad prematuro o por contratos temporales. 

Con respecto a la gestión empresarial

Establece políticas para la solicitud:

📅Antelación: tener una visión anual de las ausencias de los empleados, permitirá contar con los recursos necesarios y mantener la productividad durante todo el año. 

🌴Estacionalidad: algunas empresas se ven en la obligación de definir con anterioridad los meses durantes los cuales es posible (o no) ausentarse del puesto de trabajo (verano, regreso a clases, días feriados, etc.)

🏆Organización: las compañías deben asegurar un mínimo de permanencia en las empresas. ¿Cómo definir quién disfruta de días libres en le mes de agosto y quién en septiembre? Establece un sistema equitable, por ejemplo: sistema rotativo, antigüedad en la empresa, por orden de solicitud… 

¿Por qué la plantilla Excel es cosa del pasado?

Antes de la democratización de las soluciones SaaS para gestión empresarial, Excel era la herramienta de cálculo más práctica y precisa para gestionar las ausencias de los empleados de manera, más o menos, automática.

En la era de la desmaterialización y de la explotación estratégica de los datos, Excel se convierte en una herramienta desactualizada debido a sus limitaciones y debilidades:

  • Riesgos de errores relacionados con correcciones y actualizaciones.

  • Parametrización constante para obtener síntesis.

  • Límites de la herramienta relacionados con los volúmenes de datos a procesar.

  • Límites de las capacidades de cálculo simultáneo que ralentizan o incluso bloquean.

  • Ante la ausencia de transversalidad, es necesario crear pestañas y realizar actualizaciones manuales.

  • La falta de legibilidad para usar el software como una herramienta de toma de decisiones, a pesar de la implementación de Microsoft VBA (Visual Basic para aplicaciones).

Gestor de vacaciones: ¿por qué usar un software en línea?

Los recursos humanos disponen de software y módulos específicos para la automatización y optimización de los procesos relacionados con la gestión del talento.

Al utilizar el software RR.HH. o, más específicamente, un módulo de gestión de vacaciones y ausencias, el gerente de recursos humanos desmaterializa su gestión.

  • La información se encuentra centralizada y se actualiza automáticamente en tiempo real tan pronto como un empleado realiza alguna modificación.

  • La plataforma permite que el calendario de vacaciones esté disponible para todos los empleados, lo que significa que un empleado puede hacer una solicitud y el gerente recibirá una notificación para validarla. Este constituye un gran ahorro de tiempo para el gerente de recursos humanos quien finalmente puede delegar algunas tareas que requieren mucho tiempo para centrarse en cuestiones mucho más estratégicas.

  • Este tipo de software ofrece una visión global lo que permite anticipar tasas de ausencia, con el objetivo de equilibrar la presencia de los recursos. Además, permite ajustar rápidamente las descompensaciones gracias a la información crucial presente, de manera clara y organizada, en un tablero de mando con indicadores personalizados.

  • Otro beneficio innegable: la posibilidad de conectar el software de gestión de vacaciones y ausencias con una herramienta de nómina y/o contabilidad para exportar datos sin manipulaciones manuales que requieran mucho tiempo;

  • El tiempo de procesamiento de solicitudes, validaciones y contabilización de días de ausencia se reduce considerablemente en comparación con Excel, y esto, sin errores, ya que los datos se ingresan una sola vez ¡y el software se encarga del resto! (inclusive de considerar los convenios y contratos especiales).

Mejores software para la gestión de vacaciones y ausencias

Bizneo HR

Bizneo HR es una completa herramienta para la gestión del trabajador. Tanto empleados como responsables de los recursos humanos se ven beneficiados con el uso de esta intuitiva y completa plataforma en línea. 

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¿Cómo gestiona Bizneo las vacaciones y ausencias de los trabajadores?

Bizneo HR dentro de su suite, o de forma individual, ofrece una serie de módulos en la línea de Workforce planning. Esta incluye la herramienta que te permite profesionalizar la gestión de las vacaciones y ausencias de empleados. 

  • Visión sobre los calendarios laborales (festivos, días relevantes para la empresa, cumpleaños, aniversarios, etc.) y la gestión del tiempo de todos los usuarios (días disponibles, días usados, solicitudes pendientes, etc.).

  • Autonomía para los empleados: solicitud de vacaciones y ausencias en un par de clics.

  • Gestión documental: justificantes médicos, certificados, etc.

  • Control de horario, fichaje o gestión de turnos (add-on requerido).

  • Configuración de los criterios para solicitudes y disponibilidad de días libres según el puesto o perfil del personal.

  • Establecimiento del flujo de aprobaciones a nivel general o según el tipo de cargo. 

Factorial HR

Factorial HR es una solución intuitiva para una gestión laboral completa desde la nube. El gestor de ausencias de Factorial simplifica la gestión de vacaciones, ausencias y bajas médicas en las empresa. 

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¿Cuáles son las características de Factorial?

Con Factorial la gestión de las empresas se limitan a aceptar o rechazar las solicitudes de ausencias que los empleados envían a través de la aplicación. 

  • Notificar al empleado tu decisión.

  • Actualizar el calendario de ausencias y vacaciones de la empresa en tiempo real.

  • Importar los festivos y definir los días libres para solicitudes por parte de empleados.

  • Generar informes fácilmente.

  • Funcionalidad específica para la gestión de bajas por enfermedad.

Sesame Time

Sesame Time es una solución centrada en la gestión de horarios laborales. Entre las principales funcionalidades de Sesame está la gestión de proyectos, la gestión de vacaciones y ausencias, y una App móvil disponible para empleados y gerentes. 

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¿En qué consiste el gestor de vacaciones?

  • Cálculo de vacaciones.

  • Solicitud de vacaciones y ausencias por parte de los empleados.

  • Envío de notificaciones automáticas a los empleados. 

  • Vista de de todas las vacaciones y ausencias del equipo desde una única plataforma.

  • Configuración y creación de plantillas de vacaciones.

  • Exportación de calendarios en pdf, iCal y hoja de cálculo.

Orgos

Orgos es un sistema en la nube para la gestión completa de los recursos humanos y la selección del talento. Las funcionalidades de la plataforma van desde la gestión de nóminas y la selección de candidatos hasta la gestión del desempeño y el control horario, pasando por el onboarding. Evidentemente, la gestión de vacaciones y ausencias no es la excepción. 

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¿Funcionalidades para la gestión de vacaciones y ausencias con Orgos?

  • Creación de políticas de vacaciones personalizadas.

  • Aprobación de solicitudes personalizadas con recordatorios.

  • Sincronización de vacaciones y ausencias con el Calendario de Google / Outlook.

  • Vista global de las ausencias para todos los colaboradores.

  • Selección de festivos según la ubicación (Por ejemplo: para empresas con oficinas en distintos países).

Yunbit RRHH

Yunbit RRHH es una sencilla solución online para la gestión global de los recursos humanos. El editor propone un diseño a medida, lo que hace de Yunbit RRHH una solución sumamente flexible capaz de adaptarse a las necesidades de cualquier negocio.

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Más detalles sobre Yunbit RRHH y la gestión de ausencias

Yunbit RRHH dispone de un portal del empleado intuitivo, flexible y móvil para mayor autonomía por parte del empleado. La herramienta ayuda a automatizar tareas como las solicitudes y autorizaciones de ausencias.

  • Consulta de días de vacaciones disponibles.

  • Gestión de ausencias (vacaciones, bajas y permiso).

  • Gestión de contratos y ausencias.

  • Vinculación de nóminas con finanzas y contabilidad.

Woffu

Woffu es una solución completa para la gestión del tiempo en empresas: turnos, control de presencia, generación de informes, gestión documental (justificativos, nóminas, etc.) y de la comunicación interna. Woffu está disponible en 6 idiomas.

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Woffu y la gestión de ausencias y vacaciones

  • Solicitud de vacaciones y ausencias en 3 clics.

  • Visión completa sobre la disponibilidad y saldos de vacaciones (empleados y gerentes de RR.HH).

  • Solicitud de horas/días flexibles y remotas (teletrabajo).

  • Posibilidad de exportar el calendario de ausencias con Gmail, Outlook, etc.

  • Validación de solicitudes con un solo clic.

  • Exportar informes en tiempo real para mejorar las decisiones predictivas.

  • app móvil disponible.

Dile hola a la productividad con el gestor de vacaciones

Muchos responsables y gerentes de RR.HH consideran que ya han perdido innumerables horas en la gestión de tareas sin valor agregado. Administrar las actividades de RR. HH., como el control de vacaciones y ausencias, usando un software empresarial les permite automatizar una cantidad considerable de tareas ¡de manera rápida y eficaz!.

El ahorro de este tiempo se refleja en las finanzas: disminución de errores y aumento de la productividad. ¡Olvida las cientos de líneas y columnas de Excel e implementa un software intuitivo, fácil de usar, móvil y flexible! 

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