¿Cómo mejorar la gestión de recursos humanos?

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La gestión de recursos humanos puede convertirse en un dolor de cabeza si las empresas no cuentan con las herramientas apropiadas. Actualmente, el uso de un sistema de información de recursos humanos (SIRH) se ha convertido en algo esencial para el departamento de RR.HH. 

Entre la gestión de tareas administrativas, la búsqueda de talentos, el manejo de la agenda y demás responsabilidades, se corre el riesgo de no completar estas en su totalidad o de manera adecuada. 

Tómate 5 minutos para leer este artículo, te aseguramos que aprenderás sobre gestión de recursos humanos y cómo puedes aumentar la productividad de tus empleados con un software SIRH.

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Gestión de Recursos Humanos 

Definición

La gestión de recursos humanos es el conjunto de actividades que se llevan a cabo dentro de una empresa con el objetivo de preservar la salud, integridad, competencias, etc. de los empleados de la misma, asimismo se esfuerza en adoptar herramientas, dentro del marco legal, que impulsen el incremento de la productividad.

Es importante conocer la diferencia entre la gestión de recursos humanos y la gestión administrativa de personal. Recursos Humanos tiene, además de lo mencionado anteriormente, un papel de escucha y asesoramiento, mientras que la gestión administrativa de personal se enfoca específicamente en las tareas de aspecto administrativo y operativo.

Procesos claves

La gestión de recursos humanos abarca lo siguiente:

  • El departamento de recursos humanos (director de RR.HH.) y la gestión de nóminas (contable).

  • Las tareas administrativas, legales y obligatorias.

  • La dimensión estratégica de la gestión de personal, con el objetivo de crear valor a través de cada empleado y aumentar su productividad.

  • La relación social con los empleados, esta es esencial para el crecimiento económico de la empresa y para asegurar la evolución de los empleados.

  • Los software SIRH, los cuales ayudan a los gerentes y supervisores en sus tareas, a través de la automatización.

Gestión de recursos humanos: funciones

La gestión de recursos humanos está a cargo de múltiples funciones, la mayoría de las cuales, desde luego, son llevadas a cabo por miembros del departamento de recursos humanos, estas son: 

Cumplimiento de las obligaciones legales

Se encarga de asegurar que se cumplan todas las disposiciones sobre el trabajo, la seguridad social y las condiciones que establece el Código Laboral y de la Seguridad Social.

Cálculo y gestión de sueldos, salarios y cotizaciones sociales

La elaboración y correcta gestión de las nóminas de cada empleado es responsabilidad del departamento de recursos humanos. 

Gestión del tiempo de la empresa

La gestión de recursos humanos incluye:

  • cálculo del pago de vacaciones,

  • gestión de licencias,

  • gestión de ausencias,

  • control de horario.

Contratos de trabajo y modificaciones

El contrato de trabajo que se le ofrece a un empleado, y las modificaciones que se aprueben hacerle, son gestionadas por el departamento de recursos humanos.

Estudios sociales y fiscales

Como parte de la mejora de la calidad del ambiente de trabajo, este departamento realiza estudios en los cuales se mide:

  • el costo de la mano de obra,

  • la tasa de ausentismo de los empleados,

  • el costo de que una persona se enferme,

  • el impacto social que tienen las reformas gubernamentales, entre otras.

Todos estos elementos son analizados para determinar diferentes parámetros de la empresa. Requieren conocimientos especializados para obtener mediciones óptimas e interpretaciones correctas.

Realizar estas acciones manualmente es una tarea difícil. Aunque es posible mantener la gestión administrativa del personal con una hoja de cálculo como Excel, esto requiere tiempo, energía y mucha paciencia, atrasando a una persona en tareas que pueden ser automatizadas, por ende, optimizadas.

Ventajas de la gestión de recursos humanos con un SIRH

Las principales ventajas de estos software se detallan a continuación:

  • Ahorro de tiempo.

  • Transparencia, visibilidad.

  • Colaboración entre los empleados.

  • Seguimiento y visión estratégica.

  • Bienestar en el trabajo.

  • Desarrollo de habilidades.

  • Cumplimiento de las leyes.

Una buena gestión de recursos humanos requiere un enfoque logístico y humano. De ahí el interés en encontrar una herramienta que se adapte perfectamente a las operaciones de tu empresa y a tus empleados. 

El SIRH es lo suficientemente flexible y modificable como para permitir una gestión administrativa óptima del personal. Pero el que elijas debe ser capaz de desarrollarse al mismo ritmo que tu empresa lo utiliza, porque de lo contrario puede retrasar o dificultar el crecimiento de tu negocio.

El software de recursos humanos debe, además, cumplir ciertos requisitos para proporcionar a los encargados de recursos humanos funcionalidades útiles y fáciles de usar tanto para ellos como para los empleados de las demás áreas. Estos requisitos se detallan a continuación:

Ahorro de tiempo

Estos software permiten a los empleados gestionar y acceder a sus archivos de manera autónoma. Como resultado, los encargados de RR.HH. se liberan de las tareas básicas de información (número de días de vacaciones restantes, estado del reembolso de gastos, capacitaciones disponibles, etc.). Los usuarios tienen, por lo tanto, una vista directa de su perfil, sin necesidad de la intervención de un tercero. 

El tiempo es un factor importante - sino esencial - en una empresa. Debe ser optimizado para que la productividad de cada tarea realizada sea favorable. Por lo que, la herramienta utilizada es la que asegurará el éxito de estas tareas. 

Además, ahorrar tiempo es el objetivo de todas las áreas de la empresa y esto, también, se logra al disponer de una plataforma de gestión de personal adecuada.

Transparencia y visibilidad del proceso administrativo

Muchos de los SIHR le permiten a los empleados tener acceso a los módulos que estos poseen. Al introducir esta transparencia a través de estos software, se obtiene una mejora significativa en la gestión. 

Además, como todos los empleados están familiarizados con los diferentes módulos, se logra optimizar diferentes tareas gracias a que cada empleado está capacitado y puede gestionar muchos aspectos administrativos de su trabajo como:

  • solicitudes de licencia,

  • solicitud de reembolso,

  • declaración de las horas de trabajadas, etc.

Todos los procesos administrativos son accesibles desde el mismo software y por todos los departamentos de la empresa. Ya sea que se trate de los equipos de contabilidad, de recursos humanos o tecnología. 

Seguimiento personalizado

El SIRH debe cumplir otros requisitos que no son solamente la simple consulta de información por parte de los empleados o las solicitudes de formación en línea (u otros).

Se necesitan cuadros de mando globales, especializados y automáticos. Los informes y las alertas que los software brindan son elementos que deben tenerse en cuenta a la hora de elegir un programa de gestión de recursos humanos.

Además de la configuración de los indicadores y cuadros de mando de RR.HH., puesto que estos ahorran un tiempo considerable, especialmente para los departamentos administrativos, financieros y de RR.HH. de la empresa. 

Una intranet de RR.HH. de colaboración

La manera más eficaz de resolver problemas entre departamentos es a través del intercambio y la colaboración interna

Un software de gestión de recursos humanos que proporcione esta funcionalidad es una ventaja. Permitiendo el intercambio rápido de información, sin necesidad de tener largas reuniones. 

Las partes interesadas son notificadas y pueden contribuir de forma rápida e interactiva, ahorrando tiempo, ya que las reuniones se reservan para otros fines que no sean la resolución de simples problemas administrativos o la difusión de información relacionada al perfil del empleado.

Cada persona tiene la responsabilidad de adjuntar los elementos que falten en su perfil sobre algún punto en particular que por ejemplo le hayan requerido los encargados de RR.HH. Una vez ingresada en el software, esta información puede ser vista, pero también duplicada para una mayor flexibilidad de uso

Los SIRH proponen, además, la preparación de una nómina simplificada para facilitar el trabajo de los encargados de RR.HH., pero también de los gerentes de contabilidad y del área financiera.

Una visión estratégica para el departamento de RR.HH.

Una de las quejas de los encargados de recursos humanos es que las hojas de cálculo como Excel carecen de visión estratégica. Es imposible planificar acciones, centralizar datos y, sobre todo, utilizarlos globalmente para mejorar el rendimiento de la empresa y la calidad del ambiente de trabajo de los empleados.

Con los SIRH los cuadros de mando se pueden personalizar para satisfacer las necesidades de la gestión de recursos humanos. Los indicadores de RR.HH. como la tasa de ausentismo, la rotación y muchos otros pueden ser monitoreados dentro de la plataforma.

Mejora del bienestar de los empleados

¿Cómo ayudar a los empleados a sentirse bien en su trabajo para que, a largo plazo, puedan encontrar satisfacción profesional y ser más eficientes? Una posible respuesta es una gestión de recursos humanos transparente y simplificada

Más allá de la buena gestión administrativa y la comunicación, el departamento de RR.HH. ahora se encuentra más disponible. A continuación, puede implementar acciones para mejorar las habilidades de los empleados y, por lo tanto, la calidad del ambiente de trabajo. Algunas soluciones SIRH SaaS también ofrecen módulos de gestión de talento.

Comparativo: 3 potentes software SIHR

Tabla comparativa

Software Tipo de empresa Ventaja principal
Bizneo HR Todo tipo de empersas Intuitivo y ergonómico
Grupo castilla Todo tipo de empresas, ideal para empresas grandes Colaborativo y adaptable
Yunbit HHRR Todo tipo de empresas Completo y personalizable

Bizneo, intuitivo y competitivo

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Bizneo: simple pero potente, esta plataforma centraliza todas las funcionalidades necesarias para la gestión de tus recursos humanos: gestión de reclutamiento, evaluaciones de competencias, formación, vacaciones y ausencias.

Puedes crear tus propios informes, campos, tablas y pestañas personalizados. También es posible conectar la herramienta a aplicaciones de terceros.

Grupo Castilla, colaborativa y adaptable

Grupo Castilla: plataforma que permite una gestión global de RR.HH.: administración de personal, gestión del talento y de capital humano. 

Además, tienen experiencia en outsourcing. Puedes poner en manos de Grupo Castilla la gestión de recursos humanos en caso de que desees enfocarte en desarrollar otras áreas de tu empresa.

Compatible con las soluciones que ya utilizas a diario. Es modificable, su configuración se puede adaptar a tus necesidades. 

Yunbit RRHH, completo y modular

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Yunbit RRHH: el paquete de software es totalmente modificable para satisfacer tus necesidades y gestionar tus recursos humanos de manera eficiente. 

Con Yunbit RRHH puedes administrar desde la gestión de personal hasta nómina, gestión de licencias y gestión de informes de gastos. Al automatizar ciertas tareas, tus equipos de RR.HH. ahorran tiempo y mejoran su productividad.

Además, esta herramienta posee un portal para el empleado, que contiene las políticas, organigrama, información de riesgos laborales de la empresa, entre otros aspectos más.

¿Estás convencido de adoptar un SIRH?

Es la imagen de tu empresa la que se refuerza positivamente, en primer lugar, entre los empleados, quienes podrán aprovecharla y promocionarla a clientes, proveedores o cualquier otro actor de la empresa, y en segundo lugar tu empresa en sí misma porque se beneficia del aumento en la productividad de las personas que trabajan en tu negocio.
 

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